Como pagar funcionários

Publicados: 2023-04-21

Pague seus funcionários

Quer saber como pagar os funcionários? Como é necessário conhecimento de impostos sobre a folha de pagamento, leis de dia de pagamento, cálculos de porcentagem e muito mais, não é surpresa que você possa estar um pouco fora de profundidade ao lidar com as primeiras execuções da folha de pagamento de sua empresa. Felizmente, nós temos você coberto.

Este guia detalha tudo o que você precisa saber para pagar seus funcionários, incluindo a escolha de métodos de pagamento de funcionários, definição de um cronograma de pagamento, cálculo de ganhos de funcionários, impostos sobre a folha de pagamento e muito mais. Vamos começar.

Índice

  • Como pagar funcionários em 11 etapas
    • 1. Lide com as questões legais: EIN da sua empresa, formulários fiscais de funcionários e relatórios de novas contratações
    • Obtenha um EIN para o seu negócio
    • Faça com que todos os novos funcionários preencham os formulários fiscais pré-emprego
    • Relatório completo de novas contratações
    • Classifique corretamente funcionários e contratados
    • Aprenda as leis de folha de pagamento e RH
    • 2. Defina uma programação de dia de pagamento de acordo com as leis de dia de pagamento do seu estado
    • 3. Escolha quais métodos de pagamento para funcionários você oferecerá
    • Outros métodos de pagamento menos populares
    • 4. Escolha se deseja usar um software de folha de pagamento ou um processo de folha de pagamento DIY
    • Quando você deve considerar o software de folha de pagamento
    • Quando você deve considerar o processamento de folha de pagamento DIY
    • 5. Calcule o salário bruto de seus funcionários
    • Como calcular o salário por hora para seus funcionários
    • Como calcular os salários salariais para seus funcionários
    • 6. Calcular e reter impostos sobre a folha de pagamento
    • Exemplo de como calcular impostos sobre a folha de pagamento
    • 7. Faça descontos na folha de pagamento dos funcionários
    • 8. Calcule o Lucro Líquido de Cada Funcionário
    • Exemplo de como calcular o lucro líquido de um funcionário
    • 9. Revisar e fazer correções na folha de pagamento
    • 10. Pague seus funcionários
    • 11. Efetuar Depósitos de Imposto sobre a Folha de Pagamento e Pagamentos de Deduções
  • O resultado final sobre como pagar funcionários
  • Perguntas frequentes sobre como pagar funcionários
    • Como pagar os impostos sobre a folha de pagamento?
    • Quais são alguns métodos de pagamento de funcionários?
    • Como configuro o pagamento dos meus funcionários?
    • Posso fazer a folha de pagamento sozinho?
    • Qual é o método de pagamento mais popular para os funcionários?

Como pagar funcionários em 11 etapas

Para pagar os funcionários, você precisará concluir as tarefas de administração da folha de pagamento, calcular o pagamento dos funcionários, fazer retenções e deduções e, finalmente, enviar a execução da folha de pagamento. Pronto para fazer sua primeira execução de folha de pagamento?

Aqui está uma explicação passo a passo de como pagar seus funcionários em apenas 11 etapas.

1. Lide com as questões legais: EIN da sua empresa, formulários fiscais de funcionários e relatórios de novas contratações

Existem vários pré-requisitos legais que você precisará atender antes de pagar seus funcionários, incluindo:

  • Obtendo um EIN para o seu negócio
  • Preenchimento e envio de formulários de emprego
  • Relatórios de novas contratações
  • Classificação do funcionário

Até que você cumpra cada um desses pré-requisitos da folha de pagamento, você não poderá pagar legalmente seus funcionários. Felizmente, a maioria dessas tarefas não consome muito tempo e pode se tornar a base do processo de integração de novas contratações da sua empresa.

Veja a seguir os pré-requisitos legais que você precisará preencher para executar a folha de pagamento de sua empresa.

Obtenha um EIN para o seu negócio

Se você pretende contratar e pagar funcionários, é legalmente obrigado a obter um Número de Identificação do Empregador (EIN) para o seu negócio. Os EINs são usados ​​para identificar entidades comerciais e normalmente são usados ​​ao preencher formulários fiscais em nome de sua empresa.

É totalmente gratuito solicitar um EIN para o seu negócio e todo o processo pode ser concluído online. Você receberá seu EIN imediatamente após concluir a inscrição, mas pode levar até duas semanas para que o EIN seja registrado no sistema do IRS. Enquanto isso, você pode usar seu novo EIN para abrir uma conta bancária, solicitar licenças comerciais e arquivar declarações fiscais por correio.

Faça com que todos os novos funcionários preencham os formulários fiscais pré-emprego

No nível federal, qualquer funcionário recém-contratado deve preencher o Formulário W-4 e o Formulário I-9.

O formulário W-4 é usado para determinar o status de arquivamento de um funcionário e informações de retenção. Os empregadores usam o Formulário W-4 para calcular a retenção federal, incluindo quaisquer ajustes feitos para o número de empregos mantidos simultaneamente, deduções e créditos. Os empregadores devem manter os W-4s dos funcionários por pelo menos quatro anos após o funcionário preencher o formulário.

O Formulário I-9 é usado para verificar a elegibilidade de emprego de um indivíduo. Este formulário é preenchido pelos empregadores usando informações fornecidas pelo funcionário recém-contratado. Os empregadores são obrigados a examinar o Formulário I-9 para garantir que o funcionário atenda razoavelmente aos requisitos de elegibilidade.

O Formulário I-9 deve ser retido por pelo menos três anos após a data de contratação do funcionário ou um ano após o término do contrato de trabalho, o que for posterior.

Se você for contratar um empreiteiro 1099, o empreiteiro deverá preencher o Formulário W-9. O formulário W-9 é uma solicitação de número de identificação fiscal e certificação de um contratado, e você usará as informações fornecidas no formulário para relatar os pagamentos do contratado. Guarde o Formulário W-9 por pelo menos quatro anos.

Pode haver formulários de pré-emprego em nível estadual que você precisará preencher para novas contratações, mas eles variam de acordo com o estado. Certifique-se de revisar as leis e regulamentos do seu estado com relação aos formulários de impostos pré-emprego.

Relatório completo de novas contratações

Os empregadores são legalmente obrigados a relatar novas contratações ou recontratações ao Diretório Estadual de Novas Contratações (SDNH) de seu estado dentro de 20 dias após a contratação. A agência estadual encaminhará as informações ao Diretório Nacional de Novas Contratações (NDNH).

O relatório de novas contratações é feito para ajudar a facilitar os pagamentos de pensão alimentícia, estabelecer a paternidade, localizar os pais das crianças além das fronteiras estaduais e fazer cumprir as ordens de pensão alimentícia. Os relatórios de novas contratações também ajudam a detectar fraudes de benefícios, incluindo fraudes de seguro-desemprego e de compensação de trabalhadores.

Muitas empresas enviam o Formulário W-4 preenchido de um funcionário para as agências apropriadas de relatórios de novas contratações, mas os portais estaduais são o método preferido de envio.

Classifique corretamente funcionários e contratados

Ao contratar funcionários para o seu negócio, você pode estar decidindo entre contratar 1.099 ou W-2. No entanto, não existe um funcionário 1099, pois 1099 contratados são classificados como proprietários de pequenas empresas sob uma empresa individual, enquanto os funcionários W-2 são classificados como indivíduos que trabalham para uma empresa.

Como empregador, você deve determinar se uma nova contratação é classificada como funcionário W-2 ou contratado 1099 para fins legais e tributários. A diferença entre um contratado 1099 e um funcionário W-2 se resume a quanto controle você tem sobre o trabalho do funcionário, controle financeiro que sua empresa mantém sobre o trabalhador e que tipo de relacionamento comercial você tem com o trabalhador.

Os empregadores são obrigados a reter impostos em nome dos funcionários W-2 e as leis trabalhistas normalmente se aplicam apenas aos funcionários W-2. Por outro lado, os empregadores não são obrigados a reter quaisquer impostos de 1099 empreiteiros. Além disso, a maioria das leis trabalhistas não se aplica a 1099 contratados.

Aprenda as leis de folha de pagamento e RH

Para proprietários de pequenas empresas, as leis de folha de pagamento e RH podem ser difíceis de aprender e acompanhar. No entanto, a menos que sua empresa tenha orçamento para contratar um profissional de RH, você precisará garantir que está atualizado e aderindo às leis de folha de pagamento e RH. Aqui está uma lista não exaustiva de folha de pagamento federal e estadual e leis de RH que sua empresa precisa conhecer:

  • Salário mínimo do seu estado ou localidade
  • Alíquotas da Previdência Social
  • Taxas de impostos do Medicare
  • Taxas de imposto de desemprego
  • Impostos/deduções da folha de pagamento específicos do local
  • leis de trabalho infantil
  • Taxas de impostos sobre a folha de pagamento do transporte público
  • Leis/regulamentos de licença médica
  • Leis do dever do júri
  • Leis de licença familiar e impostos sobre a folha de pagamento
  • Leis de compensação dos trabalhadores
  • Leis de seguro de invalidez
  • Leis trabalhistas de oportunidades iguais

2. Defina uma programação de dia de pagamento de acordo com as leis de dia de pagamento do seu estado

Quando se trata de escolher um cronograma de pagamento, é essencial considerar as leis de dia de pagamento do seu estado. A maioria dos estados tem leis de dia de pagamento existentes que determinam o período máximo permitido entre os pagamentos de funcionários com base em vários fatores, incluindo o tipo de trabalhador que você está pagando, o salário anual do funcionário e se o funcionário está recebendo pagamento suplementar.

No entanto, você também deve considerar o fluxo de caixa da sua empresa ao decidir sobre um cronograma de pagamento. O orçamento da folha de pagamento da sua empresa pode ocupar uma parte significativa da receita da sua empresa. Portanto, é melhor planejar o fluxo de caixa de sua empresa (ou seja, quando você tem dinheiro regularmente no banco) ao decidir sobre o dia de pagamento de sua empresa.

Finalmente, certifique-se de considerar os dias de pagamento padrão da indústria. Se o seu setor normalmente paga os funcionários quinzenalmente e você paga uma vez por mês, provavelmente assustará os possíveis funcionários - mesmo que esteja em conformidade com as leis de dia de pagamento do seu estado.

3. Escolha quais métodos de pagamento para funcionários você oferecerá

Ao escolher os métodos de pagamento dos funcionários, você precisará considerar quais opções se ajustam ao seu orçamento, são as mais convenientes para seus funcionários e as melhores para manutenção de registros. Geralmente, os métodos de pagamento mais populares nos EUA são depósito direto e cheques em papel.

Tanto o depósito direto quanto os pagamentos em cheque em papel geram organicamente uma trilha de registro quando você os usa, portanto, são ótimos para manutenção de registros fiscais e contábeis. Os custos de depósito direto geralmente são inferiores a um dólar por pagamento, dependendo do banco da sua empresa.

No entanto, os cheques em papel podem ser um pouco mais caros e demorados, pois você precisa decidir onde solicitar cheques comerciais, manter um estoque de papel de cheque comercial e, potencialmente, assinar um software de impressão de cheques.

Outros métodos de pagamento menos populares

  • Dinheiro: embora seja legal usar dinheiro, o IRS geralmente desencoraja as empresas a pagarem os funcionários em dinheiro porque é muito mais difícil manter registros de pagamentos em dinheiro.
  • Cartões de pagamento: Cartões de pagamento ou cartões de folha de pagamento são cada vez mais oferecidos como opções de fornecedores de software de folha de pagamento. Esses cartões funcionam como cartões de débito recarregáveis ​​e são ótimos para funcionários sem contas bancárias.
  • Criptomoeda: a criptomoeda é uma espécie de opção de pagamento marginal, pois é um método de pagamento mais recente que ainda não está completamente regulamentado. Se você deseja pagar funcionários em criptomoeda, fale com um profissional tributário para entender melhor as leis tributárias de criptomoeda e os regulamentos contábeis.

4. Escolha se deseja usar um software de folha de pagamento ou um processo de folha de pagamento DIY

Independentemente de você optar por usar o software de folha de pagamento ou processar a folha de pagamento manualmente, o método de processamento da folha de pagamento permanece o mesmo. Ainda assim, decidir entre usar o software de folha de pagamento ou o processamento DIY da folha de pagamento é uma decisão importante com impacto nas finanças, no tempo e nos processos de manutenção de registros dos proprietários de uma empresa.

Continue lendo para uma comparação de quando você deve escolher o software de folha de pagamento ou o processamento de folha de pagamento DIY para o seu negócio.

Quando você deve considerar o software de folha de pagamento

Prós

  • Economiza tempo executando a folha de pagamento
  • Lida com os impostos da folha de pagamento
  • Orienta os usuários pelo processo de folha de pagamento
  • Recursos de bônus (RH, controle de tempo, administração de benefícios, etc.)

Contras

  • custos de assinatura
  • Suscetível a problemas técnicos
  • Algumas opções carecem de flexibilidade

Como proprietário de uma empresa, você deve considerar o uso de software de folha de pagamento se:

  • São inexperientes com o processo de folha de pagamento
  • Estão razoavelmente confortáveis ​​usando um computador
  • Quer economizar tempo executando a folha de pagamento
  • Não quer a responsabilidade de acompanhar os regulamentos da folha de pagamento
  • Estão dispostos a pagar por especialistas para lidar com seus impostos sobre a folha de pagamento
  • Disposto a pagar pelos custos de assinatura do software de folha de pagamento
  • Estão dispostos a pesquisar as melhores opções de software de folha de pagamento para o seu negócio

Quando você deve considerar o processamento de folha de pagamento DIY

Prós

  • Livre
  • Processo de folha de pagamento totalmente personalizável
  • Controle sobre os dados da folha de pagamento

Contras

  • Mais espaço para erro
  • Responsabilidade fiscal total da folha de pagamento
  • Demorado

Geralmente, como proprietário de uma empresa, você deve considerar o uso de um processo de folha de pagamento DIY se:

  • Estão razoavelmente bem informados sobre as leis e regulamentos de folha de pagamento
  • Está confiante em sua capacidade de manter registros de folha de pagamento
  • Estão dispostos a executar manualmente a folha de pagamento
  • Trabalhe com um profissional tributário para lidar com os impostos sobre a folha de pagamento de sua empresa
  • Tenha os meios para armazenar com segurança as informações da folha de pagamento

5. Calcule o salário bruto de seus funcionários

Para começar a processar a folha de pagamento, você precisará calcular o salário bruto de seus funcionários.

O salário bruto de um funcionário é o total de todos os seus rendimentos antes de quaisquer impostos sobre a folha de pagamento serem retidos ou deduções feitas. O pagamento bruto inclui salários ganhos para funcionários assalariados e horistas, além de quaisquer ganhos suplementares, como gorjetas, pagamento de horas extras, bônus, comissões, prêmios, pagamentos atrasados ​​e muito mais.

Como calcular o salário por hora para seus funcionários

Os funcionários que são pagos por hora ganham uma taxa definida para cada hora trabalhada durante um único período de pagamento. O pagamento por hora pode resultar em ganhos variáveis ​​a cada período de pagamento, pois um funcionário pode perder tempo devido a doença, chegar atrasado, sair mais cedo, fazer hora extra ou experimentar outro evento que interrompa seu horário de trabalho programado.

Para calcular o total de ganhos por hora por período de pagamento de um funcionário, você precisará multiplicar o número de horas que ele trabalhou no período de pagamento pelo valor da hora. É muito simples.

Por exemplo, se um funcionário trabalhou um total de 74 horas em um único período de pagamento e ganha $ 30/hora, o salário bruto do funcionário totaliza $ 2.220 para o período de pagamento (74 x 30 = 2.220).

Se esse mesmo funcionário trabalhasse mais seis horas extras no mesmo período de pagamento (total de 80 horas trabalhadas) e ganhasse hora e meia por esse tempo (US$ 45/hora por seis horas), seus ganhos brutos totalizariam US$ 2.490.

Como calcular os salários salariais para seus funcionários

Calcular os salários brutos para empregados assalariados é uma questão de divisão. Como a maioria dos funcionários assalariados é paga anualmente, basta dividir o salário anual total (antes dos impostos) pelo número de períodos de pagamento no ano.

Por exemplo, vamos considerar um funcionário ganhando $ 84.000 anualmente e sendo pago duas vezes por mês (total de 24 períodos de pagamento). Este funcionário ganha US$ 3.500 por período de pagamento (84.000/24 ​​= 3.500).

6. Calcular e reter impostos sobre a folha de pagamento

Os empregadores são responsáveis ​​por calcular e reter os impostos sobre a folha de pagamento em nome de seus funcionários. Os seguintes impostos são os impostos mais comuns retidos pelos empregadores:

  • impostos do Medicare
  • impostos de segurança social
  • Impostos da Lei Federal de Imposto de Desemprego (FUTA)
  • Impostos Estaduais de Desemprego
  • Imposto de Renda

Para calcular os impostos sobre a folha de pagamento, você precisará multiplicar manualmente cada imposto individual pelos ganhos brutos do funcionário.

Exemplo de como calcular impostos sobre a folha de pagamento

Podemos usar os impostos FUTA como exemplo. Os impostos FUTA são tributados a uma taxa de 6% dos primeiros $ 7.000 pagos a um funcionário anualmente.

Primeiro, converteremos os 6% em um decimal — 0,06 de 100. A partir daí, você multiplicará a alíquota do imposto pelo rendimento bruto tributado, portanto, 0,06 x 7.000 = US$ 420. Neste exemplo, o empregador é responsável por pagar US$ 420 em impostos FUTA a cada ano para cada funcionário que ganha pelo menos US$ 7.000 em salários brutos.

Depois de calcular as responsabilidades fiscais sobre a folha de pagamento a partir do pagamento bruto de seu funcionário, você pode reter esse valor para o contracheque e anotar as retenções ao criar os holerites de seu funcionário.

7. Faça descontos na folha de pagamento dos funcionários

Além dos impostos sobre a folha de pagamento, os rendimentos dos funcionários também são reduzidos pelos descontos na folha de pagamento. Os descontos em folha de pagamento podem ser voluntários ou involuntários. Além disso, as deduções da folha de pagamento podem ser feitas antes e depois dos impostos.

Aqui está um rápido resumo de algumas das deduções fiscais mais comuns:

  • Contribuições da conta de aposentadoria
  • enfeites
  • Pagamentos de prêmio de seguro
  • FSAs e HSAs
  • Taxas Sindicais

Como empregador, você é responsável por fazer descontos na folha de pagamento em nome de seus funcionários e garantir que os fundos deduzidos sejam alocados adequadamente.

Por exemplo, se os fundos forem deduzidos para cobrir o pagamento de um funcionário ao seguro de saúde patrocinado pelo empregador, você precisará fazer esse pagamento com os fundos que deduziu do contracheque do funcionário.

8. Calcule o Lucro Líquido de Cada Funcionário

Depois de fazer todos os impostos sobre a folha de pagamento e deduções adicionais da folha de pagamento, é hora de calcular os ganhos líquidos do seu funcionário. Os ganhos líquidos de um funcionário são o total de salários que um funcionário leva para casa depois de impostos e deduções.

Para calcular o ganho líquido de um funcionário, basta subtrair o valor total dos impostos sobre a folha de pagamento e deduções de seus ganhos brutos no período de pagamento.

Exemplo de como calcular o lucro líquido de um funcionário

Por exemplo, vamos considerar um indivíduo cujos ganhos brutos totalizam US$ 3.500 em um único período de pagamento. Digamos que um total de $ 454 foi retirado do contracheque do funcionário para cobrir impostos e deduções na folha de pagamento. Neste exemplo, os ganhos líquidos do funcionário totalizam $ 3.046 para o período de pagamento (3.500 – 454 = 3.046).

9. Revisar e fazer correções na folha de pagamento

Depois de finalizar toda a matemática dos contracheques de seus funcionários, é hora de verificar novamente. Economize tempo e dinheiro necessários para corrigir uma execução incorreta da folha de pagamento. Aqui estão alguns detalhes a serem verificados ao revisar sua folha de pagamento antes do envio:

  • Precisão dos ganhos dos funcionários
  • Quais métodos de pagamento são selecionados para cada funcionário
  • De qual conta bancária vêm os fundos
  • Horas de funcionários informadas corretamente
  • Datas corretas do período de pagamento

Depois de voltar e corrigir quaisquer erros na execução da folha de pagamento, você pode enviar sua folha de pagamento.

10. Pague seus funcionários

Depois que a folha de pagamento é enviada, é hora de pagar seus funcionários. Dependendo do tipo de método de pagamento que você usa para pagar seus funcionários, esse processo pode ser diferente.

Se você paga seus funcionários usando depósito direto, lembre-se de enviar as transações ao seu banco a tempo para garantir que os funcionários não sejam pagos com atraso.

Se você paga seus funcionários com cheque, pode simplesmente imprimir cheques no dia do pagamento e distribuí-los aos funcionários.

11. Efetuar Depósitos de Imposto sobre a Folha de Pagamento e Pagamentos de Deduções

Agora é hora de fazer depósitos de imposto sobre a folha de pagamento para o governo federal e estadual com o dinheiro que você reteve do contracheque de seus funcionários e suas próprias contribuições.

Além disso, você precisará enviar pagamentos por quaisquer outras deduções feitas nos contracheques de seus funcionários.

Os impostos trabalhistas, incluindo previdência social, assistência médica e impostos de renda, devem ser depositados mensalmente ou quinzenalmente, dependendo do imposto total que você informou na linha 9 do Formulário 944 ou na linha 12 do Formulário 941.

É obrigatório fazer depósitos de impostos federais por meio de transferência eletrônica de fundos por meio do Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais ou EFTPS do governo.

Os depósitos fiscais da FUTA vencem em 30 de abril, 31 de julho, 31 de outubro e 31 de janeiro durante cada ano fiscal.

As datas de vencimento do depósito do imposto sobre a folha de pagamento do estado e as datas de vencimento da dedução da folha de pagamento variam, mas você precisará obter essas informações para garantir que seus depósitos e pagamentos sejam feitos em tempo hábil.

O resultado final sobre como pagar funcionários

Felizmente, entender como pagar seus funcionários é bastante simples quando você aprende os fundamentos da folha de pagamento e lida com todas as tarefas de configuração.

Muitos proprietários de pequenas empresas acham que a parte mais desafiadora do pagamento de funcionários é acertar os impostos sobre a folha de pagamento, pois as leis de impostos sobre a folha de pagamento e os regulamentos de RH podem variar muito, dependendo de onde você está localizado. Felizmente, temos vários recursos fiscais de folha de pagamento estaduais para ajudar os proprietários de empresas que são novos na folha de pagamento e no RH a se orientar.

Confira nossos guias estaduais de impostos sobre a folha de pagamento:

  • Guia de impostos sobre a folha de pagamento do estado de Nova York
  • Guia de imposto sobre folha de pagamento da Califórnia
  • Guia de imposto sobre folha de pagamento do Texas
  • Guia de imposto sobre folha de pagamento do Arizona
  • Guia de impostos sobre folha de pagamento da Flórida
  • Guia de impostos sobre folha de pagamento de Maryland

Perguntas frequentes sobre como pagar funcionários

Como pagar os impostos sobre a folha de pagamento?

Para pagar impostos sobre a folha de pagamento, incluindo FICA e imposto de renda, os proprietários de empresas devem enviar depósitos de impostos sobre a folha de pagamento por meio do sistema EFTPS federal mensalmente ou semestralmente, dependendo das obrigações fiscais informadas anteriormente por sua empresa.

Os impostos FUTA devem ser pagos em 30 de abril, 31 de julho, 31 de outubro e 31 de janeiro. Embora as datas e os prazos de depósito do imposto sobre a folha de pagamento do estado variem.

Quais são alguns métodos de pagamento de funcionários?

Os métodos de pagamento mais populares para funcionários são o depósito direto e os pagamentos em cheque. No entanto, outros métodos de pagamento de funcionários, incluindo pagamentos em dinheiro, criptomoeda e cartão de pagamento também são usados ​​nos EUA.

Como configuro o pagamento dos meus funcionários?

Para configurar o pagamento de seus funcionários, você deve primeiro garantir que tenha concluído todos os requisitos legais de folha de pagamento necessários, incluindo obter um EIN para sua empresa, fazer com que os funcionários preencham os formulários de pré-contratação necessários e preencher os relatórios de novas contratações.

Depois de concluir essas etapas, você poderá iniciar o processo de execução da folha de pagamento de seu funcionário.

Posso fazer a folha de pagamento sozinho?

É possível concluir a folha de pagamento manualmente, mas geralmente é mais eficiente usar um software de folha de pagamento para executar a folha de pagamento de sua empresa.

Qual é o método de pagamento mais popular para os funcionários?

O depósito direto é de longe o método de pagamento mais popular para funcionários nos EUA.