Faça mais com menos simplificando sua pilha de tecnologia

Vemos um problema recorrente no espaço de negócios atual: pilhas de tecnologia de negócios inchadas. Nos tempos econômicos incertos de hoje, as empresas usam muitos aplicativos e softwares para controlar melhor suas operações e resultados. Mas aqui está um problema decorrente desse comportamento: os funcionários gastam mais tempo procurando informações, arquivos e a tecnologia de que precisam para tarefas específicas do que trabalhando. Além de ser ineficaz em termos de tempo e recursos, isso levanta problemas: dados isolados, atribuições pouco claras e cansaço dos funcionários.

Se isso soa estranhamente familiar para você, há uma estratégia que você pode considerar: simplificar sua pilha de tecnologia. Por mais pouco intuitivo que possa parecer, isso pode gerar maior produtividade e eficácia da equipe.

Então, como saber que é hora de simplificar suas operações adotando uma ferramenta abrangente dentro da sua empresa? Temos algumas informações sobre esse tópico que podem ajudá-lo a decidir e elaborar um plano de ação eficaz.

Principais sinais de que você precisa de uma atualização de software

A questão é que nenhum software é perfeito. Na maioria dos casos, você precisa de outras ferramentas para completar os recursos de software que possui. No entanto, problemas técnicos de longa data podem ter um impacto negativo na eficiência e nos custos. Dito isso, verifique esses sinais para avaliar se você tem uma pilha de tecnologia ineficaz.

• Software com recursos sobrepostos.
• Dados isolados, o que dificulta a entrega da experiência omnicanal do cliente que você deseja oferecer.
• Problemas de integração, como bugs recorrentes ou correção de novos bugs constantemente.
• Problemas de escala.
• Violações de dados ou riscos de segurança.
• Moral baixo da equipe devido ao alto número de ferramentas e softwares que precisam usar rotineiramente.

E como o que pode funcionar para seus concorrentes pode não funcionar para você, corrigir todos os problemas acima pode se tornar assustador. Aqui estão as etapas que você precisa seguir para fazer mais com menos software.

Identifique seus problemas técnicos

Reservar demonstrações para vários softwares pode parecer uma boa ideia, mas falhará se você não estiver ciente das limitações e necessidades de seu software.

Comece criando um inventário de toda a tecnologia que você usa atualmente em sua organização. O melhor lugar para começar a identificar suas limitações e necessidades de software é ver se duas ou mais ferramentas com recursos se sobrepõem.

• Você está duplicando processos em pelo menos duas ferramentas?
• Como você está lidando com os dados que suas ferramentas geram?
• Você está usando cada peça de tecnologia em todo o seu potencial ou poderia desistir dela para reduzir alguns custos?
• Você está vendo os benefícios anunciados por cada ferramenta?

Para responder a todas essas perguntas, você deve ter discussões e entrevistas honestas com as partes interessadas internas em todos os departamentos. Aqui estão algumas perguntas úteis a serem feitas durante o processo, além das listadas acima:

• A pilha de tecnologia que você tem impactou negativamente suas rotinas diárias?
• Quanto tempo é gasto coletando e limpando dados em vez de usá-los proativamente?
• Desafios individuais e departamentais podem ser resolvidos eliminando uma peça tecnológica e adotando outra.

Combine cada ferramenta com um objetivo

No atual ambiente de negócios, as empresas veem todas as tecnologias emergentes como objetos bastante brilhantes que devem ser adotados. Mas isso incentiva gastos excessivos com software, e a nova ferramenta pode nem ter os recursos de que você precisa no final do dia. Ou pior, pode ter recursos que se sobrepõem ao seu software atual. Observe as metas e os objetivos da sua empresa para garantir que você simplifique com sucesso sua pilha de tecnologia. Você está tentando atrair mais leads para alimentá-los, gerar mais vendas é uma prioridade? Em seguida, tente identificar uma ferramenta que possa atender a maioria desses objetivos. Quanto menos tecnologia você precisar para orquestrar suas operações internas, seu negócio terá mais sucesso.

Tudo gira em torno de dados

Pode parecer clichê, mas seus dados são o maior patrimônio da sua empresa. Para garantir a colaboração interdepartamental e a adoção de software, você também deve garantir que os dados sejam coletados com êxito, precisos e visíveis em todos os departamentos na mesma interface. Assim, é necessário um software que integre dados de diferentes ferramentas específicas departamentais. A longo prazo, isso ajudará você a garantir que todos os funcionários tenham a mesma visão do cliente e, mais importante, que as necessidades e expectativas de seus clientes sejam atendidas com sucesso, graças à tecnologia que você usa.

Identifique produtos de software que tratem seus dados corretamente e enriqueça-os com informações externas para uma visão 360 graus de seus clientes. Aqui estão algumas perguntas úteis ao entrevistar diferentes fornecedores:

• Como os dados do cliente são coletados e gerenciados?
• Qual é o processo de relatar anomalias de dados?
• Como são tratados os dados provenientes de outro software interno?
• É integrado com seus sistemas centrais?
• A ferramenta está em conformidade com os regulamentos de segurança de dados?
• A plataforma possui todas as certificações de segurança de dados necessárias?

Assuntos de adoção

Depois de identificar o fornecedor e a ferramenta ideais, você deve planejar sua estratégia de implementação e adoção. É aqui que a qualidade do fornecedor entra em discussão. O sucesso da implementação e adoção de software depende da disposição de seu fornecedor de arregaçar as mangas e se envolver. Colaborar com um fornecedor adequado também ajudará suas equipes a reunir o entusiasmo necessário para uma transição significativa.

• Leia abaixo para ver algumas maneiras de garantir um processo de implementação e adoção sem estresse:
• Discuta com seus fornecedores se eles oferecem serviços de consultoria pré e pós-implementação.
• Saiba qual é o processo de implementação específico.
• Identifique fornecedores com programas e recursos sólidos de integração, como bases de conhecimento.
• Automatize o máximo de processos possível para aumentar as taxas de adoção.
• Estabeleça métricas internas de sucesso e protocolos de rastreamento para avaliar seu processo de implementação e adoção.

Monitore os resultados e adapte a estratégia

Depois de concluir a fase de implementação, você deve monitorar a evolução do processo de integração. Idealmente, você deve começar integrando gradualmente suas equipes com uma única ferramenta por vez para evitar a fadiga do software. Conduza o treinamento conforme necessário e, assim que terminar, você poderá começar a analisar seus KPIs. Compare o desempenho de cada ferramenta com os KPIs predefinidos e avalie seu sucesso.

Muitas empresas ficam surpresas ao saber que podem obter melhores resultados quando identificam uma única solução de software que atende a um nível interdepartamental. No entanto, depois de reduzir os custos e o tempo gasto em software e recursos duplicados, você pode notar imediatamente um aumento na produtividade, na satisfação do cliente e nas taxas de sucesso do cliente.

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