O que é gerenciamento de dados mestre e por que isso é importante?

Toda empresa prospera com dados. Mas o que acontece se esses dados forem diferentes em seus sistemas internos?

A capacidade de alavancar efetivamente os dados do cliente – incluindo nomes, endereços, e-mails e números de conta – é essencial para criar uma experiência ideal para o cliente. Mas quando você tem informações sendo canalizadas para sua empresa a partir de várias fontes, é inevitável que seus dados acabem se tornando obsoletos e comecem a variar em seus conjuntos de dados.

Dados não verificados, duplicados e incorretos adicionam atrito à experiência do cliente e dificultam o envolvimento eficaz dos representantes de vendas com os clientes. Isso prejudica a reputação da sua marca e faz com que seus clientes recorram a seus concorrentes para uma experiência personalizada mais integrada.

A melhor maneira de incutir confiança em seus dados, independentemente de quais ou quantas soluções de dados você usa, é implementando uma estratégia de gerenciamento de dados mestre (MDM). Vamos explicar o que é gerenciamento de dados mestre, dicas para iniciar e manter uma estratégia de MDM eficaz e como encontrar a melhor solução de MDM para sua equipe.

O que é gerenciamento de dados mestre (MDM)?

O gerenciamento de dados mestre é um processo que visa unificar seus dados em diferentes sistemas.

Seus dados serão diferentes entre os sistemas com base na necessidade específica de cada ponto de dados, como esses dados foram coletados e se sua equipe priorizou a manutenção e a qualidade dos dados . Seguir as práticas recomendadas de MDM ajudará sua equipe a melhorar a qualidade dos dados, facilitar o compartilhamento de dados e garantir que todas as suas equipes e sistemas estejam trabalhando com dados confiáveis.

O MDM geralmente envolve dois processos que você pode abordar separadamente ou ao mesmo tempo:

MDM analítico

O objetivo do gerenciamento de dados mestres analíticos é fornecer dados consistentes para armazéns de dados e sistemas analíticos para armazenar ou digerir. No futuro, isso melhorará a tomada de decisões da sua empresa.

MDM operacional

O objetivo do gerenciamento de dados mestres operacionais é garantir que os dados nos principais sistemas de negócios sejam consistentes, inclusive em finanças, compras, folha de pagamento, vendas, marketing ou outras ferramentas departamentais. O MDM operacional começa onde seus dados são criados pela primeira vez – como seu CRM ou ERP – e conecta essas fontes de dados principais a outros sistemas dentro de sua organização.

Quais dados você deve gerenciar como dados mestre?

A forma como você define os dados mestre – também chamados de “registro de ouro” ou “fonte única de verdade” – dependerá do seu setor, tipo de negócio e objetivos. Varejistas e empresas de comércio eletrônico, por exemplo, normalmente visualizam nomes de clientes, endereços e detalhes de contas como dados mestre, bem como códigos de cupom e preços ou detalhes de produtos. Um banco, por outro lado, normalmente prioriza números de contas, nomes de clientes e produtos financeiros como dados mestre.

A chave do MDM é primeiro entender todos os diferentes tipos de dados que você coleta e armazena e como esses dados informam seus processos de negócios. Comece identificando os dados mais importantes para sua organização e adaptando sua estratégia de MDM para proteger esses dados.

Por que a qualidade dos dados é tão crítica para o gerenciamento de dados mestre?

O objetivo do gerenciamento de dados mestre é manter dados consistentes em seus sistemas. Se você não pode confiar em seus dados, pode estar entrando em contato com os clientes de maneiras ineficazes ou incorretas, o que acaba prejudicando seu relacionamento com eles.

A qualidade dos dados é a base do gerenciamento de dados mestre. Seus representantes precisam entender de onde vêm os dados em seu sistema, como eles podem perder qualidade e como atualizá-los. Se você não conseguir preservar a qualidade de seus dados mestres, todos os processos e sistemas downstream dependerão de dados incorretos, levando a resultados de negócios indesejados.

Dicas para manter uma estratégia de MDM eficaz

É mais fácil implementar uma estratégia de MDM do que você imagina, mas exigirá um esforço de toda a empresa para preservar a qualidade de seus dados. Comece sua estratégia de MDM seguindo estas dicas:

Alinhe suas partes interessadas de dados

Uma estratégia de MDM eficaz exige que você alinhe os interessados ​​nos dados em todos os seus departamentos, incluindo todos os tomadores de decisão ou executivos que trabalham em seus sistemas de dados, para chegar a um acordo sobre como você estruturará seus dados mestre e as políticas para atualizá-los. Designe um ou dois colegas de equipe para liderar seus esforços iniciais de MDM. A partir daí, eles podem se coordenar com outras partes interessadas em dados para definir sua estratégia.

Centralizar dados

Compreensivelmente, seus dados serão armazenados e usados ​​em vários sistemas. Mas é importante centralizar seus dados sempre que possível e consolidar quaisquer sistemas ou ferramentas redundantes. É muito mais fácil gerenciar seus dados se eles estiverem armazenados em menos locais. Além disso, praticar o MDM em um escopo menor preparará sua equipe para quaisquer novas ferramentas ou sistemas que possam ser adicionados posteriormente.

Ao embarcar em sua jornada de MDM, documente todos os sistemas e ferramentas que armazenam ou usam seus dados. Use essa lista para identificar possíveis áreas onde você pode reduzir (sem sacrificar a qualidade do serviço).

Fortaleça a qualidade dos dados

Conforme discutimos acima, a qualidade dos dados é fundamental para o gerenciamento de dados mestre. A limpeza regular de dados é uma maneira eficaz de preservar a qualidade de seus dados e continuar a refinar sua estratégia de MDM. Limpe seus dados existentes antes de identificar seus dados mestre e treine regularmente sua equipe sobre maneiras de melhorar a qualidade de seus dados.

Implemente uma camada de metadados comum

Uma camada de metadados comum tornará significativamente mais fácil compartilhar ou integrar informações em seus sistemas de análise e gerenciamento de negócios. A maioria dos softwares de gerenciamento de dados mestre (compartilhamos dicas para encontrar o caminho certo para suas necessidades abaixo) facilitará a implementação dessa camada de metadados.

Foco na segurança cibernética

Seus dados principais incluirão detalhes confidenciais do cliente e informações confidenciais que você deve proteger. Certifique-se de ter implementado proteções de segurança de dados para protegê-los contra o risco de ataques cibernéticos. Se você não tiver um especialista em segurança cibernética em sua equipe, recomendamos que consulte um profissional para entender os possíveis riscos de segurança ao gerenciar dados mestre e as melhores práticas para protegê-los.

Democratizar o acesso aos dados

Você quer que todos em sua equipe saibam quando e como devem gerenciar os dados de seus clientes. Forneça recursos de treinamento e suporte, como guias de instruções e vídeos passo a passo que orientam os funcionários nas melhores práticas e processos de MDM. As dicas podem incluir como revisar e atualizar os dados do cliente, sinais de que os dados podem ser de baixa qualidade e como usar os dados para facilitar o trabalho.

Coisas a considerar ao escolher a solução MDM certa

Pode parecer difícil implementar uma estratégia de MDM. Mas não se preocupe — existem softwares e ferramentas de gerenciamento de dados que podem tornar todo o processo incrivelmente simples e intuitivo.

Como acontece com todas as ferramentas de negócios, encontrar a melhor solução de gerenciamento de dados mestre para sua equipe dependerá de suas necessidades exclusivas. Quantos sistemas de dados sua empresa usa? Qual é o grau de maturidade de sua equipe em sua estratégia de dados? Qual é o seu objetivo para implementar uma solução MDM?

No mínimo, recomendamos que você explore esses principais recursos de MDM ao avaliar suas opções:

Integração avançada com serviços

Indiscutivelmente, uma das considerações mais importantes ao selecionar uma ferramenta de gerenciamento de dados mestre é com quais sistemas ou serviços você precisa integrar a ferramenta MDM. Sua solução MDM ideal deve se conectar com todos os seus sistemas de negócios críticos e outras soluções de manutenção de dados, que podem incluir uma ferramenta de limpeza de dados.

Capacidade de lidar com vários domínios em uma única plataforma de tecnologia

Algumas soluções de MDM são criadas para atender às necessidades de domínio único, como gerenciamento de dados de clientes, dados de produtos ou dados de funcionários. As soluções avançadas, no entanto, podem lidar com vários domínios na mesma plataforma de tecnologia, eliminando a necessidade de usar mais de uma solução MDM e simplificando significativamente a experiência de sua equipe. Determine qual abordagem funciona melhor para o seu negócio.

Implantações flexíveis

É aqui que as coisas ficam técnicas. Você pode hospedar sua solução MDM no local, na nuvem ou um híbrido de ambos. Se você preferir uma solução em nuvem, pode escolher entre Microsoft Azure, Amazon AWS e Google, entre outros. Peça ao seu provedor de soluções de MDM em potencial para explicar os benefícios de suas opções de implantação.

Provisionamento e dimensionamento de hospedagem em nuvem

Dependendo do seu volume de dados e orçamento potencial, a hospedagem na nuvem pode ser uma solução mais eficiente porque você pode aumentar ou diminuir facilmente com base em suas necessidades. Muitos provedores de nuvem também oferecem recursos de segurança que protegem ainda mais seus dados.

Incremente seu CRM com dados confiáveis

A melhor maneira de preservar a qualidade de seus dados e tomar decisões de negócios mais inteligentes é capacitar todos os seus usuários de dados para entender como oferecer suporte ao seu gerenciamento de dados mestre.

O levantamento inicial de esfregar e marcar seus dados pode levar algum tempo, mas é um investimento essencial que dará à sua equipe uma base sólida para construir.

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