Metadatele DAM: de ce mai puțin înseamnă mai mult

O platformă de management al activelor digitale (DAM) nu este menită să fie o cutie de blocare sau o gaură neagră în care activele intră, dar nu ies niciodată. DAM-ul dvs. creează valoare și eficiență, permițându-vă să localizați cu ușurință activele existente pentru reutilizare.

Vă ajută să gestionați drepturile și restricțiile de utilizare pentru a evita problemele de reglementare și legale atunci când reutilizați active. Cheia de boltă a acestui proces sunt metadatele.

Acest articol explorează de ce ar trebui să evitați să aveți prea multe câmpuri de metadate și cum să simplificați gestionarea metadatelor în DAM.

Nu poți avea niciodată prea multe lucruri bune, nu?

Definiția cea mai de bază a metadatelor este datele despre date. Sunt informațiile care sunt atribuite activelor dvs. pentru a le descrie. Acesta furnizează rezultatele căutării dvs. și filtre, permițându-vă să localizați activul exact de care aveți nevoie.

Sistemul DAM ales de dvs. vine probabil cu un set standard de câmpuri de metadate care acoperă elementele de bază - titlu, descriere, tip de fișier etc. Și veți dori să adăugați câmpuri personalizate suplimentare adaptate industriei dvs., companiei și produse.

Când vine vorba de metadatele DAM, multe organizații fac greșeala de a presupune că mai mult este întotdeauna mai bine, mai ales dacă este prima dată când folosesc un sistem DAM. Dacă metadatele sunt cheia de boltă a DAM-ului dvs., atunci doriți cât mai multe metadate posibil per material, nu?

Ei bine, nu neapărat. De asemenea, trebuie să vă amintiți timpul și efortul necesar pentru a introduce metadatele. Deși automatizarea și inteligența artificială pot ajuta la introducerea metadatelor, ele nu pot înlocui pe deplin ochii și cunoștințele umane.

Sapă mai adânc: iată de ce aveți nevoie de un flux de lucru DAM - și cum să-l mapați

Găsirea echilibrului potrivit

Cheia este să aveți metadatele corecte. Doriți să găsiți un echilibru între utilitatea și valoarea metadatelor și timpul și efortul depus pentru a le introduce.

Un exercițiu bun pe care să-l parcurgeți cu părțile interesate este să luați lista inițială de câmpuri de metadate pe care le-ați compilat, inclusiv câmpurile din cutie și personalizate și să le clasificați ca fiind obligatorii, plăcute și nu. necesare sau redundante.

Nu-ți fie teamă să dai înapoi și să întrebi dacă un domeniu este cu adevărat necesar. Întrebările cheie la care să revenim des în discuție ar trebui să fie:

• Conține acest câmp informații care îi vor ajuta pe utilizatorii mei finali să găsească activele de care au nevoie?
• Valoarea oferită de acest câmp merită timpul necesar pentru a introduce informațiile?
• Există un motiv legal, de reglementare sau organizațional pentru care informațiile din acest domeniu trebuie să fie atașate activelor?

Pentru câmpurile dvs. obligatorii, va trebui, de asemenea, să determinați dacă câmpul ar trebui să fie obligatoriu, ceea ce înseamnă că toate activele din DAM trebuie să aibă informații introduse în acel câmp pentru a fi păstrate și disponibile pentru utilizare.

Fii foarte selectiv cu desemnarea câmpurilor după cum este necesar. Cu cât sunt mai multe câmpuri obligatorii, cu atât este nevoie de mai mult timp și efort pentru a completa metadatele pentru fiecare material. O măsură bună este să determinați dacă vreun bun ar avea nevoie de etichete de completare, cum ar fi N/A , None sau Other , introduse în acel câmp, deoarece este obligatoriu și pur și simplu nu există termeni specifici care se aplică. Asta ar indica faptul că câmpul nu este de fapt obligatoriu universal.

Obțineți cel mai mult din stiva dvs.? Luați pe scurt sondajul nostru de înlocuire MarTech din 2023

Dar chiar avem nevoie de toate aceste domenii!

Dacă părțile interesate nu se înclină și lista câmpurilor de metadate pe care și-ar dori să le includă în PZU este mai lungă decât recomandați dvs., poate fi necesar să vă alegeți inițial bătăliile. Crede-mă, se va rezolva.

În primele zile ale PZU, s-ar putea să-i vedeți pe cei care sunt responsabili pentru încărcarea activelor și aplicarea metadatelor completând efectiv majoritatea câmpurilor. Cu timpul, însă, va evolua în mod natural că unele câmpuri vor fi abandonate în totalitate sau în mare parte, pe măsură ce lucrurile devin ocupate și se dezvoltă o rutină de metadate mai eficientă.

Persoanele care au încărcat se vor concentra asupra informațiilor care sunt cele mai valoroase pentru timpul alocat pentru introducere și vor începe să își ajusteze introducerea metadatelor în consecință. Apoi veți fi într-o poziție cheie pentru a înăspri metadatele. Vom reveni la asta mai târziu.

Raționalizarea procesului

Aveți o serie de opțiuni atunci când vă configurați câmpurile de metadate. Există mai multe moduri în care puteți organiza și grupa câmpurile și mai multe formate disponibile pentru acele câmpuri.

Pentru formatul câmpului, uitați-vă la toate opțiunile și selectați tipul de câmp care are cel mai mult sens pentru datele pe care le va deține. Utilizați câmpuri de dată pentru date, câmpuri de numere cu numărul adecvat de limite de caractere pentru numere etc.

Încercați să minimizați cât mai mult posibil câmpurile de text liber în favoarea vocabularelor controlate în câmpurile derulante și cu selecție multiplă. Acest lucru elimină posibilitatea erorilor de ortografie și elimină confuzia cu privire la diferiții termeni folosiți în organizația dvs. pentru a descrie același lucru.

Toată lumea trebuie să folosească un termen standardizat mai degrabă decât acronime sau termeni abreviați. Punerea la dispoziție a unui glosar pentru câmpurile de vocabular controlate poate fi, de asemenea, foarte utilă pentru utilizatorii dvs., atât pentru cei care introduc metadate, cât și pentru cei care caută materiale.

Grupați-vă câmpurile într-un mod care să aibă sens pentru utilizatorii care introduc metadatele și să promoveze cea mai mare ușurință și eficiență pentru introducerea metadatelor. Localizați câmpurile cele mai utilizate în partea de sus a paginii pentru a minimiza derularea. Dacă aveți câmpuri obligatorii, asigurați-vă că sunt ușor de identificat.

Folosiți etichetarea automată și instrumente AI acolo unde puteți pentru a încuraja consecvența. Fiți conștienți, totuși, de faptul că aceste instrumente au nevoie de supraveghere. Acestea trebuie să fie configurate, instruite și apoi QA și actualizate continuu. Vor exista modificări și excepții care afectează fluxurile de lucru automatizate de etichetare, iar ochiul uman este necesar pentru a vă asigura că mențineți acuratețea metadatelor.

Sapă mai profund: structura de guvernare a DAM definită și explicată

Dar sunt încă atât de multe domenii!

Gestionarea metadatelor nu se face niciodată. Pe măsură ce nevoile și procesele de afaceri se schimbă, trebuie să vă asigurați întotdeauna că metadatele dvs. rămân la curent și rămân relevante. Câmpurile vor fi adăugate și eliminate, iar etichetele de metadate din câmpurile existente trebuie adăugate, eliminate sau actualizate.

Dar cum rămâne cu toate acele domenii de care afacerea a insistat că au nevoie, dar apoi le-a abandonat? Odată ce DAM-ul tău freamătează și introducerea metadatelor a fost oarecum de rutină, te afli într-o poziție excelentă pentru a revedea acel inventar de teren.

Utilizați orice instrumente de raportare disponibile în DAM pentru a obține o imagine completă a modului în care metadatele sunt introduse și utilizate. Rulați rapoarte pentru toate câmpurile de metadate din DAM, împărțindu-le în bucăți gestionabile, dacă este necesar, pentru inventarul complet al activelor.

Din perspectiva utilizatorului final, extrageți rapoarte despre cei mai populari termeni de căutare și filtre. De asemenea, ce termeni de căutare introduc utilizatorii care nu returnează rezultate?

Dacă există lacune în rapoartele utile disponibile, chestionați-vă utilizatorii, atât cei care au introdus, cât și utilizatorii finali. Ce îi frustrează? Ce feedback au pentru ajustările câmpurilor de metadate și aspectul acestora sau filtrele de căutare disponibile care le-ar face viața mai ușoară?

După ce ați adunat toate rapoartele și feedback-ul, uitați-vă la istoricul și starea actuală a metadatelor. Vedeți dacă puteți scoate câteva teme sau modele:

• Există câmpuri care nu au introdus niciodată sau rar metadate?
• Există câmpuri care s-ar putea să fi fost utilizate în mod constant în primele zile ale PZU, dar care au fost abandonate de atunci?
• Vedeți redundanțe cu anumite metadate introduse în mai multe câmpuri?

Pe măsură ce analizați datele și găsiți câmpuri care sunt candidate pentru eliminarea din structura metadatelor, acesta este, de asemenea, un moment excelent pentru a revizui acele întrebări pe care le-ați adresat dvs. și părților interesate când ați început să definiți structura:

• Conține acest câmp informații care îi vor ajuta pe utilizatorii mei finali să găsească activele de care au nevoie?
• Valoarea oferită de acest câmp merită timpul necesar pentru a introduce informațiile?
• Există un motiv legal, de reglementare sau organizațional pentru care informațiile din acest domeniu trebuie să fie atașate activelor?

Utilizați datele colectate pentru a prezenta părților interesate o propunere despre cum să vă înăspriți structura metadatelor pentru a o face mai eficientă și mai eficientă. Obținerea acceptului lor ar trebui să fie mai ușor acum că aveți feedback de la utilizatori, numere și informații istorice.

Și rețineți că actualizările benefice nu se limitează la eliminarea câmpurilor neutilizate și subutilizate. Câmpurile pot fi mutate în diferite locații de pe pagină. O nouă coloană sau ordine în cadrul coloanei poate face un câmp mai proeminent și mai ușor de văzut, crescând șansele ca acesta să fie folosit.

Limitarea derulării îmbunătățește utilizarea

Când este nevoie de mai puțină defilare pentru a vizualiza coloana, cu atât va fi mai probabil utilizată. Câmpurile pot fi redenumite dacă descrierea nu este clară. Este posibil ca utilizatorii să nu introducă metadate într-un anumit câmp pur și simplu pentru că nu sunt siguri exact ce trebuie să introducă acolo.

În unele cazuri, formatul unui câmp poate fi schimbat. De exemplu, ar fi posibilă conversia unui anumit câmp de text liber într-un meniu derulant pentru a economisi timp și pentru a crește acuratețea datelor?

Eliminarea câmpurilor considerate a fi străine vă poate oferi cel mai bun profit în ceea ce privește eficiența, dar rețineți că utilitatea, acuratețea și integritatea metadatelor sunt obiectivele dvs. principale.

Unele câmpuri neutilizate pot conține informații istorice pe care trebuie să le păstrați în scopuri legale, așa că nu doriți să le ștergeți definitiv. În aceste cazuri, puteți ascunde câmpurile din vizualizarea curentă și să le aveți în continuare disponibile pentru raportare sau restaurare în formularul de metadate, dacă este necesar.

Lucrarea cu metadate nu se finalizează niciodată

La fel ca în majoritatea zonelor DAM, menținerea și îmbunătățirea structurii metadatelor este un proces continuu. Ca aspect crucial al DAM, metadatele necesită o atenție regulată pentru a asigura acuratețea și relevanța.

Raportarea și feedbackul utilizatorilor vor fi factori esențiali pe măsură ce lucrați cu afacerea și cu părțile interesate pentru a menține acel echilibru de eficiență și valoare. Cu grija și atenția corespunzătoare, metadatele se vor asigura că activele dvs. ies din DAM-ul dvs. la fel de perfect pe cât ajung.