7 e-mailuri pe care organizația dvs. poate fi trimisă în timpul epidemiei de COVID-19

Focarul de COVID-19 (coronavirus) a forțat o schimbare masivă în modul în care funcționează organizațiile nonprofit de zi cu zi. Pe lângă toate schimbările pe care organizația dvs. ar trebui să le facă pe plan intern, trebuie să vă gândiți și strategia de a menține marketingul prin e-mail în timpul unei pandemii, astfel încât susținătorii dvs. să fie bine informați despre orice schimbări majore și despre ce ne rezervă viitorul.

Indiferent dacă doriți să vă actualizați comunitatea cu privire la modificările aduse evenimentelor dvs. de strângere de fonduri, să trimiteți un mesaj de mulțumire sau pur și simplu să îi salutați, este important acum, mai mult ca niciodată, să trimiteți e-mailuri bine concepute care nu numai că vă țin la curent pe susținătorii, ci și topul tău nonprofit în timpul tumultului unui eveniment global.

Mai jos, prezentăm șapte tipuri de e-mailuri pe care le-am văzut de la organizații nonprofit care răspund la coronavirus. Sunt exemple grozave de conținut pe care le puteți trimite chiar acum pentru a activa donatorii, pentru a stimula participarea la evenimente virtuale, pentru a vă motiva comunitatea și multe altele.

1. Răspunsuri în timp util

Când are loc un eveniment neașteptat sau un dezastru, oamenii se așteaptă să audă răspunsul dumneavoastră la situația inițială în timp util. Ca parte a marketingului prin e-mail în timpul unei pandemii, trebuie să contactați, deoarece știrile continuă să se dezvolte în legătură cu această problemă.

Fără un angajament de a trimite mesaje în curs de desfășurare sau dacă durează prea mult să trimiți e-mailuri legate de o situație în timp util, acest lucru îți poate supăra publicul și poate distruge încrederea pe care ai muncit atât de mult să o stabilești. Ei caută răspunsuri la tine, așa că fii clar, atent și oferă o cronologie pentru când se pot aștepta să audă mai multe de la tine.

Când Grassroots Soccer International a răspuns la focarul de coronavirus, ei au trimis imediat un e-mail informând pe toată lumea cum vor răspunde la situație – prioritzând oamenii, impactul și parteneriatul. E-mailul se încheie prin stabilirea așteptărilor pe o cronologie generală pentru comunicările viitoare.

2. Mesaj de mulțumire

De obicei, organizația dvs. nonprofit le mulțumește donatorilor atunci când aceștia iau măsuri în numele dvs., cum ar fi să facă un cadou, să creeze o pagină personală de strângere de fonduri sau să facă o donație recurentă. Deși cu siguranță ar trebui să mențineți această practică, un mesaj de mulțumire poate fi, de asemenea, o modalitate excelentă de a contacta întreaga comunitate, de a apărea în căsuța lor de e-mail și de a le spune că apreciezi sprijinul lor continuu.

Heifer International a trimis e-mailul oportun de mai jos, în care a recunoscut focarul de coronavirus, a comunicat impactul acestuia asupra activității lor și și-a exprimat încrederea și recunoștința în timp ce se confruntă cu această situație datorită sprijinului continuu al donatorilor lor.

3. Actualizări de evenimente

Multe organizații nonprofit trebuie să-și transforme licitațiile, galele, evenimentele de anduranță și multe altele în evenimente virtuale din cauza pandemiei de coronavirus. Când faceți această tranziție, indiferent de evenimentul dvs., trebuie să vă structurați comunicările prin e-mail pentru a fi clare, concise și informative.

Walk With Sally a luat decizia de a-și transforma Friendship Bowl într-un eveniment complet virtual. Ei explică de ce au făcut schimbarea în e-mailul lor, precum și reiterează mai multe moduri prin care susținătorii pot lua măsuri — făcând o donație campaniei, participând la licitația lor live și alăturându-se evenimentului lor virtual în timp ce transmit live pe canalele lor sociale. .

Upaya Social Ventures a decis să-și facă tranziția gala anuală într-un eveniment complet virtual. Similar cu Walk with Sally, ei au trimis comunicări consistente și puternice despre tranziția la un eveniment virtual și despre modul în care suporterii s-ar putea implica. Drept urmare, au reușit să-și depășească obiectivul de strângere de fonduri de 200.000 USD pentru a strânge peste 280.000 USD.

4. Impact

Este o practică generală cea mai bună să le reamintiți susținătorilor dvs. despre misiunea dvs. și cât de important este sprijinul lor pentru munca dvs. pe tot parcursul anului, dar este absolut esențial în timp ce vă susțineți marketingul prin e-mail în timpul unei pandemii. Odată cu focarul de coronavirus, comunicați cum organizația dvs. poate avea un impact direct asupra celor afectați.

E-mailul de la Water4 de mai jos este concentrat exclusiv pe impact, punând o întrebare serioasă cu subiectul: „Dacă nu te poți spăla pe mâini? – COVID-19 și apă4.” Atrage imediat atenția, iar corpul e-mailului explică în continuare modul în care lipsa accesului la apă poate dăuna comunităților în acest timp.

Apoi, urmează cu o secțiune despre modul în care Water4 face diferența, de ce munca lor este mai importantă ca niciodată și cum acțiunile de astăzi le pot duce la promovarea misiunii.

5. Reangajați-vă pentru motivul dvs

Când jetoanele sunt scăzute, „de ce” este ceea ce adună oamenii pentru cauza ta, inspiră susținătorii tăi și te duce prin situații dificile. După cum ne arată The Trevor Project, există putere în a împărtăși această motivație cu publicul dvs.

De la început, veți observa că aceștia conduc cu declarația lor puternică de misiune pentru a da tonul mesajului în legătură cu pandemia: „Misiunea Proiectului Trevor este să salveze vieți tinerilor LGBTQ și să le ofere sprijin în toate momentele de criză. — inclusiv anxietate, griji și incertitudine cu privire la această pandemie globală în creștere.” De acolo, ei detaliază măsurile specifice luate atât pentru a se adapta operațional la pandemie, cât și pentru a se asigura că misiunea lor, bazată pe motivul lor, rămâne în primul rând.

Luați în considerare cum le puteți comunica susținătorilor dvs. „de ce” și cum acțiunile pe care le întreprindeți pentru a vă adapta la focarul de coronavirus – și acțiunile pe care le cereți susținătorilor să le întreprindă – trec înapoi la aceasta. Reinspirați și adunați-vă comunitatea în jurul motivului pentru care au devenit pasionați de organizația dvs., în primul rând.

6. Mesaje inspiraționale

În orice situație de urgență, dezastru sau altă situație majoră, nu uita niciodată că ești un pilon de forță pentru comunitatea care te sprijină. Un mesaj inspirațional de speranță poate contribui în mare măsură, oferindu-le oamenilor liniște sufletească, în timp ce le reaprinde pasiunea pentru a vă susține organizația nonprofit în primul rând.

Mai important, stabilește un sentiment de comunitate în jurul misiunii, muncii și programelor tale. Acest lucru poate stimula încrederea între organizația dvs. și susținători și îi poate ajuta să se stabilească ca membri pe viață.

De exemplu, To Write Love on Her Arms (TWLOHA) a trimis un mesaj îndrăzneț și inspirator care duce cu „Frica nu va câștiga”. Ei detaliază de ce focarul de coronavirus nu îi va opri pe ei sau pe susținătorii lor, în timp ce continuă să meargă înainte.

7. Furnizați resurse

În timp ce navighezi în apele evenimentelor mondiale majore, dezastrelor sau situațiilor neașteptate, poți rămâne pe radarele oamenilor oferind resurse pentru comunitatea ta. Este o modalitate prin care poți să dai înapoi celor care îți oferă pe tot parcursul anului și arată că ești acolo pentru ei într-o perioadă dificilă.

De exemplu, dacă sunteți o organizație de fitness, puteți oferi planuri de antrenament gratuite, antrenamente de grup în flux live sau puteți trimite zilnic inspirație video. Concentrați-vă pe nișa dvs. nonprofit și dezvoltați ceva pe care să le trimiteți susținătorilor care să le ajute să-și ia mintea de la lucruri, întărindu-vă în același timp simțul general al comunității.

LoveYourBrain a trimis un e-mail care a descris angajamentul lor față de yoga, mindfulness și comunitate și a oferit programe virtuale, sesiuni zilnice de meditație și o bibliotecă de videoclipuri despre yoga pe care oricine le poate accesa.

Organizația dvs. nonprofit trebuie să fie atentă și creativă în abordarea marketingului prin e-mail în timpul unei pandemii. Folosiți aceste exemple pentru a vă diversifica mesajele și pentru a oferi continuu informații relevante, resurse și oportunități susținătorilor dvs. în timpul epidemiei de coronavirus și pe tot parcursul anului.

Dacă doriți să vă consolidați și mai mult strategia de e-mail, descărcați gratuit cele 9 șabloane de e-mail pentru comunicări anuale pentru mai multe idei despre când și cum puteți contacta comunitatea dvs.