O que é um pedido de compra? - Compreensão total para lidar com um

As ordens de compra são essenciais para todas as atividades comerciais. No entanto, “O que é um pedido de compra” e “Como uma empresa pode lidar com um” ainda são perguntas complicadas para muitos novos empresários ou para aqueles que pretendem iniciar um negócio. Não se preocupe. Este artigo responderá a todas as suas perguntas sobre um pedido de compra.

O que é um pedido de compra?

Uma Ordem de Compra (PO) é um documento juridicamente vinculativo criado pelo comprador e enviado ao vendedor.

As POs ajudam as empresas a acompanhar suas compras – quantidade, custo, tempo de pagamento, pois tudo será listado na fatura e na guia de remessa. Eles também são cruciais para monitorar os níveis de estoque, pois acompanham o número de itens e os prazos de entrega. Isso os torna uma parte essencial do registro e minimiza o risco de erro do fornecedor.

A PO também é benéfica para os fornecedores. Eles devem ter tempo para preparar os produtos e receber pagamentos oportunos e precisos, pois o número do pedido de compra corresponde à fatura e à guia de remessa.

Como funciona um pedido de compra?

1. O comprador cria uma requisição de compra

Primeiro, a gerência informa ao departamento de compras de sua empresa que um pedido deve ser feito. A empresa enviou este documento ao departamento de compras para rastrear as mercadorias encomendadas.

2. O comprador cria um pedido

Um pedido é criado quando as mercadorias a serem compradas são acordadas. PO lista a data do pedido, informações de envio FOB, termos de desconto, nomes do comprador e vendedor, descrição do item comprado, número do item, preço, quantidade e número do pedido.

3. O vendedor aceita (ou rejeita) o pedido

Um comprador envia o pedido ao fornecedor, que decide se pode e quer atender o pedido. Torna-se um contrato juridicamente vinculativo para ambas as partes quando um pedido é aceito.

4. O comprador registra a compra

O comprador paga o preço acordado (ou uma data acordada especificada no pedido)—o fornecedor envia o pedido de compra com uma fatura. O departamento financeiro do comprador compara essa fatura com o pedido de compra para garantir que os dois documentos sejam consistentes.

O fornecedor entregará os produtos na data indicada e o comprador os pagará. Ambos os lados devem cumprir o PO em conformidade.

Tipos de pedidos de compra

1. Pedidos de compra padrão (pedido de compra de uso único) – Este contrato de pedido permanece em vigor até que o comprador receba todos os itens.

É usado para coleções irregulares, raras ou pontuais. Ele contém especificações completas de compra detalhando preço, quantidade, pagamento e prazos de entrega.

2. Pedidos de compra planejados (Pré-encomenda) - semelhante ao acima, mas geralmente é um contrato de longo prazo que não inclui uma data de entrega que permite ao comprador prever a demanda futura

Todas as informações necessárias devem ser apresentadas em ordem planejada, por exemplo, detalhes de bens e serviços e seus custos. Uma liberação será emitida para confirmar o cronograma de entrega quando as informações de entrega forem definidas para itens específicos.

3. Pedidos de compra programados – Empresas maiores podem usar pedidos programados para rastrear todos os itens pedidos para um departamento ou projeto específico. Um pedido aberto pode ou não conter o preço.

Esse pedido de compra é normalmente usado para comprar itens específicos repetidamente de um fornecedor, como B. materiais primários e consumíveis.

4. Pedidos de compra do contrato

Os pedidos de compra de contrato são usados ​​para criar acordos e termos de entrega entre compradores e vendedores como base para um relacionamento comercial contínuo. Para encomendar produtos, o comprador pode consultar o pedido de contrato no caso de uma compra padrão.

Benefícios dos pedidos de compra

1. Evita pedidos duplicados

Quando uma empresa expande seus negócios, os pedidos de compra podem ajudar a rastrear o que é pedido e quem o encomendou. Mesmo que o comprador tenha encomendado um produto semelhante, pode ser difícil verificar a fatura. O pedido é usado como cheque para a fatura a ser paga.

2. Acompanha os pedidos recebidos

Isso pode parecer óbvio, mas um sistema de pedidos bem organizado simplifica o gerenciamento de estoque e remessa, facilitando a visualização de quais produtos estão chegando a qualquer momento.

3. Eles garantem uma comunicação clara

Em sua essência, o pedido comunica todos os detalhes da compra. Você pode evitar possíveis conflitos ou confusões futuras esclarecendo, explicando e documentando cada segmento.

4. Serve como documentos legais

Se houver uma disputa sobre o pedido ou o preço acordado em transações futuras, o pedido servirá como um documento legal executório. Mais importante, eles protegem ambas as partes.

Desvantagens dos pedidos de compra

1. Mais papelada

As POs criam papelada adicional, o que pode ser irritante para compras menores e demorado para equipes menores.

2. Pode ser substituído facilmente

Embora não funcionem como um contrato legal entre o fornecedor e o fornecedor, os cartões de crédito podem substituir os pedidos de compra para ajudar a registrar as compras.

O que contém um pedido de compra?

1. Número do pedido de compra – permite que as partes combinem demandas com remessas e faturas
2. Detalhes do comprador – inclua o nome da empresa e detalhes de contato
3. Detalhes de envio - o endereço de entrega, método de envio, data e hora de entrega
4. Detalhes do fornecedor – informações do fornecedor, com os detalhes de contato apropriados de alguém responsável no negócio do fornecedor
5. Termos relevantes – incluindo condições de pagamento e quaisquer outras palavras, por exemplo, acordos de envio.
6. Lista de itens – inclua o número da categoria, quantidade, preço e o total.
7. Descrição de bens e serviços – adicione contexto à lista de itens

Como lidar com pedidos de compra de forma eficaz em lojas de comércio eletrônico?

1. Acompanhe os pedidos

O dono de uma loja tem que lidar com informações abundantes sobre pedidos todos os meses. A especificação direcionada de números de pedidos ajuda a rastrear e verificar seu status rapidamente.

Os empresários podem usar o código para encontrar um pedido específico e verificar seus detalhes rapidamente.

2. Permitir pedidos em massa

As lojas de comércio eletrônico permitem que os clientes façam pedidos em grandes quantidades. Isso ajudará os clientes, especialmente as lojas B2B, a comprar qualquer número de produtos em um pedido, reduzindo o número de pedidos que uma loja online precisa gerenciar.

3. Use um código de barras e um aviso de envio avançado

Para todas as remessas recebidas, os compradores podem fornecer notificações de remessa com etiquetas de código de barras para cada produto. Ele ajuda os vendedores a identificar instantaneamente quais produtos encomendados chegam ao ponto de recebimento por meio da leitura de códigos de barras.

O uso de códigos de barras ajuda a controlar os sistemas de estoque com eficiência, pois os proprietários das lojas podem identificar cada item e combiná-lo com um pedido válido.

4. Defina os números das faturas com base nos números dos pedidos

É essencial enviar automaticamente cópias de pedidos, informações de envio e faturas para os clientes depois de concluir suas compras em sua loja.

Para gerenciar facilmente os pedidos e faturas, o dono da loja precisa compilar informações como o número da fatura com base no número do pedido. Isso torna o sistema fácil de gerenciar quando os clientes pagam suas contas.

Conclusão

Tudo sobre a pergunta “O que é um pedido de compra” foi explicado. Espero que o artigo seja útil para você se você planeja iniciar um negócio.

E para os lojistas, lembre-se que com o crescimento do e-commerce hoje, um aumento de pedidos online é inevitável. Você precisa ser proativo no gerenciamento de pedidos de forma eficaz, pois isso afeta diretamente seus resultados de negócios.