Ao adicionar um componente virtual ao seu evento de angariação de fundos, você se liberta de quaisquer limitações geográficas e pode maximizar seu alcance, participação dos participantes e receita. Participantes de todo o país e do mundo podem se envolver com seu evento em suas próprias casas.
Também pode haver momentos em que você deseja considerar a realização de um evento totalmente virtual. Circunstâncias imprevistas e inesperadas, como as crescentes preocupações em torno do COVID-19 (coronavírus), podem limitar seriamente suas iniciativas presenciais. Um elemento virtual permite que você mantenha seu evento funcionando – e potencialmente até arrecadar mais dinheiro.
O software e as estratégias de captação de recursos certos podem ajudar sua captação de recursos virtual decolar. Abaixo estão dicas e ideias criativas para implementar um componente virtual em seu evento e proporcionar uma experiência envolvente para seus participantes. Além disso, forneceremos exemplos reais de organizações sem fins lucrativos que tornaram seus eventos virtuais e tiveram grande sucesso em termos de receita de arrecadação de fundos e participação dos participantes.
Nosso evento virtual anual sem fins lucrativos atraiu mais de 10.000 participantes no ano passado. Junte-se a nós para obter ainda mais informações sobre o que está por vir para doações on-line.
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5Ks, caminhadas e eventos de resistência
Eventos de resistência, 5Ks e caminhadas mobilizam toda uma comunidade em torno do trabalho da sua organização sem fins lucrativos. Centenas ou milhares de moradores do seu bairro e cidade saem para apoiar o evento, mas você pode expandir isso além das fronteiras da cidade, estado e nacional por meio de arrecadação de fundos virtual.
Adicionar um componente virtual
Convide todos os seus seguidores para participar pessoalmente ou virtualmente. Isso permite que qualquer pessoa fora de sua localização geográfica se registre e corra, ande de bicicleta, caminhe ou nade, não importa onde esteja.
Isso também entra em jogo se você temer que seu evento possa esgotar ou se você tiver que limitar as inscrições físicas em um determinado número devido às limitações do local. As pessoas ainda podem se registrar, angariar fundos e participar digitalmente, o que abre as portas para uma maior receita de angariação de fundos e potenciais participantes para se tornarem apoiadores ao longo da vida.
Para o Hike for Haiti Challenge, o cliente Classy Hope for Haiti convida as pessoas a imitar a escalada de 200 degraus que alunos, professores e famílias realizam todos os dias em Marre a Coiffe para acessar água potável, saúde e educação. Agora, qualquer pessoa pode fazer a escalada virtualmente em solidariedade – seja na natureza, na academia ou em seu complexo de apartamentos – e depois postar seus resultados nas mídias sociais para ter a chance de ganhar prêmios. Trazer o elemento de mídia social e os incentivos são uma maneira fantástica de incentivar a participação.
Ofereça ganhos e vantagens para participantes virtuais
Você quer ajudar seus participantes virtuais a se sentirem tão parte do seu evento quanto seus participantes presenciais. Uma maneira de garantir que todos se sintam incluídos é enviar brindes ou ferramentas com a marca do evento.
Se você estiver organizando uma corrida/caminhada, considere enviar babadores de corrida pelo correio ou digitais que os apoiadores podem imprimir. Certifique-se de que eles sejam projetados com as cores da sua marca, logotipo e quaisquer outros toques divertidos. Para eventos de resistência que não são centrados na corrida, você pode enviar brindes de marca, como camisetas para a atividade, garrafas de água ou um pacote de adesivos para colocar em seus equipamentos.
Galas, jantares de agradecimento aos doadores e eventos especiais
Com alguma consideração e criatividade, você pode adicionar com sucesso um componente virtual a esses tipos de eventos ou até mesmo transformar todo o baile em um evento virtual. Abaixo, vamos olhar para Upaya como nossa principal fonte de inspiração sobre como fazer a transição de um evento presencial para um virtual.
Eles tomaram a difícil decisão de cancelar sua festa de gala anual devido ao surto de coronavírus, mas com algum raciocínio rápido eles criaram uma página de campanha Classy em minutos e acabaram aumentando 142% de sua meta de US $ 200.000, arrecadando US $ 283.041.
“ Quando cancelamos, faltavam quatro dias para o nosso evento presencial acontecer. O evento virtual começou no dia seguinte. Ser capaz de levar o evento presencial on-line e configurar uma campanha Classy rapidamente foi fundamental. Tínhamos toda a marca no lugar, traduzimos para uma página de campanha e replicamos a mesma aparência do evento real.”
Mantenha a marca do seu evento
Seu evento presencial provavelmente tem sua própria marca. Ao migrar para um evento virtual, traga esses elementos de marca para a página do evento online.
Uma marca consistente ajuda a mitigar qualquer confusão que as pessoas possam ter sobre se este é um evento diferente do que eles planejavam participar inicialmente. A estética específica também pode dar ao seu público a sensação elevada que seu evento prometeu (e ainda promete, virtualmente).
Quando a Upaya decidiu fazer de sua gala anual um evento totalmente virtual, eles levaram essa mensagem a sério. Ao clicar na página do evento, você vê elementos de marca, como a fonte com script, que diferencia a página das outras campanhas de arrecadação de fundos da Upaya.
Use vídeos em vez de cópia volumosa
Encontre oportunidades na página da sua campanha onde você pode usar vídeo, em vez de um monte de texto, para comunicar uma mensagem. O vídeo é um ótimo meio que pode colocar as pessoas cara a cara com sua equipe e entre si, apesar de todos estarem em locais separados. Lembre-se de tornar seus vídeos divertidos e envolventes.
Por exemplo, Upaya gravou mensagens de seu CEO, membros do conselho e leiloeiro e as incorporou diretamente em sua página de campanha Classy. Para torná-lo divertido, eles fizeram com que cada pessoa se vestisse com seus melhores trajes de gala para entregar uma mensagem entusiasmada sobre por que eles escolheram se tornar virtual e como os participantes podem esperar que o evento aconteça.
Esses vídeos não foram lançados todos no mesmo dia. Upaya decidiu pingar sua liberação por um período de quatro dias para trazer as pessoas de volta à página do evento repetidamente.
A publicação de um novo vídeo não apenas fornece um bom motivo para enviar continuamente comunicações de marketing, mas também faz com que a página do seu evento pareça um verdadeiro hub para todos se conectarem. Isso ajuda a aumentar o sentimento emocional por trás da conexão de sua comunidade, apesar de todos participarem virtualmente.
Dica profissional
Campanhas elegantes também suportam vídeos de transmissão ao vivo do YouTube e Twitch, que você pode usar para animar experiências oportunas e nos bastidores. Você pode até pedir aos apoiadores que sintonizem em um horário específico para assistir ao seu evento e participar enquanto ele está acontecendo ao vivo.
Ativar participantes para gerar receita
Para Upaya, a festa de gala é uma oportunidade de gerar uma grande receita de captação de recursos. Cada mesa tem um capitão que convida outras pessoas para participar e depois doar durante o evento. Uma vez que a gala foi cancelada, a equipe decidiu transformar todos os seus capitães de mesa em capitães de equipe de angariação de fundos peer-to-peer.
Os capitães adotaram a mesma abordagem que normalmente adotariam durante a gala, mas conseguiram ampliar seus esforços criando páginas pessoais de arrecadação de fundos e apelando para suas comunidades online. Eles estabeleceram – e superaram – metas ambiciosas de arrecadação de fundos: seis mesas diferentes arrecadaram mais de US$ 20.000, com três delas acima de US$ 30.000.
Se você for virtual, considere incluir um elemento de angariação de fundos ponto a ponto, como o Upaya fez. Isso não apenas ajudará a compensar possíveis perdas na receita do evento, mas também ajudará a divulgar seu evento virtual para novos públicos.
Comunique-se demais e não aceite “não” como resposta
Haverá muitas mudanças e ajustes de última hora à medida que você transforma sua iniciativa em um evento virtual de arrecadação de fundos. Maximize a participação e a receita comunicando os detalhes e as atualizações aos participantes.
Certifique-se de ser criativo com a forma como você está engajando as pessoas. Upaya enviou informações relevantes misturadas com uma boa dose de diversão para reconectar as pessoas com o evento. Por exemplo, eles anunciariam os novos vídeos que foram publicados ou gerariam entusiasmo sobre um próximo período de presentes correspondentes.
Eles também foram estratégicos sobre a cadência das mensagens e executaram uma campanha de quatro dias em que os e-mails eram enviados todos os dias no mesmo horário. A Upaya tinha como alvo os participantes registrados do evento, mas eles também comercializavam para outras pessoas que tinham RSVP como um “não”.
Agora que era um evento virtual, não havia nada que impedisse a maioria dos possíveis participantes de participar. Essa abordagem foi um fator fundamental para ajudar a Upaya a superar sua meta de arrecadação de US$ 200.000.
Alinhe sua equipe interna
Mantenha um alinhamento estreito com suas equipes internas para ficar no topo da logística. Considere fazer uma reunião diária para entrar em contato com sua equipe e garantir que os itens de ação do dia anterior sejam realizados antes de prosseguir. Por exemplo, você pode examinar quais torcedores ainda precisam de uma nota de agradecimento personalizada ou os detalhes finais de uma próxima partida.
Para organizações sem fins lucrativos menores como a Upaya, o tamanho da sua equipe ajudará você a permanecer ágil durante o processo de planejamento. Se você for uma organização sem fins lucrativos maior, você deve nomear uma força-tarefa interna composta pelos principais interessados que podem liderar o processo para a organização. De qualquer forma, tudo precisa estar em sincronia para garantir que nada escape pelas rachaduras.
Haverá certas situações que podem exigir a necessidade de sediar um evento virtual, mas mesmo em uma base normal, adicionar um elemento virtual ao seu evento pode ser fácil e benéfico. Você pode expandir o alcance do seu alcance para novos públicos, aumentar a receita de captação de recursos e ainda proporcionar uma experiência inesquecível.
Entre em contato diretamente com o Classy se precisar de ajuda para passar de um evento presencial para um evento virtual. Estamos aqui para ajudar a garantir que sua organização sem fins lucrativos não perca o ritmo.
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