Cum să creați o politică corporativă eficientă privind cardurile de credit și de ce contează

O politică de card de credit corporativă vă protejează organizația, securitatea financiară și angajații săi. Dar ce ar trebui să includă o politică de credit corporativă? Există cele mai bune practici privind politica corporativă privind cardurile de credit din care puteți învăța?

Dacă căutați răspunsuri despre orice are legătură cu politicile de credit corporative, sunteți în locul potrivit! Vom acoperi următoarele:

• Ce este o politică de card de credit corporativă?
• De ce contează o politică de credit corporativă?
• Cum creezi o politică de credit corporativă?
• Cum supravegheați utilizarea cardurilor de credit corporative de către angajați?
• Cum începeți politica companiei dvs. privind cardurile de credit?

Ești gata să te scufunzi? Sa mergem!

Ce este o politică de card de credit corporativ?

O politică de card de credit corporativă este un set de linii directoare care ajută managerii și angajații să înțeleagă regulile pentru utilizarea adecvată a cardurilor de credit corporative. Utilizarea celor mai bune practici ale politicii corporative privind cardurile de credit asigură un tratament egal pentru toți angajații și vă protejează organizația de utilizarea greșită a cardului de credit și de neînțelegeri.

Pe scurt, dacă emiteți carduri de credit corporative în numele angajaților, aveți nevoie de o politică de card de credit corporativă pentru a vă proteja organizația și angajații. Mergeți la următoarea secțiune pentru a afla de ce.

De ce contează o politică de card de credit corporativă

Un card de credit corporativ este diferit de cardul propriu al unui angajat. Factura pentru un card de credit corporativ vine fie la dvs. (proprietar/manager), fie la un director contabil din cadrul organizației dumneavoastră. Unele cheltuieli ale angajaților pot fi deductibile din impozite, iar alte cheltuieli pe care le-ar putea face pot să nu fie pentru achiziții pe care compania dumneavoastră este dispusă să le plătească. Așadar, trebuie să fiți foarte clar cu privire la ceea ce se califică drept o cheltuială comercială legitimă pentru care angajații își pot folosi cardurile pentru a o plăti. Aceasta formează fundamentul unei bune politici de creditare corporativă.

Există multiple beneficii de a avea o politică solidă pentru carduri de credit corporative. Iată câteva:

• Asigurați-vă înțelegerea: De ce afacerea dvs. oferă angajaților carduri corporative? De obicei, cardurile corporative sunt folosite numai în scopuri specifice (deși acestea pot varia ușor în funcție de angajat sau departament). Călătoria angajaților este un exemplu evident. Atunci când lucrătorii dvs. călătoresc pentru afaceri ale companiei, aceștia își pot folosi cardurile corporative pentru a plăti bilete de avion, transport terestru, masă, hoteluri și altele asemenea. Angajații care lucrează în principal la birou pot folosi un card corporativ pentru a plăti mesele cu clienții, abonamentele și rechizitele pentru sărbătorile echipei. Aceste cheltuieli pot veni cu plafoane de cheltuieli sau alte limitări. Oricum vă imaginați angajații dvs. folosind cardurile lor corporative, ar trebui să descrieți acest lucru într-o politică clară.
• Eligibilitate generală: Un card corporativ ar trebui să fie eliberat angajaților care au demonstrat utilizarea unuia. De obicei, are sens să eliberezi carduri pentru grupuri sau clase de angajați. Acest lucru poate fi definit prin fișa postului, cum ar fi agenții de vânzări, sau responsabilitatea, cum ar fi agenții de vânzări care călătoresc frecvent singuri. Multe dintre cardurile corporative de astăzi oferă și carduri fizice sau virtuale care pot fi emise temporar, cum ar fi atunci când un angajat de la birou programează o călătorie de afaceri unică sau când un manager trebuie să achiziționeze echipamente sau consumabile pentru un nou proiect.
• Descrieți responsabilitățile deținătorului de card: nu lăsați acest lucru la voia întâmplării. Angajații cu carduri corporative au permisiunea de a cheltui banii companiei. Asigurați-vă că înțeleg politica dvs. de carduri corporative și privilegiile și responsabilitățile pe care le aduc aceste carduri. Aceasta include respectarea tuturor instrucțiunilor pentru utilizarea corectă, precum și stocarea în siguranță și raportarea cardurilor pierdute sau deplasate.
• Clarificați calitatea de proprietar al recompenselor: multe carduri corporative acumulează „puncte” pe măsură ce sunt utilizate, cu rambursare în numerar sau recompense de călătorie disponibile cu răscumpărare de puncte. Asigurați-vă că angajații înțeleg dacă ei sau compania vor revendica proprietatea acestor recompense.
• Explicați cerințele de raportare: Utilizarea unui card de credit corporativ este o comoditate pentru angajați, înlocuind nevoia de a cheltui fonduri personale și de a aștepta rambursarea. Totuși, cheltuielile prin intermediul cardului corporativ trebuie urmărite și clasificate. Anunțați angajații dacă doriți să colecteze și să trimită fiecare chitanță dacă trebuie să trimită rapoarte oficiale de cheltuieli și, dacă da, cât de des ar trebui să facă asta.
• Descrieți utilizări de urgență, dacă există: cardurile corporative sunt de obicei utilizate pentru cheltuielile de afaceri legitime preaprobate. (Angajații probabil nu vor trebui să solicite permisiunea pentru fiecare utilizare, atâta timp cât cheltuielile se încadrează în categorii general aprobate, cum ar fi biletele de avion sau hoteluri.) Ocazional, totuși, angajații care călătoresc pentru afaceri ale companiei se pot confrunta cu o situație neobișnuită, cum ar fi pierderea sau furtul bagajelor. sau laptopuri. Politica dvs. corporativă privind cardul de credit ar trebui să precizeze ce cheltuieli de urgență sunt în general acceptabile, inclusiv dacă și cum ar trebui rambursate aceste cheltuieli odată ce angajatul se întoarce acasă.
• Stabiliți consecințele pentru utilizare greșită: oferirea angajaților de carduri corporative este un semn de mare încredere și nu puteți sublinia acest lucru suficient. Când emiteți carduri de credit corporative pe numele angajaților, deținătorii de carduri sunt responsabili pentru cheltuirea adecvată a fondurilor companiei. Este important să vă protejați organizația, asigurându-vă că politica privind cardurile corporative precizează, de asemenea, utilizările neadecvate și orice consecințe pentru utilizarea necorespunzătoare.

Am acoperit multe în această secțiune și s-ar putea să vă întrebați cum să includeți toate elementele necesare în politica de carduri corporative. În secțiunea următoare, vom împărți acest proces complex în pași simpli pe care îi puteți urma pentru a crea o politică solidă de card de credit corporativă pentru organizația dvs.

Cum să creați o politică de card de credit corporativ

Compania dvs. are nevoie de o politică corporativă privind cardurile de credit pentru a clarifica angajaților cum, de ce și unde pot folosi cardurile de credit ale companiei pe care ați aranjat să le emitați în numele lor. Sună simplu și poate fi, atâta timp cât depuneți efortul de a crea un set clar de linii directoare pentru angajații care folosesc un card corporativ.

Politica dvs. corporativă privind cardul de credit trebuie să fie în scris, iar un manager sau un reprezentant al resurselor umane ar trebui să o examineze împreună cu angajații înainte ca aceștia să o semneze și să primească un card corporativ.

Iată câțiva pași specifici pe care îi puteți folosi ca exemplu de politică pentru cardul de credit corporativ:

Pasul #1: Identificați scopul cardurilor de credit corporative pentru compania dvs

Deși ți se poate părea evident, s-ar putea să nu fie pentru toți ceilalți, așa că fă-ți timp pentru a explica de ce compania ta emite carduri corporative angajaților. Este în regulă să fie simplu.

Pasul 2: Definiți angajații eligibili

Probabil că nu veți oferi un card corporativ fiecărui angajat (deși cu siguranță este bine să faceți acest lucru dacă se potrivește nevoilor dvs. de afaceri!). Cel mai bine este să explici exact cui vei permite să folosească un card corporativ și în ce circumstanțe.

Pasul 3: Descrieți utilizări acceptabile și limite

Majoritatea angajaților probabil vor înțelege automat că cardurile de credit de afaceri sunt doar pentru cheltuieli legitime de afaceri. Pentru micuța minoritate care poate nu, faceți așteptările clare. În plus față de precizarea modului în care angajații își pot folosi cardurile corporative, indicați clar ce nu pot folosi cardurile lor pentru a cumpăra.

De asemenea, este o idee bună să stabiliți orice politici privind cheltuielile de urgență în timpul călătoriei. Este posibil ca angajații să fie nevoiți să înlocuiască echipamentul personal sau tehnologic pe drum. Au nevoie de aprobare prealabilă dacă li se pierde bagajele înainte de o prezentare importantă sau le este furat laptopul? Dacă trebuie să plătească pentru îngrijiri medicale sau să cumpere articole personale, pot? Și vor fi de așteptat să ramburseze companiei acele cheltuieli? Gândiți-vă la posibilități și descrieți așteptările.

Pasul #4: Explicați cerințele de raportare

Unul dintre avantajele utilizării cardurilor corporative este că angajații nu vor trebui să salveze chitanțele și să trimită rapoarte detaliate de cheltuieli pentru rambursare. Nici compania dvs. nu va trebui să scaneze și să salveze pagini de chitanțe, deoarece veți vedea toate cheltuielile într-un extras în fiecare lună. Dar acest lucru nu înseamnă neapărat că puteți elimina complet urma de hârtie a chitanțelor. Dacă vă așteptați ca angajații să trimită chitanțe, să codifice cheltuieli și să facă rapoarte, spuneți-le cum să facă acest lucru.

Pasul #5: Vorbește despre scenariile cele mai defavorabile

Sperați că totul va decurge fără probleme, angajații își vor folosi cardurile în mod responsabil și nicio taxă necorespunzătoare nu va apărea vreodată. Aceasta este o atitudine grozavă, dar nu este o politică corporativă bună. Trebuie să discutați câteva probleme obișnuite care pot apărea cu utilizarea cardului corporativ și să explicați cum va reacționa compania dvs. Următorul exemplu nu este o listă exhaustivă. Gândiți-vă la modurile în care anticipați angajații care folosesc cardurile și ce ar putea merge prost. Dacă vă imaginați o serie de potențiale acțiuni disciplinare, spuneți-le clar, astfel încât nimeni să nu fie surprins și să nu vă fie teamă de provocări legale.

EXEMPLU: Fiecare card de companie [Numele companiei] este proprietatea companiei și nu aparține angajatului care îl deține. Cardurile corporative pot fi revocate dacă apar probleme sau apare o utilizare greșită. De exemplu, angajații trebuie să facă tot posibilul pentru a-și păstra cardurile în siguranță. Utilizatorii neautorizați, inclusiv familia și prietenii, nu ar trebui să aibă acces la cardurile corporative. Dacă un card este pierdut sau furat, angajatul trebuie să notifice compania/să ia măsuri pentru anularea cardului imediat ce a descoperit pierderea. Neprezentarea rapoartelor de cheltuieli conform cerințelor, utilizarea neautorizată sau achizițiile necorespunzătoare pot duce la revocarea privilegiilor cardului corporativ. Accesul angajaților la cardurile corporative se va încheia atunci când angajatul părăsește voluntar compania sau este reziliat.

Pasul #6: Cereți angajatului să citească și să semneze Politica

O politică de card de credit corporativă nu ar trebui să fie ca unul dintre acele „acorduri de utilizare” pe care nimeni nu se deranjează să le citească înainte de a face clic pe caseta pentru a le confirma. Acest lucru este suficient de important pentru a-ți lua timp pentru a o face corect. Cereți fiecărui angajat să se întâlnească cu un manager sau un reprezentant al resurselor umane. Citiți împreună politica, discutați-o, încurajați angajații să pună întrebări atunci când sunt necesare clarificări și răspundeți la aceste întrebări.

Angajatul și reprezentantul companiei trebuie să semneze și să dateze politica, recunoscând că a fost citită și înțeleasă împreună. Asigurați-vă că oferiți o copie angajatului înainte de a pune originalul în dosarul angajatului.

Cele 10 bune practici ale politicii corporative privind cardurile de credit

Acum că înțelegeți elementele de bază ale creării unei politici de credit corporative, să trecem peste câteva dintre cele mai bune practici specifice ale cardurilor de credit corporative. Aceste practici vă pot ajuta să vă asigurați că angajații folosesc cardurile în mod corespunzător și că riscul financiar al organizației dumneavoastră este cât mai scăzut posibil.

Respectați politicile dvs

Odată ce ai stabilit politicile corporative privind cardurile de credit, respectați-le. Îți vei slăbi politicile doar dacă nu le vei aplica. Rețineți că politica dvs. de credit corporativă ar trebui să includă câteva informații despre excepțiile de urgență. În afară de aceasta, toți angajații, chiar și directorii, trebuie să respecte politicile clare cu care au fost de acord înainte de a li se emite cardurile.

Ajustați politicile după cum este necesar

Este inteligent să revizuiți periodic toate politicile și procedurile dvs. de afaceri, iar politica de credit corporativă nu face excepție. Obiceiurile și modelele de cheltuieli ale angajaților tăi se pot schimba pe măsură ce afacerea ta se schimbă. Nu faceți greșeala de a respecta cu strictețe politicile învechite care nu vă mai servesc bine afacerea. Și nu ignora și nici nu ocoli politicile învechite. Fă-ți timp pentru a face o revizuire oficială și pentru a actualiza politicile corporative privind cardurile de credit, după cum este necesar.

Alocați limite rezonabile de credit și controale ale cheltuielilor

Fiecare card de angajat poate avea propria sa limită, așa că nu trebuie să vă faceți griji că un angajat necinstiți va cheltui soldul creditului. Aceste limite vor depinde de modul în care angajații dvs. își folosesc cardurile. Un angajat care pleacă în mod obișnuit la drum timp de două săptămâni sau mai mult va avea nevoie de o limită de credit mai mare decât un manager de birou care face achiziții rare. Dacă utilizați un card corporativ care oferă controale pentru cheltuieli, veți descoperi că puteți ajusta cu ușurință limitele de credit pentru cardurile individuale. De asemenea, este posibil să puteți limita categoriile de cheltuieli, cum ar fi furnizorii de articole de birou sau numai reînnoiri de software.

Limitarea numerelor deținătorilor de card

Multe companii de carduri corporative promit un număr nelimitat gratuit de carduri pentru angajați. Dar câți dintre angajații tăi vor avea nevoie de fapt să aibă unul? Asigurați-vă că oferiți carduri tuturor angajaților cu o nevoie legitimă și demonstrată pentru unul. Alți angajați pot fi capabili să aranjeze plata cheltuielilor rare într-un alt mod.

Reevaluați periodic

Nevoia angajaților de acces la credit și cerințele privind limita de credit se pot schimba în timp. Atunci când fișele de post ale angajaților se schimbă sau dacă pot demonstra o nevoie legitimă de un card de companie, fiți dispuși să luați în considerare efectuarea modificărilor. La urma urmei, atunci când angajații folosesc carduri corporative, este mai ușor atât pentru ei, cât și pentru compania ta. Nimeni nu beneficiază de faptul că trebuie să urmărească chitanțele și cheltuielile de codare manual.

Permiteți excepții rezonabile

Politica dvs. corporativă privind cardul de credit ar trebui să precizeze foarte clar consecințele utilizării inacceptabile. Aplicați acele consecințe în mod echitabil, rezervând puțin har pentru greșelile sincere. Un angajat care încalcă în mod constant așteptările este foarte diferit de cel care face o greșeală sinceră sau o derapaj rar. Uneori, un avertisment va fi un prim răspuns rezonabil dacă este însoțit de rambursarea promptă a cheltuielilor necorespunzătoare.

Aplicați politicile în mod uniform

Ca și alte politici, politica de credit corporativă a companiei dvs. ar trebui să ofere claritate, să stabilească așteptări și să protejeze atât organizația, cât și angajații dvs. de riscuri. Toată munca depusă în crearea acestei politici va fi irosită dacă nu respectați acordurile pe care le-ați stabilit și pe care le-ați semnat. Dacă nu se specifică altfel, politicile dvs. de credit corporative trebuie să se aplice fiecărui angajat care utilizează un card de credit corporativ.

Deveniți virtual atunci când este posibil

Multe companii de carduri corporative emit carduri virtuale și de unică folosință care pot avea limite stricte de utilizare. Un card de unică folosință poate fi blocat pentru un anumit furnizor, de exemplu. Un card virtual poate avea o limită de credit care permite unui angajat să plătească pentru o anumită achiziție și o dată de expirare care împiedică utilizarea suplimentară.

Eliminați presupunerile din limitele de cheltuieli

Un card de credit corporativ nu este un cec în alb. Un angajat și-ar putea folosi cardul pentru a plăti o cină cu friptură și homar, plus o sticlă grozavă de vin, dar nu trebuie să găzduiești acel apetit generos sau să plătești cina. Creați așteptări pentru cheltuielile cu diurnă, pe călătorie sau pe masă pentru a evita aceste tipuri de scenarii. Un loc bun pentru a începe este cu tarifele diurne ale Guvernului Federal pentru călătorii federali, care pot fi ajustate în funcție de locație pentru a reflecta așteptările rezonabile de cheltuieli.

Monitorizarea cheltuielilor

Așa cum ați privi factura personală a cardului dvs. de credit, trebuie să urmăriți soldul cardului de credit corporativ și taxele lunare. Cineva din compania ta trebuie să-și asume responsabilitatea pentru acest pas important. Cine va semna taxele lunare ale fiecărui angajat? Cine va audita în mod regulat factura cardului de credit pentru modele suspecte și utilizare neautorizată? Este o responsabilitate importantă care ar trebui să revină cuiva cu autoritate pentru a rezolva orice probleme care pot apărea.

Noțiuni introductive despre politica dvs. de card de credit corporativă

Acum că înțelegeți scopul unei politici de credit corporative, vedeți beneficiile pe care această politică le poate oferi și înțelegeți pașii implicați în crearea și implementarea unei politici de credit corporative, sunteți gata să începeți!

Dacă abia începi să explorezi modul în care compania ta poate beneficia de pe urma utilizării cardurilor de credit corporative, s-ar putea să te întrebi care dintre numeroasele carduri corporative disponibile se va potrivi cel mai bine companiei tale. Consultați lista noastră cu cele mai bune cărți de credit corporative pentru inspirație sau pentru a găsi o potrivire.

Sperăm că această postare v-a ajutat în procesul de elaborare a unei politici de credit corporative. Dacă vă place ceea ce ați citit, este posibil să vă placă și unele dintre celelalte resurse ale noastre privind politicile de afaceri. De exemplu, am creat un ghid pentru construirea unui buget pentru afaceri mici, precum și câteva sfaturi pentru integrarea noilor angajați.

Ca întotdeauna, nu ezitați să răsfoiți site-ul web Merchant Maverick pentru tot felul de resurse pentru întreprinderile mici pe care le puteți utiliza.

Întrebări frecvente privind politica privind cardurile corporative