Un ghid în 5 pași pentru retragerea instrumentelor martech fără a întrerupe operațiunile

Auditarea regulată a stack-ului dumneavoastră martech trebuie să facă parte din procesul organizației dumneavoastră. În timpul unui audit, probabil că veți identifica o mână de instrumente care pot fi retrase din diverse motive.

Poate că compania dvs. a suferit o fuziune sau o achiziție și aveți instrumente duplicate care îndeplinesc aceeași funcție. Poate că alte instrumente din stiva dvs. ar putea avea funcționalitate adăugată, făcând un instrument redundant. Sau instrumentul pur și simplu nu este utilizat suficient pentru a justifica costul.

Sapă mai adânc: profitați la maximum de la stiva dvs.? Participați la sondajul de înlocuire MarTech din 2023

Indiferent de motiv, identificarea instrumentelor care pot fi retrase este o parte critică a unui audit martech. Dar ce se întâmplă după ce ai luat această decizie? Cum retrageți un instrument fără a provoca scandal în rândul utilizatorilor sau a rupe automatizările?

Retragerea software-ului martech necesită un proces de planificare amănunțit și o execuție curată. Iată cinci pași de urmat.

Pasul 1: Identificați integrările de sistem și dependențele de proces

Pentru a evita întreruperea operațiunilor dvs., este esențial să identificați ce alte sisteme și procese depind de instrumentul pe care intenționați să îl retrageți. Dacă lucrați pentru o organizație mare și instrumentul este în vigoare de mulți ani, acest lucru poate fi mai dificil decât pare. Dacă organizația dvs. nu a fost amănunțită în ceea ce privește documentarea, alte sisteme pot utiliza apeluri API sau exporturi de date din instrument fără ca dvs. să știți.

Chiar mai dificilă decât identificarea integrărilor sistemice este specificarea proceselor manuale care există în afara instrumentului, dar care depind de acesta. De exemplu, un raport este trimis din instrument pe care o altă echipă îl copiază/lipește manual într-un alt sistem. Aceste tipuri de soluții manuale se întâmplă mai des decât ați crede.

Începeți să vorbiți cu toată lumea și cu oricine din organizație care are o conexiune cu instrumentul. Dacă este posibil, găsiți persoanele implicate în implementarea inițială a instrumentului. Ei pot avea cunoștințele instituționale de care veți avea nevoie pentru a înțelege pe deplin impactul în aval al retragerii instrumentului.

Sapă mai profund: de ce agenții de marketing înlocuiesc martech-ul de bază

Pasul 2: Evaluați nevoile de migrare a datelor

Poate fi necesar să țineți cont de migrarea semnificativă a datelor ca parte a procesului de pensionare. Industriile puternic reglementate, cum ar fi serviciile financiare sau asistența medicală, au perioade obligatorii de păstrare a datelor (uneori chiar și șapte ani!).

Documentați ce date trebuie migrate și stabiliți unde trebuie să meargă acele date. Dacă vă mutați de la o platformă similară la alta, de exemplu, un sistem de automatizare a marketingului, puteți migra datele din vechiul instrument în cel nou. Întrebați noul dvs. furnizor cum și-au gestionat alți clienți nevoile de migrare a datelor. Aceștia pot oferi servicii profesionale sau pot îndruma echipa dumneavoastră IT către documentație solidă pentru cele mai bune practici pe care le-au văzut cu alți clienți.

Dar ce se întâmplă dacă retrageți o unealtă și nu o înlocuiți? Unde ar trebui să meargă acele date? Lucrați cu partenerii dvs. IT pentru a elabora un plan. Datele pot fi stocate pe un site SharePoint sau într-o nouă bază de date. Cea mai bună soluție va lua în considerare cât de accesibile trebuie să fie acele date și cine trebuie să le acceseze.

Dacă datele trebuie doar accesate rar, ar putea fi suficient să le stocați într-o bază de date pe care cineva din echipa de tehnologie o poate extrage o dată pe lună albastră. Cu toate acestea, dacă utilizatorii non-tehnici, cum ar fi agenții de marketing sau agenții de vânzări, trebuie să acceseze în mod regulat datele istorice, veți avea nevoie de o soluție mai ușor de utilizat.

Pasul 3: Identificați momentul potrivit pentru a vă pensiona și construiți un plan de proiect

După ce vă evaluați stiva martech, trebuie să identificați momentul potrivit pentru a retrage instrumentul. Acest lucru s-ar putea baza pe mai mulți factori, cum ar fi sfârșitul unui contract, finalizarea unui proiect sau sfârșitul unui an fiscal. Indiferent de motiv, asigurați-vă că timpul nu vă va perturba operațiunile.

Odată ce ați stabilit data țintă de pensionare, este timpul să vă construiți planul de proiect. Luând în considerare toate sistemele din aval afectate și nevoile de migrare a datelor de la pașii 1 și 2. Ar trebui să aveți toate informațiile de care aveți nevoie pentru a construi un plan de proiect care funcționează înapoi de la data țintă de pensionare.

Ce se întâmplă dacă munca de proiect pentru decuplarea sistemelor sau migrarea datelor vă va împinge să depășiți data țintă? Dacă data țintă s-a bazat pe un contract, negociați cu furnizorul pentru a vedea dacă puteți prelungi contractul de la o lună la lună pentru a vă oferi timpul de care aveți nevoie pentru a vă executa pe deplin planul, în loc să fiți blocat într-o reînnoire pe un an întreg.

Sapă mai adânc: 4 pași de urmat înainte de a porni, mergi pe noua ta platformă martech

Pasul 4: Elaborați un plan de comunicare

Comunicarea este vitală atunci când retrageți un instrument martech. Identificați toți cei care trebuie să fie conectați, cum ar fi angajații, partenerii agenției și, uneori, clienții externi. Anunțați-le suficient și fiți transparent cu privire la motivele retragerii instrumentului. De asemenea, ar trebui să comunicați planul dvs. de migrare a datelor către un nou instrument și ce asistență va fi disponibilă în timpul tranziției.

Dacă retrageți un instrument și îl înlocuiți cu altul, concentrați-vă comunicațiile pe beneficiile oferite de noul instrument. Distribuiți planul de instruire pentru ca utilizatorii să știe că vor primi sprijin pentru a-i ajuta să învețe noul instrument.

Încercați să lăsați instrumentele să se suprapună pentru o anumită perioadă, astfel încât utilizatorii să aibă o aterizare ușoară în care să înceapă să învețe noul instrument, având în același timp plasa de siguranță de a face lucrurile în modul vechi, dacă se află într-un termen limită greu și se luptă cu instrument nou.

Când retrageți un instrument care nu va fi înlocuit, discutați cu utilizatorii pentru a înțelege caracteristicile și funcționalitățile de care depind și lucrați pentru a construi un plan care să abordeze modul în care aceste nevoi pot fi îndeplinite prin alte instrumente sau procese.

Pasul 5: Retrageți instrumentul martech și vindeți câștigurile

Odată ce ați migrat datele din vechiul instrument și ați instruit angajații cu privire la utilizarea unuia nou, este timpul să vă pensionați. Perioada de după retragerea instrumentului este crucială pentru comunicare. Asigurați-vă că comunicați părților interesate „câștigurile” de la pensionare.

Care este rata de adoptare a utilizatorilor pentru noul instrument? Ce câștiguri de vânzări sau feedback pozitiv despre experiența clienților ați auzit despre noul instrument? Câte zile au trecut de când instrumentul a fost retras și nu au existat erori sau întreruperi ale operațiunilor? Ce noi investiții au fost făcute cu economiile de costuri din retragerea instrumentului?

Toate acestea sunt întrebări cheie care pot fi folosite ca punct de plecare pentru a reaminti părților interesate de ce instrumentul a fost retras în primul rând.

Retragerea instrumentelor vechi pentru o stivă martech mai eficientă

Studiile au arătat că organizațiile de marketing folosesc până la 91 de servicii cloud de marketing, iar umflarea instrumentelor poate reduce productivitatea. Pentru mulți agenți de marketing, „mai puțin înseamnă mai mult” și retragerea instrumentelor duplicate sau subutilizate poate fi arma secretă a unei echipe.

Atunci când se face corect cu un plan puternic, soluțiile de retragere vor avea ca rezultat o stivă martech mai slabă, mai ieftină și mai eficientă.