Como criar uma base de conhecimento para a gestão do trabalho de marketing

As ferramentas de gerenciamento do trabalho de marketing podem beneficiar sua organização de várias maneiras, inclusive adicionando produtividade e eficiência. Eles também ajudam a gerenciar equipes que trabalham remotamente. Mas com todos esses recursos, é importante que os membros da equipe saibam como usá-los.

Construir uma base de conhecimento para o seu sistema de gerenciamento de trabalho de marketing é essencial para garantir que todos que o usam estejam na mesma página. Aqui estão algumas dicas sobre o que incluir em sua base de conhecimento de gerenciamento de trabalho de marketing.

Diretrizes para quando usar a ferramenta de gerenciamento de trabalho de marketing versus outra ferramenta

"A base de conhecimento... é para sua equipe e qualquer colaborador na ferramenta, para que eles possam consultar a qualquer momento instruções e diretrizes sobre como usar a ferramenta da melhor maneira", disse Brianna Miller, diretora de marketing e geração de demanda da empresa de análise de conformidade em saúde. Protenus, na Conferência MarTech.

A ferramenta de gestão do trabalho de marketing é importante para agregar projetos, submetê-los à aprovação e compartilhar outras atualizações importantes. As comunicações relacionadas aos projetos devem ser feitas, na maioria das vezes, dentro da ferramenta de gestão de obra.

Se uma solicitação de projeto ou outra atualização relacionada ao projeto chegar por outro canal, deve haver diretrizes sobre quando deixar essas atualizações onde estão e quando adicioná-las à ferramenta de gerenciamento do trabalho de marketing.

Aqui está um exemplo de diretrizes a seguir. Sua organização pode usar aplicativos de e-mail ou mensagens como o Slack de maneira diferente, mas este é pelo menos um bom lugar para começar.

Diretrizes sobre como uma tarefa ou projeto pode ser iniciado

Você também deve ter diretrizes específicas sobre como um projeto pode ser iniciado. Essas diretrizes devem ser discriminadas por canal.

Forneça exemplos de como as solicitações devem ser tratadas quando chegam por meio de:

• E-mail.
• Slack/Teams e outros aplicativos de mensagens.
• Uma reunião (virtual ou presencial).
• Formulários de solicitação.

Vá mais fundo: como decidir se você deve obter uma plataforma de gerenciamento de desempenho de marketing

Diretrizes sobre quem pode criar um projeto e alterar as principais informações do projeto

“Tenha diretrizes sobre quem pode criar projetos e alterar as principais informações do projeto”, disse Miller. “Esta pequena coisa pode fazer uma grande diferença porque então há uma propriedade e uma pessoa que sabe quando são as datas de vencimento e quando o projeto pode ser alterado.”

Configurar convenções de nomenclatura para projetos e tarefas

Títulos claros ajudam os membros da equipe a entender o tipo de tarefa que estão analisando na ferramenta de gerenciamento do trabalho de marketing. Isso economiza tempo e ajuda a evitar erros.

“Por melhor que seja qualquer funcionalidade de pesquisa e qualquer ferramenta, a criação de títulos claros economizará muito tempo para sua equipe”, disse Miller.

A convenção de nomenclatura da sua organização pode considerar o uso de um método de “drill down”, que parte de termos mais gerais para palavras mais específicas sobre projetos individuais.

Aqui estão algumas outras regras a serem adotadas para as convenções de nomenclatura de sua equipe:

• Use números e datas no título.
• Adicione contexto nomeando o departamento e o tipo de projeto.
• Mais curto é melhor.
• Use verbos para designar ações relacionadas à tarefa (escrever, projetar, rascunhar, revisar, etc.).

Orientações sobre processos no sistema

Inclua diretrizes sobre processos em sua base de conhecimento para que os membros da equipe saibam como concluir tarefas e projetos.

Além disso, defina claramente a diferença entre tarefas e projetos e seja específico sobre quais processos se aplicam ao nível da tarefa em relação ao nível do projeto.

Seguem alguns exemplos de orientações sobre processos:

• Todo o trabalho deve ser documentado na descrição da tarefa.
• A seção de comentários deve ser usada se algo específico da tarefa precisar ser discutido. Somente se a pergunta estiver relacionada ao projeto como um todo, os comentários devem ser feitos no nível do projeto.
• Quando o trabalho estiver pronto para revisão na tarefa com anexos carregados, mencione os membros da equipe necessários para revisão e altere o status da tarefa para "Em revisão".
• Depois que o processo de revisão for concluído, o proprietário da tarefa alterará o status da tarefa para "Concluído".
• Quando um projeto é concluído, o Proprietário do Projeto deve mover o projeto para a pasta “Arquivado” apropriada.

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