3 segredos para uma transformação digital sem fins lucrativos bem-sucedida

À luz da pandemia do COVID-19, a transformação digital sem fins lucrativos não é mais uma escolha. As organizações agora enfrentam desafios sem precedentes e estão recorrendo à tecnologia para trabalhar remotamente, transferir esforços de angariação de fundos on-line e verificar as populações vulneráveis ​​que atendem.

A tecnologia necessária para realizar isso e cumprir sua missão é importante, mas você deve estabelecer um plano para garantir que as pessoas que usam essas tecnologias possam aprender com sucesso os novos processos. Sejam membros de sua equipe interna, voluntários, membros do conselho ou seus beneficiários, as pessoas devem permanecer no centro de sua transformação digital sem fins lucrativos .

Do ponto de vista interno, o termo “transformação digital” significa algo diferente para cada departamento da sua organização sem fins lucrativos. À medida que sua organização se torna digital, todas as funções precisam repensar como realizam seu trabalho e cumprem seus objetivos:

• Gerentes voluntários transferem processos em papel e coordenação online
• Os gerentes de TI se concentram na logística de mudar para um ambiente de trabalho completo em casa
• As equipes de marketing transformam eventos presenciais em experiências envolventes no mundo virtual
• Departamentos de desenvolvimento fazem a transição on-line das operações de captação de recursos
• Os diretores executivos mantêm uma força de trabalho distribuída alinhada e se movendo em direção ao mesmo objetivo

Ao fazer uma transformação digital em sua organização sem fins lucrativos, é fundamental lembrar como a experiência de cada equipe pode ser diferente agora que todas estão quase totalmente online ou organizadas por meio de ferramentas digitais. Abaixo, reunimos três dicas para ajudar a garantir que sua organização sem fins lucrativos mantenha todos em mente durante todo o processo e guie sua equipe durante uma transformação digital.

1. Traduzir processos de papel para digital

Um grande banco de alimentos metropolitano que a Heller Consulting trabalha normalmente integra seus voluntários por meio de uma reunião pessoal, onde eles preenchem a papelada. Depois disso, os voluntários se comunicam por e-mail ou telefone com os funcionários do banco de alimentos para se inscrever nos turnos.

A equipe do programa viu a necessidade de transformar a experiência do voluntário em uma experiência digital, pois o processo presencial não estava se adaptando ao número de voluntários necessários para atender seus beneficiários. Além disso, não era um processo que pudesse ser facilmente replicado online: cada etapa tinha vários toques humanos, desde a entrada de dados e a chamada de voluntários até reuniões presenciais.

Então, eles pensaram em como os voluntários receberiam informações digitalmente e como o banco de alimentos deveria rastrear internamente os dados dos voluntários. O resultado foi uma interface online que permitiu aos voluntários se inscreverem e trocarem de turno em tempo real, criarem páginas personalizadas de voluntários onde podem acompanhar as horas e se comunicar com a equipe do banco de alimentos. Os membros da equipe também podem canalizar informações voluntárias diretamente para o CRM e adicionar voluntários a séries de e-mail relevantes.

Se sua organização sem fins lucrativos está embarcando em um projeto que transforma um processo presencial em digital, conduza sua equipe pelas seguintes etapas:

• Marque uma reunião com os membros da equipe envolvidos no processo presencial
• Revise os fundamentos do processo atual para não perder nenhuma função-chave
• Pergunte o que poderia ser melhorado usando ferramentas digitais
• Reconheça os medos da equipe sobre o processo de transformação digital. Lidar com esses medos pode abrir a equipe para melhores práticas de escuta e brainstorming
• Mapeie o novo processo digital e o novo papel de todos
• Implementar a nova tecnologia e comunicar todas as alterações e atualizações à equipe
• Forneça recursos de treinamento para sua equipe para que eles se sintam à vontade para usar as novas ferramentas
• Realize outra reunião para reagrupar depois de usar a nova ferramenta e discutir quaisquer ajustes ou alterações finais

2. Comece com a experiência dos constituintes

Antes de iniciar um projeto de transformação digital, pense nele de fora para dentro. Se, por exemplo, seu objetivo é incentivar doadores e voluntários a se envolver mais com sua organização, você deve colaborar entre os departamentos para restringir o que é mais importante para eles constituintes específicos.

Ao abordar a transformação digital dessa perspectiva, você pode pensar em quais pontos problemáticos seus constituintes estão enfrentando e como a tecnologia pode lidar com esses pontos problemáticos.

Por exemplo, uma organização de resgate de animais não conseguiu acompanhar as milhares de ligações que estavam recebendo de pessoas que estavam considerando a adoção de animais de estimação. Então, eles decidiram fazer uma revisão em sua automação de marketing e transformar as etapas iniciais da tela em uma jornada de engajamento digital.

Essas etapas agora são concluídas online e coletam informações por meio de um formulário que determina se alguém está qualificado para adotar um animal. Aqueles que não se qualificam recebem uma série de comunicações por e-mail explicando como podem se qualificar.

Para todas as pessoas qualificadas, elas são marcadas com entrevistas por videoconferência com a equipe da organização sem fins lucrativos. Eles também recebem uma série de e-mails automatizados sobre como cuidar de seu novo animal de estimação.

Antes dessa mudança, alguém ligava para o abrigo (geralmente mais de uma vez), tentava falar com um membro da equipe e agendava um horário para entrar no abrigo para uma entrevista. Agora, os adotantes obtêm uma experiência virtual rápida e os membros da equipe podem rastrear todos os adotantes interessados ​​com mais eficiência.

Para ajudar a se colocar no lugar de seus eleitores, faça perguntas à sua equipe, como:

• Quais e-mails alguém gostaria de receber e ler de nossa organização?
• Que tipo de postagens de mídia social eles achariam inspiradoras?
• Eles gostariam de receber essas informações via mala direta ou e-mail?
• Existe um processo em vigor que coloca muito da propriedade sobre o constituinte, como forçá-los a ligar várias vezes?

A partir daí, você pode testar uma nova ferramenta de tecnologia a baixo custo ou como teste para ver como ela serve à sua organização para uma campanha ou evento específico. Em seguida, avalie os resultados e aplique-os ao considerar como a inovação pode continuar servindo à sua organização nos próximos anos.

3. Empregar técnicas de gerenciamento de mudanças para apoiar sua equipe

Com pessoas em todo o país trabalhando em casa devido à pandemia do COVID-19, os profissionais sem fins lucrativos também devem lidar com a transformação digital em seus ambientes de trabalho diários.

Para líderes e supervisores de organizações sem fins lucrativos, é fundamental lembrar que novas tecnologias e processos às vezes podem sinalizar para a equipe que seus empregos estão em risco. Este não é o caso, mas o medo pode entrar na equação quando alguém é obrigado a adquirir rapidamente novas habilidades e potencialmente reformular como eles fazem seu trabalho a cada dia.

Esse medo pode levar à resistência à mudança dentro de sua equipe. Em vez de aprender as novas ferramentas, os membros da equipe às vezes voltam aos processos antigos, pulam o treinamento para a nova tecnologia ou dizem que se recusam a aprender da nova maneira.

A resistência à mudança é natural, mas cabe aos supervisores verificar com os membros da equipe, comunicar-se efetivamente durante a mudança e comemorar quando os membros da equipe estiverem usando com sucesso as novas ferramentas digitais. Na sua organização sem fins lucrativos, você pode ajudar a gerenciar essa mudança e:

• Dê mensagens semanais para a equipe no final de cada semana, destaque alguém que está usando com sucesso a nova ferramenta ou processo
• Envie atualizações de marcos específicos por e-mail. Por exemplo, mostre quando 100 voluntários foram integrados virtualmente ou quando a primeira campanha de e-mail em uma ferramenta de automação de marketing for lançada
• Incentive os membros da equipe que estão treinando a usar novas ferramentas ou processos. Você pode enviar doces ou realizar uma festa de pizza virtual no final de uma longa semana de treinamento
• Agende check-ins adicionais com a equipe que está alterando um processo presencial para um processo digital

Independentemente de como você escolhe ajudar a gerenciar a mudança e a transformação digital, a comunicação aberta é essencial. Dá aos funcionários uma maneira de expressar opiniões, sentir-se ouvidos e reconhecidos e fornecer quaisquer críticas ao novo processo ou ferramenta. Durante todo o processo, você quer que sua equipe se sinta valorizada.

É fácil se perder na logística de um projeto de transformação digital. Especialmente agora, quando há pressão para que novas ferramentas de tecnologia funcionem para atender aos necessitados, arrecadar dinheiro e se comunicar internamente com sua equipe. Além disso, pode haver a tentação de priorizar a tecnologia sobre as pessoas.

Lembre-se: sua equipe e sua comunidade desejam um envolvimento genuíno e você pode usar ferramentas digitais para oferecer isso a eles. Lembre-se dessas dicas, pesquise opções de tecnologia e pergunte a si mesmo se sua abordagem à transformação digital está funcionando para toda a sua organização, desde a equipe até os beneficiários. Para saber mais sobre gerenciamento de mudanças e como ele se relaciona com transformações digitais em organizações sem fins lucrativos, visite a página de recursos de gerenciamento de mudanças da Heller Consulting.

Este post foi escrito por Kaia Swift, gerente de marketing da Heller Consulting, uma consultoria de tecnologia especializada em estratégia e implementação de organizações sem fins lucrativos. Ela gosta de contar as histórias inspiradoras dos clientes da Heller que encontram maneiras novas e criativas de usar a tecnologia para melhor servir o mundo.