Navegando na contabilidade de organizações sem fins lucrativos: práticas recomendadas e dicas

A contabilidade pode não ser a parte mais fascinante de qualquer negócio, incluindo organizações sem fins lucrativos, mas é fundamental para manter sua organização funcionando sem problemas.

Da conformidade ao gerenciamento financeiro, a contabilidade fornece os sistemas e as informações necessárias para manter as finanças de uma organização sem fins lucrativos sob controle.

No entanto, entender e avaliar os dados financeiros pode parecer assustador no início, mas não precisa ser. Nosso guia detalha como você pode cuidar de todas as suas necessidades contábeis e manter a saúde financeira de sua organização sem fins lucrativos a longo prazo.

5 maneiras pelas quais a contabilidade sem fins lucrativos se compara à contabilidade com fins lucrativos

As empresas com fins lucrativos têm práticas contábeis bem estabelecidas que você já deve conhecer. Há muitos pontos em comum entre esses processos e as diretrizes que as organizações sem fins lucrativos devem seguir na contabilidade. No entanto, também existem algumas diferenças importantes a serem lembradas.

1. Impostos: as organizações sem fins lucrativos aprovadas têm status de isenção de impostos junto ao Internal Revenue Service (IRS), ao contrário das empresas com fins lucrativos que devem pagar imposto de renda para os funcionários.
2. Demonstrativos financeiros: em vez de um balanço que as empresas com fins lucrativos mantêm, as organizações sem fins lucrativos devem manter uma demonstração da posição financeira. Além disso, organizações sem fins lucrativos mantêm uma declaração de atividades em vez de uma declaração de renda como empresas com fins lucrativos.
3. Capital próprio versus patrimônio líquido : quando uma empresa com fins lucrativos tem superávit, esse dinheiro vai para os acionistas como patrimônio líquido. Com uma organização sem fins lucrativos, esse dinheiro vai para os ativos líquidos da organização.
4. Governança: Um proprietário privado (ou acionistas públicos) normalmente administra uma empresa com fins lucrativos. Com organizações sem fins lucrativos, um conselho voluntário de diretores sem fins lucrativos os supervisiona. Isso afeta a estrutura de relatórios e prestação de contas dentro da contabilidade.
5. Receita: A receita de uma empresa com fins lucrativos vem das vendas de bens e serviços. Dentro de uma organização sem fins lucrativos, essa receita vem principalmente da arrecadação de fundos e do gerenciamento de subsídios.

Práticas recomendadas de contabilidade para organizações sem fins lucrativos

Cada organização sem fins lucrativos é diferente e requer uma abordagem personalizada para a contabilidade. No entanto, existem algumas etapas básicas que todas as instituições de caridade do setor sem fins lucrativos devem seguir. Seja um profissional experiente ou apenas começando, aqui estão algumas sugestões para aproveitar ao máximo a contabilidade sem fins lucrativos.

1. Estabeleça um orçamento

Um orçamento é o seu projeto financeiro. É onde você inclui suas receitas e despesas previstas para o próximo ano com base no desempenho do ano anterior. Isso ajuda a informar os exercícios de previsão e os planos de gastos de sua equipe. Certifique-se de planejar contingências também.

Atenha-se ao seu orçamento o mais próximo possível. Reserve um tempo para revisá-lo mensalmente para avaliar seu progresso e mudar, se necessário. O orçamento operacional da sua organização deve servir como guia, mas também é fundamental que cada departamento tenha um orçamento operacional que corresponda aos objetivos maiores da sua organização sem fins lucrativos.

2. Selecione um Software de Contabilidade

A ferramenta digital certa pode ajudá-lo a controlar suas finanças de forma mais confiável. Com muitas opções disponíveis, reserve um tempo para selecionar aquela que melhor se adapta às suas necessidades, experiência e orçamento exclusivos. Por exemplo, QuickBooks e FreshBooks são duas soluções de contabilidade comumente usadas.

O melhor sistema de contabilidade sem fins lucrativos irá ajudá-lo a:

• Gerenciar um sistema de registro no diário
• Conecte-se à sua conta bancária
• Criar e gerenciar orçamentos
• Calcule seu fluxo de caixa
• Gerar relatórios e demonstrações financeiras

3. Crie uma equipe de contabilidade

Toda organização sem fins lucrativos deve ter alguém responsável pelas finanças de sua organização. Pode ser uma única pessoa, como o diretor financeiro, ou pode ser uma equipe inteira, dependendo do tamanho e da complexidade da sua organização.

Você não precisa de contadores públicos certificados (CPAs) em sua equipe, mas certamente ajuda. O mais importante é contratar alguém que entenda a linguagem dos Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP) e seja capaz de executar rotineiramente relatórios financeiros precisos. Um membro do conselho bem versado em contabilidade também é um trunfo para sua equipe.

Pode valer a pena fazer parceria com um contador especializado sem fins lucrativos ou uma empresa de contabilidade externa maior para ajudar nas reconciliações e auditorias. Sua objetividade e especialização em contabilidade servirão como um grande bônus. No entanto, como existem inúmeras empresas de contabilidade, é melhor escolher uma que compartilhe seus valores e tenha experiência em organizações sem fins lucrativos.

4. Acompanhe seus registros

Esperamos que você acompanhe todas as transações financeiras de sua organização sem fins lucrativos, incluindo despesas, faturas e recibos. Isso ajuda a garantir que seus registros internos correspondam ao seu balanço patrimonial, o que facilitará muito sua auditoria anual sem fins lucrativos.

É melhor salvar esses registros digitalmente em seu software de contabilidade, mas manter os registros em papel por um curto período é útil para verificar se tudo está correto. A manutenção adequada de registros é vital para uma contabilidade sólida e conformidade com os regulamentos do IRS e sem fins lucrativos.

5. Reconcilie suas contas regularmente

Conciliar suas contas significa comparar seus extratos bancários com registros contábeis internos. A reconciliação bancária é a prática de comparar seus registros com o que realmente está na conta bancária de sua organização para garantir que esses registros coincidam.

Esse processo ajuda a detectar quaisquer erros e discrepâncias ou pode detectar fraudes caso haja alguma atividade suspeita em sua organização. Também evita que você fique para trás com seus esforços de contabilidade.

Você pode reconciliar muitas contas, incluindo fluxo de caixa (que inclui a revisão de pagamentos de e para sua organização), contas a receber, contas a pagar e folha de pagamento da equipe. Todas essas contas são vitais para relatórios financeiros precisos em sua organização.

6. Realizar uma auditoria financeira anual

Uma auditoria é um exame formal de seus registros financeiros, que pode revelar quaisquer problemas potenciais e mantê-lo em conformidade. Você pode conduzir a auditoria internamente ou pode ter que contratar uma empresa externa para executar a auditoria, dependendo do seu tamanho e orçamento.

Isso não é apenas uma supervisão do IRS, mas uma prática regular saudável para garantir que a contabilidade de sua organização sem fins lucrativos seja bem mantida. As descobertas dessa única auditoria podem caber em seu relatório anual sem fins lucrativos e simplificar sua arrecadação de fundos.

Terminologia de contabilidade sem fins lucrativos para saber

A contabilidade pode ser um processo altamente técnico e cheio de jargões. Assim, compreender os termos-chave relevantes é um passo crucial para uma melhor contabilidade sem fins lucrativos. Aqui está uma lista de algumas das frases mais comuns que você precisa saber:

• Contas a receber : o dinheiro devido a uma organização ou, no caso de uma organização sem fins lucrativos, o fundo de doação.
• Contas a pagar : O valor devido a terceiros por serviços ou bens recebidos pela organização sem fins lucrativos.
• Plano de contas : A lista de contas que envia ou recebe dinheiro. Estes são normalmente listados como ativos, passivos, ativos líquidos, receitas e despesas.
• Fluxo de caixa : como o dinheiro entra e sai de uma organização, especialmente quanto dinheiro líquido está disponível em um determinado momento. Isso normalmente é relatado na demonstração dos fluxos de caixa.
• Ativos: o valor de qualquer coisa que sua organização sem fins lucrativos possua, incluindo dinheiro, bens, investimentos, propriedade intelectual ou propriedade física.
• Passivo : A soma do que sua organização deve, incluindo quaisquer dívidas.
• Depreciação: A perda de valor ao longo do tempo para ativos mantidos.
• Declaração de atividades : o resumo das receitas e despesas da sua organização sem fins lucrativos durante o período do relatório. Isso é semelhante a uma demonstração de resultados com fins lucrativos.
• Contabilidade de fundos : a forma recomendada de contabilidade para organizações sem fins lucrativos porque separa o dinheiro em contas separadas para várias atividades, como programação, marketing, administração e arrecadação de fundos.
• GAAP : Os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos são os padrões de contabilidade nos Estados Unidos.

Mantenha a contabilidade da sua organização sem fins lucrativos sob controle para arrecadar mais para sua missão

A contabilidade adequada é vital para todas as organizações do setor sem fins lucrativos, independentemente de sua missão ou tamanho. Seguir os procedimentos contábeis corretos não é difícil, mas requer uma equipe treinada e esforços concentrados para permanecer no caminho certo.

Esta é uma das principais razões pelas quais a Classy prioriza relatórios robustos e claros em seu sistema. Ter acesso a esses relatórios diretamente em sua plataforma de doações facilita muito o gerenciamento de seus processos internos de contabilidade.

Siga estas etapas para entender as práticas recomendadas atuais de contabilidade sem fins lucrativos para manter sua organização em conformidade e funcionando sem problemas.