Cele mai bune practici pentru gestionarea eficientă a conturilor de încasat

Când începi o afacere, speri că vei obține cât mai mulți clienți. Cu cât sunt mai mulți clienți, cu atât afacerea ta va crește mai repede. Cu toate acestea, nu toți clienții cu care lucrați sunt întotdeauna în măsură să plătească pentru produse sau servicii imediat.

Postare asociată: Un ghid pentru a vă ajuta să împărțiți conturile de pensionare fără probleme în timpul divorțului

În calitate de om de afaceri, aveți puterea de a decide cum îi puteți ajuta pe acești patroni. De exemplu, puteți alege să rezervați produsele pe care le doresc și să le oferiți odată ce le plătesc integral. Pe de altă parte, puteți decide să le oferiți ajutor prin opțiunea de creanțe. Dar succesul conturilor de încasat depinde de modul în care le gestionați.

Această postare definește gestionarea contului de încasat și discută câteva practici pe care le puteți face pentru a-i îmbunătăți eficiența. Continuați să citiți pentru a afla mai multe.

Ce este managementul conturilor de încasat

Înainte de a defini ce este gestionarea conturilor de încasat, este mai bine să înțelegi ce sunt conturile de încasat.

Conturile de încasat reprezintă banii pe care clienții dvs. vă datorează după achiziționarea produselor sau serviciilor dvs. conform unui plan de plată sau credit de afaceri. Ca om de afaceri, trebuie să urmăriți acești bani pentru a evita pierderile. Procesul de urmărire a banilor pe care clienții vă datorează este ceea ce se numește gestionarea conturilor de creanță.

Pe lângă evitarea pierderilor, conturile de încasat ajută la:

• Formarea unei relații fericite cu clienții;
• Plăți la timp; și
• Lichiditate ridicată în afacerea dvs.

Aceste beneficii sunt obținute printr-un management adecvat al creantelor. Gestionarea defectuoasă a creanțelor poate duce la:

• Pierderea veniturilor;
• Pierderea timpului personalului;
• Flux de numerar slab; și
• Erori contabile.

Citiți și: Cum să vă îmbunătățiți afacerea și să o faceți mai distractivă

Cele mai bune practici pentru gestionarea eficientă a conturilor de creanță ale companiei dvs

Mai jos sunt câteva practici pe care le puteți efectua pentru a asigura o gestionare eficientă a creanțelor:

1. Evaluați istoricul de credit al clienților dvs

Nu poți avea încredere în cineva căruia îi vinzi produsele sau serviciile în afaceri. Din păcate, asta înseamnă că nu toată lumea se califică pentru conturi de încasat. Așadar, s-ar putea să vă întrebați cum veți alege clienții în care să aveți încredere și în care nu. O modalitate de a vă ajuta să vă decideți este să efectuați o verificare a antecedentelor cu privire la creditul și istoricul financiar al clientului dvs.

Se recomandă să oferiți opțiuni de creanțe clienților aflați într-o situație financiară bună. Aceasta înseamnă că acești clienți au o sursă constantă de venit, așa că nu ar fi o problemă pentru ei să-și facă plățile lunare sau săptămânale. Între timp, istoricul lor de credit vă va arăta dacă își plătesc datoriile la timp sau nu.

2. Faceți upgrade la facturare și plată electronică

Odată cu dezvoltarea care are loc, utilizarea hârtiei s-a redus semnificativ. De exemplu, trimiterea de scrisori a avansat la trimiterea de e-mailuri. În plus, companiile preferă acum să-și stocheze datele digital în spații precum cloud, în loc să le stocheze pe fișiere de hârtie. Prin urmare, cel mai bine ar fi să vă gândiți să o faceți și electronic în ceea ce privește gestionarea creanțelor.

Facturarea și plata electronică sunt avantajoase pentru afacerea dvs. deoarece:

• Ușurează păstrarea evidenței în ceea ce privește suma pe care clienții ți-o datorează;
• Este ușor să urmăriți evidențele financiare ale clienților dvs. privind dacă efectuează plățile conform așteptărilor; și
• Minimizează riscul erorii umane.

Mai mult, a face lucrurile electronic ușurează munca clienților tăi. De exemplu, puteți trimite facturi clienților dvs. Aceste facturi pot conține link-uri pe care clienții le pot folosi pentru a-și efectua plățile. În schimb, acest sistem va actualiza automat înregistrările de plată în numele dvs.

3. Asigurați-vă că procesul de facturare este clar

A avea un proces simplu nu este benefic pentru tine, ci și pentru oamenii cu care lucrezi. Puteți face acest lucru documentând procesele implicate în gestionarea conturilor dvs. de creanțe.

Unii dintre factorii pe care poate doriți să îi includeți în procesul dumneavoastră sunt:

• Datele pentru trimiterea facturilor. Ar trebui să fie trimise la timp pentru a servi drept reamintire clienților și pentru a le oferi suficient timp pentru a se pregăti financiar;
• Ce informații trebuie incluse în facturi. De exemplu, puteți include numere de comandă pentru achizițiile efectuate și adresa;
• Contactul de facturare pentru clienții dvs .;
• Detalii de plată pentru fiecare client ; și
• Procedura de incasare de urmat pentru clientii care au plati restante .

Citiți și: Cum să obțineți un acord de plată parțială în rate cu IRS

4. Oferiți penalități și stimulente

După cum se spune, oamenii sunt diferiți. Asta înseamnă că clienții cu care ai de-a face nu pot fi la fel. De exemplu, unii iau în serios termenele limită și nu ar vrea să te jignească. Pe de altă parte, unii au întotdeauna un motiv pentru plata întârziată. În afaceri, trebuie să găsiți modalități de a evita să aveți de-a face cu acestea din urmă.

Una dintre modalitățile prin care puteți face acest lucru este stabilirea de stimulente și penalități. Un caz concret, vă puteți gândi să oferiți stimulente clienților care își fac întotdeauna plățile la timp, oferindu-le o reducere. Acest lucru îi va încuraja pe mulți clienți să facă întotdeauna plățile înainte de termenul limită, deoarece doresc să cheltuiască mai puțin.

Între timp, se folosesc penalități pentru clienții cu plăți restante. De exemplu, puteți seta un procent din suma pe care clienții trebuie să o plătească atunci când întârzie. Acest lucru va reduce întârzierea plăților, deoarece nimănui nu îi place să plătească bani în plus. În plus, această metodă este mai bună, deoarece apelurile și e-mailurile ulterioare nu funcționează întotdeauna de fiecare dată.

5. Aveți mai multe opțiuni de plată

În lumea de astăzi, există multe opțiuni de plată pe care le puteți folosi pentru afacerea dvs. Este mai bine să oferiți diverse opțiuni de plată clienților dvs. din următoarele motive:

• Veți reduce șansele de întârziere a plăților dacă utilizați o singură opțiune de plată și aceasta eșuează atunci când clienții doresc să o folosească.
• Oamenii au preferințe diferite. Opțiunile multiple de plată vor permite clienților să folosească opțiunea cu care se simt confortabil. Unii clienți preferă să efectueze plăți folosind metoda bancă la bancă. În schimb, altora le este mai ușor să folosească opțiunile.

Cu toate acestea, ar fi de ajutor dacă nu ați oferi nicio opțiune de plată. Ar trebui să luați în considerare trei factori principali atunci când selectați opțiunile de plată pe care le vor folosi clienții dvs. Ei sunt:

• Siguranță;
• Viteză; și
• Comoditate

6. Programare pentru analiza conturilor de încasat

Este normal să analizezi performanța afacerii tale, iar conturile de încasat nu fac excepție. Puteți alege să vă revizuiți conturile de încasat săptămânal, bisăptămânal sau lunar. Aceste recenzii vă vor ajuta să știți care piese funcționează bine și care necesită îmbunătățiri. În afară de aceasta, puteți analiza și alte aspecte, cum ar fi:

• Conturi care au multe zile și sume mari restante;
• Clienți inaccesibili și care găsesc modalități prin care să le poți trata;
• Dacă este o idee bună să păstrați opțiunea de a oferi clienților conturi de încasat; și
• Venind cu decizii de management care vor fi utile pentru afacere.

Rezumând

Diverși clienți intră în afacerea ta și se așteaptă să lucrezi cu ei. Este posibil ca unii dintre acești clienți să nu aibă suma necesară pentru a vă achiziționa serviciile sau produsele. O modalitate prin care puteți lucra cu acești clienți este prin conturi de încasat. Cu toate acestea, conturile de încasat vor fi de ajutor într-o astfel de situație, în funcție de modul în care le gestionați.

Dacă sunteți în afaceri și căutați modalități de a gestiona conturile de încasat, atunci sunteți în locul potrivit. Puteți utiliza această funcție pentru a afla practici pentru gestionarea eficientă a conturilor de încasat. Toate cele bune pentru afacerea ta.