Uma coisa que aprendemos no Collaborative: Virtual Sessions é que o setor social não deve focar no retorno ao “normal” após a pandemia do COVID-19. Em vez disso, o setor precisa se concentrar em como lidar com o coronavírus e se adaptar às maneiras como mudou o cenário de captação de recursos.
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A mudança imediata sentida pela maioria das organizações sem fins lucrativos é a mudança de eventos presenciais para eventos virtuais. Para a equipe da HEADstrong Foundation, como tantas outras, a pandemia do COVID-19 significou o cancelamento de vários eventos presenciais de 5K.
Isso deixou a equipe de oito desencorajada, pois previam uma queda substancial na receita de arrecadação de fundos. No entanto, eles decidiram começar a trabalhar e mudar rapidamente para um 5K totalmente virtual, “The Last Shift”, que começou em 6 de abril de 2020 e durou o mês inteiro.
Assim que abril chegou ao fim, “The Last Shift” arrecadou mais de US$ 120.000 para beneficiar vidas afetadas pelo câncer. Entramos em contato com Jeff Baxter, diretor de engajamento comunitário da HEADstrong Foundation, para descobrir como a equipe organizou um evento tão bem-sucedido. Abaixo, mostramos como a equipe teve a ideia, como eles ativaram um grande público e como eram suas operações internas e logística de eventos virtuais.
Lição 1: conheça seu público intimamente
A maioria dos lugares entrou em confinamento durante a primeira ou segunda semana de março de 2020. Quando os pedidos de abrigo no local foram anunciados, a Fundação HEADstrong sabia que precisava mobilizar sua comunidade hospedando um 5K totalmente virtual.
A maior questão que eles tiveram que enfrentar foi sobre o tempo para o evento virtual. Eles estavam mexendo com a ideia de realizar o evento em 6 de abril, mas se perguntaram se estava muito perto do bloqueio, se alguém se importaria ou se seria surdo.
O que os levou a avançar com uma data de início em 6 de abril foi o profundo conhecimento de quem é seu público: atletas e entusiastas do esporte. Neste momento, atletas universitários de todo o país haviam acabado de perder toda a temporada esportiva devido ao COVID-19.
Esta temporada também seria a última vez que muitos atletas universitários teriam a oportunidade de praticar esportes competitivos de alto nível novamente. Além disso, 6 de abril também foi o Dia Nacional do Atleta Estudante.
Apesar das perguntas sobre o tempo, tudo se alinhou perfeitamente demais para a Fundação HEADstrong ignorar. Eles estavam confiantes de que este era o grupo perfeito para se engajar para apoiar “The Last Shift” e que seriam capazes de gerar receita de angariação de fundos para cobrir possíveis perdas.
Isso ressalta a importância absoluta de conhecer seu público e personalizar suas ofertas para eles. Esteja você executando uma corrida de 5 km, realizando uma festa de gala ou orquestrando outro evento inteiramente, você deve jogar de acordo com suas preferências, estilos de vida e perspectiva única em qualquer situação.
Lição 2: Ative totalmente seu público
Conhecer seu público é uma coisa, mas fazer com que eles participem do seu evento é outra completamente diferente. Para a HEADstrong Foundation, o segredo para uma ativação bem-sucedida era atingir um segmento hiperdefinido de seu público.
O fundador da Fundação HEADstrong era um jogador de lacrosse universitário, então a equipe decidiu entrar em contato com jogadores de lacrosse universitários antes de qualquer outra pessoa. Eles também decidiram alavancar o marketing de influenciadores, em que a equipe da HEADstrong mirou os três melhores jogadores de lacrosse universitários do país (foto acima).
Cada jogador recebeu uma mensagem direta da conta do Instagram da HEADstrong Foundation perguntando se eles queriam correr nos 5K virtuais e ajudar a espalhar a mensagem para outros atletas. A partir daí, a equipe começou a visar outros jogadores de lacrosse em todo o país.
“ As pessoas estão acessíveis através da mídia social como nunca antes. Entramos em todas as páginas da equipe de lacrosse da faculdade para encontrar os capitães da equipe e os convidamos a participar também. Alguns participaram, outros não, mas ainda assim conseguimos criar uma grande onda de apoio ao evento.”
Comece pequeno e segmentado antes de se expandir para segmentos maiores de seu público, assim como você faria com um soft launch para uma campanha de arrecadação de fundos. Dentro desse segmento, você pode até considerar entrar em contato com determinados influenciadores que podem atuar como porta-vozes do seu evento. Além disso, sua organização sem fins lucrativos desejará se envolver com esses membros do público na plataforma em que eles provavelmente verão sua mensagem.
Outra tática que ajudou a Fundação HEADstrong foi simplificar as inscrições para o evento, para que os influenciadores pudessem facilmente ativar suas próprias redes para agir. Eles cobraram US $ 20 para se registrar e pediram apenas nome, e-mail e identificador do Instagram.
Como resultado do alcance de seus influenciadores, eles começaram a ver equipes se inscrevendo para participar da esquerda e da direita. Em última análise, havia 2.000 pessoas que se inscreveram para The Last Shift.
Lição 3: Manter Comunicações Claras e Consistentes
À medida que avançavam na fase de planejamento do evento, a HEADstrong Foundation usou uma variedade de ferramentas para se manter alinhada umas com as outras e garantir que nada passasse despercebido. Toda semana, eles sincronizavam pelo Google Hangouts para revisar atualizações e atribuições da semana anterior antes de atribuir novas funções para a próxima semana.
Ao mesmo tempo, eles acompanharam todo o progresso e responsabilidades em uma planilha à medida que a equipe continuava avançando. Isso foi útil para itens como o calendário de marketing por e-mail e definir as entregas para cada envio.
Por exemplo, eles receberam um e-mail com uma mensagem de vídeo pré-gravada do presidente da Fundação HEADstrong:
Em seguida, outro e-mail enviado uma semana antes do evento com dicas, desafios de arrecadação de fundos e maneiras de os participantes virtuais envolverem outras pessoas:
Finalmente, um e-mail foi enviado um dia antes de “The Last Shift” começar com detalhes sobre o que fazer durante a corrida, bem como o que fazer quando a corrida terminar:
Ao planejar sua própria logística de eventos virtuais, é crucial que nada passe despercebido em relação às suas mensagens. As pessoas precisam entender todos os detalhes sobre como se espera que participem.
Envie alguns e-mails extras para seus inscritos, mantenha sua cópia simples e seja direto com qualquer informação ou pergunta crucial. A mudança para um evento totalmente virtual pode ser confusa para seus apoiadores, e você precisa fazer tudo ao seu alcance para manter todos na mesma página. Os vídeos também são uma ótima ferramenta para humanizar sua organização e animar todos para o evento.
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Lição 4: Seja esperto e criativo
“ Não tenha medo de criar algo novo e simples. Isso abrirá você para uma lista totalmente nova de oportunidades para sua organização sem fins lucrativos.”
Este foi um tipo de mantra que Jeff e o resto da equipe viveram durante “The Last Shift”. Nenhuma ideia foi desacreditada simplesmente porque era nova, e isso deu origem a alguns resultados poderosos.
Primeiro, a equipe incentivou todos os corredores a convidar seus amigos para fazer uma doação para sua página pessoal de arrecadação de fundos ou por meio de um “high five virtual”. Com este high five virtual, as pessoas usariam o Venmo para enviar $ 5 diretamente para a conta HEADstrong Venmo com o nome do corredor nos comentários da transação.
A Fundação HEADstrong pegou todas essas transações da Venmo e as inseriu como doações offline no Classy. No final do evento, eles arrecadaram mais US$ 4.000 apenas com essa tática.
Em seguida, eles tiveram que repensar o incentivo tradicional para os participantes. Devido ao COVID-19, havia muitas dúvidas sobre se itens personalizados e brindes poderiam ser criados e enviados para as pessoas em tempo hábil, se for o caso.
Então, a Fundação HEADstrong decidiu oferecer a todos um código de desconto para sua loja online de mercadorias por meio de uma carta pessoal do diretor executivo. Dessa forma, as pessoas podiam comprar o que quisessem, e todas as compras contribuíam para uma maior receita total do evento.
Por último, a equipe trabalhou arduamente para ativar as redes de seus apoiadores, equipando as pessoas com informações para divulgar o evento. Por exemplo, um dos três jogadores iniciais de lacrosse que HEADstrong alvejou entrou em contato com seu ex-treinador, que decidiu envolver toda a equipe do ensino médio em “The Last Shift”.
A mídia social foi a peça fundamental de engajamento em todos os esforços. Eles pediram a todos que marcassem suas postagens com a hashtag #LastShift2020, se estivessem promovendo um novo registro ou enviando uma foto de sua rota de GPS após a corrida.
Isso foi crucial para criar um senso de comunidade, que é mais importante do que nunca durante a execução de um evento totalmente virtual. Todas essas pessoas estão participando separadamente, mas juntas, e sua organização sem fins lucrativos precisa fazer todo o possível para reuni-las.
“ Com eventos virtuais, se você não estiver fazendo nada nas mídias sociais, não funcionará. Tem que ser uma coisa socialmente orientada. Isso impulsiona o sentimento de comunidade.
Lição 5: Comece a angariação de fundos DIY durante todo o ano
Quando o evento terminar, a angariação de fundos DIY pode ser a maneira perfeita de reengajar sua comunidade e nutrir todos os seus novos apoiadores para se tornarem membros vitalícios.
No futuro, a Fundação HEADstrong criará um programa de arrecadação de fundos para atletas de resistência para que as pessoas possam correr 5 km, triatlo, Ironman ou participar de outro grande evento esportivo em suas próprias vidas e usá-lo para arrecadar fundos em nome da organização.
Por exemplo, se alguém gosta de jogar golfe, poderá prometer seu próximo jogo de golfe. Se eles fizerem uma corrida todos os dias, essas corridas podem ser usadas para arrecadar fundos em nome da HEADstrong Foundation. Transforme o ponto de entrada deles em sua organização por meio de um evento virtual, na maneira como eles podem facilmente continuar a angariar fundos para você em seus próprios termos.
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Você pode e deve incluir um elemento virtual para todos os eventos que ocorrerem no pipeline, seja aumentando um evento presencial ou tornando-se totalmente virtual. Isso não apenas pode ajudar durante a pandemia do COVID-19, mas também pode estabelecer um novo fluxo de receita para sua organização nos próximos anos.
“ A última mudança nasceu de atletas dedicados perdendo sua última temporada jogando esportes competitivos. Já estamos falando sobre como incorporar isso no próximo ano, mas percebemos que pode não ser o unicórnio que era em 2020. Ainda assim, se conseguirmos obter US $ 20.000 em receita de um evento para o qual não temos despesas gerais, por que não?"
Assim como em qualquer competição esportiva, às vezes somos superados pelo nosso adversário, mas isso não significa que desistimos e deixamos o outro time vencer. Temos que aprender a celebrar as pequenas jogadas e conquistas. Há um milhão de pequenos detalhes e logística de eventos virtuais que podem ser impressionantes, mas com alguma criatividade e as ferramentas certas, você pode recuperar e aumentar sua receita de captação de recursos.
Use a HEADstrong Foundation como inspiração para maneiras pelas quais sua organização sem fins lucrativos pode se adaptar rapidamente, ativar seu público e gerar suporte para seu próximo evento virtual. Se você estiver interessado em saber como o software de captação de recursos online da Classy pode ajudar a impulsionar seu evento virtual, entre em contato conosco diretamente.
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