Quais são os procedimentos para reservas de viagens de negócios?

Lidar com a reserva de viagens de negócios é uma das etapas críticas no gerenciamento de viagens. As organizações simplificam a reserva de viagens de negócios implementando políticas de viagens bem definidas. Os funcionários podem consultar as políticas de viagens para saber o que podem e o que não podem reservar.

Além de simplificar as reservas de viagens de negócios, a política se concentra no controle dos custos de viagens de negócios. Para fazer isso, as empresas incentivam reservas antecipadas incentivando os funcionários a escolher opções de reserva econômicas.

Simultaneamente, os funcionários esperam que os empregadores permitam que eles reservem sua escolha de produtos e serviços de viagens de negócios. Como resultado, surgiram vários procedimentos para gerenciar reservas de viagens de negócios .

Como as empresas simplificam a reserva de viagens de negócios?

As organizações fornecem aos funcionários várias maneiras de fazer reservas de viagens de negócios. Algumas organizações implantam gerentes de viagens internos, enquanto outras fazem parceria com empresas de gerenciamento de viagens ou usam software de gerenciamento de viagens . Portanto, os procedimentos para reserva de viagens de negócios variam entre as organizações.

Implantação de gerentes de viagens internos

Um gerente de viagens de negócios gerencia totalmente as necessidades de viagens de negócios de uma organização. Além de fazer políticas de viagens e garantir o cumprimento das políticas, o profissional ajuda os funcionários a organizar viagens de negócios. O gerente de viagens ajuda os funcionários a reservar os melhores produtos de viagens de negócios de acordo com as políticas de viagens da organização.

Além disso, eles negociam com vários fornecedores e fornecedores para disponibilizar produtos de viagens de negócios a preços mais baixos. Além de facilitar a reserva de viagens de negócios, o gerente de viagens reconcilia as despesas de viagem e gerencia as transações com cartão de crédito. Assim, os funcionários podem se concentrar em outros aspectos das viagens de negócios quando a empresa possui um gerente de viagens interno.

Parceria com empresas de gerenciamento de viagens

Muitas empresas gerenciam programas de viagens de negócios em parceria com empresas de gerenciamento de viagens (TMCs). Um TMC disponibiliza produtos e serviços de viagem essenciais a tarifas mais baixas, criando conexões em todo o setor de viagens. Além disso, oferece aos funcionários opções de reserva mais amplas, permitindo o acesso a inventários de viagens nacionais e internacionais.

Muitos TMCs reservam produtos de viagens corporativas para funcionários de acordo com as políticas de viagens da organização. Além disso, muitos TMCs fornecem aos funcionários ferramentas de reserva automática. As ferramentas de reserva automática ajudam os funcionários a reservar suas viagens de trabalho por conta própria. No entanto, eles têm a opção de obter aconselhamento especializado entrando em contato com o TMC ao fazer reservas de viagens de negócios.

Usando o software de gerenciamento de viagens

Muitas empresas simplificam o gerenciamento de viagens de negócios por meio da automação. Eles integram o software de gerenciamento de viagens com soluções integradas de gerenciamento de viagens e gerenciamento de despesas. Os funcionários podem usar o software para acessar um grande inventário de voos, acomodações e aluguel de carros. Além disso, eles podem reservar sua escolha de produtos de viagem de negócios em minutos, usando a ferramenta de reserva de viagem própria fornecida pelo software.

Essas soluções de software de gerenciamento de viagens permitem que as empresas implementem políticas de viagens organizacionais. Eles garantem que os funcionários não violem as políticas de viagens ao escolher e reservar produtos de viagem. Além disso, o software de gerenciamento de viagens da nova era recomenda as melhores opções de voos e hotéis para viajantes de negócios frequentes com base em suas preferências de reserva e histórico de viagens.

O que os funcionários consideram ao fazer uma reserva de viagem de negócios?

A maioria das empresas permite que os viajantes reservem produtos e serviços de viagem. Eles integram ferramentas de auto-reserva que dão aos funcionários acesso a um extenso inventário de viagens e selecionam suas opções de viagens de negócios. Mas os funcionários devem considerar vários fatores ao fazer uma reserva de viagem de negócios. Aqui estão alguns desses fatores:

Políticas Organizacionais

As empresas ajudam os funcionários a evitar despesas de viagem não reembolsáveis, implementando políticas de viagens e despesas. Um funcionário pode consultar as políticas para decidir qual classe de companhia aérea e estrela de hotel ele pode reservar. Antes de iniciar a reserva de viagens de negócios, os funcionários passam algum tempo entendendo as políticas organizacionais. Além disso, eles fazem várias perguntas para evitar violações da política de viagens.

Orçamento de viagem

Algumas organizações mantêm os custos sob controle criando um orçamento de viagens para funcionários. Ao aprovar solicitações de viagens de negócios, os gerentes compartilham o custo estimado da viagem de negócios com os funcionários. Nesses casos, os funcionários precisam se concentrar nos preços de voos, hotéis e aluguel de carros para cumprir o orçamento de viagens. Além disso, eles exploram maneiras de reservar os produtos de viagem desejados, aproveitando as melhores ofertas.

Itinerário de viagem

Ao fazer reservas de viagens de negócios, os itinerários de viagem desempenham um papel crucial. Os funcionários acompanham a programação de eventos e atividades durante as viagens de trabalho planejando itinerários de viagens de negócios. Eles se referem aos itinerários de viagem para decidir os horários de partida e chegada dos voos. Além disso, eles decidem o horário de check-in dos hotéis para relaxar e descontrair antes das reuniões.

Cronograma de reserva

As empresas controlam os custos incentivando os funcionários a concluir as reservas de viagens com antecedência. Algumas empresas exigem que os funcionários façam reservas de viagens dentro de um prazo específico, por exemplo, 10 dias antes da data de partida. Os funcionários concluem a reserva de viagem com antecedência para cumprir as políticas organizacionais. Além disso, a reserva antecipada de viagens os ajuda a reservar sua escolha de voo e acomodações durante a alta temporada.

Redução de Estresse

Atingir as metas de negócios torna-se altamente difícil se os funcionários ficam estressados ​​durante as viagens de trabalho. No entanto, sentir estresse e ansiedade após longas viagens aéreas é comum entre os viajantes frequentes. Para evitar isso, os viajantes de negócios inteligentes reduzem o tempo de viagem aérea para permanecer relaxado e energizado após as viagens aéreas. Eles fazem isso reservando voos diretos e diretos em vez de voos de conexão para aliviar o estresse e mitigar os riscos de atrasos e cancelamentos de voos.

Segurança

Ficar seguro se tornou uma das principais prioridades dos viajantes a trabalho após a pandemia. Ao comparar as acomodações para reserva, eles verificam as medidas tomadas pelo hotel para manter os hóspedes seguros. Além disso, muitos viajantes a negócios se concentram na localização do hotel para reduzir o tempo de deslocamento e aproveitar o tempo de inatividade.

Opções para salvar

Muitas organizações controlam os custos incentivando os funcionários a optar por soluções de viagens econômicas. Eles compartilham uma parte das economias com os funcionários como recompensa. Os funcionários exploram maneiras de reduzir os custos de viagem sem afetar sua experiência e segurança em viagens de negócios se as políticas de viagens da organização os recompensarem por reduzir os custos de reserva de viagens de negócios.

Palavras Finais em

Hoje em dia, as organizações têm vários procedimentos diferentes para lidar com viagens de negócios. Portanto, os procedimentos para reserva de viagens de negócios diferem entre as organizações. Mas cada organização se concentra em facilitar a reserva de voos e hotéis para os funcionários. Da mesma forma, os funcionários preferem reservar produtos de viagens de negócios que os mantenham seguros e sem estresse durante as viagens de negócios.