Atualizando para comunicações VoIP: 6 recursos obrigatórios de todo sistema telefônico sólido para pequenas empresas

Há muitas vantagens em mudar para sistemas telefônicos de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) para pequenas empresas, portanto, a decisão de fazer a mudança é fácil para a maioria dos proprietários de empresas.

Hoje, trabalhar remotamente tornou-se uma parte inseparável de nossas vidas e os sistemas telefônicos comerciais baseados em nuvem ajudam os proprietários de empresas a manter a comunicação entre os funcionários, independentemente de sua localização. Este sistema é muito mais barato e flexível de usar do que os sistemas telefônicos tradicionais com sistemas PBX desatualizados. Ao usar sistemas telefônicos baseados em nuvem, você pode se concentrar em seus objetivos de negócios e deixar que os profissionais cuidem de seus sistemas de comunicação.

Escolher o provedor certo pode ser um desafio, no entanto. Fazer uma escolha informada requer uma análise cuidadosa de quais recursos cada provedor de serviços oferece, quanto custam esses recursos e quão escaláveis ​​são os sistemas. Continue lendo para descobrir seis dos recursos VoIP mais essenciais que os proprietários de pequenas empresas devem procurar ao escolher um serviço telefônico.

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Auto atendimento

Esse recurso permite que os proprietários de pequenas empresas reduzam os custos associados à contratação de recepcionistas em tempo integral. Assim como uma recepcionista, o recurso de atendimento automático cumprimenta os chamadores, filtra as chamadas e usa comandos de voz para encaminhar as chamadas para o membro certo da equipe. Os atendedores automáticos ajudam a atender às necessidades de telefone de pequenas empresas, mas também reduzem os custos operacionais e aumentam os índices de satisfação do cliente.

No entanto, lembre-se de que a maioria dos clientes e clientes não quer ficar parado navegando em intermináveis ​​prompts de voz. Configure o atendedor automático para fazer algumas perguntas possíveis para garantir que a chamada seja encaminhada para o funcionário certo. Isso economizará tempo e recursos sem diminuir os índices de satisfação do cliente.

Seja para melhorar a satisfação do cliente, aumentar a produtividade ou economizar dinheiro, as organizações nem sempre têm a oportunidade de fazer as três coisas ao mesmo tempo. Mas com o avanço da tecnologia e o melhor serviço de VoIP, isso se tornou possível com um sistema telefônico moderno que pode ser feito com VoIP ou voz sobre protocolo de Internet.

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Transcrição de voz para e-mail

O crescimento de uma pequena empresa já exige tempo e energia; portanto, poucos empresários e funcionários têm tempo para verificar o correio de voz com a frequência necessária. É aí que entra a transcrição de voz para e-mail. Esse recurso converterá automaticamente as mensagens em texto e as encaminhará para as caixas de entrada dos funcionários.

Diminuir o tempo que os funcionários gastam ouvindo mensagens de voz e escrevendo furiosamente nomes e informações de contato à mão não é a única vantagem da transcrição de voz para e-mail. Também permite que os funcionários mantenham suas mensagens organizadas. Depois de convertidas em formato de e-mail, os funcionários podem arquivar, organizar, pesquisar e excluir essas mensagens conforme necessário, o que simplesmente não seria possível se eles estivessem parados ouvindo o correio de voz tradicional.

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Extensões remotas

Também conhecido como ramais remotos ou números virtuais, esse recurso dos sistemas VoIP permite que os proprietários de empresas tenham chamadas encaminhadas para telefones celulares. Quando alguém liga para um ramal remoto e ninguém atende, o sistema encaminha a chamada para um sistema de correio de voz separado do correio de voz pessoal do funcionário. Embora todas as pequenas empresas possam se beneficiar de extensões virtuais, esse recurso é ainda mais benéfico para empresas que possuem funcionários remotos.

Parece mais profissional se as empresas tiverem apenas um número para os quais seus clientes, clientes e parceiros de negócios possam ligar, em vez de um número separado para cada funcionário. Além disso, poucos funcionários desejam usar seus telefones pessoais para conduzir os negócios da empresa. As extensões virtuais permitem que os proprietários de empresas evitem a despesa de comprar um telefone separado para cada um de seus funcionários.

Monitoramento de ligações

A triagem de chamadas permite que proprietários de empresas e funcionários verifiquem o número do chamador antes de atender, para que possam escolher como tratar a chamada. Vai além do identificador de chamadas tradicional, no entanto. A triagem de chamadas permite que os funcionários que recebem chamadas pessoais no trabalho redirecionem as chamadas para seus telefones celulares, enquanto outros que estão convencidos de que estão recebendo chamadas de telemarketing podem simplesmente desconectá-los.

As melhores ferramentas de triagem de chamadas VoIP para pequenas empresas também podem ser configuradas para mostrar mais do que apenas o número. Esse recurso também permitirá que o funcionário verifique o nome do chamador e, se a empresa tiver um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), ele também poderá acessar os registros do cliente no local. Você pode conferir dicas interessantes de SMS e códigos curtos e como identificar chamadas e mensagens de spam em https://shortcodes.org/.

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Vídeo conferência

Algumas empresas usam a videoconferência regularmente para manter contato com seus funcionários remotos, enquanto outras a usam apenas em raras ocasiões para agendar reuniões virtuais com parceiros de negócios distantes. As videochamadas também estão se tornando cada vez mais populares entre os consumidores. Dependendo da demografia de seus clientes, algumas empresas podem se beneficiar ao poder fazer videochamadas para seus clientes ou clientes.

A maioria das conversas com clientes e parceiros de negócios pode ser realizada por telefone, mas coisas como negociações ou lidar com questões delicadas são melhor realizadas por meio de videoconferência. Além disso, a videoconferência permite que funcionários remotos ou aqueles que estão fora do escritório a negócios participem totalmente de reuniões essenciais, para que não precisem se preocupar se estão perdendo alguma coisa.

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Música de espera personalizável

Poucos clientes ou clientes gostam de ficar em espera, mas às vezes é necessário. Os empresários de hoje não precisam escolher entre a música de espera padrão, que é cafona e repetitiva e deixa seus clientes em total silêncio. Em vez disso, aqueles que usam sistemas VoIP podem definir melodias personalizadas que reflitam as personalidades únicas de seus negócios ou atendam ao que eles acham que seus clientes podem querer ouvir.

Isso pode parecer pouco, mas não é. A música de espera certa melhorará as taxas de satisfação do cliente, tornando mais fácil transformar clientes comuns em entusiastas leais da marca e evitando possíveis desastres no atendimento ao cliente. Além disso, a maioria dos chamadores será muito mais amigável com recepcionistas e funcionários e mais receptiva às suas ofertas se não tiver passado os últimos 15 minutos ouvindo música genérica de elevador.

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Conclusão

Os seis recursos descritos acima são apenas alguns dos muitos disponíveis para proprietários de pequenas empresas que mudam para sistemas de telefonia VoIP. Outros recursos dignos de nota incluem fax eletrônico, discagem de ramal, discagem repetida, recursos de escritório remoto, toques sequenciais, discagem de três vias, roteamento e agendamento baseados em tempo e muito mais.

O problema para a maioria dos proprietários de pequenas empresas não é decidir se deve instalar um sistema de telefonia VoIP. Há tantas vantagens ao fazer a mudança que a maioria dos empresários considera uma decisão fácil. O desafio surge quando esses proprietários devem avaliar suas opções.

Garantir que o provedor ofereça acesso a todos os recursos listados acima e outros itens essenciais, como bloqueio de chamadas e discagem de ramal a ramal, é o primeiro passo para escolher um provedor excelente. Os empresários não devem parar por aí, no entanto. Eles também devem procurar uma empresa que ofereça atendimento ao cliente excepcional, preços competitivos, excelente reputação e soluções adaptadas às necessidades dos proprietários de pequenas empresas, para que possam manter o mesmo serviço de telefonia VoIP à medida que suas empresas crescem e prosperam.