Cum să vă protejați și să vă folosiți singura sursă de adevăr

Îți amintești că te-ai jucat la Telephone (a/k/a Whisper Down the Lane) când erai copil?

Acolo șoptești o propoziție la urechea cuiva care i-o șoptește altcuiva și continuă până la sfârșitul firului. Ultima persoană anunță apoi ceea ce a auzit pentru a vedea cât de asemănător este cu originalul. Alertă spoiler: Nu a fost aproape niciodată la fel. În unele cazuri, rezultatul final ar fi atât de mult diferit încât era complet de nerecunoscut din materialul sursă.

Este obișnuit să auzim despre sistemul de management al activelor digitale (DAM) al unei companii denumit „sursa unică a adevărului” pentru toate activele sale. Ar trebui să fie prima și singura dvs. oprire atunci când aveți nevoie de versiunea actuală aprobată a unui activ. Dar ce se întâmplă când descărcați acel material și apoi îl încărcați într-unul sau mai multe sisteme sau site-uri separate? Dacă acel material este actualizat, cum actualizați copiile în toate celelalte locații?

Atunci este foarte ușor să ajungi într-o situație similară cu ceea ce se întâmplă în Telefon.

Cu cât activul și metadatele sale se deplasează mai departe din DAM, cu atât este mai probabil să fie depășit. De fiecare dată când luați un activ din DAM și îl încărcați manual într-un alt sistem, introduceți riscuri. Metadatele pot fi introduse incorect sau pot scădea complet, numele fișierelor se pot schimba. Fără acestea, pierzi orice înregistrare a ceea ce se face cu acel activ în ceea ce privește când, unde și de către cine. Cu cât este mai greu de urmărit, cu atât mai puțină consistență în managementul mărcii dvs.

Sapă mai profund: metadatele DAM: de ce mai puțin înseamnă mai mult

Încărcarea aceluiași activ în mai multe locații nu este doar riscantă, ci și ineficientă. Fiecare încărcare este o sarcină redundantă. Timpul angajatului este mai bine cheltuit pe o muncă care oferă mai multă valoare. Amintiți-vă, spațiul de stocare nu este nelimitat și nu este gratuit. Mai multe copii vă pot aduce mai multe cheltuieli pentru o capacitate de stocare mai mare.

Niciun DAM nu este o insulă

O modalitate esențială de a minimiza riscul, de a menține consistența conținutului, de a crea eficiențe și de a crește rentabilitatea globală a investiției DAM este integrarea acestuia cu celelalte instrumente și sisteme.

Aveți vreunul dintre aceste instrumente care utilizează (sau ar trebui să fie) activele din PZU?

• Platformă de management al mărcii.
• Sistem de management al conținutului (CMS).
• Sistem de management al relațiilor cu clienții (CRM).
• Sistemul de management al riscului întreprinderii (ERM).
• Automatizare de marketing.
• Sistem de management al informațiilor despre produs (PIM).
• Instrumente de management al rețelelor sociale.

Știi cât de bine sunt integrate cu DAM-ul tău? Dacă nu, ar trebui.

Nu vă limitați integrările la sisteme și instrumente din aval de DAM. Da, doriți ca PZU să împingă acel activ final aprobat direct în câte locuri este nevoie, dar ce este în amonte de el? Ce fluxuri de lucru există în jurul proceselor dvs. de creare de conținut, colaborare și aprobare? De asemenea, luați în considerare aceste sisteme și instrumente drept posibili candidați la integrare:

• Software de proiectare și/sau instrumente de creare de documente
• Software de management de proiect

Și ce zici de analiză? Având o modalitate integrată și automată de a vă urmări activele după ce acestea părăsesc DAM-ul dvs., vă poate arăta cum se descurcă marketingul dvs. în timp real și vă permite să puneți o valoare tangibilă asupra activelor dvs. DAM-ul dvs. probabil are capacitatea de a vă anunța de câte ori a fost descărcat un material, dar apoi de câte ori a fost folosit după aceea? Câți ochi l-au văzut și unde? Cu cât aveți mai multă vizibilitate când, unde și cum este utilizat un activ, cu atât puteți fi mai eficient atât în ​​elaborarea strategiei digitale, cât și în găsirea eficienței prin reutilizarea conținutului de succes.

Desenarea hărții

Odată ce ați identificat sistemele și instrumentele pe care doriți să le integrați cu DAM-ul dvs., de unde începeți?

Vă sugerez să vă concentrați pe metadate. Schema de metadate din DAM este definită și în ordine, dar cum arată în celelalte sisteme cu care veți integra? Alinierea metadatelor pe toate sistemele dvs. nu este doar cea mai bună practică pentru guvernarea datelor și susținerea integrității metadatelor, dar este și esențială pentru o conexiune bună între sisteme. Dacă metadatele dvs. nu sunt aliniate în sistemele dvs., este echivalent cu adunarea într-o cameră a unui grup de persoane care vorbesc limbi diferite și să vă așteptați să comunice imediat fără probleme. Sigur, în cele din urmă își vor da seama, dar până atunci va fi un drum lung și accidentat.

Dacă vă pregătiți să vă integrați DAM-ul cu alt sistem, veți dori să vă puneți aceste întrebări despre metadate:

• Dacă activele vin în DAM dintr-un sistem sau un instrument din amonte, ce metadate vor veni cu ele? Există metadate adăugate în DAM care ar putea sau ar trebui adăugate în acel sistem de flux în amonte?
• Odată ce activul ajunge în DAM, ce metadate suplimentare ar putea fi nevoie să fie adăugate la acesta?
• Pentru fiecare sistem din aval cu care vă integrați, ce metadate trebuie să meargă cu activul? Ce câmpuri trebuie mapate de la DAM la sistemul din aval?

După ce ați definit ce câmpuri de metadate vor fi mapate în sistemele dvs., veți dori să aliniați atât numele câmpurilor, cât și orice vocabular controlat atașat acelor câmpuri. A avea un sistem care folosește un anumit termen asociat cu marca dvs. și un alt sistem care utilizează acronimul pentru acel termen este o rețetă pentru confuzie. Faceți pe toți să vorbească aceeași limbă.

Oferându-ți spațiu să crești

Integrarea DAM-ului dvs. nu este doar un lucru plăcut, ci este o necesitate. DAM este singura ta sursă de adevăr, locația ta centrală pentru toate activele finale aprobate, gata să te ajute să promovezi mesajele mărcii tale în lume. Integrările vă ajută să gestionați și să controlați mesajele respective pentru coerența vocii mărcii dvs. De asemenea, îmbunătățesc eficiența și minimizează riscurile prin automatizarea sarcinilor manuale, redundante și prin promovarea reutilizarii conținutului existent, oferind membrilor echipei mai mult timp de alocat lucrărilor valoroase și creative.