6 cele mai frecvente greșeli de evitat atunci când organizați un eveniment corporativ

Totul trebuie să se alinieze dacă evenimentul tău corporativ va fi un succes și toată lumea vine fericită că a avut o zi bună, dar asta nu se întâmplă întâmplător.

Există multă planificare și gândire care trebuie făcută pentru a vă asigura că evenimentul dumneavoastră se desfășoară fără probleme și, de asemenea, vă ajută dacă puteți evita unele dintre greșelile clasice care pot arunca cu ușurință lucrurile.

POSTARE ÎNLEGĂ: PLANIFICAȚI UN EVENIMENT CORPORATIV UIMINO ÎN PRINCETON, NJ

CITEȘTE ȘI: ÎNCEPEREA O AFACERE MICĂ: SFATURI MAI PUȚIN VORBATE PE CARE TREBUIE SĂ ȘTIȚI

Iată o privire asupra unora dintre greșelile comune care pot strica ziua dacă nu ești atent, astfel încât să te asiguri că nu vei suferi o soartă similară cu propriul tău eveniment corporativ.

1. Care este scopul evenimentului tău?

Dacă evenimentul dvs. corporativ este organizat fără a avea un scop clar definit în minte, riscă să fie un adevărat non-eveniment.

Este foarte important să știi ce vrei să obții din eveniment și să ai niște scopuri și obiective clare.

A ști exact ce vrei să obții din eveniment vă va ajuta să vă modelați procesul de planificare și vă va oferi cea mai bună oportunitate de a pune totul în aplicare pentru a atinge aceste obiective.

CITEȘTE ȘI: URMAR TENDINȚELE INDUSTRIEI: CARE SUNT CELE MAI POPULARE 5 TIPURI DE MACARALE MOBILE?

Pe lângă definirea clară a obiectivelor dvs. cu privire la evenimentul în sine, este o idee bună să stabiliți câteva obiective măsurabile care vă vor permite să evaluați cât de mult succes a avut evenimentul ulterior.

CITEȘTE ȘI: CELE MAI MARE PREOCUPĂRI DE SĂNĂTATE PENTRU PROFESIONISTII IT

2. Alegerea locației greșite

Una dintre cele mai mari greșeli pe care le poți face este să alegi un loc nepotrivit pentru evenimentul tău.

Există numeroase modalități de a greși, cum ar fi alegerea unui loc care este prea mare pentru numărul de delegați care participă sau selectarea unui loc care nu are rețele bune de transport, ceea ce înseamnă că ratele de prezență vor avea de suferit dacă este greu să ajunge la.

Puteți consulta acest site web pentru a vă face o idee despre locațiile corporative de top și de ce funcționează.

Creați o listă de verificare cu funcțiile și opțiunile pe care le doriți de la locul dvs. și utilizați acea listă ca un plan pentru a alege un loc care să bifeze cât mai multe casete posibil.

Genul de lucruri pe care probabil că veți dori să le căutați sunt facilități bune de catering, un PA adecvat și o configurație media digitală care să vă permită să vă faceți prezentarea memorabilă din toate motivele potrivite, plus verificarea faptului că dimensiunea locației dvs. este potrivită. pentru numărul anticipat de persoane prezente.

CITEȘTE ȘI: INTERNETUL TĂU VA FI MAI RAPID CÂND ESTE CONECTAT LA UN VPN?

3. Numărul potrivit în echipa ta

Nu doriți ca delegații să se plângă că nu pot să bea o băutură sau să simtă că au fost lăsați să se descurce singuri, deoarece nu există suficient personal în jur pentru a merge.

Dacă evenimentul dvs. corporativ este lipsit de personal, ar putea fi un potențial dezastru și ar putea strica cu ușurință orice impresie bună pe care o faceți cu prezentarea sau lansarea produsului.

CITEȘTE ȘI: 7 PASI PENTRU A PROIECTA ȘI A CONSTRUCȚI PLANCI DE CIRCUIT IMPRIMATE

Dacă aveți doar o echipă mică de oameni care lucrează pentru dvs., este posibil să aveți nevoie să angajați membri suplimentari ai personalului pentru ziua respectivă.

Costurile cu personalul pot fi o povară financiară și ar putea fi tentant să mențineți cifrele scăzute pentru a economisi bani, dar asta s-ar putea dovedi a fi o economie falsă dacă echipa ta se luptă să facă față tuturor lucrurilor pe care le are de făcut în ziua respectivă.

4. Pregatita pentru orice eventualitate

Vei avea întotdeauna speranța că evenimentul tău va fi un mare succes și totul merge conform planului în ziua respectivă, dar nu este neobișnuit ca anumite lucruri să meargă prost, iar circumstanțe neprevăzute pot arunca rapid totul în haos.

Nu trebuie să fie așa, iar lucrul inteligent de făcut este să accepți că ceva s-ar putea să nu meargă conform planului și să vorbești despre unele scenarii potențiale înainte de evenimentul în sine.

Dacă echipa ta este pregătită pentru neașteptate și toată lumea știe cum ar putea arăta planul B, acesta poate ajuta să reacționeze mai ușor la scenariile negative și provocatoare.

CITEȘTE ȘI: 5 SECRETE PENTRU OBȚINEREA SUCCESULUI RAPID PENTRU STARTUP-UL TĂU ONLINE

Descrieți un plan de urgență viabil și asigurați-vă că echipa dvs. este bine instruită cu ce trebuie să facă în continuare atunci când ceva nu merge conform planului.

5. O linie bună de comunicare

Pe o ordine similară cu a avea un plan de urgență, un alt aspect important al planificării evenimentului care este adesea trecut cu vederea este necesitatea unei comunicări clare între toate părțile implicate în organizarea evenimentului.

CITEȘTE ȘI: CUM SĂ ÎNCEPEȚI O AFACERI MICI DE SHOWROOM DE RETAIL

Un eveniment corporativ necesită un dialog deschis și o comunicare regulată cu toți oamenii relevanți și companiile externe care fac parte din proces.

Dacă folosiți catering în exterior sau vă bazați pe furnizori externi, de exemplu, este vital ca echipa dvs. de planificare să comunice regulat cu orice sursă externă, astfel încât toată lumea să știe exact ce se așteaptă de la ei și la ce interval de timp lucrează.

6. Delegații confuzi

Rămânând pe subiectul unor linii bune de comunicare, nu uita că delegații tăi au nevoie de îndrumare cu privire la eveniment și vei dori ca ei să-ți găsească evenimentul cu ușurință odată ce ajung în clădire.

Scopul ar trebui să fie de a oferi participanților o mulțime de informații despre cum să ajungă la eveniment în sine și despre ceea ce nu doriți să suferiți atunci când ajung acolo este lipsa unui semnalizare clară.

Intrați în clădire ca și cum ați fi un delegat în prealabil și asigurați-vă că afișați un semnalizare adecvată, care să îi ajute pe toți să ajungă acolo unde trebuie, cu minimum de agitație.

CITEȘTE ȘI: 5 BENEFICII ALE SCHIMBĂRII VALUTEI LA O SCHIMBĂ DE ÎNCREDERE

Fii atent totuși, deoarece chiar nu vrei să bombardezi oamenii cu prea multe informații și prea multe semne și instrucțiuni în jurul clădirii ar putea deruta și frustra cu ușurință oamenii.

Dacă vă asumați rolul de manager de evenimente, veți aprecia fără îndoială că este o meserie care vine cu multă responsabilitate, dar dacă vă planificați meticulos și eviți unele dintre cele mai frecvente greșeli, nu există niciun motiv pentru care să nu vă puteți bucura o zi reusita.

Acordați-vă suficient timp pentru a vă organiza evenimentul corporativ și pentru a crea o listă de verificare și un plan cu care să lucrați și să le împărtășiți altora.