5 ferramentas de gerenciamento de tarefas para impulsionar as startups em direção à alta produtividade

Executar e expandir uma startup nesses tempos imprevisíveis está longe de ser uma tarefa simples. Competição intensa, recursos limitados e pressão crescente para envolver o público-alvo rapidamente são alguns desafios comuns que você deve superar para sobreviver e prosperar.

Como gerente de projeto, cabe a você cumprir as metas de negócios por meio da utilização eficiente dos recursos. Entre outras coisas, você precisa garantir que as tarefas sejam atribuídas às pessoas certas e que concluam seu trabalho dentro dos prazos definidos, colaborando com eficiência.

É muito trabalho para um gerente de projeto? Bem, uma resposta ideal poderia ser Sim e Não. Sim, se você estiver alocando e monitorando tarefas de forma eficaz para manter o andamento do projeto sob controle.

E NÃO se os membros da sua equipe não forem verificados com frequência e falharem consistentemente em concluir as tarefas dentro dos prazos definidos, o que atrasa ainda mais o envio do seu projeto.

Aguentar! Nem sempre os funcionários são o motivo de atrasos nos projetos. Fluxo de trabalho desorganizado, confusão em torno de funções de trabalho, alocação inadequada e tarefas manuais tediosas também contribuem para dificultar o crescimento de sua startup.

Para esclarecer as coisas, uma startup não pode sobreviver e crescer se seu gerenciamento de tarefas for ruim. Vamos nos aprofundar neste aspecto tão importante do planejamento e execução do projeto.

O que é Gerenciamento de Tarefas?

Em palavras simples, o gerenciamento de tarefas pode ser definido como o processo de criar, alocar e monitorar as tarefas do seu projeto do início ao fim. O gerenciamento de tarefas começa desde a concepção da tarefa até o rastreamento e a execução.

O gerenciamento eficaz de tarefas não apenas permite que os gerentes de projeto supervisionem facilmente o trabalho alocado, mas também facilita a colaboração entre equipes para tarefas em grupo. O gerenciamento de tarefas fornece uma compreensão clara às pessoas sobre quem deve trabalhar em quê e quando o trabalho deve ser concluído.

Os gerentes de projeto que aderem ao gerenciamento de tarefas são conhecidos por serem mais eficientes no gerenciamento de diferentes tarefas para levar o projeto adiante de acordo com as expectativas dos clientes.

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Por que o gerenciamento de tarefas é crucial?

Mesmo uma tarefa aparentemente pequena e negligenciada pode se transformar em um problema gigante e inviabilizar seu projeto completamente. Um bom gerenciamento de tarefas é crucial não apenas para entregar projetos com sucesso, mas também para promover uma colaboração frutífera em equipe.

Vamos dar uma olhada no que um bom gerenciamento de tarefas traz para a mesa de qualquer organização.

1. Priorização de tarefas

Muitas vezes acontece que um tempo precioso é gasto em tarefas de baixa prioridade, o que deixa tempo insuficiente para tarefas importantes. O gerenciamento de tarefas prioriza tarefas, o que garante que os melhores esforços de sua equipe estejam indo para onde é importante.

2. Melhor comunicação dentro da equipe

O gerenciamento de tarefas melhora a comunicação entre os membros do projeto e os membros da equipe. Os membros da equipe confirmam e relatam suas tarefas aos gerentes de projeto, e estes analisam seu trabalho e enviam feedback.

3. Fluxo de projeto ininterrupto

O gerenciamento de tarefas oferece controle total sobre as tarefas aos gerentes de projeto. O software de gerenciamento de tarefas fornece uma visão panorâmica de todas as tarefas aos gerentes de projeto; eles podem alterar as dependências da tarefa e os responsáveis ​​pela tarefa, se necessário.

4. Alto desempenho

O desempenho é muito importante para os gerentes de projeto e suas equipes, independentemente de seu tamanho. O gerenciamento de tarefas pode melhorar significativamente a produtividade e o desempenho da equipe. Quando os membros da equipe sabem que o andamento de suas tarefas está sendo monitorado, essa pressão os leva a se comprometer totalmente com seu trabalho.

5. Melhora a união da equipe

Um dos maiores benefícios do uso de software de gerenciamento de tarefas é que ele melhora a colaboração entre os membros da equipe no mesmo ou em diferentes departamentos. Como os membros interagem com frequência, eles se conhecem melhor, o que leva a um melhor vínculo da equipe.

6. Facilita a alocação de recursos

O gerenciamento de tarefas permite a utilização eficiente dos recursos mais valiosos - tempo, dinheiro e mão de obra. Atribuir tarefas às pessoas certas garante que o trabalho seja concluído no prazo por meio da utilização eficiente dos recursos, o que leva à economia de tempo e à redução dos custos do projeto.

O que é um software de gerenciamento de tarefas?

Lemos sobre o que é gerenciamento de tarefas e por que é importante. Agora é hora de entender o que exatamente é um software de gerenciamento de tarefas.

O software de gerenciamento de tarefas é uma plataforma visual a partir da qual os gerentes de projeto podem criar tarefas pessoais ou em grupo, alocá-las e monitorar seu progresso. Você pode definir as datas de início e de vencimento, definir estimativas de tempo, criar tarefas recorrentes, rastrear dependências de tarefas, etc., de um só lugar e fazer alterações conforme necessário.

Essas ferramentas reduzem os esforços manuais e economizam muito tempo. Agora, nem toda ferramenta oferece todos esses recursos. Diferentes softwares de gerenciamento de tarefas oferecem um conjunto variado de recursos e você pode não precisar de todos eles.

Assim, para escolher as melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas, você precisará primeiro analisar o tamanho da sua equipe e o tipo de projeto (ágil, cascata), para depois escolher uma solução que atenda às suas necessidades.

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5 excelentes ferramentas de gerenciamento de tarefas para startups em 2022

Como mencionado anteriormente, as startups precisam garantir o melhor aproveitamento de seus recursos limitados, especialmente mão de obra. O uso de uma boa ferramenta de gerenciamento de tarefas garante que as pessoas certas estejam trabalhando nas tarefas certas.

Vamos dar uma olhada em cinco das melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas disponíveis hoje.

1. ProofHub

Um poderoso ProofHub é um software de gerenciamento de projeto e colaboração em equipe tudo-em-um que oferece uma variedade de recursos avançados para usuários em uma plataforma comum. O software possui um software de gerenciamento de tarefas integrado que torna mais fácil para as equipes gerenciar tarefas e ser mais eficiente, produtivo e responsável por seu trabalho. Os gerentes de projeto podem gerenciar todas as tarefas em um só lugar e navegar facilmente pelas listas de tarefas e filtrar dados para organizar o trabalho conforme necessário. Você também desfruta de maior controle sobre acesso e segurança com listas disponíveis apenas para as pessoas designadas. Você só pode permitir que endereços IP selecionados acessem sua conta. Como cada membro da equipe tem uma compreensão clara da alocação de tarefas e estimativas de tempo, é provável que eles se tornem mais focados e responsáveis ​​no trabalho.

Principais características incluem:

• Criação e atribuição de tarefas individuais ou em grupo.
• Etiquetas personalizadas.
• Defina as datas de início e conclusão das tarefas.
• Definir estimativas de tempo.
• Tempo de rastreamento.
• Crie tarefas recorrentes.
• Anexe e comprove os arquivos.
• Uma visualização de tabela, uma visualização de lista e uma visualização de quadro.

Preço:

O plano Ultimate Control custa $ 89 por mês, cobrado anualmente.

2. Quire

O Quire é um software avançado de gerenciamento de tarefas baseado em nuvem que permite que as equipes se reúnam em uma plataforma comum para planejamento, organização e execução de gerenciamento de projetos colaborativos. Uma exibição de sublista focada garante que cada membro da equipe esteja no controle de seu trabalho e o quadro Kanban permite uma visualização fácil dos recursos da equipe para otimizar a transparência e a eficiência. Todos podem ter uma visão geral do andamento do projeto, e a interface elegante permite um fluxo de trabalho organizado. O Quire foi projetado pensando em equipes pequenas, e os funcionários podem se concentrar melhor nas tarefas identificando no que devem trabalhar.

Principais características incluem:

• Linha do tempo dinâmica.
• Quadro Kanban.
• Sublista inteligente.
• Lista aninhada infinita.
• Interface intuitiva.
• Plataforma entre dispositivos.
• Modelos de projetos.
• Integrações.

Preço:

Um plano gratuito está disponível. O plano Pago começa em US$ 8,95/usuário/mês.

3. Lista de pendências

Backlog é uma ferramenta popular de gerenciamento de tarefas e rastreamento de bugs usada por mais de 10.000 empresas em todo o mundo. Usando o Backlog, você pode facilmente gerenciar tarefas e realizar o trabalho com facilidade por meio de recursos úteis, como gráficos de Gantt, quadros Kanban e muito mais. Use o Backlog para priorizar e gerenciar tarefas em projetos e acompanhar o progresso geral. Comunique claramente as atualizações do projeto, discuta planos e envie solicitações de trabalho a outros membros da equipe. O compartilhamento seguro de arquivos na nuvem é outro recurso benéfico que melhora ainda mais a coordenação e a transparência da equipe. O aplicativo Backlog permite que você gerencie seu trabalho mesmo em trânsito.

Principais características incluem:

• Controle de versão.
• Gráficos de gantt.
• Wiki.
• Os campos personalizados.
• Rastreamento de bugs e problemas.
• Permissões do usuário.
• Compartilhamento seguro de arquivos.
• Colaboração entre equipes.
• Rastreamento de bugs.

Preço:

Um plano gratuito está disponível. O plano pago começa em $ 35 por mês.

4. beSlick

O beSlick é outro sistema útil de gerenciamento de tarefas baseado em modelos que ajuda a eliminar todo o caos e a confusão em seus processos manuais de registro e planejamento de tarefas. Projetado para equipes de pequenas e médias empresas, o beSlick é fácil de usar, mas surpreendentemente poderoso em sua funcionalidade. Rotulado como a única ferramenta de gerenciamento de tarefas com melhoria de processo integrada, ele apresenta um dos construtores de fluxo de trabalho de processo mais fortes (especialmente nessa faixa de preço). Os relatórios modelo são muito bons, oferecendo uma visão clara e detalhada do progresso em um único painel.

Principais características incluem:

• Biblioteca centralizada com permissões.
• Um único painel para visualizar todo o progresso da tarefa.
• Integre e automatize.
• Relatórios e filtragem de tarefas.
• Análise de processo e registro de trilha de auditoria.
• Biblioteca de modelos pré-construída.
• Rastreie e resolva problemas de processo.
• Plataforma entre dispositivos.

Preço:

Um plano de pagamento único custa US$ 10/usuário/mês.

5. Trabalho em equipe

O Teamwork é um poderoso software de gerenciamento de projetos com ferramentas de gerenciamento de tarefas integradas que os gerentes de projeto podem usar para criar tarefas altamente detalhadas e personalizadas para capacitar as equipes com uma melhor compreensão de seu fluxo de trabalho. Ele oferece um conjunto avançado de recursos que permitem planejar sua carga de trabalho, acompanhar seu progresso, relatar e otimizar o andamento de suas tarefas. Os modelos de gerenciamento de tarefas ajudam todos os tipos de equipes a economizar tempo, melhorar os processos e fazer mais. O recurso de agendamento de projeto do Teamwork permite que os gerentes de projeto definam as tarefas do projeto, atribuam-nas às pessoas e monitorem as atribuições. A ferramenta também oferece gerenciamento de documentos, o que facilita a colaboração dos usuários em documentos dentro da equipe por meio de um portal online.

Principais características incluem:

• Carga de trabalho.
• Quadros Kanban.
• Usuários clientes ilimitados.
• Rastreamento de tempo.
• Gráfico de Gantt.
• Modelos de lista de tarefas.
• Cadernos.
• Arquivos e Versionamento.
• Marcos e Calendário.

Preço:

Um plano Free Forever está disponível. O plano Pago começa em $ 10/usuário/mês, cobrado anualmente.

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Conclusão

As startups não podem se dar ao luxo de errar com as ferramentas de gerenciamento de tarefas, especialmente nos estágios iniciais. O planejamento e a alocação manual de tarefas podem reduzir profundamente o tempo produtivo de sua startup e há grandes chances de que os membros de sua equipe se tornem complacentes devido à falta de distribuição clara das responsabilidades do trabalho.

Insira uma boa ferramenta de gerenciamento de tarefas e os gerentes de projeto obterão um aliado confiável e funcional para navegar em processos de monitoramento e alocação de tarefas simples e complexas a partir de um único local.

As ferramentas de gerenciamento de tarefas mencionadas acima são algumas das melhores nos negócios, oferecendo um bom equilíbrio entre acessibilidade e funcionalidade, pois sua startup provavelmente registrará a utilização ideal do ativo mais valioso de sua organização – recursos humanos.

 Este artigo foi escrito por Nandini Sharma. Nandini é o gerente assistente de marketing da ProofHub. Nandini traz quase uma década de experiência no campo e executou com sucesso uma série de campanhas de marketing e construção de marca ao longo de sua carreira. Especialista na área de marketing, Nandini possui amplo conhecimento técnico e está sempre antenado nas últimas tendências do mundo digital. Você a encontrará constantemente colocando estratégias de marketing em movimento com perfeição. Ao longo dos anos, ela criou triunfantemente uma ampla base de audiência em várias plataformas online populares. Quando ela não está ocupada escrevendo ideias de marketing prontas para uso, ela pode ser encontrada canalizando sua criatividade para atividades de arte e artesanato.