O que é o software de rastreamento de admissões e por que devo me importar?

Com tudo se tornando digital em nosso mundo, não é de surpreender que mais e mais faculdades e universidades estejam optando por matrículas online. Não só isso, mas eles também estão se afastando dos métodos mais tradicionais para o processo de aplicativos. Para economizar tempo, espaço e dinheiro, muitas instituições estão agora recorrendo ao software de rastreamento de admissões.

O software de rastreamento de admissão é um software projetado para ajudar a simplificar os processos de admissão de uma escola. Dependendo do software escolhido, os escritórios de admissões também podem usar seu software de rastreamento para monitorar os alunos atuais. Isso inclui o rastreamento:

• Quais disciplinas eles escolhem seguir

• Suas atividades extracurriculares

• Suas datas de formatura esperadas

• Escolhendo ingressar na Associação de Ex-Alunos

Esse tipo de software é ótimo para o ensino superior porque ajuda a coletar dados valiosos dos alunos que podem ser usados ​​durante o processo de admissão. Esses dados podem ser comparados aos padrões atuais de admissão, tornando o processo de seleção muito menos difícil. Essas informações podem ser usadas em conjunto com os sistemas de informações do aluno para ajudar a otimizar toda a experiência do aluno na faculdade.

Por que o software de rastreamento de admissão combina bem com a automação de e-mail

Embora o software de rastreamento de admissão na faculdade possa parecer ter um uso principal, quando combinado com o software complementar certo, informações valiosas podem ser coletadas. Essas informações podem ser usadas para agilizar toda a carreira universitária de um aluno.

Por exemplo, esses dados podem ser conectados ao software de CRM do seu campus para ajudar a gerar e-mails automatizados que dizem respeito especificamente a eles e às suas necessidades. Isso significa que o envio dos seguintes e-mails pode ser feito com muito mais facilidade:

• Status do aplicativo

• Pagamentos de taxas devidos

• Próximos eventos adaptados à sua área de estudo

• Eventos/avisos específicos do campus e muito mais

4 exemplos do mundo real de software de rastreamento de admissão trabalhando em conjunto com automação de e-mail

O objetivo da automação de e-mail é enviar as mensagens de e-mail certas para as pessoas certas no momento certo. Para isso, as faculdades precisam coletar dados valiosos sobre seus alunos para que estejam sempre enviando conteúdo relevante. É por isso que ter um software de rastreamento de admissão pode ser tão vital para uma instituição de ensino superior.

Com as informações coletadas por este software, os e-mails podem ser selecionados de acordo com as necessidades do aluno. Isso ajuda a evitar toda e qualquer informação desnecessária.

Ao combinar o software de rastreamento de admissão com o software de CRM da sua faculdade, você pode enviar mensagens de e-mail cuidadosamente personalizadas, como as quatro listadas abaixo.

E-mail de eventos esportivos

Por maiores que os eventos esportivos universitários possam ser, eles nem sempre são a xícara de chá de todos.

O uso de informações do seu software de rastreamento de admissões pode ajudá-lo a criar listas de e-mail específicas. Essas listas podem ser projetadas e criadas com base em áreas de interesse.

Este exemplo é ótimo porque é personalizado para o indivíduo. Ele permite que o indivíduo faça as alterações de e-mail necessárias logo de cara. As universidades podem seguir este exemplo enviando e-mails automatizados de agradecimento aos alunos que se matriculam em várias atividades, incluindo:

• Esportes

• Teatro

• Arte e muito mais

Isso leva a menos recursos desperdiçados e indivíduos mais felizes com caixas de entrada menos desordenadas.

Fonte: Pinterest

E-mail de aceitação

Ao longo do ano, estudantes em todo o mundo sofrem com o terrível período de espera antes da aceitação. Este é o período entre a matrícula nas faculdades de sua escolha e a espera de uma resposta sobre a decisão da instituição sobre a aceitação. Longe vão os dias de cartas de aceitação de correio tradicional. Em vez disso, cada vez mais instituições de ensino superior estão optando por usar o e-mail para essa comunicação. E porque esta é uma mensagem tão importante e emocionante para compartilhar com os alunos em potencial, há muitas maneiras de aproveitar os recursos de e-mail para torná-lo um e-mail verdadeiramente personalizado e especial.

Neste exemplo abaixo, um aluno recebeu uma notificação por e-mail apenas para abrir a mensagem e comemorar sua aceitação na North Carolina State University.

Para universidades e faculdades que optam por usar o software de rastreamento de admissões em combinação com seu software de CRM, assim que a inscrição de um aluno for aceita, o software pode acionar uma campanha de e-mail de aceitação. Isso é excelente porque permite que as instituições de ensino superior se conectem aos seus valiosos recursos, como:

• Pacotes de informações para alunos

• Informações do departamento financeiro e muito mais

Fonte: Twitter

E-mail de aniversário do aluno

Mostre aos seus alunos que você se importa! Em vez de tratá-los como apenas mais um aluno, por que não criar e enviar mensagens de e-mail de aniversário para seu corpo discente?

Esse processo pode ser super simples com o uso de dados coletados por um software de rastreamento de admissão. Melhor ainda, depois de combiná-lo com seus sistemas de informação estudantil ou software de CRM, você pode enviar automaticamente mensagens como esta da Eastern Illinois University quando o aniversário de um aluno ou ex-aluno está se aproximando.

Este conceito pode ser aplicado a vários aniversários estudantis, incluindo:

• Graduação

• Dias de mudança

• Ativos do campus pertencentes à área de interesse de um aluno

Fonte: Gmail

E-mail da associação de ex-alunos

Após a formatura, o relacionamento do aluno com a instituição não precisa terminar aí. Assim que um aluno começa a se aproximar da formatura, uma campanha da associação de ex-alunos pode ser enviada.

Essas campanhas podem ser usadas para solicitar que um aluno se junte à associação antes da formatura, com um e-mail de lembrete sendo enviado após a formatura. Caso sua taxa de ex-aluno não seja paga ou um aluno opte por deixar sua associação expirar, e-mails de lembrete também podem ser enviados.

As campanhas de e-mail de reengajamento também são uma ótima maneira de utilizar as informações coletadas pelo seu software de rastreamento de admissões e outros sistemas de informações dos alunos. Se você perceber que um aluno saiu da lista de ex-alunos, você pode iniciar uma campanha de reengajamento por e-mail para tentar atraí-los de volta.

Fonte: Gmail

Práticas recomendadas de e-mail marketing para o ensino superior

Saber como o software de rastreamento de admissões pode ser usado em conjunto com seus esforços de marketing por e-mail é ótimo. No entanto, devemos abordar algumas práticas recomendadas de email marketing para instituições de ensino superior.

Com tudo se tornando digital, alguns podem perguntar por que o foco deve estar no e-mail, e nós temos sua resposta. O e-mail é o canal digital que atualmente está gerando o maior ROI geral. Para cada US$ 1 gasto, o email marketing gera US$ 38 em ROI.

Claro, as mídias sociais podem desempenhar um papel enorme na comunicação. No entanto, o e-mail é considerado quase 40 vezes mais eficaz do que o Facebook e o Twitter juntos.

Para começar, aqui estão algumas dicas para criar uma campanha de e-mail de ensino superior bem-sucedida.

Segmente suas listas de e-mail

A segmentação adequada de suas listas de e-mail é vital, especialmente para faculdades e universidades. Essas instituições têm listas de e-mail enormes e simplesmente enviar o mesmo conteúdo para cada uma delas, e cada indivíduo é uma perda de tempo e recurso. Portanto, segmentar suas listas de e-mail em categorias como as seguintes é muito importante:

• Status da inscrição

• Major ou escola

• Situação de vida no campus

• Localização da casa

• Interesses extracurriculares

• Clubes sociais

Agora, essas listas parecem familiares, e deveriam, porque esses dados podem ser coletados com seu software de rastreamento de admissões. Depois de ter essas informações, você pode segmentar suas listas de acordo, garantindo que todos recebam conteúdo relevante imediatamente.

A personalização é vital

Junto com a segmentação vem a personalização, e a personalização é muito mais do que simplesmente incluir o nome do aluno no início do e-mail. A personalização é, novamente, enviar o conteúdo certo para o leitor certo quando ele mais precisa.

Isso exige que os profissionais de marketing por e-mail conheçam seus assinantes genuinamente e, nesse caso, os alunos dentro e fora do campus. Assim como na segmentação de lista, você precisará conhecer os interesses dos alunos, acadêmicos e extracurriculares, como eles gastam seu tempo e muito mais. Depois de ter essas informações e segmentar de acordo, você pode enviar mensagens relevantes e personalizadas que eles acharão úteis para eles.

Projete seus e-mails para todos os dispositivos

Com tudo acontecendo online, é vital manter a coesão da marca. Isso significa ter a mesma marca em seu site, materiais impressos e seu e-mail. Com o quão essencial o e-mail é para o aluno comum, garantir que os e-mails do seu campus sejam abertos corretamente em todos os dispositivos é absolutamente crítico.

Costumava ser suficiente ter um design de e-mail responsivo. Isso significava que sua mensagem alteraria seu tamanho dependendo do tamanho da tela do dispositivo em que estava sendo visualizada. Embora isso tenha sido um passo na direção certa, não garante que todo o seu conteúdo seja facilmente visualizado.

Em vez disso, é mais importante garantir que seus e-mails sejam projetados para serem compatíveis com dispositivos móveis. Isso significa que seu e-mail terá a mesma aparência, independentemente do dispositivo que o leitor estiver usando. Embora não seja perfeito, está rapidamente se tornando o padrão à medida que mais pessoas começam a abrir e interagir com seus e-mails em seus dispositivos móveis e smartphones.

Fonte: Ema

Sempre teste antes de enviar

Isso não pode ser estressante o suficiente. Testar seus e-mails com uma pequena amostra de sua lista de e-mails ajuda a garantir que você esteja enviando as informações corretas para quem deseja recebê-las. O teste A/B permite testar vários componentes do seu e-mail. Isso é feito criando uma versão “A” e uma versão “B”, que é enviada para duas pequenas amostras de sua lista de e-mail. O que tiver melhor desempenho é aquele que deve ser enviado para o resto da sua lista de e-mail.

Embrulhar

O software de rastreamento de admissão é uma ótima ferramenta para profissionais de marketing por e-mail de faculdades e universidades por vários motivos. Mais importante, ajuda-os a reunir informações importantes que são necessárias para enviar e-mails de alta qualidade para seus alunos e funcionários. Depois que eles tiverem essas informações, seguir estas quatro etapas o ajudará a criar a melhor campanha de e-mail para atender às necessidades da sua instituição:

• Segmente suas listas de e-mail

• A personalização é uma obrigação

• O design compatível com dispositivos móveis é fundamental

• Sempre teste antes de enviar

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