4 pași pentru căutarea DAM mai rapidă: Crearea unei convenții de denumire a fișierelor

O convenție de denumire a fișierelor este un standard necesar pentru implementarea managementului activelor digitale (DAM), deoarece realizează mai multe lucruri. Convențiile de denumire:

• Potriviți funcționalitatea de căutare DAM prin furnizarea de termeni de căutare în nume care nu necesită etichetare ulterioară.
• Simplificați procesele automate ale fluxului de lucru prin furnizarea de indicații de text direcționale care indică „unde” fișierele ar trebui să fie stocate în taxonomia DAM.
• Indicați informații de bază despre ceea ce se află în interiorul unui fișier oricărui utilizator din cadrul organizației fără a fi necesar să îl inspectați manual.

Mai jos sunt patru pași pe care o echipă DAM îi poate urma pentru a-și implementa propria convenție de denumire a fișierelor și pentru a permite asimilarea și găsirea rapidă și precisă a activelor DAM.

1. Înțelegeți cum puteți face căutarea mai rapidă în DAM

Aflați despre clasificarea documentelor

Se spune adesea că cea mai înaltă formă de lingușire este furtul, dar să-i spunem „împrumut”. Căutați grupuri care trebuie să încorporeze documente complexe în căutarea simplificată a întreprinderilor, inclusiv:

• Bibliotecarii (Harvard are un ghid minunat asupra subiectului).
• Arhiviștii (cum ar fi cei de la Națiunile Unite).
• Organisme științifice (cum ar fi Organizația Internațională de Standardizare).

Chiar și o privire asupra exemplelor de convenții vă va oferi o idee. Documentele tale vor fi mult mai ușor de împărțit și cucerit.

Antrenează-te

Fiți la curent cu cum să creați fațete de căutare, comenzi rapide, link-uri, etichete utile și fluxuri de lucru automate în DAM-ul dvs., care vor accelera absorbția și arhivarea. Cele mai multe dintre aceste procese sunt ușor de învățat. Când timpul vă permite, creați documente, foi și videoclipuri pentru echipa dvs., pentru a vă asigura că toată lumea este pregătită pentru un DAM optimizat.

Sapă mai profund: Etichete vs. metadate în DAM: Care este diferența?

2. Înțelegeți cum sunt create lucrurile

Aflați cum managerii de proiect creează nume/numere pentru proiecte și fișiere

Echipele creative sunt, de obicei, organizate prin departamente solicitante, cu manageri de proiect desemnați fiecăruia și furnizori calificați care deservesc uneori mai multe departamente, pe măsură ce nevoile cresc și descresc.

• Care sunt funcțiile date, tipurile de active și alte informații pe care le pun în numele fișierelor în prezent?
• De ce o anumită parte a numelui apare prima, mijlocul sau ultima?

Managerii de proiect vor fi o mulțime de informații despre și cum sunt de obicei denumite fișierele.

Colectați nume și acronime curente

Nu este nevoie să reinventezi roata - și de ce ai vrea? Acronimele existente pot fi revizuite pentru lungime și pentru a se asigura că nu se suprapun.

Pe măsură ce revizuiți lista, modurile de a scurta și de a distinge numele bine folosite de cele utilizate mai rar vor ieși în evidență. Luați legătura cu managerii de proiect în timp ce compilați și alegeți-le creierul pentru alții care pot fi folosiți mai rar.

3. Înțelegeți cum sunt folosite lucrurile

Întâlniți-vă cu părțile interesate cheie

Începeți cu unitățile organizaționale care solicită active din producție. Apoi cereți un voluntar care să le servească drept contact DAM. Aceste persoane de contact pot explica ce se întâmplă atunci când își primesc bunurile.

De exemplu, site-urile de marcă afișează majoritatea activelor digitale și există restricții de platformă și convenții privind procesele de afaceri pentru dispunerea lor.

Reduceți la cerințele obligatorii

Departamentul Winnow are nevoie prin reunirea elementelor comune. Încurajați părțile interesate să facă sacrificii concentrându-se pe ceea ce este cu adevărat cea mai importantă informație. De ce elemente de numire se pot face fără sau cu care pot învăța să trăiască, de dragul unei convenții armonizate care să fie sensibilă în întreaga organizație?

De exemplu, dispoziția companiei noastre de marketing digital a determinat deciziile cu privire la elementele care apar atunci când . Data publicării, de exemplu, apare prima deoarece afectează modul în care sunt afișate programatic elementele site-ului. Această dată a fost mai puțin importantă pentru alte departamente, dar o variabilă cheie pentru marketing, cel mai mare solicitant al producției.

Sapă mai profund: structura de guvernare a DAM definită și explicată

4. Introduceți noua convenție cât mai simplu posibil

Ușurează denumirea cu un generator de nume de fișiere

Încorporați denumirea fișierelor în instrumentele dvs. de management de proiect și în DAM, astfel încât acestea să fie propagate către alte platforme SaaS și organizația mai largă. Un generator de denumire a fișierelor poate fi creat în Microsoft Excel sau Google Sheets folosind formule text. Numele fișierului poate fi apoi copiat într-un instrument precum Adobe Illustrator atunci când un fișier este salvat.

Un generator de nume îi ajută și pe membrii echipei să învețe ritmul convenției de denumire. Asigurați-vă că există și o listă principală care explică denumirea și listează toate acronimele.

Antrenează-te în grupuri mici

Echipa noastră a dezvoltat o convenție finală de denumire a fișierelor în mai multe apeluri cu liderii părților interesate. Pe parcursul apelurilor, echipa a devenit mai confortabilă cu DAM, cu funcționalitatea sa de căutare și cu modul în care convenția ar ajuta căutarea să funcționeze mai rapid pe termen lung.

După finalizarea convenției, acești părți interesate au organizat sesiuni de formare cu noi și cu echipele lor individuale. Sesiunile au fost mult îmbunătățite datorită acelei majorete care se simțea confortabil cu convenția și înțelegea de ce era lansată.

Nu uitați să vă adaptați pe măsură ce nevoile se schimbă

Convenția dvs. de denumire se va scurta pe măsură ce utilizatorii învață modalități de a simplifica elementele din nume - tipuri de active, numere de proiecte, furnizori, unități organizaționale, dimensiuni, unde sunt trimise activele, date și multe altele. Echipele care folosesc „noul normal” vor face ca cunoștințele lor și ale altor angajați individuali să devină „încorporate” în active, astfel încât să poată fi regăsite cu ușurință.

În curând, vor sugera modificări pentru a optimiza numele fișierelor, introducând acronime noi și mai bune și alte elemente care vor face procesul de denumire mai ușor și mai rapid pentru toată lumea.

Sapă mai adânc: iată de ce aveți nevoie de un flux de lucru DAM - și cum să-l mapați