Factura electronica in Germania, obligatorie din 2025

Anul acesta se dovedește cu siguranță a fi agitat pentru factura electronică, iar schimbările majore care au loc probabil nu au trecut neobservate nici măcar de cei care nu sunt tocmai „insiders”.

Pentru toate organizațiile care fac afaceri cu furnizori și clienți transfrontalieri, este absolut esențial să rămâi la curent cu evoluțiile în facturarea electronică și raportarea electronică care afectează țările din Europa și nu numai.

După ani de impas în care progresele au fost minime (sau deloc), ne aflăm acum într-o perioadă de mare accelerare care este menită să schimbe radical procesele cu care ne-am obișnuit.

Am avut deja ocazia să abordăm propunerea europeană cunoscută sub numele de VIDA (TVA în era digitală ), care are scopul de a da un impuls puternic introducerii facturii electronice obligatorii printr-o serie de măsuri care se preconizează a fi implementate între 2024 și 2028. În timp ce propunerea introduce obligația de a utiliza facturile electronice în tranzacțiile intra-UE B2B, ea elimină și unele dintre obstacolele birocratice care au împiedicat până acum adoptarea facturilor electronice în tranzacțiile interne.

Alături de această dezvoltare europeană, trebuie să menționăm și diversele acțiuni pe care unele țări le întreprind pentru a implementa facturarea electronică la nivel B2B și B2G. În Franța și Spania, care au anunțat acest mandat în urmă cu ceva timp, acesta va fi introdus treptat între 2024 și 2026. Am tratat pe larg aceste probleme în articolul nostru despre facturarea electronică în Europa. Mai recent, Grecia și-a împărtășit și planul în acest sens, care prevede o introducere în etape între septembrie 2023 și 2025.

Astăzi, însă, dorim să ne concentrăm asupra evoluțiilor recente anunțate de Germania, o țară care a avut o situație deosebit de fragmentată și complexă. Vestea este că Germania a primit undă verde de către Comisia Europeană și și-a anunțat intenția de a introduce facturarea electronică B2B din ianuarie 2025.

Anunțul Ministerului de Finanțe și lansarea din 2025

Să începem de la început prin a rezuma pașii care au condus la recenta declarație prin care se anunță introducerea facturii electronice în Germania.

Primele semne au venit în noiembrie 2022, când Germania a solicitat Comisiei Europene permisiunea necesară pentru a putea introduce mandatul generalizat de facturare electronică.Aceasta este procedura conform normelor actuale, care impune ca cererea să fie susținută, printre altele, de justificări adecvate, cum ar fi o descriere a beneficiilor așteptate. După cum am văzut în altă parte, noua propunere ViDA prevede eliminarea acestui pas începând cu 2024, an din care va fi mai ușor pentru statele membre să introducă facturarea electronică.

După acest prim pas la sfârșitul anului 2022,Ministerul German de Finanțe a anunțat elaborarea unui plan de introducere a facturării electronice B2B în Germania în aprilie 2023. Propunerea a fost supusă unei consultări publice, la care au participat diverse părți interesate și s-a încheiat pe 8 mai.

Proiectul împărtășit de Ministerul German conține o serie de elemente care vor trebui confirmate, așa că este de menționat că atât datele propuse, cât și aspectele specifice care vor caracteriza modelul de facturare electronică sunt încă în discuție și pot face obiectul Schimbare. Mai jos, vom împărtăși principalele puncte ale acestei propuneri, care sunt utile pentru a face o idee despre calea pe care o urmează Germania.

Ce include obligația de facturare electronică în Germania

Proiectul de propunere conține nu una, ci două obligații:

• Introducerea e-Invoicing pentru sfera B2B este programată să înceapă în 2025 ;autoritățile nu au stabilit încă dacă trecerea la facturarea electronică va avea loc pentru toate companiile la 1 ianuarie 2025 sau dacă implementarea va urma pași progresivi, în funcție de dimensiunea companiei sau de venituri
• Introducerea unui sistem de raportare electronică este amânată pentru o dată ulterioară

Ceea ce reiese clar este dorința de a se conforma cadrului mai general care se conturează sub impulsul Uniunii Europene și al propunerii ViDA, fără a uita standardele și modelele care se consolidează. Toate acestea vizează promovarea interoperabilității și reducerea cât mai mult posibil a impactului pentru companiile care vor folosi factura electronică pentru prima dată.

În conformitate cu propunerea europeană ViDA, proiectul german precizează că facturile electronice vor trebui să respecte standardul EN 16391, care stabilește cerințele pentru factura europeană. În prezent, formatele XRechnung și ZUGFerD din Germania sunt ambele compatibile.

Propunerea germană prezintă mai multe opțiuni pentru transmiterea facturilor electronice și interacțiunea dintre furnizori, clienți și autoritățile fiscale. Aceasta include o singură platformă guvernamentală și platforme private sau furnizori, care pot permite schimbul de documente electronice. Printre opțiunile luate în considerare se numără cele care se apropie de modelul care ia amploare în Franța (schema Y) sau modelul cu 5 colțuri, care este promovat de OpenPeppol, printre altele. Cu toate acestea, înclinația este de a adopta un model descentralizat de interacțiune , spre deosebire de sistemul nostru centralizat SdI.

În cele din urmă, dorința de a implementa un sistem de raportare electronică se dovedește, de asemenea, a fi în conformitate atât cu propunerea ViDA, cât și cu abordarea mai multor țări europene. Rețineți că diferite tipuri de modele de raportare electronică sunt utilizate de ceva timp sau sunt implementate în numeroase state membre, inclusiv Spania, Portugalia, Ungaria, Franța și România, pentru a numi câteva. În sine, TVA-ul în era digitală prevede introducerea unui mandat de raportare electronică pentru operațiunile transfrontaliere începând cu 2028, lăsând la latitudinea statelor membre să implementeze soluții similare la nivel intern.

Situația actuală din Germania

În prezent, în Germania există o obligație privind facturarea B2G, adică între administrațiile publice și furnizorii acestora, care nu este încă adoptată uniform. De fapt, așa cum am menționat mai devreme, scenariul din acest punct de vedere este mai degrabă fragmentat din cauza faptului că Germania este un stat federal și statele individuale au libertate de acțiune în această chestiune.

Începând de astăzi, pentru furnizorii administrației publice centrale este în vigoare obligația de a trimite facturi electronice către administrațiile publice.

În ceea ce privește regiunile individuale și administrațiile lor publice, situația este variată: unele state au implementat deja mandatul (de exemplu, Bremen, Hamburg și Saarland), în timp ce altele îl vor implementa începând cu 2024, cum ar fi Hesse și Renania-Palatinat. Încă alte regiuni intenționează să utilizeze facturarea electronică, dar nu au definit încă o cerință obligatorie.

Există în principal două formate de emitere a facturilor electronice structurate în Germania, și anume XRechnung și ZUGFerD, care sunt utilizate în special în contextul tranzacțiilor B2G.

În ceea ce privește platformele și metodele de transmitere care pot fi folosite pentru trimiterea facturilor electronice către administrațiile germane, situația este foarte eterogenă. De fapt, în prezent există mai multe platforme. În funcție de faptul că organizația este o administrație centrală sau o entitate dintr-o regiune federală, este necesar să se identifice ce platformă și metoda de transmisie să folosească din când în când.

La ce să te aștepți pentru viitor?

Având în vedere situația pe care tocmai am descris-o, proiectul german este cu siguranță ambițios, mai ales având în vedere data de 1 ianuarie 2025, care nu este atât de îndepărtată.

Totuși, în același timp, reprezintă o oportunitate de a introduce o mai mare standardizare într-un peisaj complex în prezent. De asemenea, nu putem uita și celelalte beneficii pe care facturarea electronică este capabilă să le aducă întreprinderilor și administrațiilor publice, în ceea ce privește:

• Eficiența și raționalizarea proceselor
• Economii
• Timp de plată redus
• Durabilitatea mediului și amprenta redusă de carbon

Rămâne doar să așteptăm ca următoarele evoluții să fie determinate de guvernul german pentru a înțelege ce model va fi implementat pentru adoptarea facturii electronice în Germania, soluțiile tehnologice care vor fi puse în aplicare și, nu în ultimul rând, calendarul pentru următoarele cerințe.