Terceirização de serviços de entrada de dados de produtos de comércio eletrônico: desafios e soluções

Na era digital, o comércio eletrônico tornou-se uma parte essencial de muitas empresas, permitindo-lhes atingir um público mais amplo e aumentar as vendas. No entanto, gerenciar a entrada de dados do produto para comércio eletrônico pode ser demorado e tedioso. É por isso que muitas empresas terceirizam essa tarefa para fornecedores terceirizados. Embora a terceirização de serviços de entrada de dados de produtos de comércio eletrônico possa trazer muitos benefícios, como economia de custos e maior eficiência, ela também pode apresentar vários desafios.

Neste artigo, exploraremos alguns dos desafios comuns que as empresas enfrentam ao terceirizar serviços de entrada de dados de produtos de comércio eletrônico e fornecer soluções para superá-los.

1. Encontrar um fornecedor confiável

O processo de terceirização se torna fácil quando você contrata um serviço que vale o seu tempo e dinheiro. Infelizmente, como vendedor, você pode acabar escolhendo a empresa errada por falta de informação adequada. Isso pode ser especialmente desafiador ao lidar com novos fornecedores, pois o vendedor pode não ter nenhuma experiência ou conhecimento anterior sobre as práticas comerciais do fornecedor.

Isso inclui suas práticas comerciais, reputação e estabilidade financeira, dificultando a avaliação de sua confiabilidade. O vendedor pode não estar ciente do histórico do fornecedor ou da qualidade de seus produtos ou serviços, o que pode aumentar o risco de fazer negócios com eles.

Solução – Realize Pesquisas Profundas

Antes de terceirizar para qualquer prestador de serviços, você precisa realizar uma pesquisa e avaliação de fatores como o histórico da empresa, sua reputação no mercado, o número e tamanho dos projetos concluídos, a disponibilidade de tecnologia de ponta, etc. responder a todas as suas perguntas sobre o valor da empresa como parceira do seu negócio. Além disso, se você ainda luta para tomar decisões, sempre pode pedir referências de outras empresas de renome no mercado.

2. Questões de segurança e privacidade

Terceirizar suas operações de negócios envolve dar acesso aos seus ativos de negócios, incluindo informações confidenciais e propriedade intelectual. Por exemplo, se você for um vendedor multicanal registrado na Amazon, Shopify e eBay, deverá fornecer a credencial de ID do vendedor à empresa de terceirização para listar seu produto.

Esse tipo de informação sensível precisa ser protegida a todo custo. Além disso, há maiores chances de violação de dados se os sistemas da empresa de terceirização não estiverem bem protegidos com as medidas necessárias.

Solução - Siga os protocolos de segurança adequados

Um vendedor deve assinar um NDA (Acordo de Não Divulgação) com o parceiro terceirizado para proteger seus dados contra vazamento ou uso indevido. Além disso, os vendedores podem usar a tecnologia blockchain para melhorar a segurança e a privacidade dos dados. A tecnologia Blockchain fornece um registro descentralizado e inviolável de todas as transações de dados, dificultando o acesso ou modificação de informações confidenciais por usuários não autorizados. Essa tecnologia também pode permitir o compartilhamento seguro e ponto a ponto de dados entre o vendedor e o parceiro, reduzindo a necessidade de intermediários e aumentando a eficiência e a segurança do processo de terceirização.

3. Linguagem e Diferenças Culturais

Quando uma empresa terceiriza seu trabalho, há chances de não encontrar uma empresa em sua localidade. E se você optar por terceirizar para um país estrangeiro, terá que lidar com diferenças culturais e linguísticas que podem criar barreiras de comunicação. Por exemplo, ficará difícil comunicar informações técnicas com precisão ao seu parceiro que pode não ser fluente em inglês, o que pode resultar em erros e atrasos. As diferenças culturais também podem afetar a qualidade do trabalho, pois culturas diferentes têm padrões e ética de trabalho diferentes.

Solução – Padronize Seu Processo de Comunicação

Para lidar com tal situação, você precisa garantir que tenha acesso a funcionários/pessoal interno que possam falar o mesmo idioma do país terceirizado, ou você também pode escolher um idioma comum como o inglês para preencher a lacuna de comunicação. O vendedor pode até contratar um tradutor profissional com experiência nos setores e culturas das partes. Além disso, você pode concordar com os canais de comunicação que funcionam melhor para ambas as partes, como e-mail, telefone ou videoconferência. Certifique-se de que ambas as partes entendam as expectativas de tempos de resposta e frequência de comunicação.

4. Questões de controle do projeto

Ao terceirizar um projeto ou departamento, pode ser difícil exercer o mesmo nível de controle que você teria sobre uma equipe interna. Essa falta de controle pode levar a problemas de qualidade, pois alguns fornecedores terceirizados podem priorizar a lucratividade em detrimento da qualidade, o que pode afetar negativamente a qualidade do serviço. Além disso, a falta de controle também pode dificultar a implementação de mudanças nos produtos e serviços de sua empresa com sua equipe terceirizada. Isso pode reduzir a flexibilidade e a produtividade do seu negócio, pois você pode precisar navegar por uma série de canais de comunicação e aprovações antes que qualquer alteração possa ser feita.

Solução – Procure um provedor de serviços experiente

Para lidar com esse problema, você precisa encontrar uma empresa com anos de experiência no mesmo campo de sua exigência/necessidade. Essas empresas têm o conhecimento e a mentalidade específicos sobre como cooperar com um cliente que está apenas começando com tarefas de terceirização. Eles, sem dúvida, o manterão atualizado sobre o andamento do processo. Isso lhe dará a impressão de que você tem influência significativa sobre o projeto.

Além disso, você também pode usar diretórios on-line, referências de contatos do setor e associações profissionais para encontrar um provedor de serviços de terceirização confiável. Também é importante realizar verificações de antecedentes e due diligence em fornecedores em potencial, incluindo a revisão de seus contratos e acordos de nível de serviço, para garantir que eles atendam aos padrões e expectativas exigidos.

5. Cobranças inesperadas e ocultas

Cobranças inesperadas e ocultas significam cobranças por serviços ou recursos adicionais que não foram originalmente discutidos ou mencionados no documento. Isso acontece devido à falta de transparência, levando a dificuldades no orçamento e no planejamento das despesas. Os provedores podem usar diferentes estruturas de pagamento, como taxas horárias, taxas fixas ou pagamentos por marcos, o que pode aumentar a confusão ao comparar preços e orçamentos para o serviço. As taxas de conversão de moeda também podem aumentar ao terceirizar para um provedor em um país diferente.

Solução – Manter expectativas por escrito entre você e o provedor

Para superar esses desafios, é importante estabelecer expectativas claras com o provedor e ter um contrato por escrito que descreva todos os serviços e custos envolvidos. Além disso, é importante realizar a devida diligência e pesquisar fornecedores em potencial minuciosamente para garantir que eles tenham uma reputação de transparência e honestidade sobre suas estruturas de preços. Ao seguir essas etapas, os compradores podem evitar cobranças inesperadas e ocultas e garantir que estão recebendo o serviço de que precisam por um preço justo.

6. Diferenças nos fusos horários

Ao trabalhar com uma empresa terceirizada, um dos principais desafios que você pode encontrar são as diferenças de fuso horário. Isso pode gerar diversas dificuldades, como coordenar agendas e reuniões entre as duas partes. Isso pode resultar em atrasos e oportunidades perdidas de colaboração. Além disso, a comunicação também se torna mais difícil devido à limitada janela de sobreposição de horários de trabalho. Isso pode resultar em tempos de resposta mais lentos e dificultar a resolução imediata de problemas.

Solução - Concordar com um cronograma de comunicação

Para superar esses desafios, é importante estabelecer canais de comunicação claros, definir expectativas quanto ao tempo de resposta e retorno e agendar reuniões e ligações com antecedência para garantir a participação de todas as partes. Você pode escolher um horário comum para as partes e usar diferentes ferramentas de videoconferência para se comunicar. Por exemplo, ferramentas de colaboração como Slack ou Microsoft Teams podem facilitar a comunicação em tempo real e garantir que todos estejam na mesma página.

7. Transferência de conhecimento deficiente

A má transferência de conhecimento pode levar a uma série de problemas para ambas as partes, incluindo documentação incompleta e expectativas perdidas. Do ponto de vista do cliente, a má transferência de conhecimento pode ser frustrante e demorada. Se o fornecedor (você) não mantiver uma documentação clara e detalhada, pode ser difícil entender os recursos e scripts do projeto após o término do relacionamento. Por outro lado, do ponto de vista do fornecedor (seu), herdar um projeto em andamento sem um procedimento transparente de transferência de conhecimento pode ser opressor e resultar em falha em atender às expectativas do cliente.

Solução – Crie um Plano de Documentação Claro e Extenso

Para superar esses desafios, você deve fornecer informações detalhadas sobre os recursos, a tecnologia e a lógica do código do projeto. Essa documentação deve ser detalhada o suficiente para que o fornecedor terceirizado possa compreender facilmente os requisitos e especificações do projeto. Caso a documentação não seja suficiente, organize ligações ou reuniões com a empresa de terceirização, especialistas em entrada de dados ou seu gerente para discutir as armadilhas ocultas e responder a todas as perguntas. Isso ajudará a evitar mal-entendidos e expectativas perdidas, resultando em um projeto de terceirização bem-sucedido.

Conclusão

Cada organização enfrenta diferentes tipos de desafios quando contrata e trabalha com uma empresa terceirizada. O que importa é como você lida com os problemas. Sempre existe uma solução simples para esse problema – Comunicação .

Uma comunicação clara e aberta pode ajudar a preencher quaisquer lacunas que possam existir entre as duas partes e facilitar a colaboração para encontrar soluções para os desafios. Ao manter comunicação e atualizações regulares, ambas as partes podem se manter informadas sobre o progresso, identificar problemas potenciais desde o início e trabalhar juntos para resolvê-los.

Além disso, a comunicação pode ajudar a estabelecer expectativas, metas e padrões de qualidade claros desde o início, garantindo que ambas as partes estejam na mesma página e alinhadas para alcançar objetivos mútuos.

Embora possam surgir diferentes tipos de desafios ao optar por um serviço de entrada de produtos de comércio eletrônico, a chave é abordá-los de forma proativa com uma mentalidade orientada para a solução, aproveitando a comunicação clara e aberta como uma ferramenta para promover a colaboração e construir relacionamentos de trabalho mais fortes.