Contratos de seguro: tudo o que você precisa saber para uma digitalização compatível

Em 2022, o fenômeno Insurtech teve investimentos de 200 milhões, um aumento de 230% em relação a 2021 , e a previsão é chegar a 500 milhões no final deste ano. O mercado está em constante movimento, e projetos de inovação e P&D são cada vez mais incentivados. O setor de seguros há muito responde a essa tendência do mercado, delineando o “Seguro do Futuro”, um mundo sobre o qual ouviremos com frequência.

O mercado italiano parece ainda prematuro na área da digitalização do setor segurador, segundo o Insurtech Investment Index, que vê a Itália como um país que ainda desconhece a necessidade de investimento para não ficar para trás ou afogado pela concorrência no cenário atual.

A baixa penetração do mercado de seguros, aliada a um baixo nível de digitalização, torna a Itália um mercado atraente para players estrangeiros, que investem grandes somas e, assim, obtêm um lucro maior no longo prazo.

Quando se fala em inovação, o tema da digitalização , que agora permeia todos os setores, pois o usuário final espera desfrutar de uma experiência digital de 360 ​​graus, não pode ser excluído. Isso também é verdade no setor de Insurtech, e veremos passo a passo como esse setor enfrenta a necessidade de produzir contratos digitais legalmente válidos em um cenário cada vez mais regulamentado para derivar soluções que coordenem compliance regulatório e eficiência processual.

Quais eventos desencadearam a revolução Insurtech?

O caminho para a digitalização do setor de seguros , assim como o bancário, foi inicialmente travado por problemas burocráticos, resultando em resultados lentos e dificultadores. Mas as coisas mudaram como resultado da nova tendência de insurtech, uma nova oportunidade notável que está sendo aproveitada pelos players do setor.

Aqui, estamos falando de uma verdadeira revolução que é desencadeada por diversos fatores, entre eles:

1. A Transformação Digital , tem impactado todas as indústrias de forma ampla e profunda, e a indústria de seguros não é exceção; na verdade, essas mudanças são muito importantes para a indústria;
2. Aumento da concorrência, desencadeado por uma tendência definida de abertura do mercado, com o surgimento de novos players e uma escolha inédita do usuário. Em suma, a concorrência é um desafio cada vez mais complexo, mas é um campo denso de oportunidades para as empresas, que não podem mais permanecer rígidas e presas a dinâmicas já ultrapassadas.

Esses dois temas realmente fortalecem e estimulam um processo de inovação contínua, que é um tema importante na área de insurtech.

Para atender adequadamente às novas necessidades do mercado, é prioritário otimizar as etapas de desmaterialização, processos de assinatura de documentos e contratos e armazenamento eletrônico de registros comerciais, inclusive para fins de referência e pesquisa.

A indústria deve ser capaz de desmaterializar documentos e automatizar a gestão de fluxos de trabalho para poder assinar acordos e contratos com valor legal, inclusive por meio de ferramentas como assinaturas digitais, ao mesmo tempo em que atende aos requisitos regulatórios.

Desmaterialização de documentos

Hoje, os arquivos não são mais feitos apenas de documentos em papel, e o motivo é muito simples: o documento digital tem enormes vantagens sobre seu equivalente físico. Estas vantagens são:

• Econômico : relacionado à produção e armazenamento de documentos em papel;
• Temporal : em termos de tempo e eficiência; pense na complexidade de pesquisar manualmente em pilhas de papéis versus a simplicidade - em contraste - de realizar uma pesquisa por palavra-chave em um documento digital bem indexado;
• Correção : a gestão digitalizada, por meio de processos padronizados bem estruturados e, quando possível, automatizados, oferece significativa redução de erros, resultando em maior segurança.

Graças à desmaterialização dos documentos e à digitalização dos processos, a gestão da relação com o cliente muda completamente. Ao extrair dados de documentos digitais, uma empresa tem a capacidade de realmente “conhecer” seus clientes, dividi-los em clusters cada vez mais específicos com base em características homogêneas e realizar um diálogo cada vez mais personalizado até a personalização .

Embora seja verdade que o documento eletrônico apresenta vantagens significativas sobre o documento em papel, também é verdade que algumas precauções devem ser tomadas e requisitos precisos devem ser atendidos para garantir sua plena validade. Quando falamos de documentos e contratos relacionados ao setor de seguros, precisamos ter em mente não apenas as normas que geralmente regem todos os documentos de TI – o Código de Administração Digital e as Diretrizes AgID, por exemplo – mas também atentar para o uso adequado de assinaturas eletrônicas e quaisquer disposições dos regulamentos do setor, como o regulamento IVASS.

Além disso, como veremos em breve, devemos distinguir entre dois cenários possíveis:

• Desmaterialização de documentos , ou seja, digitalização de contratos em papel nativo com assinaturas manuscritas;
• Digitalização de processos , utilizando documentos nativamente digitais e assinados com assinaturas eletrônicas ou digitais.

Na transição da gestão analógica para a digital, é muito provável que nos deparemos com ambas as situações, cada uma das quais, como veremos a seguir, merece as devidas considerações.

Assinatura digital: uma ferramenta a serviço da revolução Insurtech

Conforme informamos anteriormente, existem diversas ferramentas que atendem às necessidades do mercado para dar suporte à nova tendência das insurtechs .

A assinatura digital , por exemplo, é um tipo especial de assinatura eletrônica qualificada emitida por uma Autoridade Certificadora autorizada, e é utilizada para assinatura de contratos por escrito com a administração pública (por exemplo, em contratos de aquisição), e também entre particulares ( empresas e profissionais), quando, na conclusão das negociações comerciais, é preferível ter contratos digitais e legalmente válidos (e evitar a troca de cópias impressas assinadas). A assinatura com assinatura digital, ou FEQ, confere o mais alto grau de segurança quanto ao valor probatório do próprio contrato. A assinatura digital e a assinatura eletrónica avançada, aliás, nos termos do artigo 20.º da CAD, tornam o documento informático elegível para cumprir os requisitos da forma escrita previstos no artigo 2702.º do Código Civil. Além disso, o artigo 21.º da CAD especifica os tipos de contratos para os quais é exigida assinatura digital ou assinatura eletrónica qualificada, sob pena de nulidade, e os tipos para os quais deve ser utilizada pelo menos uma FEA, ou uma assinatura digital ou FEQ para sua validade.

No âmbito de contratos e documentos que são assinados na contratação de um seguro, por exemplo, é sempre necessário prever a utilização de uma assinatura eletrónica avançada.

Além disso, pode ser útil apor um carimbo de tempo ao contrato assinado digitalmente para associar uma referência de tempo certa e oponível a terceiros à assinatura e ao próprio contrato. Em alternativa, também contribui para o efeito o carimbo temporal que é colocado no pacote de armazenamento no momento em que os contratos de seguro digital são confiados ao conservador.

Preservação digital de contratos de seguro

A preservação de documentos é uma questão fundamental para as empresas do setor de seguros , como em qualquer outro negócio, não apenas em termos de conformidade, mas também para agregar valor ao negócio. A utilização de documentos digitais auxilia todo o ciclo de gestão documental, desde a aquisição dos documentos.

Portanto, mesmo os documentos e contratos de seguro, se produzidos na forma de documentos computadorizados, devem ser preservados digitalmente de acordo com os regulamentos , a fim de proteger sua integridade e valor. A preservação digital deve ser realizada de acordo com as disposições do CAD e as Diretrizes AgID relevantes. A maneira mais fácil e segura é recorrer a um conservador terceirizado com as habilidades, políticas e infraestrutura apropriadas, capaz de garantir a preservação digital em conformidade com os requisitos identificados por lei.

Existem cuidados especiais a ter no armazenamento de contratos de seguros em formato digital?

Como dissemos, em geral, as disposições das Diretrizes CAD e AgID devem ser respeitadas, por exemplo, no que diz respeito aos formatos e metadados utilizados.

No que diz respeito aos prazos de conservação, há que distinguir entre os prazos de entrega dos contratos e documentos deste tipo ao conservador , e o período mínimo durante o qual devem ser mantidos em preservação digital.

Uma vez assinados os contratos ou apólices, eles também podem ser enviados para preservação digital imediatamente. Na verdade, é recomendável iniciar e concluir o processo de preservação o mais rápido possível. Recorde-se que o processo de preservação digital está associado aos pacotes de armazenamento e, portanto, aos documentos informáticos que os compõem, um carimbo temporal e, portanto, uma referência oponível a terceiros.

Uma vez depositados, para efeitos de direito civil, os contratos devem ser mantidos por um prazo mínimo de 10 anos , contados a partir do momento em que cessam os efeitos jurídicos do próprio contrato e Por último, deve estar atento ao tipo de dados pessoais nos contratos, e à eventual presença de dados especiais ou judiciais (artigos 9.º e 10.º do Regulamento da UE 679/2010, mais conhecido por RGPD). Uma vez que a responsabilidade pelo tratamento dos dados pessoais é sempre do responsável pelo tratamento dos dados, ou seja, da empresa ou seguradora, é boa prática proceder a uma avaliação de risco adequada para determinar as políticas de tratamento e segurança a adotar. Além disso, uma avaliação também pode ser útil para melhor conciliar os cronogramas de retenção com quaisquer disposições relativas à retenção de certas categorias de dados.

Do papel ao digital: como escanear um contrato analógico

Vimos que um contrato de seguro pode nascer digitalmente, podendo ser assinado por meio de uma solução avançada, qualificada ou de assinatura eletrônica digital, e depois ser submetido à preservação digital de acordo com a regulamentação – um processo, portanto, totalmente sem papel.

Mas o que acontece quando nos deparamos com contratos nativamente analógicos com assinaturas manuscritas que gostaríamos de trazer para o armazenamento digital?

Nesse caso, muita atenção deve ser dada ao processo de desmaterialização e destruição do original em papel, justamente por causa de elementos como assinaturas afixadas manualmente.

Antes de mais, recorde-se que as cópias informáticas de documentos analógicos devem, em qualquer caso, ser produzidas de acordo com o disposto no artigo 22.º do CAD e nas Diretrizes AgID. Em particular, a conformidade das cópias com o original em papel deve ser atestada por um tabelião ou funcionário público por comparação direta de cada cópia individual com o original relevante. Em alternativa, pode ser utilizado um processo de digitalização massiva devidamente estruturado e certificado através da certificação de processos , a nova ferramenta introduzida pelo Anexo 3 das Diretrizes AgID.

No entanto, na presença de assinaturas manuscritas, precauções adicionais devem ser tomadas antes de descartar o papel. Com efeito, em caso de contestação quanto à autenticidade da assinatura, o avaliador terá de dispor do original em papel para proceder ao seu exame. Portanto, o documento original não pode ser destruído, a menos que um notário intervenha especificamente para autenticar a assinatura no documento digitalizado, obviamente sempre antes da destruição de sua contraparte analógica.

Mesmo que os originais em papel tenham de ser conservados, a desmaterialização dos originais analógicos pode ainda suportar uma gestão unificada e digital do corpus documental , facilitando as operações de acesso e consulta.