Assistente de vendas virtual: Por que você precisa deles?

O que é um assistente de vendas? Nos Estados Unidos, há cerca de 3,6 milhões de assistentes de vendas empregados, mas se você pesquisar esse termo no Google, verá várias descrições de funções: de caixas de varejo a desenvolvimento de negócios e assistentes administrativos.

Isso ocorre porque, ao contrário de contadores, gerentes de PPC ou faxineiros, a posição dos assistentes implica funções diferentes, dependendo do tipo de negócio (offline ou online), indústria (eCommerce ou SaaS), estrutura organizacional, escala da empresa, objetivos e assim por diante .

Um assistente de vendas pode ser um membro da equipe interna em tempo integral ou - o que é mais comum - a empresa pode optar por contratar um assistente de vendas virtual. A seguir, explicamos como contratar e organizar a cooperação com vendedores virtuais e quando é aconselhável engajá-los.

Como os assistentes de vendas virtuais apoiam suas vendas

Assistentes de vendas virtuais (VAs) são especialistas terceirizados que uma empresa pode contratar para uma gama exata de obras ou um prazo especificado. Um assistente de vendas virtual não é um contratante ocasional ou freelancer - ele faz parte da equipe de vendas. Embora esses funcionários não façam parte da equipe, eles podem trabalhar várias horas por semana ou ser totalmente empregados em projetos de uma única empresa e gastar mais de 40 horas por semana com eles. Você pode renovar contratos de serviços e cooperar por anos com assistentes de vendas virtuais, para que se tornem membros insubstituíveis da equipe.

Para uma empresa que está contratando vendas virtuais, o assistente é razoável no caso de:

• os negócios e as vendas se desenvolvem rapidamente e não há recursos extras para contratar mais funcionários imediatamente

Quando uma organização se transforma em médio ou grande porte, ela enfrenta um grande número de desafios. Mais clientes, novos concorrentes, reestruturação de capital, mudanças de propriedade - são apenas alguns exemplos para mencionar. A essa altura, pode não ser apenas isso para investir muitos recursos - tempo e dinheiro - na contratação de profissionais juniores ou mesmo de nível médio para novas vagas de emprego. No entanto, as operações de venda, por exemplo, correspondências ou chamadas telefônicas com leads, devem ser gerenciadas diariamente. Um assistente terceirizado pode ser uma “abelha ocupada” que ajudará a equipe interna.

• a empresa é nova ou pequena e não consegue embalar totalmente a equipe de vendas

Os operadores de vendas qualificados podem solicitar US $ 60.000 por ano por seus serviços, portanto, contratar uma equipe de especialistas pode ser inacessível para startups, empreendedores privados ou recém-chegados no setor. Uma saída pode ser - contratar um vendedor qualificado e vários assistentes virtuais que realizarão trabalhos sob a supervisão do gerente.

• a empresa planeja expandir no novo mercado geográfico

Quando você planeja entrar em novos mercados, uma das dificuldades é encontrar funcionários que possam falar com os clientes locais em seu idioma. Esse não é um grande problema com países de língua inglesa ou onde esse idioma é comum, como México ou Índia, mas se você decidir mergulhar no Oriente Médio ou na Ásia, a barreira do idioma pode se tornar uma barreira desconcertante para as vendas. É recomendável procurar VAs nas plataformas de emprego locais e contratá-los para correspondências, comunicações pessoais com clientes ou prova de conteúdo.

• é mais barato terceirizar alguns empregos do que pagar horas extras regularmente

Cada empresa tem tarefas fáceis, mas muito demoradas e enfadonhas, por exemplo, extração manual de dados da Internet. Pode ser mais barato contratar 1 ou 2 assistentes virtuais do que pagar horas extras de trabalho de profissionais internos.

• a equipe já é 100% remota ou distribuída mundialmente

Se a empresa não possui um escritório físico e seus funcionários estão espalhados pelo mundo, a contratação de assistentes de vendas virtuais faz ainda mais sentido. A única questão é contratar funcionários do mesmo fuso horário ou de fusos horários próximos. Caso contrário, quando alguns sentar no Japão e outros na África do Sul, será muito incômodo agendar ligações ou reuniões de equipe online.

O que faz um assistente de vendas virtual?

A quantidade de trabalho que você pode atribuir a um assistente de vendas virtual depende de suas habilidades e de como você consegue chegar a um entendimento. Os VAs podem contribuir para todas as fases do funil e pipeline de vendas, em particular:

• realizar pesquisas de clientes em potencial

Procurar clientes não é fácil, e há muitas maneiras de uma empresa ir: examinar manualmente os perfis dos usuários nas redes sociais, lançar campanhas de geração de leads, folhear agregadores, registros e diretórios da empresa (relevantes para o mercado B2B), confira para quem os concorrentes vendem, leem comentários no YouTube, checam ouvintes de podcasts, compram bancos de dados de contatos (uma opção ruim, mas ainda assim), ou - tudo isso de uma vez. Embora a rotina de navegação não seja uma ciência rígida, ela consome muito tempo, então assistentes de vendas com experiência em coleta de dados farão um favor.

• realizar pesquisas de concorrentes

Essas informações são essenciais para ajustar a estratégia e as atividades táticas de venda - campanhas promocionais, designs de criativos ou apresentações de vendas, mala direta e distribuição de conteúdo. Depois de compilar uma lista dos principais concorrentes, os gerentes de vendas podem elaborar uma metodologia de pesquisa e designar assistentes virtuais para realizar o trabalho de campo.

• participar de pesquisas de mercado

A análise inclui o estudo das percepções dos clientes sobre uma empresa ou marca, pesquisa de tendências de mercado, prospecção e assim por diante. Embora seja uma responsabilidade de marketing, os especialistas em vendas também podem contribuir para a pesquisa de mercado. Por exemplo - distribua questionários entre clientes em potencial ou compradores, colete feedback, organize grupos de discussão e assim por diante.

• criar e gerenciar bancos de dados de leads

O gerenciamento de dados é uma tarefa árdua. Não só requer precisão, atenção e diligência - trabalhar com informações implica que um VA usa ferramentas, por exemplo, Tableau, Azure, conhece SQL ou outras linguagens de consulta e pode escrever solicitações simples de forma independente para extrair as informações necessárias (de preferência). Isso é o que os analistas de dados costumam fazer, mas se você não puder pagar um especialista dedicado para processar os dados de vendas, pode contratar um assistente de vendas com experiência em tecnologia para esse trabalho.

• configurar e manter CRM

Lidar com CRMs é um campo distinto de trabalho relacionado a vendas. Acima de tudo, você deve mapear a jornada do cliente, os processos de vendas e decidir sobre os campos de dados necessários, rótulos, etc. Vendedores virtuais podem ajudar significativamente - estudar os principais POCs, usar o Google Analytics e monitorar as fontes de tráfego do site, preparar resumos sobre as campanhas de geração de leads , calcule a duração do funil, o tempo médio para fechar um negócio. E então - agregue as informações e carregue-as no CRM.

• configurar automação de vendas

Existem muitos instrumentos no mercado: ferramentas para geração e nutrição de leads, lançadores de campanhas de e-mail, localizadores de dados, programação de conteúdo e sistemas de distribuição, etc. Mas sem integração e configuração correta, eles são inúteis. Um assistente de vendas que sabe como “manipular” todas essas ferramentas economizará muito do seu tempo e aumentará significativamente as operações de vendas.

• abordar clientes em potencial

O alcance é uma das razões mais comuns pelas quais as empresas contratam VAs. A comunicação pode ser automatizada, mas apenas até certo ponto. Diálogos com “rosto humano” e atendimento ao cliente ainda são importantes nas vendas - às vezes, até mais do que publicidade ou software de automação caro. Os assistentes virtuais podem contribuir muito na construção de relacionamentos, por exemplo, realizar correspondências não solicitadas, nutrir leads com conteúdo altamente personalizado, acompanhar negócios e fornecer suporte pós-venda.

• participar na retenção de clientes

Você provavelmente já ouviu que mesmo um pequeno aumento em uma métrica de retenção aumenta os lucros da empresa em até 95%. Mesmo que seja meia verdade, preocupar-se com a retenção de clientes vale dinheiro, concordo. Os VAs podem contribuir para o LTV do cliente, por exemplo, enviando e-mails personalizados e envolventes para eles e coletando informações sobre as quais o programa de fidelidade pode ser estabelecido.

• redigir relatórios

O processamento de dados resulta em todos os outros atributos de análise - composição de tabelas, gráficos, notas, resumos, resumos ou mesmo capítulos de relatórios de vendas.

• preparar materiais de venda

Quem já criou uma apresentação de vendas sabe que essa é uma tarefa assustadora. Não só deve ser consistente e persuasivo, sua parte visual, por exemplo, alinhamento de texto, fontes, imagens e efeitos não são menos importantes. VA pode ajudar a estruturar as informações, para que o cliente receba uma apresentação bonita, em vez de slides bagunçados.

Por que você deve contratar um assistente de vendas virtual?

Já estabelecemos que os VAs podem realizar muitas tarefas de complexidade variada, mas isso ocorre apenas quando o fluxo de trabalho é bem coordenado. Assim, você deve:

• trabalhar o “pacote” de integração - anote a descrição das funções dos VAs e forneça-lhes contas de mala direta corporativas, a lista de ferramentas, quem entrar em contato para obter direitos de acesso, procedimentos para cooperação com marketing, regras de relatórios, etc.
• defina tarefas, KPIs e prazos claros - a ambigüidade e a incerteza matam a confiança e a produtividade, então saiba quais resultados exatos você espera obter dos VAs
• concordar sobre o relatório de tempo - enquanto alguns concordam com a instalação e uso de software de controle de tempo, outros podem achar que é humilhante; porque você vai pagar uma taxa por hora, na maioria dos casos, é melhor concordar sobre o método de rastreamento com um assistente de vendas virtual
• dê feedback - tanto a apreciação quanto a crítica são melhores do que o silêncio; o único ponto é encontrar uma forma adequada de expressar recomendações para que os VAs permaneçam motivados e dispostos a melhorar seu desempenho.

Se você tiver sucesso com essas preparações fáceis, a cooperação com um assistente virtual resultará nos seguintes benefícios:

• despesas trabalhistas reduzidas - você pagará por peças específicas de trabalho e horas gastas, ao invés do dia inteiro que inclui pausas, pequenas conversas com colegas, etc; além disso, seus caros especialistas internos não perderão tempo realizando tarefas manuais intensivas
• carga de trabalho reduzida - você pode contratar mais assistentes de vendas virtuais durante temporadas de grande movimento
• terceirizar trabalhos únicos - em vez de contratar novos vendedores, você pode terceirizar tarefas específicas, como configurações de CRM
• processos automatizados - você pode contratar VA qualificados por uma ou duas semanas, que comprará licenças e integrará o software.

Para encontrar um assistente virtual, você pode consultar todos os sites de emprego populares, como Workana, Upwork ou Realmente. No anúncio de emprego, enfatize na cópia que você procura um “assistente de vendas digital”, caso contrário, quem procura emprego pode confundir sua empresa com uma loja física. Você pode incluir as seguintes responsabilidades para tornar isso ainda mais claro:

• enviar novos pedidos de vendas para o sistema de vendas {mencionar CRM}
• monitorar o desempenho das principais contas
• coordenar informações sobre clientes para executivos de contas
• lidar com a papelada relaciona as vendas
• ser um intermediário entre clientes e vendedores
• e não se esqueça de mencionar que a posição é totalmente remota e pode presumir um contrato a termo certo.

Além disso, considere mencionar estas qualificações:

• Bacharelado em Economia, Gestão, Marketing, Administração de Empresas {ou outro que seja relevante} por uma instituição credenciada
• experiente com {mencionar CRM e / ou sistemas de banco de dados}
• proficiência em MS Office, em particular, MS Word, Excel e PowerPoint
• proficiência com o G Suite.

Ferramentas adicionais para o trabalho do assistente de vendas virtual eficaz

Time Doctor

instantâneo é tirado de Timedoctor.com

Este é um rastreador de tempo com alguns avanços: um CRM, opção de captura de tela, planilhas de horas e folhas de pagamento preparadas automaticamente, alertas de distração e assim por diante. Você pode integrar o Time Doctor com software de gerenciamento de projeto, como Jita ou Trello, ou usá-lo como uma ferramenta de PM primária - criar tarefas e monitorar seu desempenho. Indivíduos podem começar com um plano de assinatura de $ 6 / mês.

Snov.io

instantâneo tirado de Snov.io

Este é o software definitivo para automatizar a busca e divulgação de e-mail. Snov.io fará pesquisa e verificação de e-mail, agendará correspondências regulares, armazenará conteúdo de e-mail e lançará campanhas por gotejamento de forma totalmente autônoma. Com essa ferramenta, você pode formar um banco de dados de leads do zero ou validar o de pré-serviço, para que endereços de e-mail não inválidos cheguem à lista de mala direta. O plano de assinatura começa em $ 33 por mês.

Folga

instantâneo tirado do Slack.com

O Slack é uma plataforma de comunicação conveniente para equipes no escritório ou remotas. Você pode usar sua biblioteca, chamada Bolt, para desenvolver seus próprios aplicativos e manter a comunicação corporativa segura. Os diálogos são organizados em áreas de trabalho e você pode convidar novos usuários enviando links para a área de trabalho. Slack, mas para mais oportunidades você pode pagar a partir de $ 6,67 / mês por 1 usuário.

MeetEdgar

instantâneo tirado de Meetedgar.com

Esta ferramenta ajudará seus VAs a gerenciar várias contas sociais. Aqui, eles podem agendar o compartilhamento de novas publicações e monitorar o desempenho do conteúdo - ver visualizações e cliques. MeetEdgar funciona bem para localizar e visualizar perfis de clientes em potencial, de modo que os vendedores também possam usá-lo como um componente da atividade de geração de leads. Os preços começam em $ 19 por mês.

ContentStudio

instantâneo tirado de Contentstudio.io

Você pode automatizar totalmente o gerenciamento de conteúdo com esta ferramenta, por exemplo, pesquisar tópicos de tendência, gerenciar artigos preparados e compartilhar publicações entre todos os seus perfis sociais corporativos. Para assistentes de vendas virtuais, o ContentStudio tem uma oferta especial - informações agregadas de todas as caixas de entrada. Assim, eles podem encontrar novas mensagens diretas do LinkedIn, Facebook, Twitter e assim por diante em um só lugar. A assinatura paga começa a partir de $ 49 por mês.

Calendly

instantâneo tirado de Calendly.com

O Calendly é um calendário de disponibilidade compartilhável, é útil para combinar compromissos com pessoas fora da organização - investidores, clientes, fornecedores e assim por diante. Para agendar uma reunião, o VA deve compartilhar um calendário com o lead e mencionar as opções de tempo. O alvo, portanto, escolherá o slot mais conveniente. Calendly tem assinaturas gratuitas e pagas, com a carta a partir de US $ 8 por usuário por mês.

PicMonkey

instantâneo tirado de Picmonkey.com

Essa ferramenta pode ser uma substituição temporária para um designer. Com o PickMonkey, você cria ou edita imagens, por exemplo, imagens de marca para publicações ou postagens em blogs, imagens de capa de sites, anúncios criativos e assim por diante. O plano básico totaliza US $ 7,99 por mês.

A contratação de assistentes de vendas virtuais é uma boa opção tanto para pequenas quanto para grandes corporações - enquanto a primeira pode se beneficiar com a redução das despesas trabalhistas, a segunda pode descarregar suas equipes internas e atingir maior escala de vendas. Se você conseguir organizar uma cooperação conveniente, o assistente de vendas virtual se tornará um membro valioso de sua equipe de vendas.