O que é digitalização de documentos e por que vale a pena implementá-la?

Graças à digitalização, você não precisa se preocupar com a destruição de seus documentos, por exemplo, como resultado de derramamento de café, incêndio ou qualquer outro evento inesperado. Todos os materiais digitais podem ser recuperados mesmo em caso de falha do computador.

Há algum tempo, toda empresa ou secretaria possuía um espaço especialmente projetado onde coletavam e armazenavam documentos em papel. Hoje em dia, porém, o arquivamento de documentos parece completamente diferente – os arquivos tradicionais estão se tornando obsoletos.

A chamada digitalização é responsável por este fenômeno. O que é e o que vale a pena saber sobre isso? Por que vale a pena implementar esta solução na sua empresa?

O que é digitalização de documentos e o que ela envolve?

A digitalização de documentos é o processo de transformação de documentos em papel em formato digital. Graças a isso, as informações contidas nesses materiais tornam-se facilmente acessíveis a partir de um computador e de um dispositivo móvel.

Eles podem ser rapidamente pesquisados, armazenados com segurança e submetidos a diversas atividades eletrônicas – compartilhados, assinados, aprovados, registrados ou editados.

Muitos tipos de documentos podem ser digitalizados:

1. Faturas – A digitalização das faturas permite uma fácil gestão e acesso rápido às informações sobre as transações.
2. Contratos – Cópias digitais de contratos permitem que sejam facilmente armazenados e compartilhados.
3. Relatórios financeiros – A digitalização de relatórios financeiros facilita a análise de dados e a tomada de decisões de negócios.
4. Documentos pessoais – Versões digitais de documentos de funcionários, como contratos de trabalho, permitem fácil gerenciamento de dados pessoais em um único aplicativo.
5. Notas comerciais – A digitalização de notas facilita a comunicação entre os membros da equipe.
6. Formulários de inscrição – São mais fáceis de preencher e processar do que os tradicionais.
7. Documentos legais – Cópias digitais de documentos legais facilitam seu acesso e arquivamento.
8. Registros médicos – Os registros médicos eletrônicos facilitam o gerenciamento dos dados do paciente.
9. Correspondência – A digitalização da correspondência permite uma fácil gestão e acesso rápido a mensagens importantes.

Não só os documentos podem ser digitalizados, mas também, por exemplo, gravações sonoras ou microfilmes. Este processo é também perfeito para arquivar materiais de biblioteca e permite, por um lado, disponibilizá-los aos utilizadores e, por outro, proteger o original contra danos.

Por que a digitalização de documentos é aconselhável?

A digitalização permite que todos os documentos sejam armazenados em formato digital. Mas quais são os benefícios de decidir implementá-lo? O que você, como empresário, e os funcionários que gerencia ganham? Esses são os efeitos positivos da digitalização de acervos, arquivos e todo tipo de documentação para sua empresa.

1. Economizando espaço de escritório
2. Tornando o trabalho diário mais fácil
3. Armazenamento seguro de documentos
4. Proteção de documentos contra destruição
5. Maior qualidade no atendimento ao cliente
6. Digitalização e proteção ambiental

Como implementar a digitalização na sua empresa?

Implementar a digitalização de documentos em uma empresa é um processo complexo. No entanto, com planejamento e implementação adequados, trará muitos benefícios para as empresas. Lembre-se, porém, de que a chave do sucesso não é apenas a tecnologia em si, mas também o comprometimento e a disposição dos funcionários para mudar.

O próprio estilo de trabalho do fornecedor do sistema de digitalização de documentos também é muito importante. Deverá prestar serviços abrangentes e cooperar em todas as fases da implementação.

Vale atentar para se dedica tempo suficiente à entrevista de pré-implementação, bem como se oferece suporte pós-implementação e consultoria geral de negócios na área de tecnologia.

A implementação em cada empresa será completamente diferente. As ferramentas de digitalização e a estratégia de implementação são adaptadas à natureza específica do negócio, ao seu setor, tamanho, objetivos e necessidades.

Porém, uma adaptação bem conduzida deve contemplar as seguintes etapas:

1. Definição de metas e requisitos

O primeiro passo é definir o que você deseja alcançar com a digitalização de seus documentos. Trata-se de melhorar os processos de negócios? Economia de espaço? Reduzindo o custo?

Defina seus objetivos e requisitos para poder planejar bem todo o processo.

2. Análise da Situação Atual

Em seguida, analise a situação atual da sua empresa. Que tipos de documentos são usados ​​atualmente? Como eles são armazenados e gerenciados?

Isso o ajudará a compreender quais mudanças são necessárias e quais desafios podem surgir.

3. Escolhendo a tecnologia certa

O próximo passo é selecionar ferramentas e tecnologias adequadas para digitalização de documentos. Existem muitos sistemas e soluções diferentes disponíveis no mercado. Portanto, é importante fazer uma escolha informada que atenda a todas as suas necessidades.

Para tanto, é necessário realizar pesquisas aprofundadas no setor de fornecedores desse tipo de soluções.

4. Planejamento e Preparação

Depois de escolher a tecnologia certa, é hora de planejar e se preparar. Decida quais documentos serão digitalizados primeiro, estabeleça um cronograma de trabalho e prepare os recursos apropriados.

5. Implementação

Agora é a hora de uma implementação adequada. Comece por digitalizar os documentos selecionados, monitorize todo o processo e verifique regularmente se tudo está a funcionar conforme o planeado.

6. Treinamento de pessoal

Não se esqueça de treinar seus funcionários. Eles precisam saber como utilizar o novo sistema e como gerenciar documentos digitais.

7. Monitoramento e Melhoria Contínua

Após a implementação, é importante monitorar e melhorar constantemente o processo de digitalização.

Verifique regularmente se o sistema atende às suas expectativas e se traz os benefícios esperados.

Para concluir

A digitalização desempenha um papel extremamente importante nas empresas modernas e é de esperar que continue a progredir. Vale a pena acompanhar os tempos e utilizar as novas tecnologias.

Ainda mais porque traz benefícios mensuráveis ​​e específicos tanto para a própria empresa como para os seus colaboradores, parceiros e clientes.

A digitalização de documentos é um processo que pode melhorar significativamente o funcionamento de uma empresa.

Desde o aumento da eficiência do trabalho, passando pela poupança de espaço, até à proteção do ambiente - os benefícios são numerosos.