Renda imputada e benefícios adicionais: um guia detalhado

A maior parte da remuneração dos funcionários vem na forma de contracheque, mas nem tudo. As empresas muitas vezes tentam atrair trabalhadores por meios não financeiros, como carros da empresa, vales-presente ou uso gratuito de academias locais.

Essas vantagens são muitas vezes referidas como renda imputada e benefícios adicionais. São guloseimas extras além do salário básico que tornam o trabalho mais atraente. Existem também algumas diferenças entre os dois que você deve estar ciente.

Neste post, veremos os benefícios adicionais e a renda imputada e falaremos sobre o que está incluído e excluído de cada um. Também mostraremos como calcular a renda imputada e daremos alguns exemplos de benefícios não tributáveis.

O que é renda imputada?

Definir renda imputada é simples: é o dinheiro que os funcionários recebem que não faz parte de seu salário ou salário, mas ainda é rendimento tributável. O empregado não paga diretamente para receber os benefícios – a empresa faz isso – mas ainda precisa declarar esse valor ao IRS.

Exemplos de Renda Imputada

Existem vários exemplos de elementos remuneratórios que o IRS considera como rendimento imputado. Esses incluem:

• Apólice de seguro de saúde em grupo se seu valor exceder $ 50.000
• Qualquer empregador cuida de dinheiro que exceda o subsídio de isenção de impostos
• Incentivos de bem-estar (como pagar mensalidades em academias)
• Uso pessoal de veículos da empresa (não apenas os usados ​​para o trabalho)
• Descontos para funcionários
• Gastos com treinamento, desenvolvimento e educação que excedem o subsídio de funcionário isento de impostos
• Reembolsos de despesas de realocação não dedutíveis.

O que é excluído da renda imputada?

Certos benefícios imputados não estão incluídos no rendimento imputado. Por exemplo, seguro de saúde para dependentes, contas de poupança de saúde e assistência a dependentes abaixo de US$ 5.000 são isentos de impostos. O seguro de vida em grupo também é isento de impostos abaixo de $ 50.000, assim como a assistência educacional abaixo de $ 5.250 por ano.

O que são benefícios adicionais?

Os benefícios marginais são benefícios que os funcionários recebem além de seu salário regular. Eles podem assumir a forma de bônus, apólices de seguro, bens e serviços pagos pelo empregador como parte do pacote de remuneração do empregado.

A diferença entre benefícios adicionais e renda imputada é semântica. Os benefícios marginais referem-se aos próprios benefícios reais, como propriedade de carro da empresa ou inscrição gratuita em academia, enquanto a renda imputada refere-se à técnica usada para descrever o valor monetário desses benefícios.

Para o cálculo do rendimento tributável bruto, o último é o que importa, enquanto o primeiro é principalmente de interesse para a pessoa que assume o trabalho.

Benefícios adicionais legalmente exigidos

Os benefícios marginais que as empresas devem entregar aos seus funcionários dependem do tamanho da empresa e do número de funcionários em tempo integral. As regras variam de acordo com o estado, mas praticamente todas as empresas precisam fornecer indenização aos trabalhadores, seguro de saúde, seguro-desemprego e licença médica e familiar.

Se você não tiver certeza se precisa fornecer esses benefícios adicionais, consulte um profissional ou consulte as leis do seu estado. Certifique-se de verificar as leis locais e estaduais, caso haja requisitos específicos em sua área.

Renda e Impostos Imputados

Na maioria dos casos, os empregadores precisarão adicionar os benefícios adicionais de um funcionário (além de quaisquer subsídios isentos de impostos) ao seu salário bruto tributável ou compensação. O lucro imputado não é adicionado ao lucro líquido, pois isso sugeriria que ele já foi tributado, o que não aconteceu.

Os empregadores, portanto, precisam preencher um formulário W-2 para fins fiscais. Isso declara que os benefícios adicionais são calculados como renda imputada. A renda imputada geralmente está sujeita aos impostos do Medicare e da Previdência Social, mas não à retenção do imposto de renda federal.

Como calcular a renda imputada

Quando as empresas oferecem benefícios adicionais aos funcionários, elas precisam calcular a renda imputada dos funcionários. Para fazer isso, as empresas devem usar o “valor justo de mercado”. Eles podem fazer isso analisando quanto pagaram pelos benefícios oferecidos aos funcionários.

Para fins de IRS, “valor justo de mercado” refere-se ao valor que um comprador disposto pagaria por um item de igual valor. Por exemplo, se você se inscrever em uma academia para seus funcionários por US$ 50 por mês, o valor justo seria o mesmo, já que é o que outros membros do público também pagariam.

Se você estiver preso, o IRS fornece informações sobre o valor justo de mercado em seu Fringe Benefits Guide. Aqui, você pode ver quanto a autoridade fiscal acha que valem vários itens.

Em alguns casos, você pode negociar preços mais baixos com fornecedores terceirizados solicitando serviços em massa para todos os seus funcionários. A adesão individual a uma academia, por exemplo, pode custar US$ 50 por mês, mas se você tiver vinte funcionários qualificados, isso pode cair para US$ 40 por mês.

Para calcular a renda marginal, siga as seguintes etapas:

Encontre os benefícios marginais De Minimis e exclua-os

Encontrar e eliminar benefícios marginais de minimis (mínimo) é o primeiro passo para a maioria das marcas. Trata-se de excluir todos os pequenos benefícios que os funcionários recebem de sua empresa, como cafés gratuitos no trabalho, que o IRS não considera tributável.

Para verificar se você precisa adicionar algum item específico como benefício adicional, verifique a Publicação 15-B do IRS. Ele lista muitos itens que você não precisa incluir no pagamento tributável bruto.

Seguem-se alguns exemplos de benefícios não tributáveis ​​que não têm consequências nos rendimentos imputados:

• Presentes de aniversário ou férias com valor inferior a US$ 100
• Ganhos da empresa, como mochilas, garrafas, canetas e camisetas
• Comida da empresa gratuita, como piqueniques da empresa
• Flores e cestas de frutas para ocasiões especiais
• Uso de copiadoras da empresa por motivos pessoais
• Ingressos ocasionais para eventos esportivos, shows e exposições de arte.

Em muitos casos, você pode usar seu julgamento pessoal. Se o IRS não mencionar um item na Publicação 15-B e valer menos de US$ 100, é improvável que você precise incluí-lo em suas estimativas de renda imputada.

Calcular o valor dos benefícios adicionais dos funcionários

A maioria das empresas usa a Regra Geral de Avaliação ao processar benefícios adicionais. Isso atribui valor justo de mercado a cada item adicionado ao pacote de remuneração do empregado, além da remuneração base.

Depois de ter todos os valores justos de mercado, basta adicioná-los. Isso lhe dá o valor total dos benefícios adicionais em toda a empresa.

Calcular porcentagens de uso comercial

O próximo passo é calcular qual a porcentagem dos benefícios adicionais que o funcionário consome para uso pessoal.

Digamos que você deu a um funcionário um laptop quando ele se juntou à sua empresa para fazer seu trabalho. Caso utilizem o equipamento exclusivamente no trabalho, pode subtrair a despesa do seu rendimento imputado. Isso porque não está proporcionando ao empregado nenhum ganho privado. No entanto, se o trabalhador dividir o uso do laptop igualmente entre trabalho e lazer, você poderá subtrair apenas metade de seu valor de sua renda imputada. O restante deve ser tributado.

Subtrair Provisões e Isenções

Como discutido acima, alguns tipos de benefícios adicionais são isentos de impostos até um determinado valor - qualquer coisa acima disso será tributada. Se a renda imputada for inferior ao limite de imposto para cada categoria, o funcionário não pagará imposto adicional. Se for mais, eles só pagam imposto sobre o excedente acima do limite.

Por exemplo, o IRS atualmente permite que as empresas fiquem isentas de impostos por até US$ 5.250 por funcionário para fins de despesas educacionais. Portanto, se um funcionário receber US$ 7.000 em benefícios adicionais relacionados à educação, sua renda imputada (sobre a qual ele deve pagar impostos) será de US$ 1.750.

Registre todos os benefícios adicionais em sua folha de pagamento

Para obter a renda bruta, seu funcionário teria que pagar impostos sobre você e adicionaria os benefícios adicionais ou a renda imputada ao salário. Por exemplo, você pode fornecer um salário de US$ 3.000 por mês e uma renda líquida imputada adicional de US$ 750 por mês.

Portanto, a renda bruta do funcionário para impostos federais e estaduais, Medicare e deduções da Previdência Social seria de US$ 3.750.

Para evitar que os funcionários tenham que arquivar e pagar impostos de benefícios do próprio bolso, você deve enviar ao IRS algum dinheiro de seu salário todos os meses para construir um saldo positivo. Para calcular quanto contribuir, multiplique o valor tributável dos benefícios adicionais pela alíquota e divida-o pela alíquota das retenções.

Coloque a renda imputada em seus recibos de pagamento

Alguns funcionários ignorarão a entrada da linha de renda imputada em seu contracheque, mas muitos desejarão ver quanta remuneração eles recebem na forma de benefícios adicionais.

É por isso que é uma boa ideia colocar todos os benefícios da renda imputada em seus contracheques. Dessa forma, os funcionários podem ver o que você está dando a eles e calcular as retenções de impostos com mais facilidade.

Se você estiver travado, os especialistas recomendam o uso de um software para cuidar da folha de pagamento dos funcionários e dos cálculos de renda imputada. Os desenvolvedores atualizam regularmente suas soluções com as regras e diretrizes mais recentes do IRS, permitindo automatizar muitas operações contábeis tediosas.

Você deve usar o gerenciamento de despesas de viagem e entretenimento para benefícios adicionais?

As empresas podem abordar os benefícios adicionais de duas maneiras. Ou eles podem pagar por eles diretamente em nome dos trabalhadores, ou podem fazer com que os trabalhadores paguem primeiro e depois os reembolsem mais tarde.

Se as empresas optarem pela última opção (fazer com que os funcionários paguem primeiro), elas geralmente contam com o gerenciamento de despesas de viagens e entretenimento (T & E). Do ponto de vista do IRS, os rendimentos que os trabalhadores auferem dos reembolsos de T&E são exatamente os mesmos que os salários tributáveis ​​e, portanto, sujeitos a imposto.

O legal do T&E é que ele pré-quantifica o valor do benefício. No momento em que o funcionário paga por ele, o “valor justo” do item é revelado.

Por exemplo, se um funcionário aproveita um benefício da empresa ingressando em uma academia por US$ 50 por mês e recebe o reembolso de seu empregador, a empresa não precisa calcular o valor justo. Em vez disso, ele simplesmente adiciona o valor em dólares do custo mensal da associação à renda imputada do funcionário.

A abordagem T&E também oferece outros benefícios para os empregadores. Por exemplo, o sistema permite que você verifique a adesão à política da empresa. Se um funcionário ultrapassar o seu subsídio, você pode simplesmente negar-lhe o acesso a mais benefícios.

Você pode querer cobrir muitos benefícios sob T & E. Alguns são tributáveis ​​e outros não. Por exemplo, reembolsos de mudança abaixo de 50 milhas são tributáveis, enquanto aqueles acima de 50 milhas não são. O uso pessoal de um carro da empresa em uma viagem de negócios é uma despesa tributável, mas os benefícios de deslocamento, até um limite predefinido de IRS, não são.

A linha inferior

A renda imputada e os benefícios adicionais são uma parte importante do mercado de trabalho moderno. Eles geralmente permitem que as empresas compensem seus funcionários por tempo e esforço além do que seria possível por meio de remuneração financeira regular.

Os funcionários também adoram benefícios adicionais. Isso faz com que eles se sintam mais como parte de uma comunidade e lhes dá algo extra como recompensa por seu trabalho duro. Vale a pena considerar, mas você precisa entender como o IRS lida com eles para evitar que você ou seus funcionários tenham problemas fiscais.