4 moduri în care automatizarea documentelor vă poate stimula afacerea

Manipularea documentelor pentru dezvoltarea proceselor de automatizare ML este o sarcină complexă. Nu este atât de simplu ca să faci clic pe câteva butoane de pe computer! Este alcătuită din numeroase sarcini, fiecare implicând mai mulți pași care necesită adesea muncă manuală. Acest lucru se aplică tuturor tipurilor de documente, inclusiv formularelor de comandă, propunerilor de vânzare, notificărilor și contractelor. Să înțelegem ce presupune automatizarea documentelor.

Ce este automatizarea documentelor?

Automatizarea documentelor este aplicarea fluxurilor de lucru și a sistemelor pentru a eficientiza sarcinile legate de documente. Aceste sarcini pot include generarea, trimiterea, salvarea, arhivarea și adnotarea documentelor.

Sistemul de automatizare a documentelor poate avea diverse forme – manual sau cu o aplicație, platformă sau software în multe cazuri. În primul rând, anumite instrumente pot avea numeroase funcții pentru a ajuta la diverse sarcini, în timp ce dezvoltatorii proiectează alte instrumente pentru a ajuta la o singură sarcină legată de document. Un instrument de adnotare a documentelor, de exemplu, va consta în principal din funcții care vă permit să inserați cu ușurință comentarii și remarci sau note asupra documentelor în timpul adnotării.

Recomandat pentru dvs.: Flux de lucru vs BPM: Care este cel mai bun instrument de automatizare a afacerii?

Modul în care automatizarea documentelor vă poate stimula afacerea

Un lucru comun în rândul acestor platforme de etichetare a datelor este că toate pot ajuta la stimularea unei afaceri, deși în moduri diferite. Iată patru moduri în care automatizarea gestionării documentelor vă poate ajuta afacerea:

1. Minimizează probabilitatea erorilor umane

„Eroarea umană” se referă la o acțiune pe care un actor a întreprins-o fără intenție. Mai simplu spus, este un rezultat sau o eroare nedorită care apare din cauza imperfecțiunii unui om, de unde și numele.

Din cauza caracterului obișnuit al erorilor, unii oameni își minimizează impactul asupra afacerilor. Cu toate acestea, trebuie să rețineți că acesta este unul dintre motivele performanței slabe a unei companii. De fapt, potrivit unui raport de analiză de la Marketwire, erorile umane au costat companiile din Marea Britanie și SUA un total de 37 de miliarde de dolari în 2008.

Pentru a oferi o idee mai bună despre impactul erorilor umane, mai jos sunt câteva exemple de erori umane care implică în mod specific sarcini legate de documente:

• Atunci când un angajat introduce informații greșite într-un document , poate duce la neînțelegeri pe care personalul trebuie apoi să le clarifice. Ca urmare, poate duce la timpi de tranzacție mai lungi, reducând numărul de tranzacții pe zi.
• Când un angajat trimite documentul la o adresă de e-mail sau un loc greșit , poate duce la scurgeri de date. O scurgere de date va compromite atunci siguranța afacerii dvs.
• Când un angajat șterge accidental documentul , va trebui să-l proceseze din nou. În loc să lucreze la o nouă sarcină, angajatul își va petrece orele limitate pe aceeași sarcină pe care ar fi putut-o termina cu mult timp în urmă, reducând productivitatea.

Deși scenariul este diferit, toate acestea indică un singur fapt - erorile umane reduc indicatorii cheie de performanță sau KPI, iar acest lucru poate fi dăunător pentru afaceri. Din păcate, nu este posibil să se elimine complet probabilitatea erorilor umane. La urma urmei, „a greși este uman”, dar exact asta ar trebui să mergi. În loc să te bazezi pe oameni, te poți baza pe sisteme.

Un sistem de automatizare a documentelor sau un flux de lucru elimină nevoia de intervenție umană, permițându-vă să reduceți drastic sau chiar să scăpați de probabilitatea oricărui tip de eroare umană.

2. Automatizarea poate maximiza securitatea documentelor

Ciclul de viață al documentului reprezintă diferitele etape prin care trebuie să parcurgă un document de la crearea sa până la eventuala eliminare sau, în unele cazuri, „arhivare”. Ciclul de viață poate varia de la un document la altul, dar ar trebui să conțină următoarele cinci etape:

Generarea documentelor

Acest lucru este cunoscut și sub denumirea de creare a documentelor, adică atunci când sistemul creează fișierul pe computer. Documentul începe de obicei ca o copie a șablonului.

Asamblarea documentelor

Acesta este momentul în care sistemul adună datele sau intrările necesare, cum ar fi nume, date și numere, pentru a transforma copia șablonului într-un document unic.

Depozitarea documentelor

Acesta este momentul în care sistemul transferă documentul completat unui destinatar, cum ar fi un client sau un client. De asemenea, mută documentul în stocarea securizată, de obicei stocare în cloud într-un server securizat sau într-o locație de stocare în cadrul sistemului însuși.

Managementul documentelor

Aceasta implică organizarea unui număr mare de documente pentru a se asigura că utilizatorul poate găsi cu ușurință documentele pe care le caută în sistem, după cum este necesar.

Arhivarea documentelor

Arhivarea sau eliminarea documentelor este etapa în care trebuie să decideți dacă veți elimina complet documentul sau pur și simplu îl veți arhiva. Această etapă este opțională și este necesară doar dacă documentul nu mai este necesar și/sau dacă existența lui poate duce la probleme.

Indiferent cât de eficient este fluxul dvs. de lucru, va exista întotdeauna un decalaj între fiecare dintre aceste etape. De exemplu, va exista un interval între momentul în care creați documentul și momentul în care îl transferați într-o locație de stocare sigură. Și acest decalaj poate servi ca o oportunitate pentru hackeri de a intra în sistemul dvs. și de a fura documentul, în special datele acestuia. Experții numesc această tehnică de interceptare a datelor, în care hackerul interceptează datele în timpul transmiterii.

Este o tehnică eficientă în principal pentru că datele sunt cele mai vulnerabile în timpul transmisiei, cu excepția cazului în care au un fel de criptare a datelor. În esență, asta oferă automatizarea documentelor.

Viteza și securitatea sunt două dintre principalele caracteristici ale sistemelor de automatizare a documentelor. Aceștia pot trece rapid prin cele cinci etape ale ciclului de viață al documentului, fără a oferi infractorilor cibernetici timp să vă fure datele. Majoritatea platformelor au, de asemenea, tehnologie de criptare în cazul încălcării datelor, garantând practic că documentele dvs. și datele pe care le conțin rămân în siguranță și securizate.

Deoarece un singur atac cibernetic poate costa o afacere mică până la 38.000 USD, împiedicarea acestora poate ajuta în mare măsură afacerea dvs., deoarece poate minimiza pierderile potențiale.

S-ar putea să vă placă: 11 programe excelente de editare a documentelor pe care le puteți utiliza acum.

3. Mărește moralul angajaților, satisfacția și productivitatea

Manipularea documentelor este o muncă repetitivă și consumatoare de timp. Trebuie să completați zeci de câmpuri, să copiați și să lipiți informații despre companie și să verificați dacă există greșeli, printre altele. Deși nu este imediat vizibil, fluxul de lucru monoton pe care îl necesită gestionarea documentelor va scădea în cele din urmă moralul angajaților, satisfacția și, în cele din urmă, productivitatea.

Puteți atribui acest fapt multor factori, dar se întâmplă mai ales pentru că ei nu simt un sentiment de realizare din ceea ce fac pentru a trăi. Acest lucru este valabil mai ales pentru lucrătorii de birou. Automatizarea documentelor vă permite să eliminați acele sarcini repetitive pe măsură ce începeți să vă bazați pe o platformă automată pentru sarcinile legate de documente. Acest lucru poate duce la două beneficii principale.

Pentru început, vă permite să utilizați mai bine talentele și abilitățile angajaților dvs., ceea ce, la rândul său, crește profitabilitatea. În al doilea rând, este mai probabil să simtă un sentiment de realizare, deoarece nu se implică în activități pe care nu le poate face oricine, maximizându-și productivitatea.

Studiile arată, de asemenea, că utilizarea software-ului, sistemelor sau a oricărei alte tehnologii pentru operațiunile de afaceri poate atrage talente cunoscuți în tehnologie, care pot servi drept un mare atu pentru compania dumneavoastră.

4. Automatizarea documentelor vă economisește timp

Expresia „timpul este bani” se aplică în multe situații, dar este de două ori adevărată atunci când vine vorba de conducerea unei afaceri. Timpul este un factor care contribuie la veniturile unei companii.

Luați o firmă de pictură, de exemplu. Chiar dacă ai o mie de clienți, nu este posibil să câștigi milioane de dolari peste noapte. Asta pentru că, la fel ca și banii, timpul tău este limitat.

De aceea proprietarii de afaceri angajează angajați. Este o modalitate excelentă de a prelungi timpul pe care compania îl poate petrece pentru a genera venituri. Cu toate acestea, există și alte modalități de a vă prelungi timpul. În special, puteți găsi modalități de a minimiza timpul necesar pentru îndeplinirea anumitor sarcini.

Folosind exemplul anterior al unei companii de pictură, în loc să scrie manual citate, proprietarul poate folosi o aplicație de cotație. Poate costa bani, dar poate transforma o sarcină de 10 minute într-o sarcină de 1 minut, oferind proprietarului mai mult timp pentru a-și petrece alte probleme. Aceasta este una dintre ideile principale din spatele automatizării documentelor, pentru a transforma sarcinile consumatoare de timp în sarcini rapide.

Exemple:

Mai jos sunt câteva exemple de moduri în care un sistem de automatizare a documentelor vă poate economisi timp:

• Poate introduce informațiile companiei dvs. acolo unde este necesar.
• Poate pune data curentă în câmpurile corespunzătoare.
• Poate verifica greșelile gramaticale și de ortografie (ideal pentru documente juridice).
• Poate căuta neconcordanțe între diferitele tipuri de date (adică la calcularea costului total al produselor și serviciilor prestate în cotații sau estimări).

Oricât de evident ar fi un beneficiu, oamenii tind să minimizeze importanța economisirii timpului într-o afacere. Dar este important să ne amintim că instrumentele de automatizare pot economisi o companie milioane de dolari economisind timp. Nu există niciun motiv să nu credem că automatizarea documentelor poate face același lucru. La urma urmei, este un instrument de automatizare și unul dintre cele mai utile.

S-ar putea să vă placă și: Cum poate prospera afacerea dvs. folosind aceste 9 strategii de lansare a produselor?

Gânduri de închidere

Este incontestabil că automatizarea documentelor este o tehnologie extrem de utilă pentru o afacere. Dar la fel ca majoritatea sistemelor, vine cu provocările sale. Pentru început, nu este ușor de implementat, deoarece necesită abilități și tehnologie specifice pentru a se stabili în mod corespunzător. Mai mult, poate dura câteva zile sau chiar săptămâni pentru a configura complet. Cu toate acestea, odată ce faci acest lucru, beneficiile pe care le poți culege sunt incomparabile cu aceste provocări. Pe scurt, este cu siguranță o investiție care merită.

Referințe

1. Centrul Internațional pentru Comerț și Dezvoltare Durabilă. „De ce ar trebui să luați în considerare costul erorii umane.” https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/.
2. Jackson, Nancy Mann. „Eliminarea muncii repetitive poate crește productivitatea.” Automatic Data Processing, Inc., 18 iulie 2018. https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/eliminating-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx.
3. Savani, Fenil. „Interceptarea și furtul datelor: 7 metode de a vă proteja datele.” Tech Arbiters, 7 septembrie 2021. https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/.
4. Vertex. „Companiile americane economisesc peste 10 milioane USD anual, doar prin automatizarea acestor procese.” 10 mai 2021. https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/.