6 sfaturi pentru a organiza cu succes o întâlnire de afaceri

În ziua de azi, conducerea unei afaceri este nimic mai puțin decât o provocare. Angajații trebuie să aibă grijă de operațiuni, finanțe, recrutare, campanii de marketing și multe altele. În același timp, trebuie să aloce resurse pentru a asigura niveluri optime de eficiență.

Postare asociată: 9 sfaturi dovedite pentru un management eficient al întâlnirilor

Întreaga conducere trebuie să fie la curent cu lucrurile care se întâmplă în afacere. Pentru asta, trebuie să încorporezi întâlnirile de afaceri în programul de rutină. Aceste întâlniri sunt o parte inevitabilă a vieții profesionale. Acesta permite echipei să discute probleme urgente, proiecte și planuri în timp real, deschizând ușile pentru discuții practice. Invitarea unor opinii diferite la masă poate ajuta, de asemenea, la generarea de idei noi pentru afacere.

Cu toate acestea, întâlnirile pot fi, de asemenea, provocatoare. Uneori, oamenii ajung la timp, dar întâlnirea începe târziu. Uneori, agenda nu este clară, diferiți oameni se ceartă asupra lucrurilor, iar gazda nu se poate descurca. Astfel de întâlniri fac mai mult rău decât bine unei afaceri. Prin urmare, trebuie să înveți câteva reguli pentru a conduce o întâlnire eficientă. Pentru a vă ajuta, am enumerat șase sfaturi pentru a desfășura o întâlnire de afaceri cu succes.

1. Setați atmosfera potrivită

În calitate de proprietar sau manager de afaceri, trebuie să setați tonul potrivit pentru întâlniri. Depinde de tine dacă vrei ca întâlnirile să fie formale sau informale. De asemenea, decideți dacă doriți să aveți întâlniri în timp real sau virtuale. Trebuie să creați un link pentru întâlnirile virtuale și să îl distribuiți tuturor cu cel puțin o zi înainte.

În mod similar, trebuie să rezervați săli de conferințe sau întâlniri cu spațiu amplu pentru a desfășura întâlniri în persoană. În orice caz, trebuie să creați o atmosferă de respect reciproc în care participanții își pot împărtăși ideile și opiniile fără ezitare.

Mai mult, luați în considerare schimbarea atmosferei ori de câte ori vi se pare posibil. Majoritatea întâlnirilor sunt formale și par a fi o afacere plictisitoare pentru angajați. Pentru a contracara acest lucru, puteți merge în aer liber pentru o întâlnire pentru a lumina atmosfera. În caz contrar, puteți avea discuții informale săptămânal pentru a face sesiunile să pară mai puțin formale și pentru a atinge scopul în timp ce lăsați angajații să se ușureze.

2. Setați o ordine de zi a întâlnirii

Stabilirea unui plan poate suna ca o deloc pe cap, dar, din păcate, nu este cazul. Oameni diferiți aduc în discuție subiecte diferite, deviând de la scopul întâlnirii. Este esențial să stabiliți o agendă de întâlnire. Puteți rezuma acest lucru pe o fișă sau o puteți nota pe tablă, astfel încât toată lumea să știe de ce s-a adunat. Ar putea fi pentru a discuta idei de produse noi, a identifica o problemă, a depăși un obstacol sau orice se întâmplă în afacere.

Citește și: Cum să verifici dacă mașina ta are asigurare valabilă și fără taxe?

Odată ce scopul întâlnirii este clar, creați o listă de subiecte pe care doriți să le discutați. Alocați o anumită durată fiecărui subiect pentru a evita prelungirea întâlnirii. Trimiteți programul întâlnirii fiecărui participant în prealabil, astfel încât toată lumea să se poată pregăti. Amintiți-vă, stabilirea unei agende oferă o busolă pentru conversație. Acesta asigură că întâlnirea revine pe drumul cel bun ori de câte ori discuția se îndepărtează de curs.

3. Urmăriți Ceasul

Angajații își părăsesc sarcinile de rutină pentru a participa la aceste întâlniri; prin urmare, nu le place să fie ținuți să aștepte. Prin urmare, stabilește o oră fermă pentru a începe întâlnirea fără întârzieri. În loc să așteptați ca oamenii să se alăture, asigurați-vă că toți participanții sunt cu cinci minute mai devreme pentru a începe la timp. De asemenea, mențineți ritmul întâlnirii pe drumul cel bun și terminați la timp, mai degrabă decât să o trageți.

În plus, alegeți momentul potrivit pentru întâlnire. În cea mai mare parte, luni și vineri sunt cele mai aglomerate, așa că evitați să alegeți în aceste zile. Atenție la momentul potrivit pentru a organiza o anumită sesiune. Puteți oricând să discutați cu echipa dvs. pentru a găsi cel mai bun moment pentru a programa o întâlnire.

4. Dirijați discuția

Adesea, discuțiile întâlnirii rătăcesc în afara subiectului. Un lucru duce la altul, ceea ce înseamnă că participanții se pot abate de la subiect. Dirijarea conversației către subiectul sau ordinea de zi corespunzătoare în timpul întâlnirilor de afaceri este esențială. Cu toate acestea, întrebarea rămâne „cum?”

În primul rând, puteți alege câteva propoziții din notele dvs. ca element de discuție sau puteți pune o întrebare similară. De asemenea, dacă subiectul pare interesant sau valoros, sugerați să programați o întâlnire separată pentru a discuta ideea în continuare. În caz contrar, puteți afirma că conversația este în afara subiectului și că doriți să o îndreptați înapoi la plan. S-ar putea să ezitați în astfel de situații, dar cel mai bine este întotdeauna să vorbiți pentru a conduce întâlnirea cu succes.

5. Luați notițe și circulați minutele

Indiferent cât de atent ai fi într-o întâlnire, este esențial să iei notițe și să fii la curent cu toate informațiile. Acestea ar putea fi puncte de discuție, perspective asupra proiectelor viitoare sau întrebări deschise. Dacă aveți aceste indicații în scris, vă va ajuta să vă amintiți lucrurile. Pe baza acestui lucru, puteți planifica sarcini și livra proiecte.

În calitate de gazdă a întâlnirii, puteți desemna pe cineva pentru această sarcină și vă puteți asigura că scrie fiecare decizie și discuție crucială. Mai târziu, distribuiți aceste procese-verbale de întâlnire, astfel încât toată lumea să știe ce s-a întâmplat la întâlnire. Se va asigura că toți angajații sunt pe aceeași pagină și nimeni nu interpretează greșit ceea ce s-a spus la întâlnire. Având o evidență detaliată, de asemenea, va îmbunătăți credibilitatea, eliminând probabilitatea de greșeli și eșecuri.

Citește și: Pași simpli despre cum să găsești conturi Instagram care urmăresc înapoi instantaneu

6. Încheiați cu un plan de acțiune

Managerii lasă adesea o listă de lucruri pentru a finaliza înainte de încheierea întâlnirii, dar aceasta nu este abordarea potrivită. Trebuie să lăsați ultimele minute ale întâlnirii pentru a discuta următorii pași. Discuția ar trebui să se învârte în jurul cine este responsabil pentru ce. De asemenea, oferiți o perspectivă asupra termenelor limită, astfel încât angajații să știe că au obiective de atins.

Cel mai important, terminați întâlnirile în mod pozitiv, astfel încât angajații să se simtă motivați. Poate, spuneți-le despre o afacere viitoare sau despre ultimul client pe care l-ați asigurat. Veștile fericite și pozitive măresc moralul și îi încurajează să muncească mai mult pentru atingerea obiectivelor de afaceri.

Gânduri finale

Conducerea eficientă a unei întâlniri nu este nimic mai puțin decât o artă și o știință. Trebuie să vă asigurați că participanții sunt activi și își exprimă opiniile. De asemenea, stabilirea unui plan este o altă sarcină crucială. Îi ajută pe oameni să înțeleagă la ce să se aștepte de la întâlnire. Una peste alta, sesiunea ta poate avea succes dacă atinge scopul dorit. Prin urmare, dirijați discuția, primiți diferite puncte de vedere și încheiați-o cu un plan de acțiune.