Quem é quem em um programa de e-mail bem-sucedido?

Em nosso trabalho diário na Validity, trabalhamos com equipes de e-mail de todas as formas e tamanhos em todo o mundo. Isso nos ajuda a conhecer e entender as principais funções em um programa de e-mail bem-sucedido do começo ao fim.

Embora as soluções de e-mail, como nosso conjunto de produtos de capacidade de entrega, sejam projetadas para ajudar a identificar problemas ou riscos, às vezes você pode ficar pensando “e agora?” ou “quem eu peço para fazer isso?”

Como profissional de marketing, é importante saber a qual recurso recorrer (dentro e fora da organização) para fazer as coisas.

As funções e responsabilidades em um programa de e-mail podem ser limitadas a apenas uma pessoa, que assume todas as funções que discutiremos, ou podem incluir uma variedade de equipes com base na complexidade da organização. Esse ecossistema também pode incluir uma fonte externa, como um provedor de serviços de gerenciamento (MSP) ou um advogado.

Então, vamos falar sobre como operar um programa de e-mail desde o início. Esta não é uma lista exaustiva de tarefas, pois algumas tarefas podem exigir várias etapas. Mas, isso lhe dará um ponto de partida e alguma direção.

Configure seu domínio de envio

Ter um domínio específico para o seu negócio (em vez de depender de um endereço de e-mail mais pessoal de um provedor gratuito como Outlook ou Gmail) é extremamente importante.

Por que?

• Credibilidade: Ao usar o nome da sua empresa como domínio de envio, você ganha credibilidade com sua base de assinantes.
• Reconhecimento da marca: o uso de um domínio comercial ajuda a aumentar o reconhecimento da marca e evitar confusão com o assinante final.
• Maior segurança: um domínio comercial ajuda a proteger suas contas, tanto interna quanto externamente.

Falei com nosso próprio Diretor Sênior de TI, Dean O. sobre esse assunto. Seus pensamentos eram claros: “Eu sempre questiono as empresas que estão usando uma conta de e-mail gratuita como o Gmail, mesmo em uma operação para duas pessoas.Eu acho, cresça!Tenha um domínio de negócios!”

Se não tiver certeza de como obter e registrar um nome de domínio, você pode trabalhar com sites de hospedagem populares como GoDaddy ou domain.com, ou pode identificar e selecionar um provedor de serviços de e-mail (ESP) e eles podem fazer isso por você. Seu ESP também será responsável por atribuir um endereço IP a você.

Selecione um provedor de DNS

Espere, um DN-o quê?

O DNS (Domain Name Server) fornece instruções e informações sobre um domínio, incluindo qual endereço IP está associado a esse domínio e como lidar com solicitações desse domínio.

O DNS foi criado porque os humanos têm mais facilidade em lembrar nomes (por exemplo, www.yourbusiness.com ) em vez de uma série de números como seu endereço IP.

O provedor de DNS pode gerenciar o processo de registro de domínio, portanto, quando estiver procurando soluções, pergunte se isso faz parte dos serviços incluídos, pois isso economizará uma etapa posterior. Como parte do DNS, você criará um arquivo de zona hospedada ao qual você ou sua equipe de TI terá acesso. O arquivo de zona conterá informações importantes que os provedores de caixa de correio procurarão. Por exemplo, um registro SPF ou vários identificadores TXT necessários para configurar o Google Postmaster Tools.

Essa função geralmente é executada por uma pessoa de TI ou um administrador de rede. Isso também pode ser terceirizado para um provedor de serviços gerenciados (MSP), que é ideal para pequenas e médias empresas. Você verá que o MSP é semelhante a um consultor de TI.

Verifique se a autenticação está configurada corretamente

Autenticação de e-mail é o processo de confirmação e verificação da identidade digital de um remetente. Ao confirmar que um remetente é quem afirma ser, a autenticação protege a marca e os destinatários de e-mail contra ataques de spoofing e phishing.

No e-mail marketing, existem três pilares de autenticação:

• SPF (Estrutura de política do remetente)
• DKIM (correio identificado por DomainKeys)
• DMARC (autenticação, relatórios e conformidade de mensagens baseadas em domínio)

SPF e DKIM são obrigatórios e são os mais usados ​​pelos remetentes de e-mail. O DMARC pode ser configurado a qualquer momento quando o SPF e o DKIM estiverem em vigor. Seu ESP geralmente gerencia SPF e DKIM, enquanto o DMARC é atualizado no arquivo de zona DNS por uma pessoa de TI, um administrador de rede ou seu MSP.

Procure aconselhamento jurídico

Antes de enviar campanhas por e-mail, você deve envolver sua equipe jurídica (interna ou externa) para garantir a conformidade com o CAN-SPAM e várias leis de privacidade estaduais aqui nos EUA.

Quando se trata de criar conteúdo para enviar aos seus assinantes, certos elementos de e-mail são necessários. Por exemplo, os modelos de e-mail devem incluir seu endereço físico, o que costuma surpreender os profissionais de marketing mais novos.

Lembre-se de que o que estou compartilhando aqui não é um conselho jurídico e não é uma lista exaustiva.

Se você estiver enviando e-mails internacionalmente, haverá considerações adicionais, como leis de privacidade GDPR, CASL ou LGDP com base em onde seus assinantes - não você - estão localizados. Sua equipe jurídica ajudará você a navegar por esses regulamentos em evolução.

Verifique os loops de feedback

Seu ESP será responsável por garantir que os loops de feedback apropriados sejam configurados, o que permite a identificação e remoção de assinantes que marcam seu e-mail como lixo ou spam.

Por que alguém marcaria seu e-mail como spam ou lixo eletrônico? Existem muitos motivos, mas alguns motivos comuns são que o assinante não considera mais seu conteúdo relevante, não consegue encontrar o link de cancelamento de inscrição (isso também é necessário em seu modelo de e-mail!), ou talvez eles não tiveram uma boa experiência com sua marca.

Embora seu ESP seja responsável pelos ciclos de feedback, você precisará verificá-los para ter certeza de que estão funcionando conforme o esperado.

Conheça o seu processo de gerenciamento de rejeição

O ESP também terá regras definidas sobre como gerenciar endereços de e-mail que são devolvidos.

Para configuração técnica, não há nada para você se preocupar. Mas vocêdeveestar ciente depor queos endereços estão sendo devolvidos ou bloqueados por provedores de e-mail como Yahoo ou Gmail. Seu ESP poderá fornecer relatórios sobre códigos de devolução se houver um problema.

Alguns motivos comuns de devolução podem incluir o envio para um endereço de e-mail inválido ou o envio para uma caixa de entrada de assinante que está cheia.

Crie e mantenha sua lista de assinantes

Nunca compre listas. Sempre. A aquisição da lista precisa acontecer organicamente, com os assinantes consentindo em receber suas mensagens.

Para criar sua lista, adicione um formulário em seu site onde os assinantes podem optar por receber seus e-mails. Certifique-se de capturar e manter o dia e a hora em que a pessoa optou por receber seus e-mails.

Esta é uma informação importante para reter no caso de qualquer ação legal tomada contra sua marca no que se refere ao seu programa de e-mail. Um administrador de e-mail ou administrador de banco de dados será responsável por manter seu banco de dados de assinantes.

Falando em listas, você deve realizar uma higiene regular em sua lista de assinantes.

Use uma solução, como o Validity BriteVerify, para ajudar a identificar registros inválidos, com erros de digitação ou mesmo se a caixa de correio de um assinante estiver cheia. O serviço fornecerá orientação sobre quais contatos suprimir e quais são válidos e podem ser enviados por e-mail.

Idealmente, você empregará um serviço de validação de e-mail para ajudar a manter sua lista de assinantes limpa, mas, no mínimo, certifique-se de verificar manualmente problemas de sintaxe e erros de digitação óbvios.

Crie seu conteúdo

Agora um pouco de diversão! É hora de pensar no conteúdo e no design do seu e-mail. Existem algumas boas opções de modelo de arrastar e soltar que podem se inspirar em seu site para ajudar a criar seus modelos. Alguns ESPs fornecem isso como parte de seu serviço. Você também pode fazer parceria com um fornecedor que oferece esse serviço.

Ao criar, pense no que você gosta e no que chama a atenção na sua própria caixa de entrada.

Por fim, certifique-se de verificar como o criativo é processado em vários dispositivos e certifique-se de otimizar para usuários móveis antes do envio.

Envie o e-mail!

A implantação do e-mail será feita por você quando estiver logado no seu ESP. Mas antes de clicar em enviar, certifique-se de que o nome da sua marca seja o seu “amigável de”.

Isso é diferente do endereço de e-mail completo — é mais como um apelido para esse endereço de e-mail. Ele nos diz de qual empresa o e-mail está vindo sem que tenhamos que olhar as informações do domínio de envio.

Usar o nome da sua empresa facilitará o reconhecimento do assinante e diminuirá o risco de seu e-mail ser marcado como lixo eletrônico.

Aqui está um exemplo amigável da Validity:

Monitore o desempenho do seu e-mail

O e-mail foi finalmente enviado! Então, e agora?

Você vai querer medir seu sucesso e saber se algo está errado. Acompanhe as principais métricas, como aberturas, cliques, rejeições, reclamações e cancelamentos de inscrição.

Você também deve ficar de olho se o seu e-mail está caindo nas caixas de correio de seus assinantes (não nas pastas de spam) usando uma solução de capacidade de entrega de e-mail como nossa plataforma Everest. Com o Everest, você pode monitorar facilmente seu domínio e reputação de IP, posicionamento da caixa de entrada por provedor de caixa de correio, verificar as renderizações do design antes de enviar e muito mais.

Então, essa é a composição básica de um programa de e-mail de alto desempenho. Aqui está um guia de referência rápida recapitulando o que acabamos de aprender.

Mas lembre-se: nenhuma equipe está completa sem as ferramentas e tecnologias certas.

Para ver o que o Everest pode fazer por você, converse hoje mesmo com nossa equipe de especialistas em e-mail!