Como organizamos um evento virtual que atraiu mais de 10.000 participantes

Juntamente com muitas outras empresas, organizações sem fins lucrativos, recém-casados ​​e graduados em todo o mundo, a Classy tinha grandes planos para um evento presencial em 2020. Nos últimos seis anos, realizamos o Collaborative, uma conferência para profissionais sem fins lucrativos. O Collaborative é uma experiência de quatro dias que oferece aos profissionais sem fins lucrativos a oportunidade de aprender, conectar-se com especialistas do setor e colegas com ideias semelhantes, participar de happy hours agitados e se inspirar novamente para suas missões. Mas na primeira semana de março de 2020, como o COVID-19 evoluiu rapidamente de uma breve menção nas notícias para uma manchete em maiúsculas, nossa equipe de eventos sabia que não poderíamos garantir um evento presencial.

“O processo de mudança para um evento virtual não foi fácil”, diz Taryn Crowder, Gerente Sênior de Eventos. “Quando começamos a monitorar a situação do COVID-19, criamos vários planos de crise diferentes, dependendo do que aconteceu a seguir com o vírus. Esses planos iniciais de crise não duraram muito – tivemos que adotar novos planos de crise quase diariamente por várias semanas, pois as coisas mudaram rapidamente com a pandemia. Esses planos de crise consistiam em táticas de comunicação e operacionais.”

Para ajudar sua equipe a reimaginar seus eventos presenciais, pedimos a cinco de nossos principais membros da equipe que compartilhassem seus conselhos e lições aprendidas sobre a transição de um evento presencial para uma experiência virtual que atraiu mais de 10.000 participantes em apenas dois meses e meio. Continue lendo para saber de Taryn Crowder, gerente sênior de eventos; Brooke Hearn, planejadora sênior de eventos; Anne Guillen, profissional de marketing de conteúdo de eventos sênior; Irene Webber, designer visual sênior; e JP Angers, produtor de vídeo sênior.

Lição 1: Avalie o risco, realize pesquisas e aja rapidamente.

P: Explique o processo inicial de como você decidiu fazer a transição de um evento presencial para um evento virtual.

Taryn: Primeiro precisávamos iniciar o processo de avaliação de nosso risco com o evento presencial. Isso incluiu repassar contratos assinados e faturas devidas por serviços prestados. Começamos com o contato com cada um de nossos fornecedores, hotéis e locais.

Eu precisava travar as batalhas legais com força maior, e para isso eu precisava saber: de quais acordos podíamos e não podíamos sair, e quais serviços haviam sido prestados para que eu pudesse saber quanto dinheiro já havíamos investido o evento presencial.

Brooke : Enquanto estávamos descobrindo como cancelar ou adiar nossos acordos para o evento presencial, também passávamos horas em reuniões elaborando exatamente como seria o evento virtual, o que ofereceríamos e quando.

Além de reimaginar o evento, também estávamos navegando em novos desafios que vêm com um evento totalmente virtual. Temos muita sorte de ter vários especialistas em tecnologia em quem podemos confiar, como nosso produtor de vídeo e equipe de TI.

P: Quais foram alguns dos seus pensamentos ou preocupações durante este processo?

Taryn : Nenhum de nós havia planejado um evento virtual antes, então precisávamos pesquisar tecnologias; Necessidades de TI, como WiFi; preparação de alto-falante para boa iluminação, som e WiFi em suas casas individuais; oportunidades de patrocínio para um ambiente virtual, oportunidades de networking para um ambiente virtual, etc.

P: Como a transição para um evento virtual afetou o conteúdo planejado?

Anne: Foi difícil do ponto de vista do conteúdo porque eu sabia que teríamos que nos mover muito rapidamente, mas eu não poderia começar a reunir o conteúdo até descobrirmos como seria o evento virtual, logística e tecnologicamente.

Uma vez que essas decisões foram tomadas, percebemos rapidamente que não poderíamos usar as sessões que já tínhamos solidificado para o evento presencial. Eles não se encaixavam no clima atual, nem criaram um fluxo ideal para a conferência. Reiniciamos o processo de decidir sobre um tema e foco da conferência, áreas temáticas com curadoria e, em seguida, identificamos novos palestrantes que se encaixam nesses tópicos.

Taryn: O planejamento de conteúdo fazia parte da linha do tempo desde o primeiro dia. Uma das primeiras perguntas que nos fizemos foi quantas sessões devemos oferecer? Não achamos que as pessoas estariam interessadas em ficar sentadas na frente de seus computadores o dia todo, e pensamos que elas gostariam de organizar sua própria agenda. Isso também desempenhou um papel crítico na tecnologia que acabamos selecionando.

Tivemos que começar tudo de novo no conteúdo porque estávamos vivendo em um mundo novo, onde as pessoas precisavam de conteúdo diferente do que antes. Então, precisávamos conversar com especialistas do setor e organizações sem fins lucrativos para entender exatamente o que eles estavam passando para saber exatamente o que eles precisavam que fornecêssemos.

Algumas das questões que discutimos:

• As pessoas vão querer se inscrever para este evento virtual? Como despertamos o interesse deles?
• O mercado está saturado com conteúdo de resposta ao COVID-19, o que significa que ninguém precisará do nosso? O conteúdo que escolhemos em abril ainda será relevante em junho?
• Como são outros eventos virtuais? O que podemos aprender com os outros agora?
• Temos participantes sintonizados de todo o mundo, então, qual prazo devemos usar para as sessões?
• Qual seria o nome do evento?
• Teríamos um tema?

No começo, decidimos não ter um tema, já que tínhamos uma janela tão pequena para fazer tudo. Mas, conversando com os palestrantes, percebemos que havia surgido um tema orgânico: Adaptação. Por isso, optamos por vinculá-lo a um dos valores centrais da Classy: Adaptar e Superar.

Havia tantas incógnitas que tivemos que apenas fazer nosso melhor palpite sobre muitas dessas questões. Comprometemo-nos a fornecer oportunidades robustas de networking e passamos muito tempo pesquisando como fazê-lo. Também nos inscrevemos em muitos eventos virtuais como participantes para obter uma exposição em primeira mão.

Como estávamos criando um evento totalmente novo, tivemos que criar um novo logotipo. Primeiro, precisávamos saber qual seria o novo nome, então realizamos a sessão interna de brainstorming para descobrir. Em seguida, entramos em contato com nossa equipe de design e pedimos algumas opções de logotipo.

Dicas passo a passo para organizações sem fins lucrativos:

• Avalie os riscos ao alterar seus planos revisando os acordos e contratos do fornecedor.
• Realize pesquisas para descobrir o que um evento virtual implica em termos de tecnologia e funcionalidade necessárias - itens necessários e itens interessantes.
• Revise seu conteúdo planejado ou agenda de eventos para começar a pensar em maneiras de se ajustar a um público virtual.
• Participe de outros eventos virtuais para se inspirar.
• Crie uma lista contínua de perguntas à medida que forem surgindo para lembrar sua equipe de todos os novos elementos aos quais você precisará responder ou se preparar.
• Faça um loop em seu designer ou nas pessoas responsáveis ​​por criar ativos de marca, projetar sua página de evento, atualizar o site etc.

Lição 2: Crie um novo orçamento e planos de contingência.

Taryn: Outro passo crítico na hora de criar um novo orçamento foi decidir se reembolsaria ou não as pessoas que já haviam comprado ingressos para o evento presencial e se o evento virtual seria gratuito ou não. Queríamos notificar a todos imediatamente sobre os dois itens e decidimos que todos receberiam um reembolso total e o novo evento seria gratuito.

Também conversamos com nosso diretor de desenvolvimento de negócios, Charlie Anderson, sobre quanta receita ele poderia gerar por meio de patrocínios para um evento não comprovado. Este também foi um componente crítico para o processo de criação do orçamento.

Todas essas coisas precisavam ser feitas antes de eu finalizar os orçamentos. Depois de calcular o que poderíamos recuperar, o que não poderíamos recuperar e a receita potencial de patrocínio, comecei um novo orçamento.

Em seguida, criei três planos de contingência de eventos diferentes com base em:

1) Um mundo onde o distanciamento social ainda era aplicado em junho.

2) Um mundo onde o distanciamento social não foi aplicado, mas as pessoas ainda têm medo de viajar.

3) Um mundo onde tudo volta ao normal.

Cada plano de contingência tinha seu próprio orçamento.

Dicas passo a passo para organizações sem fins lucrativos:

• Calcule o que você pode e não pode recuperar de seus contratos de eventos originais.
• Determine se o seu evento será gratuito ou terá um preço de entrada ou um mínimo de arrecadação de fundos.
• Fale com a liderança ou membros do conselho que possam trazer patrocínios ou parceiros corporativos.
• Tente prever o máximo possível e crie planos de backup para estar o mais preparado possível para quaisquer novos desafios que venham com seu evento virtual.

Lição 3: Seja honesto e entusiasmado em suas comunicações iniciais.

Taryn: Na primeira semana de março, entrei em contato com nossa gerente sênior de comunicações e marca, Krista Lamp, para saber sua opinião sobre as mensagens de nossos participantes para que eles soubessem que estávamos monitorando a situação. Precisávamos alinhar as mensagens internas e externas, mas primeiro precisávamos saber qual seria nosso plano.

Não tínhamos um plano de crise específico para eventos, então tivemos que criar essa documentação. Também precisávamos preparar um comunicado à imprensa, atualizar nosso site e enviar perguntas frequentes internas sobre como responder a clientes ou prospects quando eles perguntassem sobre nosso plano.

Nossa mensagem inicial para todos, interna e externamente, era que estávamos monitorando a situação. No entanto, nós (liderança executiva e principais partes interessadas) sabíamos que tínhamos que cancelar o evento e estávamos analisando nossas opções.

Mantivemos isso em segredo enquanto decidíamos se iríamos embarcar na criação de um evento virtual. Assim que soubemos que isso ia acontecer, entrei em contato com algumas pessoas adicionais nas equipes de marketing, design e desenvolvimento web para que eles soubessem que estávamos cancelando o evento. Eles foram avisados ​​antes de qualquer outra pessoa porque estávamos trabalhando no lançamento da fase 2 do site do evento presencial, e eu não queria que eles perdessem tempo trabalhando em algo que iríamos riscar em breve.

Dica profissional de Anne : Crie um documento interno de pontos de discussão. Criamos um para o evento presencial que acabamos de lançar em fevereiro e tivemos que voltar e criar um novo para o evento virtual. Basicamente, pegamos o que escrevemos como perguntas frequentes em nosso site e transformamos isso em um documento interno de pontos de discussão com detalhes adicionais para que os membros da equipe Classy pudessem falar sobre o evento.

P: Como outros membros da equipe Classy reagiram ao saber que seu evento seria virtual?

Taryn: Girar para o virtual significava criar um evento totalmente novo. Tínhamos feito muito trabalho no evento inicial, então houve um pouco de tristeza em não poder ver isso.

Mas todos foram solidários e dispostos a intervir para ajudar em nossa equipe. Precisávamos que todos em nossa equipe e partes interessadas em toda a empresa contribuíssem, e todos se esforçaram de maneiras incríveis.

Houve algum ceticismo inicial sobre se poderíamos ou não fazer isso, se seria ou não uma experiência positiva e se as pessoas realmente se registrariam ou não. Para ajudar a aliviar algumas dessas dúvidas e manter nossa equipe interna motivada, trabalhamos na melhor forma de comunicar o que estávamos trabalhando, para que outros entendessem o quão sério estávamos levando isso.

Brooke: Por causa desse ceticismo inicial, foi importante para nós trabalharmos com Krista para nos comunicarmos continuamente com toda a nossa equipe e mostrar a eles que iríamos conseguir, e que seria incrível!

Dicas passo a passo para organizações sem fins lucrativos:

• Reúna-se com seus principais tomadores de decisão com antecedência e frequência.
• Crie documentação sobre como você está lidando com isso para que você possa consultar o “plano de crise do evento” no futuro.
• Escreva sua mensagem (mesmo que seja “estamos monitorando a situação”) para que seu público saiba que você está ciente. Em seguida, use esse palavreado nos seguintes lugares:
  • Comunicado de imprensa
  • Atualizações do site
  • Página do evento
• Crie documentação interna, como perguntas frequentes, para que sua equipe esteja atualizada e saiba como responder às perguntas recebidas.
• Mantenha os detalhes em sigilo enquanto finaliza para que as informações não sejam divulgadas antes de você estar pronto para o lançamento.
• Depois de tomar uma decisão, informe toda a sua equipe e compartilhe sua empolgação em tentar um novo evento para que sua equipe se sinta animada em vez de nervosa, e eles possam compartilhar essa energia com seus apoiadores.

Lição 4: Seja transparente com palestrantes, patrocinadores e participantes.

P: Como e quando você conversou com palestrantes e patrocinadores sobre a mudança do evento online? Recebeu algum pushback?

Taryn : Notificamos nossos patrocinadores e palestrantes sobre nossa decisão antes de divulgarmos qualquer outra comunicação externa. Entramos em contato com eles para anunciar que iríamos virtualmente e perguntar se eles ainda queriam se envolver com o evento.

Brooke: O feedback inicial dos patrocinadores foi ótimo, mas foi um desafio criar um novo valor para eles virtualmente. Isso nos levou a ser ainda mais estratégicos sobre os patrocínios para garantir que seria benéfico para eles.

Anne: Marquei ligações com todos os palestrantes que tínhamos garantido para o evento presencial. Foi uma ótima maneira de manter um bom relacionamento com os palestrantes, explicar as incógnitas de nossa estratégia e escolher seus cérebros sobre novos tópicos possíveis ou como seu tópico poderia ser adaptado para se adequar ao novo foco.

Essas conversas com palestrantes nos ajudaram a criar nosso tema, “Adaptar e superar”, e desencadearam algumas de nossas estratégias de tecnologia. Acabamos mantendo alguns dos palestrantes iniciais e não conseguimos manter outros, mas acho que todos ficaram muito felizes por ter tido uma discussão sobre o assunto e me ajudar a pensar em como manter esta conferência valiosa para os participantes.

P: Como você conversou com os participantes sobre o evento online? Recebeu algum pushback?

Taryn: Era importante para nós fornecer alguma orientação clara para nossos potenciais inscritos e atuais inscritos em eventos presenciais sobre a posição da Classy em manter todos seguros, como e quando eles receberiam um reembolso, o que faríamos no lugar de o evento presencial, nossa decisão sobre cobrar ou não e muito mais.

Precisávamos ter certeza de divulgar a palavra em todos os canais. Adicionamos uma barra promocional ao site com uma nova página de destino com nossas mensagens, colocamos mensagens nas redes sociais e enviamos e-mails.

Depois que enviamos o e-mail informando os participantes sobre o cancelamento do evento presencial, só recebi comentários positivos dos participantes. Todos nos apoiaram por meio dos e-mails e nos agradeceram por adotar uma postura proativa na mitigação da propagação da doença.

Desde que anunciamos que reembolsaríamos automaticamente qualquer pessoa desde o início, isso reduziu o que, de outra forma, seriam muitos e-mails. Também anunciamos em nosso e-mail (e em nosso site) que estávamos analisando um evento virtual, então recebi feedback positivo dos participantes ansiosos para ouvir mais detalhes.

Brooke: Também recebi ótimos comentários de patrocinadores que estavam em situações difíceis com outros eventos que estavam esperando até o último minuto para cancelar ou não reembolsaram o pagamento do patrocínio. E depois, muitos participantes ficaram muito animados com o fato de o evento virtual ser gratuito!

Dicas passo a passo para organizações sem fins lucrativos:

• Informe seus stakeholders externos (como palestrantes, patrocinadores e parceiros corporativos) sobre sua decisão o mais rápido possível, de preferência antes de ir a público, para que eles saibam que você aprecia o apoio deles e deseja trabalhar com eles.
• Seja criativo em como você pode continuar a fornecer valor aos patrocinadores por meio de um evento virtual. Por exemplo, demos mensagens aos nossos patrocinadores no início das sessões, antes e depois das palestras de abertura e encerramento, em nossos e-mails, nas mídias sociais e no rodapé do site do evento.
• Se possível, atraia palestrantes do evento, convidados especiais ou patrocinadores para conversas e brainstorms para compartilhar ideias ou insights sobre como você pode criar o melhor evento possível.
• Torne suas mensagens altamente visíveis (página inicial, e-mails, redes sociais) para que qualquer pessoa interessada em seu evento saiba que será virtual e saiba mais.
• Designe um ou alguns membros de sua equipe para monitorar as mídias sociais e responder a perguntas para manter seus apoiadores informados.

Lição 5: Mantenha uma comunicação consistente com os participantes durante todo o processo (envie muitos e-mails).

Taryn: A comunicação consistente durante todo o processo foi fundamental. Criamos um calendário de e-mail marketing para toda a equipe.

Aqui está uma visão geral dos e-mails que enviamos:

• • Um e-mail para notificar a todos que estávamos monitorando a situação
  • Um e-mail para notificar a todos que o evento foi cancelado, eles receberiam reembolsos e estávamos analisando um evento virtual
  • Um e-mail anunciando o evento virtual, o novo site do evento e que as inscrições estavam abertas
  • E-mails de marketing consistentes para promover novos palestrantes para continuar o hype antes de abrirmos a seleção de sessões
  • E-mails anunciando que a seleção de sessão foi aberta
  • E-mails semanais de contagem regressiva nas últimas três semanas que antecederam o evento
  • E-mails anunciando instruções para palestrantes para alavancar nossas plataformas de networking para o evento
  • Semana de lembretes para criar contas para nossas plataformas de rede, baixar o Zoom e se empolgar
  • Imediatamente após o evento, enviamos uma pesquisa de participantes, anunciamos o evento de 2021, fornecemos outros conteúdos de acompanhamento e incluímos informações sobre nossa biblioteca de Sessões Estendidas, onde postaríamos gravações das sessões ao vivo, além de 15 sessões bônus.

Dicas passo a passo para organizações sem fins lucrativos:

• Estabeleça uma pessoa pontual para escrever e agendar e-mails.
• Crie ativos de marca que podem ser usados ​​em e-mail e mídias sociais para manter uma marca consistente e coesa para seu evento.
• Designe membros da equipe responsáveis ​​por responder a um possível fluxo de perguntas por e-mail ou mídia social.
• Continue enviando atualizações e use seus e-mails para gerar entusiasmo antes do seu evento.
• Acompanhe todos os participantes durante e após o evento para perguntar sobre a experiência deles para que você possa saber mais sobre o que funcionou, o que não funcionou e o que você pode tentar na próxima vez.

Lição 6: Não basta passar por cima de suas mensagens pessoais e estratégia de eventos.

P: Como você ajustou as mensagens depois de anunciar que seria um evento virtual?
Taryn: O que alguns podem não perceber é que criamos um evento totalmente novo. Tivemos que criar novos pontos de venda, novos tópicos e faixas de discussão, uma nova descrição do evento, novas perguntas frequentes, um novo processo de registro, nova linguagem de rede, nova cópia de e-mail e muito mais.

Brooke: Uma das partes mais desafiadoras da criação do evento virtual foi criar todas as novas cópias e mensagens. Temos vários anos de cópias e aprendizados para extrair da Colaborativa presencial. Para o evento virtual, tivemos que criar tudo. Escrevemos uma nova cópia do site, novos guias de instruções para plataformas de rede como Slack e Braindate e uma nova cópia para e-mails de marketing.

Anne: Dependendo do orador, da sessão e do público, o tom e a mensagem tinham que mudar com quase todos os tópicos. O foco de quase todas as novas sessões era abordar e responder a momentos de crise – inicialmente COVID-19 e depois também tensões raciais e sociais.

Foi muito importante pensar com quem estávamos falando nessas sessões. Por exemplo, nossa sessão “Conecte sua causa” foi voltada para organizações sem fins lucrativos não relacionadas à saúde que estavam tendo dificuldade em conectar sua causa ao COVID-19. Nossa sessão de contação de histórias, por outro lado, abordou dicas para organizações sem fins lucrativos que estão na área da saúde e aquelas cujas causas não tiveram nada a ver com o alívio do COVID-19.

Dicas passo a passo para organizações sem fins lucrativos:

• Lembrando que este é um evento novo. Embora alguns aspectos possam permanecer os mesmos, se você estiver fazendo a transição de um evento presencial ou anual existente para um virtual, pense nisso como um novo evento.
• Isso incluirá novas mensagens e poderá incluir nova marca e design.
• Dependendo do seu evento, pode ser necessário atualizar seus palestrantes ou conteúdo programados ou a maneira como você envolverá seus participantes. Por exemplo, se você estiver realizando uma gala virtual, terá que garantir uma programação robusta de entretenimento, pois haverá menos oportunidades para os participantes conversarem entre si.

Lição 7: Atualize seus elementos de branding e design.

P: Como você começou a atualizar a marca e os elementos de design para um evento que ainda estava sendo finalizado?

Irene (Designer Visual Sênior): Sabíamos que precisaríamos atualizar a marca e os elementos de design do site, anúncios, promoções, e-mails e sinalização. Nós nos reunimos com a equipe de eventos para analisar a logística e os cronogramas e, em seguida, começamos a criar ideias de logotipos.

Para evitar começar do zero, você pode adicionar uma cópia aos seus gráficos promocionais abaixo do nome do evento que significa que é virtual. No entanto, se você normalmente usa fotografia de eventos presenciais anteriores, tente não se apoiar muito nisso, pois será chocante para o público ler sobre um evento virtual, mas ver imagens de um evento pessoal.

Sem uma biblioteca de fotos próprias para escolher, você pode se sentir obrigado a incluir imagens de banco de imagens de pessoas em computadores para enfatizar o novo ângulo “virtual”, mas isso não dará vida aos seus eventos. Na verdade, pode diminuir a energia que você está tentando criar! Em vez disso, tente dar vida ao seu evento através das cores, padrões ou outros elementos de design da sua marca. Você ficaria surpreso com a eficácia com que o uso de cores e padrões pode evocar uma sensação de empolgação para deixar as pessoas animadas para o seu evento.

Brooke : Outro elemento em que pensamos foi garantir que tudo fosse o mais claro e informativo possível. No local, normalmente temos membros da equipe Classy andando por aí prontos para ajudar com qualquer coisa que um participante possa precisar. Com um evento virtual, você não tem um balcão de informações ou membros da equipe que os participantes possam parar aleatoriamente para fazer perguntas. Então, sabíamos que precisávamos ser mais claros em nossa garantia de eventos e fornecer muitas informações para minimizar as dúvidas. Criamos grande parte dessa garantia do zero.

Também queríamos manter um elemento pessoal para nossos palestrantes, então montamos caixas de correio com uma camiseta Classy, ​​luzes de selfie, fones de ouvido com fio e uma nota manuscrita de nosso CEO e cofundador Scot. Queríamos que eles se sentissem apoiados e que garantissem o sucesso.

P: Você pode descrever o processo de mudança de planos para materiais de eventos presenciais para designs baseados na web?

Irene : Mudar para um evento na web será uma tarefa enorme para vários grupos de pessoas, incluindo quem for responsável pelo design, TI, marketing, operações e logística. A coisa mais importante a fazer é garantir que todos estejam envolvidos na conversa e entendam como seu papel desempenha na tomada de decisão.

Do ponto de vista do design, seu designer estará analisando tudo através das lentes da experiência do usuário e buscando o processo mais simplificado para que os participantes se registrem e assistam ao seu evento. Seu designer poderá dizer se o plano proposto está no caminho certo para seus participantes ou se há espaço para melhorias.

Algumas sugestões para a mudança para o online:

1) Facilite o uso do seu site para os participantes, mantendo uma cópia curta e direta, destacando tópicos para quebrar paredes de texto e tornando os formulários de inscrição o mais curtos possível.

2) Mudar para um evento virtual pode criar algum trabalho extra para seus designers e desenvolvedores. Tente manter o trabalho extra o mínimo possível, redirecionando os layouts de página existentes.

3) Qualquer material que você tenha feito para seu evento presencial ainda pode ser retrabalhado para um ambiente virtual. Reutilize seus designs alterando a cópia para ser relevante para o evento virtual e, em seguida, reformate-os como ativos de mídia social para criar entusiasmo.

A única coisa que você precisa manter em seu design é a sua marca. Contanto que tudo pareça fazer parte do mesmo evento por meio de cores, formas, tipografia ou padrões coesos, nenhum trabalho de design será desperdiçado se você for criativo.

P: Como você lidou com as mudanças nos cronogramas quando se trata de tarefas demoradas, como criar um site?
Brooke: No início da transição, nos reunimos como uma equipe de eventos e criamos uma nova linha do tempo na Asana (nosso software de gerenciamento de projetos). É claro que muitas tarefas inesperadas surgiram entre esse momento e o evento, mas foi útil ter um cronograma inicial para trabalhar, especialmente quando você está se movendo rapidamente.

Irene: A transição para um evento virtual pode ser assustadora e, francamente, parece muito trabalho para ser feito, mas é possível! Tente não pensar demais no início e lembre-se de que você já pode trabalhar com o que projetou, o que tornará mais fácil acomodar as mudanças nas linhas do tempo.

Algumas dicas para trabalhar com cronogramas:

1) Certifique-se de que sua marca seja minimalista. Dessa forma, qualquer gráfico de última hora que você precisar criar pode ser facilmente produzido a partir de um modelo básico de marca.

2) Certifique-se de que seus designers estejam fortemente envolvidos na conversa em torno do seu evento. Se eles souberem quais ideias estão surgindo para o evento, poderão fornecer feedback rapidamente sobre se seriam fáceis de executar ou se isso afetaria outras partes de sua carga de trabalho e adiaria os prazos.

Ter todas as pessoas certas envolvidas em uma conversa desde o início evitará a maioria dos obstáculos.

Dicas passo a passo para organizações sem fins lucrativos:

• Planeje a atualização de elementos de branding e design para seu site, anúncios, promoções, e-mails e sinalização.
• Tente não reutilizar imagens de eventos presenciais anteriores, pois será confuso para os apoiadores que esperam um formato virtual.
• Certifique-se de que todos estejam envolvidos na conversa e entendam como seu papel desempenha no processo de tomada de decisão. Isso ajudará a garantir que todos estejam na mesma página com suas responsabilidades e pode ajudar a aliviar a tensão em torno dos cronogramas variáveis.
• Conte com seus designers para ajudá-lo a criar a melhor experiência de usuário para seus participantes.
• Se você não tiver um designer interno, entre em contato com uma agência para uma doação em espécie ou estudantes locais que possam estar dispostos a ajudar.

Lição 8: Pesquise toda a tecnologia necessária e realize pelo menos uma simulação de todo o seu evento.

P: Como você pesquisou a tecnologia necessária para diferentes aspectos do evento?

JP (Produtor de Vídeo Sênior) : Com milhões de pessoas fazendo videoconferência todos os dias desde o início da pandemia, eu estava preocupado com a confiabilidade geral da conexão com a Internet. Uma conexão ruim pode arruinar rapidamente uma ótima sessão. A questão principal era: como podemos replicar melhor os benefícios do evento presencial, como networking, conversas em grupo e reuniões individuais?

Tivemos que escolher a plataforma para sediar o evento logo no início da pandemia do COVID-19, sem muitos exemplos de outras conferências virtuais. Depois de pesquisar diferentes opções, sugeri o Zoom por alguns motivos. A popularidade da plataforma e a facilidade de uso foram fatores importantes (a familiaridade de nossos participantes foi muito útil).

Também já tínhamos muita experiência usando o Zoom para nossos webinars. Então achei mais prudente usar um produto que já conhecemos, principalmente para o nosso primeiro evento virtual. O que amamos no Zoom é como ele interage com os participantes, como perguntas e respostas, enquetes e opções de bate-papo. Outras plataformas são mais do tipo “apenas assista”, mas o Zoom parece mais interativo. Mas o Zoom sozinho não foi suficiente para replicar a interação presencial, então tivemos que combinar isso com plataformas adicionais: Slack e Braindate, que adicionaram uma importante camada de networking para nossos participantes.

Taryn: Uma das coisas mais benéficas dos eventos presenciais são aquelas conversas que acontecem entre as sessões, no happy hour ou na mesa de café. É quando as pessoas realmente se conectam e compartilham seus problemas, desafios e soluções que usaram para superar isso, ou lições aprendidas ao longo do caminho. É isso que a Braindate oferece e foi isso que encontrei como participante. Na verdade, participei de um Braindate com vários outros planejadores de eventos que estavam procurando opções de networking e todos trocamos informações de contato.

Também sabíamos que precisávamos de uma maneira de as pessoas conversarem umas com as outras, conversarem conosco e conversarem com os palestrantes sobre qualquer coisa relacionada a eventos. Já tínhamos uma parceria com o Slack e entramos em contato para ver se eles doariam um espaço de trabalho do Slack para o nosso evento, e eles concordaram.

Dicas passo a passo para organizações sem fins lucrativos:

• Procure uma plataforma que seja confiável e que seus apoiadores já saibam como usar.
• Participe de outros eventos virtuais para ver como é a experiência do usuário e ter ideias de como você pode melhorar sua própria configuração.
• Procure uma plataforma que priorize o engajamento com recursos como bate-papo, perguntas e respostas, reações e enquetes para manter seu público engajado.
• Use um software complementar (como o Slack) para manter os membros do público engajados e a conversa fluir.
• Aproveite suas parcerias existentes da maneira que puder.
• Realize uma simulação com sua equipe e qualquer alto-falante externo para garantir que todos tenham a configuração adequada e a tecnologia esteja funcionando.

Lição 9: Equipamento, configuração e produção são fundamentais.

Uma das perguntas mais frequentes de nossos participantes foi: “Como seus MCs parecem e soam tão bem? Qual equipamento você está usando?” E embora a resposta curta seja que temos um talentoso produtor de vídeo na equipe, ele fica feliz em se aprofundar e compartilhar suas melhores práticas com todos vocês.

Publicaremos um guest post detalhado de JP Angers para compartilhar a configuração do Classy, ​​bem como as melhores práticas para filmar um evento ao vivo, mas por enquanto ele compartilha os elementos mais importantes para fazer seu vídeo parecer de alta qualidade, mesmo com um orçamento menor .

JP: Existem algumas áreas-chave que você precisa considerar.

1.) Qualidade de áudio

A qualidade do áudio deve sempre ser sua prioridade número um. As pessoas podem perdoar a qualidade da imagem inferior, mas o áudio é o que faz ou quebra sua apresentação. A chave é distanciar o microfone e os alto-falantes de áudio, para que eles não se cruzem e criem frases inaudíveis.

A melhor solução é usar fones de ouvido com microfone. Enviamos Apple Earbuds com fio para todos os participantes da conferência. Eles têm um ótimo microfone e são compatíveis com quase todos os dispositivos.

2.) Boa Iluminação

Também enviamos luzes de anel USB acessíveis que as pessoas podem prender em sua webcam (parte superior da tela). É importante obter uma luz de anel que tenha três opções de cores diferentes para combinar com a luz ambiente (3200k, 4000k, 5500k aproximadamente para combinar com luz branca quente, branca média e luz branca diurna, respectivamente).

3.) Enquadramento

O último aspecto técnico é o enquadramento adequado. Sempre tenha sua webcam ao nível dos olhos, em vez de em uma mesa onde as pessoas estão olhando para a webcam. Ninguém gosta de ver um festival de queixos! Uma boa regra geral é posicionar seus olhos em cerca de dois terços do caminho para cima na tela.

Para saber mais sobre a configuração do nosso escritório para este evento, webinars e nossos vídeos internos, volte ao blog e explicarei em detalhes como montar seu próprio estúdio de vídeo de alta qualidade.

Bônus de perguntas e respostas

So many of our attendees asked specific questions around the same topics, so we thought it would be helpful to share some of them here:

Q: What is the music you played during the opening slides?

A: We used royalty-free music from Melody Loops and chose to include specific notes on the opening presentation slides for each session. These usually included technical tips, reminders to join the conversation on Slack and to submit questions on Zoom, and other relevant information.

Q: I know your sessions are being conducted as Zoom meetings/webinars. Are you using any behind-the-scenes tools to facilitate any of the live sessions?

A: We wanted to make it as seamless as possible for our attendees to just go to one place to add all of the sessions they wanted to attend. We utilized HubSpot to create the session selection page since we needed a way for all of the data to sync between Salesforce and Zoom, as well as a way to avoid having to link out to 34 different Zoom landing pages to register for each session.

Q: Were there any specific Zoom settings that you needed to use?

A: We used the spotlight setting for sessions with one speaker, or gallery view for sessions with multiple speakers at a time.

Q: How did you run the help and session channels in Slack so smoothly?

A: Ahead of the event, we assigned two people as the main Slack “organizers” who answered the majority of the questions. We also created Slack ambassadors within our team and assigned them to certain channels to help facilitate discussions, answer questions, and share any urgent requests with the on-site team.

Want Even More Virtual Event Tips?

You're in luck. Taryn Crowder, our senior events manager, and Brooke Hearn, senior event planner, are hosting a webinar on July 23 at 10 am PST. Register for the webinar to either watch live or be sent the recording to watch at your leisure.

If you weren't able to attend the Collaborative: Virtual sessions live, check out our extended sessions library where you can watch all of the live recordings, as well 20 exclusive bonus sessions.