Como fazer a folha de pagamento você mesmo em 7 etapas

A folha de pagamento dificilmente é a parte mais emocionante de administrar um negócio. E, embora terceirizar esse tipo de trabalho seja mais prático, saber fazer a folha de pagamento por conta própria economiza dinheiro e garante que todos os seus funcionários sejam pagos em dia.

O processamento da folha de pagamento é uma tarefa complexa, principalmente por causa de suas obrigações legais. No entanto, com a estratégia certa e os sistemas de folha de pagamento, você não precisa se preocupar em deixar sua empresa exposta a possíveis responsabilidades e/ou multas.

Este guia fornece informações essenciais sobre como lidar com a folha de pagamento, mas você ainda pode precisar de assistência profissional dos serviços de folha de pagamento para obter informações específicas relacionadas ao seu negócio.

A importância de sistemas de folha de pagamento fortes

Todo empresário sabe que um bom sistema de folha de pagamento é um aspecto crítico do gerenciamento de sua empresa. Claro, isso é mais do que apenas garantir que todos sejam pagos em dia.

Um bom sistema de folha de pagamento é uma parte essencial da cultura da empresa e impacta praticamente todos os aspectos da empresa, incluindo fluxo de caixa e produtividade. Além do RH, a folha de pagamento é sem dúvida a chave para gerenciar uma força de trabalho bem-sucedida.

A folha de pagamento abrange benefícios, remuneração e uma série de vantagens para obter um melhor uso dos recursos e, ao mesmo tempo, melhorar o engajamento e a progressão dos funcionários. Seus registros de folha de pagamento também ajudam a atender às regulamentações estaduais e nacionais.

Em outras palavras, o sistema de folha de pagamento é usado para rastrear horas, salários, deduções e pagamentos dos funcionários, além de manter todos os documentos relevantes organizados. As seguintes estatísticas sobre a folha de pagamento destacam ainda mais sua importância nos negócios:

• Quase metade de todos os trabalhadores começa a procurar um novo emprego após apenas dois erros de folha de pagamento de seu empregador.
• Entre 10% e 30% dos empregadores classificam incorretamente os funcionários para privá-los de proteções sob as leis do local de trabalho.
• Mais de 54% dos trabalhadores americanos tiveram problemas com o processamento da folha de pagamento.

Em suma, processar a folha de pagamento de forma correta beneficia tanto os funcionários quanto a empresa. Mas mesmo quando a folha de pagamento é terceirizada, ainda é uma das principais fontes de disputas entre funcionários e empresários. Como tal, controlar manualmente a folha de pagamento pode ser benéfico para toda a operação.

Sete etapas para processar a folha de pagamento

Antes de considerar o software de folha de pagamento, é importante que você entenda como processar a folha de pagamento manualmente. Embora isso seja certamente desafiador, o processo pode ser simplificado em apenas sete etapas.

Se você seguir cada uma das etapas abaixo, poderá arquivar os impostos sobre a folha de pagamento rapidamente.

Etapa 1: obtenha seu número de identificação do empregador

Antes de começar a processar o pagamento, você precisará configurar um número de identificação do empregador ou EIN, que é usado pelo governo para garantir que as empresas paguem impostos ao Internal Revenue Service e atendam a outros requisitos legais. Sem um EIN, você não pode processar pagamentos de folha de pagamento para seus funcionários.

O EIN é usado pelo IRS para identificar sua empresa e registrar todos os arquivos fiscais enviados para cada ano financeiro. Novas empresas podem se inscrever no EIN preenchendo um formulário on-line no site do IRS. Se você deseja processar manualmente a folha de pagamento pela primeira vez, precisará descobrir qual é o seu EIN.

Além de um EIN nacional, você também pode precisar de um EIN estadual. Ambos são gratuitos para todas as empresas.

Etapa 2: faça com que todos os funcionários preencham seus formulários de folha de pagamento

Antes que os funcionários possam ser pagos, eles devem fornecer à sua empresa as informações fiscais relevantes. É importante que o empregador verifique se todos os dados são precisos. Para cada funcionário, as informações devem abranger seu status de trabalho, deduções e outros detalhes relevantes para seu emprego e pacotes financeiros.

Os funcionários devem preencher um formulário W-4, que inclui detalhes de seu status de arquivamento e acompanha os subsídios pessoais e outros detalhes fiscais. Eles também terão que preencher um formulário I-9 para verificar sua identidade e qualificação para o emprego. Além disso, um novo relatório de contratação deve ser arquivado para todos os novos funcionários.

Empreiteiros e trabalhadores autônomos também precisarão preencher 1099 formulários de folha de pagamento. Embora a maior parte da responsabilidade de preenchê-los recaia sobre os ombros do trabalhador, sua empresa deve estar pronta para distribuí-los, recolhê-los e enviá-los. O IRS lida com envios de formulários W-4, I-9 e 1099.

Etapa 3: selecione sua programação de folha de pagamento

A folha de pagamento não é apenas garantir que seus funcionários sejam pagos em dia. Ainda assim, pagar os salários dos funcionários é um dos principais objetivos aqui. Portanto, estabelecer um cronograma claro de folha de pagamento é crucial.

Normalmente, existem quatro tipos de cronogramas de folha de pagamento a serem considerados: pagamentos semanais, pagamentos quinzenais, pagamentos semestrais e pagamentos mensais. Na maioria dos casos, as empresas vão querer adotar o mesmo cronograma para os funcionários de todos os departamentos. Se nada mais, ao aprender a fazer a folha de pagamento por conta própria, esta opção ajuda a evitar erros ou pagamentos perdidos. Além disso, cria uma cultura em que todos os funcionários são tratados igualmente.

Depois de selecionar as datas de pagamento de seus funcionários, você também precisará confirmar as datas de vencimento do pagamento de impostos e os prazos de declaração de impostos.

Etapa 4: calcular o pagamento e as deduções

Calcular manualmente o salário bruto de um funcionário é bastante simples. Você pega a taxa horária deles e multiplica pelo número de horas que eles trabalharam em um determinado período. Aqui está a fórmula mais básica:

Taxa horária x horas trabalhadas = salário bruto para esse período

No entanto, deve-se notar que você pode precisar quebrar a equação em duas partes se a taxa horária de um trabalhador for aumentada para horas extras ou horas insociáveis. Nesse caso, você simplesmente calcula o pagamento bruto por horas contratadas e horas extras como partes separadas antes de somá-las. Se você estiver trabalhando na folha de pagamento no Excel, o programa pode concluir os cálculos em seu nome.

Calcular os subsídios do empregado (também conhecidos como isenções) e deduções é outro fator crucial. Os subsídios são preenchidos através do formulário W-4, enquanto as deduções devem aparecer no formulário 1040-EZ do funcionário. As deduções legítimas da folha de pagamento são o que um trabalhador pode reivindicar de volta de seus ganhos para reduzir efetivamente seus impostos.

Como empregador, você precisa garantir que os funcionários concluíram essa etapa de maneira precisa. Você também pode precisar considerar outros elementos de processamento de folha de pagamento e retenções. A lista inclui contribuições 401(k), impostos estaduais e federais, seguro médico, previdência social e contribuições para compensação de trabalhadores.

Talvez a questão mais complexa, ou pelo menos a mais demorada, decorra do fato de que a taxa de multiplicação das deduções depende da categoria de cada funcionário. Mais uma vez, o software de folha de pagamento certo fará os cálculos em seu nome - você só precisa inserir as fórmulas corretas.

Etapa 5: pagar funcionários

Depois de concluir todas as etapas do passo quatro, você pode calcular o salário líquido do trabalhador. Esse processo pode ser automatizado com uma calculadora de folha de pagamento e é determinado usando a seguinte fórmula:

Salário bruto - deduções = salário líquido

O salário líquido é o que o funcionário recebe em seu pacote de pagamento no final do período de pagamento. Depois de calcular o salário líquido individual do trabalhador, você pode processar o pagamento pelo método de sua preferência, incluindo transferências bancárias, cartões de folha de pagamento ou cheques.

Como você está processando os pagamentos de todos os seus funcionários, fazer isso manualmente não é uma opção. Em vez disso, você deve usar um sistema automatizado, o que economizará um tempo precioso. Além disso, você pode agilizar o processo armazenando deduções e retenções de impostos de funcionários no software de folha de pagamento, o que facilita pagamentos oportunos e precisos para todos os funcionários.

Além de processar pagamentos, é importante criar um recibo de pagamento de funcionário que permita rastrear o que você está retendo. O rastreamento de retenções facilitará muito a vida à medida que você avança nas etapas subsequentes e deve promover um planejamento tributário mais fácil para sua empresa e funcionários.

Etapa 6: organize seus registros

É absolutamente essencial que as informações sejam precisas em todos os momentos. Quando você documenta os registros da folha de pagamento, os dados podem ser usados ​​sempre que você enfrentar disputas com funcionários ou com o IRS. Uma visão geral clara de todos os pagamentos e cálculos permite que você ofereça provas quando necessário e corrija os erros rapidamente.

O pagamento de seus impostos regulares sobre a folha de pagamento também é facilitado quando você tem registros claros. A boa notícia é que uma boa solução de folha de pagamento automatizará os registros usando os valores de pagamento bruto, dedução e pagamento líquido que você calculou anteriormente. Assim, a maior parte do trabalho duro é feito para você, permitindo que sua equipe se concentre em administrar o negócio.

Etapa 7: pagar impostos sobre a folha de pagamento

Qualquer empregador que lide com a folha de pagamento deve garantir que todos os impostos sobre a folha de pagamento sejam pagos prontamente. Seus formulários de impostos federais precisam ser enviados trimestralmente, enquanto as declarações locais devem estar em conformidade com os regulamentos estaduais. As declarações fiscais anuais e os formulários W-2 também devem ser considerados.

Reter a quantia certa de cada funcionário é vital. Para fazer isso, você deve contabilizar impostos de renda, Previdência Social e impostos do Medicare, manualmente ou por meio de algumas das soluções de software fiscal on-line. Se você reteve os valores corretos, cobrir os impostos sobre a folha de pagamento subsequentes deve ser fácil. Por sua vez, você evitará disputas, multas e problemas com seus funcionários e garantirá operações mais tranquilas em todos os momentos.

Enquanto isso, sua empresa também pode ter que cobrir impostos federais de desemprego, impostos estaduais de desemprego, o Seguro Desemprego Estadual ou SUI e impostos da Lei Federal de Contribuições de Seguros. Estes não são deduzidos diretamente dos contracheques dos trabalhadores.

Opções de folha de pagamento manual: Excel e mais

Depois de confirmar que o processamento manual da folha de pagamento é a solução certa para sua empresa, encontrar o sistema ou software certo para concluir a atribuição será fundamental. A solução certa deve tornar o processo mais rápido e muito menos estressante. Além disso, fazer a escolha certa desde o início evitará o incômodo de ter que procurar um pacote ou modelo de substituição mais tarde.

Existem muitas opções no mercado, mas provavelmente é melhor escolher o Excel. Aqui estão algumas razões pelas quais você deve ir com um software:

• Sem preocupações com a legitimidade
• Muitas informações estão disponíveis para ajudá-lo a tirar o máximo proveito deles.
• Eles são construídos com as exigências do IRS em mente.
• Os funcionários já ouviram falar deles, o que lhes dá confiança.
• Ofereça soluções econômicas

Usando o Excel para folha de pagamento

Uma das grandes vantagens de usar o Excel para folha de pagamento é que os modelos de folha de pagamento da Microsoft são gratuitos para download e colocam você no caminho para um gerenciamento de folha de pagamento tranquilo. Pode demorar um pouco para personalizar as colunas e adicionar recursos para atender aos requisitos individuais de sua empresa, mas o processo não deve ser muito difícil.

A guia “informações do funcionário” é onde você pode adicionar todos os dados relevantes, desde taxas horárias até deduções fiscais. Todas as equações são completadas automaticamente, pois as fórmulas já estão inseridas. A guia “calculadora da folha de pagamento” manterá os dados dos funcionários para automatizar os cálculos do salário líquido.

Nesta parte da planilha, você pode inserir suas horas, licença médica, horas extras e muito mais. Depois que isso for concluído, você poderá criar os holerites para determinar quanto um funcionário receberá nesse período. Este valor será posteriormente utilizado para pagamentos de salários manuais ou automáticos.

A planilha pode ser projetada para incluir páginas para funcionários individuais ou gerenciar todos os funcionários em uma página por meio do uso de linhas diferentes. Embora o Excel não seja a única opção (Quickbooks é outra opção muito popular), é uma das mais fáceis de dominar. Se você optar pelo Quickbooks, o processo é um pouco mais longo, mas este software de folha de pagamento oferece um guia passo a passo para cada detalhe.

Seja qual for a opção que você escolher, sugerimos salvar tudo na nuvem, bem como em seus sistemas. Isso ajudará você a evitar situações estressantes caso seus dados sejam perdidos ou corrompidos.

Conclusão

Se você deseja processar manualmente a folha de pagamento, não precisa começar a concluir todos os cálculos de repente. Seja usando o modelo de calculadora de folha de pagamento da Microsoft ou outro serviço automatizado, você simplesmente precisará inserir os detalhes relevantes de cada funcionário em relação às horas trabalhadas, seu pagamento por hora e deduções. A partir daqui, calcular tudo, desde o salário bruto até o pagamento líquido e os requisitos fiscais, deve ser uma tarefa fácil. Em suma, a precisão é garantida.

Algumas empresas ainda escolherão outras opções de folha de pagamento, como um provedor de folha de pagamento dedicado ou simplesmente empregando os serviços de um contador. E tudo bem. No entanto, se você deseja acompanhar todos os aspectos do seu negócio o tempo todo, a opção manual é mais fácil do que nunca.