Auditorias sem fins lucrativos: um guia para garantir a responsabilidade financeira

As auditorias sem fins lucrativos podem parecer intimidadoras, mas são muito menos assustadoras do que você pensa. Para começar, o Internal Revenue Service (IRS) raramente tem um motivo para auditar sua organização - já que você é uma organização sem fins lucrativos e não paga impostos.

Isso significa que você tem mais controle sobre quando, onde e como conduzir auditorias independentes. Às vezes, as leis estaduais e federais exigem que você audite sua organização sem fins lucrativos, mas nem sempre é esse o caso. E mesmo que você não tenha a obrigação legal de realizar uma auditoria, um exame financeiro ainda pode ser um grande impulso para sua organização.

Abaixo, explicaremos tudo o que você precisa saber sobre auditorias sem fins lucrativos. Vamos nos aprofundar no que são, por que são importantes, os diferentes tipos de auditoria, como escolher o auditor certo e muito mais.

O que são auditorias independentes sem fins lucrativos?

Uma auditoria independente sem fins lucrativos envolve um exame dos registros financeiros, práticas contábeis, controles internos, transações e demonstrações financeiras de sua organização. Um auditor ou empresa de auditoria normalmente conduz isso para sua organização sem fins lucrativos.

Os motivos comuns pelos quais você pode conduzir uma auditoria sem fins lucrativos são para melhorar a posição financeira, a transparência, a responsabilidade e as práticas contábeis de sua organização de caridade. Resumindo, ajuda você a acompanhar suas doações e despesas e garante que não haja negligência a portas fechadas.

Os doadores precisam confiar em uma organização antes de contribuir com uma doação única ou financiamento recorrente, e uma auditoria independente fornece a eles a garantia tão necessária.

No entanto, nem todas as auditorias sem fins lucrativos são voluntárias.

Existem algumas situações em que sua organização sem fins lucrativos pode ser obrigada a realizar uma auditoria. Por exemplo, seu estado pode impor requisitos de auditoria se suas receitas e gastos excederem um determinado limite. E algumas doações sem fins lucrativos exigem uma auditoria satisfatória antes que sua organização sem fins lucrativos possa receber financiamento.

Termos de auditoria para organizações sem fins lucrativos a serem conhecidos

Antes de nos aprofundarmos na auditoria, vamos entrar na mesma página sobre alguns termos comuns de auditoria. Você provavelmente verá (ou ouvirá) esses termos usados ​​ao escolher e trabalhar com um auditor, então é melhor vir preparado antes de passar pela revisão financeira:

• Estatuto: sem fins lucrativos estatutos (também conhecidos como artigos da organização) explicam como sua organização sem fins lucrativos opera. Estes são uma coleção de regras, processos, diretrizes e cláusulas.
• Reconciliar: Conciliar significa estabelecer um acordo entre diferentes fontes de informação, como transações bancárias com uma demonstração financeira.
• Controles internos : Os controles internos são políticas e procedimentos para garantir que as demonstrações financeiras permaneçam confiáveis ​​e consistentes, como observações de inventário, sistemas de controle de senha e software de contabilidade.
• Solicitação de proposta (RFP): Uma RFP é um documento que você envia a auditores e empresas em potencial para determinar o ajuste certo para sua organização de caridade.
• Fornecido pelo cliente (PBC): Um PBC é uma lista que os auditores enviam à sua organização solicitando acesso a determinados documentos e informações.
• Pronunciamentos: Pronunciamentos são regras estabelecidas pelo Conselho de Normas de Contabilidade Financeira (FASB) e Conselho de Normas Contábeis Governamentais (GASB) que determinam as regras para relatórios externos e divulgação.
• Princípios Contábeis Geralmente Aceitos ( GAAP ): O GAAP inclui regras para determinar custo, receita, correspondência e divulgação.
• Certified Public Accountant ( CPA ): Um CPA é alguém com uma licença para fornecer serviços de contabilidade ao público.
• Não qualificado: Não qualificado é uma opinião de auditoria de que suas demonstrações financeiras estão em conformidade com o GAAP.

Este não é um glossário completo de termos de auditoria e contabilidade, mas é um bom ponto de partida. A terminologia é crítica na contabilidade, portanto, não tenha medo de verificar um termo se não tiver certeza do que ele significa. Na dúvida, procure.

5 tipos de auditorias sem fins lucrativos

Você tem algumas opções para obter uma auditoria independente para sua organização sem fins lucrativos. Analisaremos os diferentes tipos:

1. Auditoria Interna

As auditorias internas são melhores do que nada, mas não necessariamente aumentam a transparência pública e a responsabilidade – já que uma equipe interna pode ser a raiz do problema.

No entanto, as auditorias internas podem ser uma maneira eficaz de sua organização identificar oportunidades de melhoria. Você pode encontrar maneiras melhores de fazer seus relatórios financeiros ou identificar economias de custos valiosas. Uma auditoria interna é uma chance de dar um passo atrás, ver o quadro geral e analisar a história e a trajetória de sua organização sem fins lucrativos.

A equipe de desenvolvimento de sua organização designa um comitê de auditoria para realizar auditorias internas.

2. Auditoria Externa

As auditorias externas são normalmente a opção de auditoria mais confiável para organizações sem fins lucrativos. Auditores ou empresas de auditoria analisarão suas demonstrações financeiras, controles internos e melhores práticas para encontrar áreas de melhoria.

Ter uma perspectiva de terceiros (alguém pago para fazer a auditoria) significa que você receberá conselhos objetivos de alguém menos propenso a ser afetado por relacionamentos ou emoções. Eles fornecerão recomendações acionáveis ​​e informarão quando você precisar alterar uma determinada prática.

3. Auditoria de Conformidade

As auditorias de conformidade investigam a obediência da sua organização às leis federais, estaduais e locais. É menos uma auditoria financeira (embora normalmente inclua isso até certo ponto) e mais uma verificação dos requisitos de conformidade e adesão aos estatutos estabelecidos.

4. Auditoria Financeira

As auditorias financeiras analisam principalmente as demonstrações financeiras da sua organização sem fins lucrativos para encontrar oportunidades de melhoria. O auditor pode sugerir maneiras de cortar custos ou recomendar a alteração de certos controles internos.

Por exemplo, os usuários do seu software de contabilidade podem não seguir as práticas recomendadas de senha ou pode haver poucos privilégios de acesso em toda a sua organização.

5. Auditoria operacional

As auditorias operacionais examinam os sistemas de sua organização sem fins lucrativos para encontrar lacunas e oportunidades. Aqui estão algumas funções que os auditores normalmente examinarão:

• Recursos Humanos
• Tecnologia da Informação
• Sistemas operacionais
• hardware
• Programas
• Produtividade

Os auditores farão recomendações para aumentar a eficiência de sua organização e ajudá-lo a atingir suas metas financeiras.

Por que as auditorias sem fins lucrativos são importantes?

Não tem obrigação legal de auditar sua organização sem fins lucrativos? Embora tudo bem, você ainda pode querer considerar fazer um. As auditorias fornecem benefícios muito além da conformidade e das caixas de seleção.

Aqui estão alguns motivos para auditar sua organização sem fins lucrativos:

• Forneça responsabilidade: auditorias regulares incentivam as melhores práticas e a responsabilidade contínua. Os responsáveis ​​por suas finanças e operações comerciais sabem que têm a responsabilidade de manter o controle e ser honestos.
• Melhore a transparência das organizações sem fins lucrativos : doadores, investidores, credores e parceiros desejam confiar em sua organização sem fins lucrativos. A auditoria de sua organização ajuda a provar sua legitimidade e confiabilidade.
• Identifique oportunidades: as auditorias oferecem a oportunidade de dar um passo atrás nas minúcias do dia-a-dia e encontrar opções para melhorar suas operações e saúde financeira.
• Qualifique-se para subsídios: alguns financiadores de subsídios exigem auditorias para garantir que sua organização sem fins lucrativos seja confiável, legal e financeiramente experiente.
• Cumpra as leis locais: alguns governos estaduais e locais exigem que sua organização conclua uma auditoria financeira se suas receitas ou despesas excederem um determinado limite.

Embora auditorias únicas sejam um ótimo começo, mantenha uma cadência regular com auditorias anuais. Tente fazê-los no final do ano, antes de enviar suas declarações fiscais.

O processo de auditoria sem fins lucrativos explicado

O processo de auditoria pode diferir ligeiramente dependendo do seu auditor, mas aqui está uma visão geral aproximada de como o processo tende a ser:

1. Solicitação de proposta: Envie uma RFP para auditores e firmas de auditoria para entender seus custos, disponibilidade e cronograma.
2. Reunião inicial: Reúna-se com seu auditor para discutir expectativas, itens de importância e cronogramas. Seu auditor listará arquivos, documentos e pessoal que eles precisarão acessar para iniciar a auditoria.
3. Coleta de itens: reúna as demonstrações financeiras necessárias e as pessoas com quem seu auditor precisará falar durante a auditoria. Verifique novamente os nomes de usuário e senhas para garantir que seu auditor possa acessar seus sistemas e software de contabilidade.
4. O trabalho de campo começa: dê espaço ao auditor para investigar sua organização, revisar documentos importantes e falar com o pessoal.
5. Resultados e recomendações: Procure seu auditor para compilar suas descobertas e recomendações em um relatório de auditoria para apresentar à sua organização.
6. Ação: Agir imediatamente de acordo com as recomendações do auditor.

Como escolher o auditor certo para sua organização sem fins lucrativos

O auditor que você escolher terá um grande impacto na qualidade e na capacidade de ação de sua auditoria. Portanto, faça sua devida diligência ao escolher um - concentre-se em encontrar a empresa certa para se adequar ao seu caso de uso.

Aqui estão algumas coisas que você deve observar:

• Taxas: saiba mais sobre os custos esperados e garanta que eles correspondam ao seu orçamento.
• Cronograma: confirme se o cronograma do auditor pode acomodar seu cronograma e disponibilidade.
• Experiência: Examine o histórico do auditor para garantir que ele tenha experiência e conhecimento trabalhando com organizações sem fins lucrativos e instituições de caridade isentas de impostos.
• Relacionamentos: determine se você pode estabelecer uma linha aberta de comunicação com seu auditor. Se você não acha que o relacionamento é adequado, passe para um candidato diferente. Vocês não precisam ser melhores amigos, mas devem ser capazes de ter conversas positivas, francas e respeitosas.
• Referências : peça uma lista de outras organizações sem fins lucrativos que trabalharam com a empresa de auditoria. Entre em contato com eles para saber mais sobre suas experiências e veja se eles recomendam os auditores.

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