Precizia inventarului: 5 bune practici pentru a-l îmbunătăți

Precizia inventarului măsoară diferența de stoc dintre înregistrările dumneavoastră electronice și stocul dumneavoastră fizic. De obicei, comparați numărul de inventar înregistrat în sistemul dvs. de gestionare a stocurilor și ceea ce este disponibil de fapt în depozitul sau magazinul dvs.

De exemplu, dacă înregistrați 100 de articole în software-ul dvs., dar numărați doar 80 de unități în depozit, acuratețea inventarului este de 80%.

Precizia inventarului este o măsură crucială pentru companiile de vânzare cu amănuntul. Dacă este gestionat bine, poate controla calitatea stocurilor prin prevenirea epuizării, penuriei și scăderii stocurilor și, de asemenea, poate oferi o experiență pozitivă pentru clienți.

Să explorăm beneficiile acesteia pentru compania ta:

Oferiți o mai bună înțelegere a afacerii dvs

Starea exactă a stocului vă oferă o cunoaștere mai profundă despre ce și câte produse aveți nevoie pentru a răspunde cerințelor clienților. Acest lucru vă ajută să evitați stocul excesiv sau insuficient. Cu numărul corect de disponibilitate a produselor, vă puteți asigura că clienții dvs. pot plasa și primi comenzi în consecință. Vor fi mai puține îngrijorări legate de lipsuri sau de agățarea prea multor stocuri moarte pe rafturi.

Economisiți timp și bani

Precizia inventarului vă ajută să minimizați timpul pentru numărarea și căutarea produselor. Atunci când inventarul dvs. este urmărit corect, inclusiv ceea ce a fost comandat și ceea ce a rămas în stoc, veți avea nevoie de mai puțină renumărare a inventarului. Un software de gestionare a stocurilor poate actualiza stocul în timp real și vă arată exact ceea ce aveți în prezent fără să îl verificați manual.

În plus, inventarul precis vă informează despre produsele care se vând bine și nu. Prin urmare, puteți decide să opriți reaprovizionarea articolelor cu vânzări lente și să împingeți vânzările pentru cele rămase. Vă ajută să economisiți spațiu valoros în depozit și să reduceți costurile de stocare. Mai mult, cunoașterea celor mai bine vândute produse vă oferă informații despre un plan suplimentar de stocare sau fabricare a acestor articole.

Creșteți eficiența și productivitatea

Având un inventar precis, angajații dvs. își pot face munca mai ușor și mai rapid. Datorită scanerelor de coduri de bare și unui sistem de gestionare a stocurilor, ei știu exact unde să găsească un produs în depozit. Personalul dumneavoastră poate scana codul de bare al articolului atunci când îl ridică, în loc să fie nevoit să îl noteze manual. Acest lucru le accelerează munca și face procesul mai eficient. Prin reducerea muncii manuale, minimizați și erorile umane și vă alocați personalul pentru a se concentra pe sarcini mai importante.

Îmbunătățiți experiența și loialitatea clienților

Precizia inventarului poate contribui la satisfacția și loialitatea clienților dvs. Dacă puteți afișa disponibilitatea corectă a produsului, clienții nu vor comanda articole epuizate, de exemplu. Procesul de onorare a comenzii va decurge și mai ușor cu livrarea mai rapidă. Acest lucru lasă o impresie bună asupra clienților și crește achizițiile repetate. Dimpotrivă, inventarul inexact poate duce la comenzi neîndeplinite sau la oportunități de vânzare ratate, dacă clienții nu știu că mai aveți produsul pe care îl doresc.

Iată formula de precizie procentuală de calculat pentru stocul dvs.:

Precizia inventarului = (articole numărate/articole înregistrate) * 100

Începeți prin a număra unitățile unui SKU pe care îl aveți în stoc. Apoi, împărțiți acel număr la cifra înregistrată în sistemul dvs. de gestionare a inventarului din același SKU și înmulțiți cu 100.

De exemplu, ați numărat 1.000 de unități în depozitul dvs. Înregistrările dumneavoastră electronice arată că aveți 1.200. Aceasta înseamnă că rata de acuratețe a stocului este: (1000/1200)*100 = 83,33%.

Rețineți că formula este corectă numai dacă aveți un număr de stocuri sigur. Există 2 metode de contorizare a stocurilor pentru a vă oferi date de calcul: un număr de stocuri fizice sau o evaluare a stocurilor.

Numărarea inventarului fizic

Un număr de inventar fizic se referă la numărarea manuală a stocului dvs. Pentru a evita erorile umane, ar trebui să aveți 2 echipe separate pentru a număra fiecare SKU și a le compara rezultatele. Împărțiți depozitul în zone desemnate. Fiecare echipă va număra pe rând stocul situat în zona respectivă. Dacă cele 2 echipe vin cu același număr, înregistrați-l. Dacă nu, faceți o renumărare până când ajung la un consens.

Numărarea fizică a inventarului funcționează cel mai bine pentru mărcile cu mai puține SKU-uri, deoarece volumele mari de inventar vor dura mult mai mult.

Evaluarea stocurilor

O altă abordare pentru măsurarea acurateței stocurilor este utilizarea evaluării stocurilor. Este valoarea monetară a inventarului dvs. nevândut la momentul raportării.

Pentru această metodă, luați valoarea inventarului dvs. real. Puteți utiliza scanere de coduri de bare pentru a adăuga rapid valoarea stocului disponibil. Apoi, împărțiți-l la valoarea de inventar afișată în sistemul dvs. de gestionare a inventarului și veți avea același rezultat.

Continuați cu același exemplu, dacă numărați 1.000 de unități într-un depozit cu o valoare de 5 USD pentru fiecare, inventarul dvs. total valorează 5.000 USD. Sistemul dvs. de management al stocurilor înregistrează 1.200 de unități, ceea ce înseamnă o valoare de 6.000 USD. Luând diviziunea, rata de acuratețe a inventarului este (5.000/6.000)*100 = 83,33%.

Metoda de evaluare a stocurilor este cea mai utilă pentru întreprinderile mari cu volume mari de stocuri. Deoarece nu pot folosi numărătoarea manuală, care este mai puțin practică sau consumatoare de timp pentru depozitele mari.

Discrepanțele stocurilor pot cauza multe probleme lanțului dvs. de aprovizionare. Site-ul dvs. web poate afișa starea greșită a disponibilității produsului, iar clienții pot comanda un produs care nu există în stocul dvs.

Înainte de a intra în soluții, ar trebui să cunoașteți în primul rând factorii care declanșează aceste inexactități.

Pierdere nedocumentată de inventar

Pierderea stocurilor, sau scăderea stocului, are loc atunci când există mai puține produse în stoc decât în ​​soldul înregistrat. Există multe motive pentru aceasta, cum ar fi furtul și erorile contabile sau daunele în timpul livrării.

Dacă aveți un articol deteriorat care nu poate fi vândut, excludeți-l din numărul fizic și notați-l în software. În caz contrar, dacă aceste pierderi nu sunt documentate, numărul dumneavoastră fizic nu se va alinia cu stocul înregistrat.

Cel mai bun mod de a evita acest tip de discrepanță este documentarea pierderilor imediat ce apar. Prin urmare, puteți urmări stocul dvs. și puteți căuta soluții pentru aceste pierderi.

Erori la onorarea comenzilor de la furnizori

Atunci când efectuați o comandă de achiziție (PO) de la furnizorul dvs., orice greșeli care apar în timpul onorării pot cauza inexactitate inventarului dvs. De exemplu, vă puteți înregistra inventarul înainte de a primi transportul. Dacă există o întârziere din partea furnizorului, clienții dvs. nu pot primi produsele la timp și vă rămâne să remediați aceste erori costisitoare.

Prin urmare, ar trebui să lucrați cu furnizori reputați în care puteți avea încredere pentru a-și asuma responsabilitatea pentru pașii greșiți. În plus, puteți solicita un e-mail pentru confirmarea onorării pentru a verifica din nou orice erori înainte ca furnizorul să vă expedieze PO.

Depozite dezorganizate

Multe depozite au aceeași problemă de dezorganizare. Când aveți un număr mare de articole, este mai ușor să le îndepărtezi fără un sistem de gestionare a stocurilor pentru depozitare. Un depozit dezorganizat face ca produsele să se piardă sau să nu fie urmărite corespunzător.

Dacă un articol este plasat în locul greșit sau are etichetare incorectă, va crea o inconsecvență între conturile fizice și înregistrările de inventar. Acest lucru vă costă vânzări deoarece produsele care nu pot fi găsite vor sta pe rafturi și vor deveni învechite.

Prin urmare, este esențial să vă organizați depozitele și să alegeți locații. Aranjați coșuri și paleți uniformi și configurați un standard de etichetare a inventarului pe care să-l urmeze culegerii și echipele de numărare.

Retururi gestionate greșit

O altă provocare care creează un inventar inexact este gestionarea greșită a returnărilor. Mărfurile returnate pot fi codificate incorect și pot cauza înregistrări de inventar false atunci când sunt restaurate în depozitul dvs. De exemplu, un produs deteriorat este marcat greșit ca „disponibil” și devine un „inventar fantomă”. Înseamnă că sistemul dvs. de inventar arată că un anumit bun este disponibil în timp ce nu este.

Pentru a face față retururilor gestionate greșit, ar trebui să aplicați un proces de returnare mai ușor și să automatizați sarcinile acolo unde este posibil pentru a reduce erorile umane din evidențele dvs. de inventar. Mai mult, instruiți-vă angajații să gestioneze corect retururile: aplicați codurile corecte înainte de a pune articolele din nou în stoc.

Cercetările de la Universitatea Auburn RFID Lab dezvăluie că acuratețea medie a stocurilor pentru comercianții cu amănuntul din SUA este de 65%. Înseamnă că peste o treime din timp, un comerciant cu amănuntul mediu nu știe unde este un anumit produs sau dacă este în stoc.
Cu toate acestea, 65% nu este un punct de referință bun. Rata optimă este de 100%, ceea ce lasă mult loc de îmbunătățire. Apropiindu-vă mai mult de această cifră, veți reduce timpul pierdut, reconciliând numărul de inventariere cu înregistrările de inventar.

În mod normal, cu cât faceți mai multe vânzări, cu atât este mai mare probabilitatea de discrepanțe în stoc. Astfel, pentru a vă gestiona magazinul în mod eficient, trebuie să concepeți metode care să controleze inventarul cu acuratețe, deosebit de importante pe măsură ce afacerea dvs. crește.

Acum că cunoașteți valoarea acurateței inventarului, importanța și provocările acesteia, haideți să explorăm cum să îmbunătățim acuratețea inventarului pentru marca dvs.

1. Investește într-un sistem de management al stocurilor

Un sistem de management al inventarului de înaltă tehnologie are automatizare și multe caracteristici pentru a vă asigura că inventarul dvs. este înregistrat cu acuratețe:

• Facilitați contorizarea inventarului fizic cu scanarea codurilor de bare: codul de bare vă ajută să urmăriți articolele între mii de SKU. Puteți crea etichete cu coduri de bare cu atribute personalizate, puteți gestiona lista de coduri de bare într-o singură vizualizare și puteți obține informații despre produse prin scanarea codului de bare. Acest lucru vă ajută personalul să sorteze, să găsească locații și să numere mai ușor produsele.
• Vizibilitate în timp real asupra transferului dvs. de inventar: împreună cu etichetele produselor, mișcarea stocului poate fi actualizată în timp real odată ce este scanat. Puteți ști exact unde sunt produsele dvs. în toate etapele lanțului dvs. de aprovizionare. Prin urmare, puteți urmări SKU-urile de-a lungul ciclului de viață al produsului, indiferent dacă este doar livrat de la un furnizor, plasat într-un depozit, mutat într-un magazin sau vândut. Această vizibilitate vă permite să urmăriți inventarul până la fiecare unitate, asigurându-vă astfel că inventarul este întotdeauna exact.
• Un sistem fiabil de gestionare a stocurilor vă va ajuta să scalați în mod durabil. Asigurați-vă că software-ul dvs. poate gestiona o gamă largă de afaceri cu funcții mai avansate dacă doriți să vă extindeți. În caz contrar, ar trebui să căutați un sistem de gestionare a stocurilor sau un sistem ERP mai bun și mai conectat.

2. Standardizați containerele și dimensiunile paleților pentru depozitare

După cum am menționat mai sus, un depozit organizat este un factor vital care influențează acuratețea stocului dumneavoastră. Coșurile și paleții standardizați sunt elementele principale ale unui depozit bine amenajat. Cu dimensiuni standard, vă puteți eficientiza fluxurile de lucru din depozit cu un proces eficient de deplasare a stocurilor.

În plus, optimizarea stocării în depozit vă ajută, de asemenea, să înregistrați inventarul mai precis. Când produsele dvs. sunt aranjate în coșuri sau paleți standard, este mult mai ușor să sortați, să numărați și să urmăriți aceste articole. Prin urmare, raportarea dvs. este, de asemenea, mai precisă și mai aliniată cu înregistrările dvs. de inventar.

3. Lucrează cu un partener de împlinire

În loc să vă stocați propriul inventar, puteți colabora cu o companie 3PL pentru a vă ocupa de activitățile de depozitare și de onorare a comenzilor. Compania de onorare vă poate stoca inventarul în depozitul său și îl poate gestiona pentru dvs. De asemenea, se ocupă de alegerea, ambalarea și expedierea produselor către clienții dvs.

Datorită sistemului complet de gestionare a stocurilor, un 3PL vă poate economisi mai mult timp și resurse decât o faceți singur. Prin externalizarea logisticii către profesioniști, vă puteți concentra pe alte sarcini pentru a vă dezvolta afacerea.

4. Implementați contorizarea ciclului

Numărarea ciclului este o procedură perpetuă de auditare a stocurilor în care numărați o mică parte din stoc în fiecare zi. Întregul dvs. inventar va fi numărat pe o bază rotativă.

Prin adoptarea unui program de numărare a ciclurilor, vă puteți bucura de o rată de precizie mai mare. În acest fel, orice erori descoperite în timpul acestor mici numărări vă vor ajuta să restrângeți unde să verificați discrepanțe. Astfel, puteți detecta și rezolva rapid problemele imediat pentru a vă ajusta în mod corespunzător înregistrările de inventar.

5. Efectuați audituri regulate ale stocurilor

Auditurile de inventar compară nivelurile fizice ale stocurilor cu evidențele financiare curente pentru a confirma corectitudinea contabilității. Dacă aveți un volum mare de stocuri, puteți angaja un auditor terță parte.

Spre deosebire de numărarea ciclului, care are loc continuu și în timp real, auditurile periodice au loc la momente specificate, cum ar fi lunar, trimestrial sau anual. Cu cât efectuați mai des un audit, cu atât vă veți bucura de mai multă acuratețe. Auditurile regulate ajută la identificarea micșorării stocului, cum ar fi articolele pierdute sau deteriorate, înainte ca aceasta să provoace probleme.

Stocurile exacte sunt esențiale pentru eficientizarea procesului de gestionare a stocurilor. Vă ajută să preveniți epuizările și stocurile excesive și să reduceți costurile operaționale. Sperăm că cele 5 bune practici pentru acuratețea inventarului v-au oferit cunoștințele potrivite pentru a vă stimula fluxurile de lucru de gestionare a inventarului. Un inventar foarte precis vă va informa cu o mai bună prognoză a cererii și va contribui la o mai mare satisfacție a clienților.