Como configurar sua caixa de correio para cold mail?

Bem-vindo visitante, a este tutorial intergaláctico. Enquanto escrevo estas primeiras linhas, acabamos de lançar o Waalaxy (a melhor ferramenta futurista para prospecção automatizada multicanal). Problema: Eu nunca enviei um cold mail na minha vida (bem, apenas alguns para acampamentos há muito tempo).

Hoje em dia, a base do multicanal no B2B é o LinkedIn + e-mail. Então decidi escrever um estudo de caso completo sobre o lançamento da minha primeira campanha multicanal real com Waalaxy. Nele, compartilharei meus aprendizados, meus desafios, minhas premissas e meus resultados. Na primeira parte, discutirei a “Configuração Técnica” para iniciar uma estratégia de prospecção de qualidade.

Cuidado, este passo não deve ser negligenciado: é a base da sua prospecção b2b . Então, se você não quer que tudo desmorone depois de algumas sequências, você terá que sujar as mãos.

Antes de começar a lançar as bases

Prospecção não é apenas enviar e-mails para o mundo ou adicionar todo mundo no LinkedIn, esperando que eles mordam. Na verdade, você pode entrar no top 1% dos resultados aplicando algumas regras simples e seguindo as restrições técnicas dos canais que você usa. Esta primeira parte do estudo de caso pode parecer um pouco tediosa.

Mas é essencial. A prospecção do LinkedIn dá acesso a taxas de desempenho muito melhores e é mais fácil do que o cold email. Mas o poder dos dois combinados não deve ser subestimado. Dito isto, antes de embarcar em estratégias multicanal, você deve dominar os hábitos e costumes de cada canal de forma independente. As ferramentas multicanal não devem ser usadas para compensar uma má estratégia de marketing .

Ele existe para melhorar os resultados de campanhas de canal único já bem-sucedidas. Caso contrário, você estará apenas prospectando mal, em grande escala. Seus nomes de domínio serão colocados na lista negra como spam e sua conta do LinkedIn perderá credibilidade. Então, agora que deixei isso claro, é hora de começar.

Este artigo foi escrito em parceria com Scalezia. Scalezia auxilia startups, scale-up, mas também PMEs na implementação dos mais recentes métodos de crescimento para criar um crescimento sustentável e internalizar essas habilidades, a fim de tornar a empresa autossuficiente a longo prazo.

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Prepare o básico de um cold mail eficaz

Entregabilidade: o que é e por que otimizá-la?

Entregabilidade é a porcentagem de e-mails que chegarão na caixa de entrada de seus destinatários. Aqui significa:

• que o correio chega em uma caixa postal válida.
• que o e-mail não chegue na pasta de spam.

O primeiro ponto está diretamente relacionado à qualidade da sua base de e-mails. Não há problema para nós neste tutorial: os endereços de e-mail que usaremos aqui serão e- mails do LinkedIn (portanto verificados pelo LinkedIn), ou endereços de e-mail enriquecidos pelo Dropcontact, que verificamos serem válidos antes de enviá-los para você.

O segundo ponto é uma história diferente.

Como nem todos os provedores de e -mail têm os mesmos critérios para determinar se um e-mail deve ou não ir para SPAM, alguns são mais exigentes que outros. Pelo que li e entendi sobre o assunto, existem 3 critérios principais que afetam sua entregabilidade:

• Confie no seu nome de domínio.
• Confie no IP que envia os emails.
• Confie no próprio e-mail.

A confiança no seu nome de domínio

Quando um e-mail é enviado ao seu destinatário, o provedor primeiro verifica se o e-mail (e, portanto, o domínio) com o qual você envia o e-mail é confiável: ele está na lista negra de certas organizações responsáveis ​​​​pela regulação de SPAM na web?

Ele enviou muitos desses e-mails no passado? É possível descobrir facilmente quem está enviando este e-mail? É frequentemente reportado como SPAM por outros usuários?

Confiando no seu IP

Quando usamos uma ferramenta de cold-email, nossos e-mails não saem do nosso computador. Eles saem de um servidor em algum lugar, usado por outras pessoas. Este servidor está vinculado a um IP. Uma espécie de número de identidade. E, dependendo do que você faz e do que outros usuários fazem com seus e-mails, esse IP pode ser colocado na lista negra. Nesse caso, seus e-mails podem ir diretamente para o SPAM.

Confie no próprio e-mail

O SPAM tende a seguir alguns princípios que são fáceis de identificar pelos provedores . Portanto, não escreva seu e-mail da maneira antiga. Certas palavras ou formulações podem enviar você direto para o SPAM, não importa o que você tenha feito antes. Mas não se preocupe, vamos antecipar isso para garantir que nossa estratégia se mantenha e otimizar nossas chances de chegar às caixas de entrada de nossos destinatários.

Apenas uma última coisa antes de começarmos: este não é um tutorial exaustivo de maneiras de lançar suas campanhas de cold e-mail . Este tutorial aborda especificamente minhas ferramentas e escolhe o método ideal para iniciar minhas campanhas de cold-email, com base no curso Scalezia, que é referência na área de marketing.

Irei o mais fundo possível na configuração em cada etapa. Se você nunca usou as ferramentas mencionadas neste tutorial, não se preocupe.

Temos um tutorial completo para começar do 0 sem depender de um desenvolvedor, e estamos abertos a escrever tutoriais para cada nome de domínio e provedor de caixa de correio para ser o mais completo possível.

Compre um nome de domínio adicional

Sim, você leu certo. Vamos comprar um novo nome de domínio . Por que devemos fazer isso? Cold-email não é isento de riscos. Muitas pessoas não gostam de receber e-mails não solicitados e dependendo da qualidade das campanhas podemos ter nosso nome de domínio queimado.

Quando esse for o caso, você deve saber que é quase impossível recuperar o atraso (a internet não esquece). Seria uma pena, se você e suas equipes já usam e-mails profissionais neste nome de domínio ou se você envia newsletters para uma base de clientes, acabar sistematicamente em SPAM.

Para evitar isso, usaremos um nome de domínio semelhante. No meu caso, meu nome de domínio principal é Waalaxy.com. Então fui comprar: waalaxy.io. Custa-me 30€ por ano. Então, realmente, não negligencie esta etapa. (Para quem eu já vejo dizendo “mas não vou comprar um domínio que não aponte para o meu site, meu cliente não vai me encontrar, entre em pânico, ajude, como vou fazer”. Pessoal : nós não nos importamos.

Sua perspectiva não se importa. Na pior das hipóteses, ele digitará Waalaxy no Google e nos encontrará (se você não for encontrado em seu nome, terá que trabalhar em seu SEO )… Se possível, evite nomes de domínio que sejam muito extravagantes: .paris, .link, .online, .agency… Eles não são necessariamente apreciados pelos fornecedores (e podem parecer suspeitos para seus destinatários). Escolha nomes de domínio confiáveis: .fr, .com, .io, .net, .co ou qualquer outro domínio vinculado a um país (se possível o país que você vai prospectar).

Pessoalmente, utilizo o site da OVH porque é nele que estão centralizados os nossos serviços de alojamento e nomes de domínio. Você também pode comprá-lo de outro provedor (como Google Domain, neste caso veja nosso estudo de caso para configurar este serviço).

Crie seu e-mail

Pessoalmente estou preparando uma prospecção em larga escala. Vou usar 5 contas do LinkedIn associadas a 5 e-mails de prospecção .

Então vou comprar licenças e criá-las no meu back-office da OVH. Para quem não utiliza a OVH, mais uma vez encaminhei-vos para a suite Google (mais simples) ou caso tenham outras restrições relacionadas com o vosso negócio, ao vosso fornecedor. Não hesite em nos contatar se desejar que adicionemos documentação relacionada ao seu provedor , para que possamos cobrir o maior número possível de casos em nossos tutoriais. No entanto, aqui, vou criar meus e-mails.

1. Vou para a minha conta de cliente OVH.
2. Depois, no meu backoffice.
3. Encomendo novas contas pro mail (mais uma vez, você terá que pagar € 12 anualmente para ter um endereço de e-mail, mas não se deixe levar por esse custo. Pense em Retorno do Investimento e diga a si mesmo que esse custo pode ser amortizado com um único e-mail que irá para a caixa de entrada do destinatário certo).

Associe o e-mail ao seu nome de domínio (geralmente leva alguns minutos antes que o nome de domínio seja comprado)

Configure o e-mail que você acabou de comprar

Após alguns minutos, o e-mail deve estar configurado e operacional. Se você seguiu este tutorial, poderá acessar o e-mail em questão clicando neste link.

Aqueça sua conta: use um “Warmer

Como dissemos anteriormente, os provedores de e-mail analisam o que você fez antes com seu e-mail e nome de domínio. Quando é novo como acabamos de fazer, eles não têm história. Então, se de um dia para o outro você estiver enviando centenas de e-mails por dia, eles não vão gostar. Para evitar isso, existe um método que consiste em “aquecer” uma conta de e-mail . Duas opções:

• Aqueça seu e-mail manualmente: isso significa criar uma dúzia ou até vinte e-mails em diferentes provedores e depois trocar e-mails entre si, removendo-os sistematicamente do spam e marcando-os como importantes.
• Use uma ferramenta que faça isso automaticamente para você.

Na Waalaxy, não somos do tipo que faz as coisas manualmente. Pelo menos não este. Então vamos escolher a opção 2: usar um “aquecedor”. Quanto a isso, você tem dois que se destacam:

• Lemwarm (por lemlist).
• Mailwarm.

Escolheremos aqui o Mailwarm por uma razão simples: o Lemlist é nosso concorrente direto, portanto não apresentaremos aqui como usá-lo (mas é uma ferramenta muito boa e custa menos se você decidir experimentá-lo). O Waalaxy em breve também integrará nativamente essa funcionalidade do Mailwarm, para facilitar a configuração para nossos usuários .

Como o Mailwarm funciona? É bem simples. A ferramenta enviará e-mails em seu nome para outros usuários, onde o e-mail será automaticamente categorizado como importante. E vice-versa para outros usuários. E aqueles com um volume diário que aumenta dia após dia.

Antes de tudo, vamos criar uma conta com MailWarm . Infelizmente, não há teste gratuito, você deve ir diretamente ao caixa. Pessoalmente, peguei 5 contas no plano mensal, na esperança de que a versão Warmup do Waalaxy seja desenvolvida na primeira renovação. . Depois de se inscrever para a assinatura, você chega a esta página.

Adicionaremos uma conta no canto superior direito.

Você deve então inserir os parâmetros SMTP (que permitirão que o Mailwarm acesse a caixa de correio e gerencie os e-mails para você). No nosso caso, são os parâmetros OVH. Se você estiver usando outro provedor de e-mail, basta pesquisar no Google “provider_name SMTP settings”. Pequeno ponto contra-intuitivo: o “nome de usuário ” corresponde ao endereço de e-mail (e nome refere-se ao nome que será exibido, como costuma ser o caso nas configurações de SMTP ). Feita a configuração, você acessa uma página com as ações a serem realizadas e realizadas pelo mailwarrm em sua conta de e-mail.

Pessoalmente deixei todos os parâmetros no padrão e ativei o sistema. Decidimos começar devagar, com 2 e-mails por dia, para chegar a 40 após cerca de 2 semanas. Sim, para lançar sua primeira campanha de cold mail real, você terá que ter um pouco de paciência. Mas mesmo depois disso, ainda há algum trabalho a ser feito para concluir a configuração. Então, por enquanto, você vai deixar o Mailwarm trabalhar e passar para a próxima etapa.

Programação DNS (via OVH)

Não, não vá embora. Este nome bárbaro esconde uma manipulação muito simples…

Desde que você tenha acesso ao provedor de nome de domínio . No meu caso, continuo com a OVH. Então, vou mostrar-lhe como fazê-lo para a OVH . Se você usar outro provedor, terá que encontrar a documentação na web.

Deixe-me saber suas necessidades diretamente no chat de suporte do Waalaxy. Tentaremos mais uma vez criar um documento completo para essas configurações. As configurações de DNS são por onde passam todos os e-mails que você enviará.

Uma espécie de carteira de identidade. E para atrair a confiança das caixas de correio, é melhor ter todos os papéis em ordem. Existem 3 configurações principais a serem feitas:

• SPF , para “Sender Policy Framework”.
• DKIM , para “Correio Identificado por Chaves de Domínio”.
• DMARC , para “Autenticação, Relatórios e Conformidade de Mensagens Baseadas em Domínio”.

Serei muito honesto: até hoje não tenho uma visão retrospectiva da implicação dessas diferentes configurações e sua importância.

Acompanhei o curso Scalezia passo a passo e aqui estou basicamente transcrevendo-o com meu caso de uso. O que é certo é que tenho confiança cega em termos de cold mail no Scalezia e tentaremos implementar essas diferentes configurações.

Se você optou pelo Gsuite para seus e-mails, boas notícias, SPF e DMARC já estão definidos por padrão. No meu caso, uso OVH e não é o caso. Encontrei um tutorial que mostra como fazer a configuração. Eu vou te passar o link, e claro que vou explicar tudo, então não se preocupe.

Etapa 1: configuração do SPF

Para configurar o SPF , se utilizar os serviços básicos em termos de emailing da OVH, é bastante simples. Tem de voltar ao painel de administração da OVH, escolher o seu nome de domínio e ir à zona DNS . Então siga este pequeno tutorial com a configuração padrão da OVH.

Etapa 2: configuração do DKIM

EDIT: depois de horas de pesquisa, parece que o serviço pro mail da OVH não permite configurar isso. Se alguma pessoa motivada tiver soluções, eu sou um tomador

O DKIm é usado para identificar você como o dono do e-mail que você está usando (pelo menos foi o que eu entendi depois de ler um pouco na web sobre isso). Para começar, você precisa gerar uma chave exclusiva que servirá como identificador. Para isso, acesse este site. Gere uma chave para o seu domínio. Em seguida, copie a chave obtida. Volte à interface de gestão da OVH, selecione o seu nome de domínio e vá a “Zona DNS”. Adicione uma entrada DNS , em TXT e insira o subdomínio fornecido pelo gerador de chaves e o valor da chave, conforme mostrado no GIF a seguir.

Etapa 3: configuração do DMARC

Este é quase o fim, não se preocupe. Estou brincando. Mas é quase o fim desta parte sobre DNS. Ainda temos que configurar o DMARC (que só pode ser configurado se você tiver feito os dois passos anteriores. Depende disso).

Esta última configuração é bastante simples. Consiste em redirecionar os e-mails que não chegam a um e-mail da empresa. Você deve criar uma nova entrada no TXT, inserir um subdomínio “_dmarc” e adicionar o seguinte texto no valor.

 "v=DMARC1;p=nenhum;rua=mailto:[email protected]"

Ao substituir o e-mail pelo que receberá os relatórios (você pode colocar o que você usa para enviá-los, por exemplo).

Torne seu Whois público

“Whois” é o cartão de identidade do seu nome de domínio. Ele contém informações sobre o proprietário do domínio e como contatá-lo. Por padrão é anônimo.

Mas para provedores de e-mail, um Whois público é garantia de credibilidade e qualidade. Então, vamos torná-lo público. Ainda na OVH, deve aceder à página de gestão de nomes de domínio, optar por modificar o “Whois” e definir tudo para “Display”. É simples assim!

DNS reverso

Mais DNS? Sim. Mas eu prometo, este é o último. O DNS reverso é uma ferramenta de rastreabilidade que permite ter certeza da identidade do remetente de um e-mail , utilizando o endereço IP para rastrear o domínio.

Esta medida é particularmente interessante, pois permite diferenciar dos spammers , que utilizam um IP deliberadamente errado. A boa consistência entre IP e domínio é de fato medida por um protocolo chamado Reverse DNS Lookup, que, ao receber um e-mail enviado por um remetente desconhecido, garantirá que o DNS reverso esteja configurado corretamente.

Se este não for o caso, as chances de ser bloqueado ou entregue em sua caixa de spam são muito altas. Infelizmente, ainda não descobri como fazer isso com a OVH. Prometo que estou trabalhando nisso

Se descobrir como fazê-lo com a OVH, por favor, diga-me!

Adicionar uma assinatura e uma foto de perfil

Bobo, mas essencial. Para que seus destinatários possam identificá-lo, você deve adicionar uma foto de perfil e uma assinatura aos seus e-mails . Se você usa OVH, aqui está o procedimento: Tenha cuidado, no entanto, de usar uma foto sua e não um logotipo. Os algoritmos são inteligentes e irão notá-lo sem nenhum problema.

Em seguida, adicione uma assinatura: A assinatura deve conter o máximo de informações possível, identificando você evitando coisas extravagantes: sem HTML, sem logotipo, formatação mínima. A Scalezia até desaconselha colocar um link, mas como meu objetivo é fazer com que meu leitor visite o site , vou quebrar essa regra e colocar um.

É assim que meu primeiro perfil se tornará um Desenvolvedor de Negócios.

Assine o maior número possível de newsletters (Buzzfeed, Francetelevisions)

Para enviar uma mensagem positiva aos fornecedores dizendo “Olha, eu não sou uma conta de spam que acaba de ser criada para contatar o mundo inteiro e vender produtos ilegais para aumentar o pênis”, você terá que mostrar a eles que você vai ter que ter um comportamento regular, além de aquecer sua conta.

Para isso, você só precisa se inscrever em muitas newsletters .

Etapa 1: assine todas as newsletters do Buzzfeed

É fácil de fazer. Acesse o Buzzfeed , insira seu endereço de e-mail e assine todas as newsletters. Como sou um preguiçoso, tenho um pouco de experiência como desenvolvedor e tenho que configurar pelo menos 5 contas, aqui está um código que selecionará todos os boletins de uma só vez.

var rótulos = document.getElementsByTagName('LABEL'); for (var i = 0; i < labels.length; i++) { labels[i].click() }

Para ser inserido diretamente no console (Clique com o botão direito na página => Inspecionar => Console => Copie o código) E porque o tio Toinon é muito simpático (ou muito preguiçoso), fez também um código para validar a subscrição de todas as newsletters (válido apenas para a caixa de correio OVH Pro). Você tem que esperar alguns minutos até que suas assinaturas sejam consideradas.

Você receberá um e-mail do Buzzfeed por boletim informativo, ou seja, 46. Para cada um você deve confirmar seu endereço de e-mail clicando em um botão. Quando você tiver recebido todos os e-mails de confirmação (você deve se conectar ao seu endereço de e-mail profissional, é claro), role até a parte inferior da caixa de entrada para carregar todos os e-mails do Buzzfeed e então você pode adicionar este pedaço de código no console:

var elementos = document.querySelectorAll('div[autoid=”_lvv_3″]'); botão var; for (var i = 0; i < elements.length; i++) { elements[i].click() await new Promise( resolver => { setTimeout( () => { resolve() },500) }) button= document.querySelectorAll('div[class=”x_button-container”]') console.log(button); if(button.length>0){ button[0].firstElementChild.click()} }

Quando você clicar em “Enter”, a mágica acontecerá. Pode ser necessário repetir a operação. (Só funciona para a caixa de correio OVH).

Cuidado, o Chrome provavelmente bloqueará a abertura de todas as guias. Para isso você deve permitir que a aba continue abrindo outras páginas no canto superior direito do navegador quando isso ocorrer. Depois que todas as abas forem abertas, outro truque para fechá-las rapidamente: você se coloca na primeira e pressiona Ctrl + W quantas vezes forem necessárias.

Etapa 2: atualize sua conta do LinkedIn com o novo e-mail e ative todas as notificações

Quando todas as notificações por e-mail do LinkedIn estiverem ativadas e você estiver prospectando com a conta , ela enviará pelo menos 10 e-mails por dia. Portanto, atualizaremos a conta do LinkedIn que estamos usando com este novo e-mail e ativaremos todas as notificações. Vá para a página de configurações do LinkedIn, seção “Identificação e Segurança” e digite o novo e-mail. Teremos que verificá-lo diretamente do endereço e depois alterá-lo para “e-mail principal ”. Em seguida, vá ativar todas as notificações por e-mail. Desculpe, mas dessa vez não fiz um roteiro…

Acesse a página de comunicações por e-mail do LinkedIn. Mude tudo para “Ligado” e qualquer coisa que possa ser alterada para “Individualmente ”, faça.

Etapa 3: criar regras para torná-lo legível

Depois de tudo isso, você receberá muitos e-mails. Muitos deles. Então, vamos criar duas regras simples para manter sua caixa de correio legível: redirecionar newsletters e e-mails buzzfeed para uma pasta dedicada. Primeiro crie uma pasta “anti-spam ” (ou o nome que você quiser, não importa). Para isso, na sua interface de email profissional , vá para Configurações => Regras => Adicionar uma regra. Crie uma regra para e-mails vindos de: [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] convites @linkedin.com

A partir de agora, todos os e-mails recebidos desses dois endereços serão redirecionados para o arquivo. Para não perder a resposta de suas perspectivas futuras.

Bravo!

Realmente, se você ainda está aqui e conseguiu aplicar tudo sem problemas, bravo! De agora em diante, você terá que esperar um pouco. Deixe seu correio ser bem aquecido. Enquanto isso, você pode passar para a parte 2 deste estudo de caso: preparando sua estratégia do LinkedIn .

Testar a capacidade de entrega com Glockapps

Depois de alguns dias, seu e-mail foi aquecido: recebeu muitos e-mails, você respondeu a alguns e enviou outros e-mails e a configuração do DNS se propagou bem.

Agora é hora de testar nossa capacidade de entrega com Glockapps, uma ferramenta que analisará nosso nome de domínio e nos dará recomendações sobre o que há de mais recente. No Glockapps você terá um teste de 3 auditorias, depois disso você terá que pagar. Para realizar o teste, você deve clicar em “Iniciar teste” quando estiver na página inicial. Você verá uma grande página de configurações.

Pessoalmente, mantenho tudo ativado. Então, você terá que enviar um e-mail para vários endereços com um id dentro, para permitir que o Glockapps analise a entregabilidade de seus e-mails. Então você terá que esperar várias dezenas de minutos para que o site analise os e-mails enviados e faça um relatório .

Aplique o feedback do Glockapp

Dependendo da pontuação, você terá que aplicar em detalhes o feedback do Glockapp. Pode demorar um pouco, mas vale a pena. Os feedbacks são bastante detalhados e dependerão da configuração que você fez e escolheu.

Pessoalmente, eu tenho uma pontuação muito ruim. A falta de DKIM parece claramente uma desvantagem para a escolha da OVH para cold mail…

Conclusão

Que aventura. Cold mail é realmente uma aventura, porque a configuração inicial por si só é de um nível louco de complexidade. Na Waalaxy, sonhamos com um sistema que faça isso, por si só, para você. E como muitas vezes acontece, nossos sonhos podem se tornar realidade. Então fique ligado. A partir desta configuração técnica , vou agora atacar o seguinte em várias partes:

• Prepare sua estratégia de geração de leads no LinkedIn.
• Implementando sua prospecção multicanal (em vários estudos de caso de acordo com as abordagens que farei).

Até que esses estudos sejam publicados, siga-nos no LinkedIn e sinta-se à vontade para testar o Waalaxy.

Perguntas frequentes

Devo escolher a OVH para iniciar uma estratégia de Cold Mail?

Escolhi a OVH porque era o nosso provedor básico de e-mail e nome de domínio e já estávamos trabalhando em outro tutorial com domínio Google + Microsoft. Minha resposta é: não. As configurações de DNS são complicadas, não encontrei como fazer DNS reverso e minhas pontuações de spam no final são bem maiores que o tuto com Office360.

Podemos iniciar uma estratégia de cold mail sem fazer essa configuração?

Você pode. Mas o sucesso de suas campanhas depende muito da sua capacidade de entrega. Então você não tem escolha a não ser passar por uma configuração limpa.

Posso configurar meu DNS para cold mail com meu nome de domínio principal?

Sim, mas isso é por sua conta e risco, porque se seu e-mail for considerado spam, até mesmo seus e-mails profissionais com seus parceiros e colegas podem acabar como spam…