Ce este o scrisoare de recunoaștere a donației?

Donatorii pasionați fac posibile inițiativele tale nonprofit. Și, deși susținătorii s-ar putea să nu ceară nimic în schimb, există un lucru pe care îl poți oferi oricând donatorilor tăi: o scrisoare de confirmare a donației. Astăzi, vă vom arăta cum să puneți unul împreună.

Scrisorile de confirmare a donației depășesc confirmarea și recunoștința – Serviciul Fiscal Intern (IRS) le cere în mod legal. Dar nu vă faceți griji - vă vom explica tot ce trebuie să știți despre scrisorile de confirmare a donației pentru a-i face pe donatorii să se simtă apreciați, în timp ce vă îndepliniți obligațiile legale.

Mai întâi, să trecem pe aceeași pagină despre ce este o scrisoare de confirmare a donației înainte de a intra în termenele limită, informațiile necesare și cele mai bune practici.

Ce este o scrisoare de recunoaștere a donației?

Este important să înțelegi cum să obții donații, dar să știi cum să le arăți donatorilor tăi recunoștința ta este la fel de vitală pentru succesul campaniei tale de strângere de fonduri. O scrisoare de confirmare a donației (uneori numită chitanță de donație sau scrisoare de mulțumire) este un e-mail sau o hârtie care recunoaște o contribuție caritabilă. Cel puțin, este o chitanță de confirmare pentru donatorii dvs. prin care se confirmă că le-ați primit donația.

Cu toate acestea, scrisorile dvs. de recunoaștere a donației ar trebui să facă mai mult decât să recunoască cadourile caritabile . Profită de ocazie pentru a-ți arăta recunoștința și a-i spune donatorului valoarea donației lor caritabile. Fă-i să se simtă speciali și văzuți.

Cel mai recent raport Why America Gives a constatat că 48% dintre donatori sunt cel mai încurajați să repete o donație după ce organizația oferă actualizări despre unde banii lor au impact. Scrisorile dvs. de recunoaștere a donației sunt un loc minunat pentru a le arăta donatorilor modul în care joacă un rol în obiectivele și misiunea dvs. Folosiți povești, imagini și videoclipuri pentru a ilustra impactul pe care le-au ajutat.

Și, deși donațiile unice sunt grozave, vrei să faci tot ce poți pentru a-ți transforma donatorul într-un donator recurent – ​​iar scrisoarea ta de recunoaștere joacă un rol important în acest proces.

Cu toate acestea, scrisorile de recunoaștere a donației nu sunt doar pentru a spune „mulțumesc”. Donatorii dvs. au nevoie de documentația atunci când își depun deducerile fiscale, iar IRS are cerințe stricte pentru ceea ce ar trebui să includă scrisorile (mai multe despre asta mai târziu).

De asemenea, veți dori să trimiteți scrisori de recunoaștere donatorilor dvs., indiferent de modul în care v-au oferit organizația nonprofit:

• Donații în numerar
• Donații online
• Bunuri donate
• Servicii donate
• Carduri cadou
• Donații de acțiuni
• Donații moștenite

Trebuie să recunoști fiecare donație?

Legal, nu. Trebuie doar să trimiteți scrisori de recunoaștere donatorilor care au oferit un cadou de 250 USD sau mai mult. Și depinde de tine dacă vrei să recunoști donația prin donație sau cu o singură scrisoare de recunoaștere de sfârșit de an care însumează toate contribuțiile donatorului. Vă recomandăm să trimiteți ambele.

Recunoașterea fiecărei donații vă oferă o oportunitate suplimentară de a vă arăta recunoștința donatorilor. De asemenea, servește ca confirmare imediată. În același timp, scrisoarea de recunoaștere de la sfârșitul anului este o oportunitate excelentă de a rezuma donația donatorului și de a evidenția ceea ce a ajutat la îndeplinire. A avea un singur document pe care să-l depună pentru deduceri fiscale, mai degrabă decât să caute prin conturile de poștă sau de e-mail pentru a găsi chitanțele individuale, este de asemenea util pentru donatori.

Dar cum rămâne cu toți ceilalți donatori ai tăi care au donat mai puțin de 250 USD? Ar trebui să le trimiteți scrisori de confirmare a donației?

Absolut.

În timp ce îndeplinesc o cerință legală, scrisorile de recunoaștere sunt, de asemenea, oportunitatea perfectă de a arăta donatorilor tăi recunoștința și de a confirma că ai primit donația lor. Fiecare donație contează, așa că nu lăsa niciunul dintre faptele bune ale donatorilor tăi să rămână nerecunoscut.

Care este termenul limită pentru trimiterea confirmărilor de donație?

Nu există o cerință formală a unui termen limită, dar trimiterea confirmărilor pentru donația de sfârșit de an înainte de 31 ianuarie a anului următor donației este cea mai bună practică. Respectarea acestui interval de timp le oferă donatorilor dvs. timp suficient pentru a-și depune declarațiile fiscale conform programului lor.

În ceea ce privește donațiile individuale, vă recomandăm să trimiteți scrisori de recunoaștere cât mai curând posibil. Este o oportunitate imediată de a finaliza bucla de feedback și de a-ți arăta recunoștința donatorilor. Dar, de asemenea, le informează că ați primit donația lor în loc să vă pierdeți în spațiul cibernetic.

Deși nu există penalități pentru organizația dvs. nonprofit pentru că nu a trimis o confirmare de donație, aceasta face donatorilor dvs. un deserviciu. Fără această confirmare scrisă, aceștia nu își pot solicita deducerile fiscale câștigate. S-ar putea ca unor donatori să nu le pese de acest avantaj, dar este posibil să pierdeți viitorii donatori dacă nu le oferiți recunoașterea de care au nevoie (și o merită).

De ce organizația dvs. nonprofit ar trebui să trimită scrisori de recunoaștere

Gândiți-vă la scrisorile de recunoaștere ca fiind o parte valoroasă a strategiei dvs. de comunicare. Scrisorile dvs. de mulțumire au potențialul de a avea mai mult impact decât orice campanie de marketing nonprofit , cu condiția să le oferiți timpul, dragostea și grija pe care aceste scrisori merită.

Iată câteva motive pentru care ar trebui să acordați prioritate scrisorilor de recunoaștere scrise:

• Motive legale: îndepliniți-vă obligația legală de a trimite scrisori de recunoaștere persoanelor care au făcut donații caritabile de cel puțin 250 USD în timpul unui an calendaristic.
• Confirmare: oferiți-le donatorilor liniște, anunțându-le că le-ați primit donația.
• Recunoștință: Arătați apreciere donatorilor dvs. și spuneți-le cât de mult înseamnă pentru organizația dvs. nonprofit și pentru constituenții săi.
• Impact: informați donatorii dvs. cum le folosiți contribuția și ce impact are asupra indivizilor și comunităților.
• Memento: reamintește-le donatorilor tăi la sfârșitul anului că au făcut o donație, determinându-i să se gândească la organizația ta nonprofit și, eventual, să plănuiască să contribuie din nou.
• Conștientizare: Încurajează-ți donatorii să împărtășească cauza pe care au susținut-o cu prietenii și familia lor.

Lucruri pe care trebuie să le includă scrisorile dvs. de recunoaștere

Potrivit IRS , o scrisoare de confirmare trebuie să conțină următoarele:

• Numele organizației dvs
• Valoarea contribuției
• Descrierea (nu neapărat valoarea) contribuției fără numerar
• Declarație care confirmă lipsa schimbului de bunuri/servicii (dacă este cazul)
• Descrierea și valoarea estimată de bună-credință a bunurilor/serviciilor furnizate (dacă este cazul)

De asemenea, deși IRS nu solicită acest lucru, este util să vă personalizați mesajul cu numele donatorului și data la care ați primit contribuția caritabilă. Aceste informații confirmă identitatea destinatarului și pot ajuta la păstrarea evidenței acestora.

Acum acestea sunt toate informațiile pe care trebuie să le includeți legal. Cu toate acestea, pentru a învăța cum să creați o chitanță de donație care acordă prioritate personalizării necesită câteva detalii suplimentare. De exemplu, le-ați putea informa donatorilor cum ați folosit fondurile (sau intenționați să le utilizați) și despre viitoarele strângeri de fonduri sau oportunități de voluntariat. Cu alte cuvinte, faceți scrisorile de confirmare mai mult decât o chitanță de donație.

De asemenea, vă recomandăm să adăugați un pic de personalizare scrisorilor dvs. prin segmentare. Donatorii tăi recurenți și donatorii importanți ar trebui să primească o notă specială de mulțumire pentru donațiile lor speciale. Spune-le că îi prețuiești pentru că merg mai sus și dincolo, adăugând o notă unică scrisorii tale de recunoaștere a donatorului:

• Notă personală: trimiteți donatorului dvs. un mesaj personalizat pentru a recunoaște că a donat pentru un anumit număr de ani sau a făcut o donație considerabilă o singură dată.
• Mesaj de la un lider: cereți unuia dintre liderii organizației dvs. nonprofit să scrie un mesaj personalizat prin care să știe donatorul cât de mult înseamnă contribuțiile sale pentru organizație.
• Recunoaștere: Luați în considerare să vă anunțați donatorii recurenți sau marii donatori (cu permisiunea lor, desigur – și poate fără cifrele exacte) prin buletinul informativ prin e-mail sau pe rețelele sociale.

Exemple de scrisori de recunoaștere a donației

Iată câteva exemple de scrisori de recunoaștere a donației. Acestea variază de la cerința minimă la ceva mai personal. Găsiți ce funcționează cel mai bine pentru dvs.

Le puteți copia/lipi pentru a vă îndeplini obligația legală, dar vă sugerăm să le personalizați pentru a se potrivi cu vocea mărcii dvs.

Exemplul 1: Scrisoare de recunoaștere individuală

Bună [numele donatorului],

Vă mulțumim pentru contribuția dvs. de 500 USD la [numele nonprofit] pe care am primit-o la [data primită]. Nu am furnizat bunuri sau servicii în schimbul contribuției dvs.

Exemplul 2: Scrisoare de recunoaștere individuală

Bună [numele donatorului],

Suntem foarte recunoscători pentru contribuția dvs. de 250 USD la [numele nonprofit] la [data primită]. Drept mulțumire, v-am trimis un tricou cu o valoare de piață estimată de 25 USD în schimbul contribuției dvs. Sperăm să te vedem (în cămașa ta nouă) la următorul eveniment de voluntariat din [data evenimentului]. Vă mulțumim din nou pentru donația dvs. generoasă — nu am putea ajuta comunitatea fără donatori ca dvs.

Mulțumiri,

[Nume]

Exemplul 3: Scrisoare de recunoaștere de sfârșit de an

Stimate [numele donatorului],

Vă mulțumim pentru susținerea organizației noastre anul trecut. Datorită donatorilor ca tine, am putut ajuta 500 de animale să-și găsească case noi cu familii iubitoare. Fiecare donație contează și suntem recunoscători pentru contribuțiile tale.

Ați făcut o contribuție totală de 1.000 USD către [numele nonprofit] anul trecut și nu v-am furnizat niciun bun sau serviciu în schimb. Vă mulțumim sincer pentru ajutor și sperăm că putem conta pe voi anul viitor pentru a ne ajuta să ajutăm și mai multe animale locale care au nevoie.

Abonați-vă la buletinul nostru informativ prin e-mail pentru a fi la curent cu toate evenimentele viitoare de strângere de fonduri și de voluntariat. Vă rugăm să împărtășiți-l cu prietenii și familia dvs. pentru ai implica și pe ei.

Mulțumesc pentru tot ceea ce faci!

Cu recunostinta,

[Nume]

Treci dincolo de recunoaștere

Puteți trimite o scrisoare de confirmare atunci când primiți o donație, dar nu lăsați ca acesta să fie finalul comunicării dvs. O cheie pentru păstrarea voluntarilor nonprofit este să urmăriți mai târziu și să le informați donatorilor cum le-ați cheltuit contribuțiile. Și dacă s-au înscris pentru e-mailurile dvs., informați-i despre alte oportunități de strângere de fonduri sau de voluntariat .

De asemenea, puteți să vă informați donatorii despre alte modalități în care vă pot ajuta organizația nonprofit, cum ar fi înscrierea la un proiect de serviciu comunitar sau distribuirea unui link în contul lor LinkedIn.

În cele din urmă, doriți să transformați donațiile unice în relații de-a lungul vieții – iar scrisoarea dvs. de recunoaștere este o parte importantă a acestui proces. Așadar, evitați tentația de a face strictul minim furnizând o chitanță . Mergeți dincolo de donatorii dvs. - sperăm că vor face același lucru pentru organizația dvs. nonprofit.

Gândiți-vă la moduri unice în care le puteți arăta donatorilor că vă pasă. De exemplu, puteți face oricare dintre următoarele:

• Efectuați un apel telefonic: efectuați un apel telefonic pentru a mulțumi donatorilor pentru contribuțiile lor personal.
• Scrieți o scrisoare scrisă de mână: Arată donatorilor tăi cât de mult înseamnă donația lor cu o scrisoare de mulțumire scrisă de mână.
• Distribuiți o imagine: lăsați donatorii să vadă pe cine sau ce au ajutat cu donația lor.

Automatizați scrisorile de recunoaștere

Puneți scrisorile de confirmare a donației pe pilot automat cu software-ul online de gestionare a donatorilor . Platforma Classy vă poate ajuta să vă automatizați mulțumirile, să urmăriți performanța campaniei, să gestionați susținătorii, să editați donațiile recurente și multe altele.

Știți cine dă cele mai mari donații? Dar cine dă cel mai des? Classy Manager vă poate ajuta să căutați, să filtrați și să segmentați susținătorii dvs. pentru a crea mesaje mai direcționate.

Vrei să vezi platforma în acțiune? Solicitați o demonstrație pentru a afla cum poate folosi nonprofitul dvs. Classy pentru a gestiona strângeri de fonduri, pentru a atrage noi donatori, pentru a debloca opțiuni intuitive de plată, pentru a trimite scrisori de confirmare și multe altele.