7 dicas de shows beneficentes para um evento de sucesso

A caminhada ou corrida de caridade é um evento obrigatório para organizações sem fins lucrativos de quase todos os tamanhos para arrecadar fundos. Mas com tantas organizações escolhendo esse caminho, você pode querer ir em uma direção diferente para o seu próximo evento de arrecadação de fundos. Se você quiser tentar algo novo enquanto ainda segue um modelo de arrecadação de fundos de longa data, um show beneficente pode ser exatamente o que você precisa.

Você pode ter visto alguns dos grandes shows beneficentes na TV nos últimos anos. Músicos famosos como Mary J. Blige, John Legend, Bruce Springsteen e Rihanna se apresentaram no 2010 Hope for Haiti Now: A Global Benefit for Earthquake Relief. E, mais recentemente, o show beneficente One World: Together at Home arrecadou US $ 127 milhões para alívio do COVID-19 e contou com artistas como The Rolling Stones, Billie Eilish, Lady Gaga, Beyoncé e Alicia Keys. Willie Nelson, Bob Dylan, David Bowie, Ariana Grande, Elton John e Metallica também participaram de eventos beneficentes. No entanto, os shows beneficentes não são apenas para os grandes nomes.

A seguir, ofereceremos sete dicas sobre como organizações sem fins lucrativos menores podem organizar iniciativas bem-sucedidas de concertos beneficentes. Falaremos sobre alavancar artistas locais e regionais, promover seu evento e organizar oportunidades para arrecadar fundos por meio de várias fontes.

1. Descreva a visão do seu show beneficente

Antes de começar a ligar para todos os músicos que você conhece e vender ingressos, você precisa ter um plano. Comece com o tamanho que você deseja que seu evento seja. Você planeja ter vários artistas e palcos ou um ato principal? Quantas pessoas você quer que venham? A sua visão está alinhada com as expectativas da sua comunidade?

Ao considerar essas questões, reveja o seu:

• Capacidade de funcionários e voluntários
• Orçamento atual e recursos
• Possíveis oportunidades de patrocínio
• Opções e tamanhos de locais
• Apetência da comunidade por este tipo de evento

Grandes cidades como San Francisco, Los Angeles e Nashville, ou grandes palcos como Manchester Arena e Madison Square Garden, são locais fáceis para shows beneficentes, mas você pode ser criativo quanto ao seu local. Se você estiver em uma área menos populosa ou tiver recursos limitados, pode simplesmente hospedar alguns artistas em um espaço comunitário local. Ou, se você opera perto de uma próspera comunidade musical ou centro cultural, pode ir um pouco mais longe.

O melhor é que você pode fazer seu show beneficente tão pequeno ou tão grande quanto você quiser. Então, uma vez que você conhece o cenário do seu evento, é mais fácil recrutar artistas e promover o show. Além disso, se o seu local já hospeda apresentações musicais, isso pode ajudá-lo a obter os recursos necessários e obter contatos para músicos.

Depois de determinar a escala e o local do seu evento, pense se ele apresentará um gênero ou estilo de música específico. Você pode ter um concerto folk totalmente acústico ou uma batalha barulhenta de bandas. Seja qual for a direção musical que você escolher, ela deve refletir os interesses da sua comunidade. O country domina as ondas do rádio ou o hip-hop é o que mais agrada ao público? Não tenho certeza? Considere pedir feedback de seus apoiadores por meio de mídia social ou divulgação por e-mail. Se você não identificar um estilo favorito predominante, sempre poderá hospedar uma variedade de artistas. Apenas certifique-se de ter o equipamento de que cada artista precisa.

2. Garanta uma programação significativa para o seu show beneficente

Depois de delinear sua visão para o show beneficente, é hora de colocar algumas estrelas do rock no projeto. Lembre-se de que os artistas com os quais você faz parceria serão um elemento-chave de seu marketing e arrecadação de fundos.

Procure músicos que se alinhem com sua missão e valores. Ao considerar as opções, analise as mídias sociais e outros conteúdos disponíveis para ver se eles apoiaram causas como a sua antes ou se manifestaram sobre questões importantes para eles. Planeje fazer algumas perguntas aos possíveis artistas, como:

• Por que nossa causa é importante para você?
• Você tem uma conexão pessoal com a nossa missão?
• De que maneiras você atualmente usa sua plataforma para apoiar causas importantes para você?
• Você tem alguma música em particular que você acha que representa nossa missão?

Além disso, você deve procurar músicos que ressoem com seu público-alvo. Isso significa considerar a demografia de seus participantes. Um público da Geração Z pode ter gostos ou interesses musicais diferentes de um público principalmente de Baby Boomers.

Agora, supondo que você não tenha Taylor Swift na discagem rápida, sua melhor aposta para os artistas serão os artistas locais. Isso não é uma coisa ruim. Esses artistas estarão mais acessíveis e poderão até trazer seus amigos e familiares para o evento. Também é provável que tenham muitos seguidores locais e conexões úteis na cena musical da área.

Finalmente, uma palavra para o sábio: mesmo que seus atos estejam apenas começando e não tenham muitos seguidores, trate-os como profissionais. Eles devem saber onde precisam estar, a que horas chegar e quais comodidades você terá à mão (por exemplo, água, lanches, etc.). Por ser fácil de trabalhar, você poderá acessar sua comunidade musical local para eventos futuros.

3. Promova seu concerto beneficente

Se você estiver realizando um show beneficente para atrair novos públicos, precisará divulgar o evento para eles. Isso significa que, além de informar seus doadores e apoiadores existentes sobre o evento, não perca todos os amantes da música locais que também possam estar interessados.

Pense em um show beneficente como se fosse uma arrecadação de fundos ponto a ponto. Em campanhas ponto a ponto, algumas pessoas farão doações para apoiar a campanha de um amigo, mesmo que não conheçam sua causa. Em um show beneficente, você pode ter membros do público que vêm para ver seus artistas, mas nunca ouviram falar de sua organização sem fins lucrativos. Em ambos os casos, você tem a oportunidade de apresentar sua missão a esses recém-chegados de maneira significativa e incentivar seu envolvimento e apoio contínuos.

Além de seus canais de comunicação habituais, aumente a probabilidade de atrair um novo público promovendo seu show beneficente em:

• Lojas de discos e lojas de música
• Locais de apresentação
• Escolas de música e com instrutores locais

Você também deve pedir ao local e aos artistas que promovam o show em suas contas de mídia social. Mesmo artistas relativamente desconhecidos podem ter milhares de seguidores, então essa promoção cruzada pode ser fundamental.

Por fim, planeje se conectar com seus apoiadores por e-mail. Envie lembretes sobre a compra de ingressos com antecedência, inclua vídeos das apresentações anteriores de seus músicos e dê prévias sobre o que seu público pode esperar do show beneficente.

4. Aproveite um modelo de evento híbrido para maior participação

Os modelos de eventos híbridos provaram ser uma abordagem valiosa para organizações sem fins lucrativos após a pandemia de COVID-19. Eles também se tornaram fáceis de gerenciar graças a soluções como o Classy Live, que oferece às organizações sem fins lucrativos uma plataforma de evento virtual amigável e otimizada para gerar doações. As organizações sem fins lucrativos podem aproveitar o Classy Live para:

• Transmita ao vivo seu show beneficente
• Gerencie seu processo de emissão de bilhetes
• Incorpore leilões silenciosos com lances para celular
• Incentive presentes únicos ou recorrentes

Nosso Relatório de experiência em eventos de arrecadação de fundos de 2022 constatou que 36% dos entrevistados que participaram de um evento de arrecadação de fundos entre janeiro de 2020 e fevereiro de 2022 o fizeram em casa por meio dos componentes virtuais do evento. Outros 20% aderiram a eventos presenciais que tinham opções virtuais. Ao optar por um show beneficente híbrido, os participantes têm a opção de curtir a música e as festividades pessoalmente ou de onde estiverem. Isso expande seu alcance além de suas fronteiras geográficas e permite que apoiadores participem de outras formas. Um modelo híbrido garante que você não perca todo o potencial do seu show beneficente.

Além disso, você pode até ter um maior sucesso na arrecadação de fundos, como aconteceu com a organização sem fins lucrativos African Community Education (ACE). A ACE aproveitou o Classy Live para seu evento de gala híbrido de 2021, que incluiu apresentações musicais. Ele registrou um crescimento de 203% na receita do evento em comparação com seu evento totalmente virtual em 2020 e um crescimento ainda maior em comparação com seu evento presencial em 2019.

5. Planeje vários fluxos de receita

Outra grande vantagem de ter um show beneficente é que você pode ter vários fluxos de receita. Ao planejar como atingirá sua meta de arrecadação de fundos, considere as seguintes opções:

• Campanhas ponto a ponto : peça às bandas para criar páginas de equipe e arrecadar fundos nas semanas que antecedem o show. Assim, até mesmo apoiadores de fora da cidade e pessoas que não puderem comparecer terão como doar.
• Ingressos: venda ingressos on-line com antecedência para que seja mais fácil para eles se comprometerem com o seu evento. No entanto, não se surpreenda se tiver muita gente querendo pagar na porta. Apenas certifique-se de ter uma caixa de dinheiro e um gateway de pagamento de doação móvel.
• Mercadoria: arrecadar dinheiro durante seu show beneficente vendendo camisetas, botões, chapéus e outros brindes. Você pode até usar um design de evento especial para que os participantes tenham um token para se lembrar da experiência nos próximos anos. E não se esqueça do local do evento virtual. Use-o para vender mercadorias e itens de preço fixo durante o evento também.
• Concessões: Peça aos voluntários que vendam várias bebidas e lanches. Se o seu local oferece alimentos ou bebidas, você pode perguntar se eles designarão os lucros de um coquetel exclusivo ou uma guloseima para sua causa.
• Lembretes de mestre de cerimônias: pegue algumas doações de última hora pedindo aos artistas ou um mestre de cerimônias para lembrar o público de que eles podem doar por meio de sua página de doação móvel. É provável que alguém esteja gravando a performance, então diga a ele para acessar a Internet e doar, pois ele já está com o smartphone disponível.
• Códigos QR: inclua esses códigos fáceis de digitalizar em pôsteres de eventos, sacolas de brindes e ingressos para facilitar a navegação dos participantes até sua página de doações e apoiar sua causa.
• Frascos de gorjetas: coloque potes de gorjetas em todo o local do evento, onde os participantes podem fazer doações em dinheiro. Você também pode imprimir seu código QR no rótulo do frasco para incentivar doações móveis.
• Leilões e aumentos de remo: Use o Classy Live para incluir um leilão em sua agenda, permitindo que seus participantes saibam quando os lances começam e terminam. Com a licitação móvel, os participantes podem licitar pessoalmente ou virtualmente e podem pagar facilmente com auto-pagamento.

Ao estabelecer seus diferentes fluxos de receita, pense em como você pode usá-los para construir a ponte para os apoiadores entre este evento e o envolvimento futuro contínuo com sua causa:

• Envie a todos os participantes um e-mail de agradecimento que compartilhe quanto você arrecadou e o impacto que isso permitirá que você tenha.
• Convide-os para o seu próximo evento de voluntariado e diga-lhes como podem acompanhar o seu trabalho nas redes sociais.
• Use seu show beneficente para conseguir que novos apoiadores invistam em sua causa e se tornem doadores leais daqui para frente.

6. Considere um patrocinador corporativo para seu show beneficente

Embora hospedar um show beneficente tenha o potencial de arrecadar fundos significativos para sua organização sem fins lucrativos, isso acarreta despesas. Quanto mais você reduzir essas despesas, mais poderá aplicar os recursos diretamente à sua causa. Uma forma de reduzir custos é fazer parcerias com empresas e pessoas interessadas em patrocinar seu evento.

O patrocínio pode assumir a forma de doação de tempo, recursos ou financiamento. Por exemplo, um espaço para eventos pode patrocinar seu show beneficente doando o local. Seus músicos podem doar seu tempo e cobrar seus honorários típicos de apresentação. Um patrocinador corporativo pode fornecer suporte monetário para financiar seus esforços de marketing e promoção. Quanto mais doações você conseguir, aumentará o impacto do seu evento.

Por fim, um patrocinador corporativo também pode estar disposto a fornecer uma correspondência para o seu evento. Isso pode ajudar a gerar doações em seu show beneficente se os participantes souberem que sua doação de $ 20, por exemplo, será igual a $ 40 com a partida.

7. Mantenha seu objetivo de arrecadação de fundos em foco para os participantes

Você quer que seus participantes se divirtam, mas também quer que eles se lembrem de que esta noite é mais do que música. Lembre-os de que, ao comparecerem ao seu show beneficente, eles podem fazer a diferença apoiando sua causa.

Uma boa maneira de manter seu público motivado para atingir sua meta de arrecadação de fundos é manter essa meta em destaque. Afinal, as pessoas ficam mais propensas a doar quando veem que você está perto de atingir seu objetivo. Este é o efeito de proximidade do objetivo, onde os indivíduos sentem que podem ser os únicos a empurrá-lo para a linha de chegada e garantir seu sucesso.

Planeje incorporar um termômetro de arrecadação de fundos em seu show beneficente que seja atualizado em tempo real para mostrar o progresso em direção ao seu objetivo. Entre as séries, seu mestre de cerimônias pode chamar a atenção para a barra de status ao compartilhar histórias sobre o impacto de sua organização sem fins lucrativos ou apresentar vídeos curtos sobre seu trabalho. Você também pode encorajar seus músicos a torcer pelas doações da multidão para manter o significado do evento em foco para os participantes.

Prepare-se para o rock por uma grande causa

Há muitos detalhes a serem resolvidos em qualquer evento de arrecadação de fundos, mas seguir essas dicas ajudará você a lidar com as preocupações exclusivas de sediar um show beneficente. Esta pode ser uma ótima maneira de sair de sua rotina habitual de arrecadação de fundos e trazer mais membros de sua comunidade local para se envolver com sua causa. Sem mencionar que, ao recrutar artistas e cada um de seus públicos, você pode ir além de sua base de apoiadores e se conectar com pessoas que talvez nunca encontrassem sua organização de outra forma.