8 maneiras de otimizar seu processo de folha de pagamento

O processo de folha de pagamento pode ser um desafio para qualquer empresa e é fácil ficar atolado no lado administrativo das coisas. Todos os proprietários de empresas sabem como é importante garantir que estão pagando os funcionários corretamente e no prazo. Mas com tantos regulamentos diferentes, requisitos de papelada e implicações fiscais, não é de admirar que o processo de folha de pagamento possa se tornar tão trabalhoso.

Manter-se atualizado sobre essas regulamentações e mudanças pode significar muito trabalho extra para a equipe de folha de pagamento. A chave para garantir um processo de folha de pagamento simplificado para o seu negócio ou empresa é melhorar a eficiência em todos os níveis. Aqui estão oito maneiras de garantir que sua folha de pagamento esteja funcionando da melhor maneira para suas necessidades de negócios.

1. Controle seus custos

A folha de pagamento é um dos aspectos mais caros da administração de uma empresa. Pode ser difícil controlar esses custos e, ao mesmo tempo, garantir que os contracheques dos funcionários sejam sempre pagos em dia, mas há várias maneiras de reduzir o que você está gastando no processamento da folha de pagamento. Os proprietários de empresas que gerenciam sua folha de pagamento com mais eficiência geralmente obtêm economias significativas ao longo do tempo. Como ponto de partida, analise os custos por funcionário e departamento para ajudar a identificar áreas onde os custos não estão sendo compartilhados igualmente.

Mantenha uma planilha precisa de todas as despesas da folha de pagamento, incluindo benefícios e bônus para cada funcionário, para determinar o que você está gastando em cada hora trabalhada. Use os dados coletados em sua análise de custos para criar um plano que ajudará a manter as futuras taxas de processamento de folha de pagamento sob controle, mantendo os níveis de produtividade entre os funcionários que trabalham para cumprir os prazos. Além disso, saiba o que você está pagando em seu sistema de processamento de folha de pagamento e quanto custa por transação.

Opte pelo melhor software de folha de pagamento com taxas transparentes para que você entenda exatamente para o que cada dólar está indo. Se houver cobranças ocultas ou pouco claras em suas faturas, entre em contato com seu provedor imediatamente, pois isso pode ser um sinal de um serviço de folha de pagamento inexperiente ou desonesto. Certifique-se de entender a estrutura de custos antes de assinar qualquer contrato e peça esclarecimentos, se necessário, para garantir que não haverá contas surpresas mais tarde.

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2. Simplificação do processo de obtenção de dados

Garantir que todos tenham acesso a todos os seus dados facilita a ação e as alterações. Se você estiver usando planilhas, considere fazer uma cópia mestre que seja compartilhada com sua equipe. Dessa forma, eles podem adicionar novas informações e editar os dados existentes sem atualizar vários arquivos ou enviar e-mails. Crie um cronograma para lidar com as atividades de folha de pagamento para garantir que sua equipe siga o mesmo processo sempre que precisar atualizar dados ou fazer alterações.

Por exemplo, crie procedimentos operacionais padrão (SOPs) para a frequência com que você revisa os arquivos com os funcionários, realiza auditorias sobre taxas de pagamento, etc., para que todos conheçam suas responsabilidades em cada etapa do processo. Opte por uma opção de coleta de dados automatizada para agilizar sua folha de pagamento e evitar erros que podem acontecer com o processamento manual ou planilhas. Com os dados corretos da folha de pagamento, você pode rastrear e atualizar itens como tempo trabalhado, taxas de pagamento com base em cargos ou níveis de experiência, aumentos para funcionários que estão na empresa há muito tempo, etc.

3. Descubra o que os outros departamentos realmente precisam

Um dos maiores erros que as empresas cometem ao tentar simplificar o processo de folha de pagamento é não consultar outros departamentos, especialmente a contabilidade. Se seus departamentos de negócios não tiverem acesso ao que precisam a qualquer momento, você nunca pode esperar que seu processo de folha de pagamento ocorra sem problemas. Descubra o que os outros departamentos realmente precisam e faça questão de obter as informações de que precisam imediatamente.

Por exemplo, se você tem um modelo de negócios simples em que seu departamento de contabilidade só precisa saber o número total de horas que cada funcionário trabalhou, não há necessidade de criar um lançamento contábil. No entanto, se houver determinados lançamentos relacionados à folha de pagamento que precisam ser feitos para que as demonstrações financeiras e os impostos da sua empresa sejam arquivados corretamente, certifique-se de que sejam feitos na contabilidade. Ao fornecer a cada departamento as informações necessárias, você pode agilizar o processo de folha de pagamento.

4. Gerencie a inscrição automática da folha de pagamento com mais eficiência

Inscrever funcionários na folha de pagamento é fundamental para garantir que seus contracheques sejam entregues no prazo e no valor certo. No entanto, quando os empregadores têm um grande número de funcionários para registrar na folha de pagamento, pode levar várias horas para concluir essa tarefa. Esse uso ineficiente de recursos valiosos da empresa representa um grande risco de erro humano com tantas pessoas diferentes envolvidas. Em vez disso, os empregadores devem automatizar o processo de inscrição.

Considere integrar isso a uma solução de integração automatizada que também pode inscrever novos funcionários no RH e em outros serviços da empresa, como benefícios ou impostos sobre a folha de pagamento. Você também deve habilitar ajustes automáticos quando o status de um funcionário muda, como quando ele é promovido ou muda de departamento. Automatizar a inscrição na folha de pagamento é um grande passo para agilizar todo o processo e tornar seus dias de pagamento mais tranquilos sem nenhuma tecnologia adicional.

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5. Adote novas tecnologias de negócios

Outra maneira eficaz de agilizar o processo de folha de pagamento é adotando novas tecnologias de negócios. Dessa forma, você pode automatizar muitas tarefas e tornar mais fácil para funcionários e chefes de departamento lidar com vários projetos ao mesmo tempo. Você pode fazer isso usando sistemas online que permitem coletar dados rapidamente e, ao mesmo tempo, automatizar processos de pagamento, como relatórios e faturamento.

Considere algumas destas opções:

• Automatize sua cronometragem com um aplicativo de registro de horas ou tenha dispositivos pré-carregados com planilhas de horas de funcionários que eles podem acessar por conta própria. Uma solução como essa não exige que você calcule manualmente as horas trabalhadas e os carimbos de data/hora, tornando-o um processo simples.
• Investir nisso pode ajudar a criar faturas e enviá-las eletronicamente, reduzindo o tempo gasto em tarefas administrativas, como cobrança de clientes ou emissão de folha de pagamento.
• Permita que os funcionários gerenciem suas próprias solicitações de folga e relatórios de despesas usando uma plataforma colaborativa online. Dessa forma, eles podem enviar solicitações quando necessário e acompanhar as despesas em tempo real.
• Use notificações automatizadas para manter todos informados quando se trata de fazer alterações, enviar solicitações de férias ou verificar despesas.

Ao investir em tecnologia de negócios, certifique-se de tirar o máximo proveito dela treinando os funcionários no uso de cada ferramenta. Isso garante que todos estejam usando esses sistemas para maximizar os benefícios e minimizar o tempo gasto na inserção de dados ou na investigação de problemas.

6. Fique por dentro das novas mudanças na legislação

Você também deve entender o impacto da nova legislação em seus negócios e como isso afeta a folha de pagamento. Certifique-se de estar ciente das próximas mudanças para garantir que você não fique para trás assim que elas entrarem em vigor. As leis federais e estaduais normalmente fornecem uma janela de tempo para as empresas entrarem em conformidade com as mudanças. No entanto, você deseja agir o mais rápido possível. Você não quer se pegar tentando recuperar o atraso quando o prazo chegar.

Certifique-se de que todas as novas mudanças estão sendo implementadas em tempo hábil. Lembre-se de que parte da garantia de um processo simplificado de folha de pagamento envolve a conformidade com a legislação. Qualquer interrupção em seus processos existentes devido à falta de conformidade pode inviabilizar facilmente todo o processo de folha de pagamento e, potencialmente, até mesmo colocá-lo em risco de ser auditado. Além disso, é importante que todos os colaboradores também estejam atualizados sobre as mudanças. Isso é especialmente verdadeiro se houver alguma alteração em sua taxa de pagamento ou deduções de acordo com a nova legislação.

7. Integre a folha de pagamento com outras funções de negócios

Outra maneira de simplificar o processo de folha de pagamento é integrá-lo a outras funções de negócios. Você pode fazer isso usando um software ou serviço que tenha integrações aprimoradas, como Xero, FreshBooks e muito mais. As soluções de software de contabilidade mais populares agora vêm com serviços de folha de pagamento integrados que permitem importar dados financeiros desses programas para o sistema de folha de pagamento, para que você não precise inserir dados manualmente.

Isso permite um processo de folha de pagamento mais preciso, reduzindo a chance de erro humano e facilitando a declaração de impostos no final do ano. A integração de sua folha de pagamento com outras funções de negócios pode ajudá-lo a reduzir o tempo e o esforço necessários para concluir as tarefas relacionadas à folha de pagamento, permitindo mais tempo para outras responsabilidades. Por exemplo, se você é proprietário de uma pequena empresa, um processo integrado pode permitir que você se concentre no crescimento de sua empresa e, ao mesmo tempo, tenha a tranquilidade de saber que sua folha de pagamento está sendo paga com precisão e pontualidade.

8. Obtenha o suporte de que precisa quando precisar

Às vezes, você pode encontrar problemas de folha de pagamento que não está preparado para resolver sozinho. Por exemplo, se houver uma mudança complexa na lei tributária ou o IRS tiver dúvidas sobre algo em seus impostos sobre a folha de pagamento, talvez seja melhor procurar a ajuda de um especialista. Esse especialista pode ser um profissional de recursos humanos ou um contador com experiência em processamento de folha de pagamento. Você não quer deixar seu negócio sofrer porque não consegue resolver o problema imediatamente. É aí que encontrar a ajuda de alguém com mais experiência será útil.

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Gerenciar seu processo de folha de pagamento deve ser fácil

Com essas dicas em mente, seu processo de folha de pagamento deve ser mais fácil e eficiente. Quer você opte por terceirizar ou lidar com isso internamente, você deve conseguir fazer sua folha de pagamento mais rapidamente. Lembre-se de que a terceirização não significa transferir a responsabilidade pela conformidade de RH e pela cultura da empresa. Portanto, certifique-se de que o terceirizado também esteja à altura dessas questões. Os benefícios de um processo simplificado são claros, mas também o tempo e o esforço envolvidos em colocá-lo em funcionamento.

Portanto, reserve um tempo para entender o que você precisa e onde estão as prioridades da sua empresa. Só então você pode implementar o processo mais eficiente possível.