Como evitar filtros de spam (e manter a reputação do remetente intacta)

É possível que seus e-mails estejam sendo confundidos com spam?

Evitar filtros de spam é um desafio constante para os profissionais de marketing. O fato é que seus e-mails perfeitamente bem-intencionados podem ser filtrados para pastas de spam por uma lista cada vez maior de motivos sem que você perceba. Se não for verificado, enviar um grande volume de e-mails que são encaminhados para pastas de spam pode destruir a reputação do remetente e forçá-lo a reiniciar seu programa de marketing por e-mail.

Para ajudá-lo a melhorar a capacidade de entrega de seu e-mail e garantir que todas as mensagens enviadas cheguem com segurança à caixa de entrada do destinatário, vamos discutir o que é considerado um e-mail de spam e estratégias de especialistas para evitar filtros de spam.

O que é spam, afinal?

Spam é um termo usado para descrever e-mails não solicitados, indesejados ou potencialmente fraudulentos que normalmente são enviados a um grande número de destinatários e é ilegal enviar mensagens de spam em muitos países.

A Lei CAN-SPAM dos EUA e a Legislação Anti-Spam do Canadá (CASL) fornecem uma análise completa do que é e do que não é permitido fazer ao enviar um e-mail, com destaques que incluem:

• Você não pode usar informações de cabeçalho falsas ou enganosas
• Você deve fornecer aos destinatários uma maneira de optar por não receber seus e-mails
• Sua linha de assunto deve refletir o conteúdo do seu e-mail

Em setembro de 2021, quase 89 bilhões dos 106 bilhões de e-mails enviados eram spam , mas todos podemos contribuir para reduzir o número de e-mails de spam enviados.

Se você estiver curioso, poderá saber por que o chamamos de spam e como o spam evoluiu ao longo dos anos. Caso contrário, continue lendo para saber como funcionam os filtros de spam.

O que é um filtro de spam?

Um filtro de spam atua como uma primeira linha de defesa para um destinatário de e-mail e envia possíveis e-mails de spam para uma pasta separada da caixa de entrada de e-mail principal do destinatário. Os filtros de spam geralmente contam com uma combinação de tecnologias, incluindo aprendizado de máquina e inteligência artificial (IA) para identificar mensagens de e-mail que contenham vírus, incluam mensagens potencialmente enganosas ou sejam de um remetente não confiável.

Apenas algumas razões pelas quais um filtro de spam pode interceptar um e-mail incluem:

• O e-mail inclui palavras ou frases com spam em excesso
• O design do e-mail é ruim ou incompleto
• A reputação do remetente é baixa
• O endereço IP do remetente está na lista de bloqueio
• A linha de assunto do e-mail parece spam, falsa ou enganosa

É importante observar que um filtro de spam não bloqueia a entrega de um e-mail, o que significa que os relatórios do ESP listarão os e-mails como entregues, mesmo que tenham sido roteados para uma pasta de spam.

Isso torna significativamente mais difícil para sua equipe entender seu sucesso real e as melhores maneiras de melhorar sua estratégia de e-mail, a menos que seus destinatários marquem ativamente suas mensagens como seguras. Essa é outra razão pela qual a taxa de colocação na caixa de entrada é a única medida real da capacidade de entrega de um remetente - sua capacidade de acessar as caixas de entrada dos assinantes em vez de suas pastas de spam.

13 estratégias para evitar filtros de spam

Apesar dos muitos desafios de evitar filtros de spam, a boa notícia é que eles ficam mais fáceis de evitar à medida que você aprende mais sobre como evitar spam de e-mail e maneiras de abordar seus assinantes com conteúdo altamente personalizado e relevante. Dito isso, as decisões que você toma no início de seu marketing por e-mail podem ter um efeito duradouro sobre o sucesso do seu programa.

Evite enviar e-mails que possam ser considerados spam seguindo estas práticas recomendadas:

Aqueça seu endereço IP

Se sua equipe estiver trabalhando com um endereço IP e um endereço de e-mail totalmente novos, você precisará enviar um número baixo de e-mails no início – com 24 horas de intervalo – e aumentar gradualmente o número de e-mails enviados. Se você não aquecer seu endereço IP, os provedores de e-mail não terão dados históricos suficientes para avaliar sua reputação e assumirão que você está enviando e-mails de spam.

Explicamos como aquecer seu endereço IP aqui para obter mais informações.

Use a aceitação dupla

Os métodos de aceitação dupla são uma maneira essencial de proteger a reputação e os destinatários de seu e-mail. Quando você ativa a confirmação de aceitação dupla, alguém que se inscreve para receber suas comunicações por e-mail receberá um e-mail com um link de aceitação no qual deve clicar antes de ser oficialmente adicionado à sua lista de assinantes.

O opt-in duplo garante que todos os que recebem seus e-mails os desejem, em vez de se inscreverem sem saber ou por engano. Se alguém não se lembra de ter assinado seus e-mails, é mais provável que denuncie seus e-mails como spam.

A aceitação dupla também ajuda a filtrar endereços de e-mail com erros ortográficos ou imprecisos - algo com o qual um verificador de e-mail também pode ajudar - o que dará à sua equipe uma rejeição difícil e prejudicará a reputação do remetente.

Aprimore essas práticas recomendadas de aceitação para criar suas listas de e-mail da maneira certa.

Mantenha uma reputação de remetente positiva

Sua reputação de remetente influencia fortemente sua capacidade de entrega geral de e-mail. Muitos fatores podem influenciar a reputação do remetente, incluindo:

• taxa de rejeição
• Loops de feedback
• Lista de higiene
• Seu conteúdo de e-mail

Saiba mais sobre o que é a reputação de um remetente de e-mail e saiba como fortalecer a sua usando essas dicas e estratégias de especialistas. Também recomendamos o uso de uma ferramenta gratuita como Sender Score para verificar facilmente sua reputação de IP e rastrear sua reputação de remetente em andamento.

Seja adicionado aos catálogos de endereços

A melhor maneira de evitar filtros de spam é ser adicionado aos catálogos de endereços de seus destinatários - o que basicamente serve como um passe VIP que garante que você sempre tenha acesso à caixa de entrada principal.

Incentive diretamente seus assinantes a adicioná-lo aos catálogos de endereços deles por meio de suas comunicações por e-mail. É inteligente enviar um e-mail de integração explicando como eles podem adicioná-lo a seus catálogos de endereços – com instruções específicas para Gmail, Outlook e outros provedores de caixa de correio – e você pode incluir cutucadas consistentes em seu contato contínuo para maximizar seu sucesso.

Crie linhas de assunto não spam

Conforme mencionado anteriormente, os filtros de spam dependem de inteligência artificial para capturar mensagens potencialmente prejudiciais. As linhas de assunto do seu e-mail são um fator importante para saber se seus e-mails são sinalizados como spam ou não. Mesmo que os filtros de spam não atuem contra seus e-mails, certas frases podem fazer com que os destinatários do e-mail sinalizem manualmente suas mensagens como spam.

É melhor escrever linhas de assunto de e-mail que dêem ao destinatário uma visão clara e honesta do que o e-mail contém (lembra-se das regras CAN-SPAM que discutimos acima?). Esta lista de mais de 200 palavras-chave para spam de e-mail inclui palavras e frases que você deve evitar tanto nas linhas de assunto quanto na cópia do e-mail, incluindo frases como “inscreva-se online”, “não pode viver sem” e “não exclua .”

Uma maneira inteligente de melhorar sua estratégia de linha de assunto é fazer um teste A/B em suas mensagens para saber que tipo de linha de assunto melhora sua taxa de abertura e conversões.

Evite firewalls de e-mail

Os firewalls de e-mail podem impedir que mensagens potencialmente prejudiciais ou com spam cheguem aos destinatários antes mesmo que um filtro de spam possa revisar o e-mail, porque os firewalls de e-mail dependem das pontuações de reputação do remetente para decidir se devem bloquear uma mensagem. Se os destinatários de seus e-mails continuarem a denunciar seus e-mails - seja porque eles não se lembram de se inscrever para receber seus e-mails, você entra em contato com muita frequência ou suas mensagens não agregam valor -, a reputação do remetente despencará e os firewalls de e-mail impedirão que suas mensagens sejam enviadas. sendo entregue. Lembre-se de que cada provedor de e-mail terá diferentes firewalls, o que significa que suas mensagens podem ser enviadas para uma caixa de entrada do Outlook, mas são bloqueadas pelo firewall do Gmail.

Monitorar registros de reclamações

Conforme explicado acima, os destinatários de e-mail podem denunciar suas mensagens. Se muitas pessoas relatarem e-mails vindos do seu endereço, você receberá um e-mail de aviso automático. Monitore esses tipos de mensagens e interrompa imediatamente todo contato até entender o que pode estar causando um aumento em suas denúncias de abuso. Se você não reduzir seus relatórios de abuso, corre o risco de ser totalmente bloqueado para enviar e-mails.

Não compre listas de e-mail

Pode ser tentador comprar listas de e-mail para iniciar seu marketing por e-mail ou na esperança de gerar um aumento imediato nas vendas. Não faça isso. Comprar uma lista de e-mail nunca é uma boa ideia e contradiz diretamente a melhor prática de ganhar assinantes que optam por receber suas mensagens.

As compras de listas de e-mail de fornecedores terceirizados quase sempre incluem e-mails incorretos ou desatualizados e armadilhas de spam que podem prejudicar seriamente a reputação do remetente, independentemente do sucesso do seu programa no passado. Enviar e-mails para destinatários que não pediram para receber suas mensagens é uma maneira garantida de aumentar suas reclamações de spam e prejudicar a reputação de sua marca. Você apreciaria se alguém que você não conhece entrasse em contato com você tentando vender algo?

Gerenciar a frequência de e-mails

As pessoas recebem um grande número de e-mails todos os dias, e você quer que elas se sintam animadas quando virem uma mensagem da sua marca. Limite a frequência com que você entra em contato com seus assinantes para respeitar seu tempo e suas vidas ocupadas. Recomendamos que você capacite os destinatários a personalizar a frequência com que recebem notícias suas por meio de um centro de preferências que permite que eles aceitem e não recebam seus fluxos de e-mail e selecionem uma cadência de contato diário, semanal, mensal ou trimestral.

Explique claramente cada um dos seus fluxos de e-mail e permita que seus assinantes aceitem e excluam esses fluxos de maneira conveniente. Embora possa ser desanimador ver seu número total de inscritos diminuir, é importante se concentrar em alcançar assinantes de alta qualidade que se envolverão com seu conteúdo.

Monitore seus assinantes inativos

Intimamente relacionado à observação acima sobre a frequência de sua divulgação, sua equipe deve monitorar regularmente seus assinantes inativos e ajustar seu tempo, cadência ou estratégia de divulgação para envolvê-los novamente. Se os assinantes não se envolverem com seus e-mails por mais de um mês, você deve reduzir a frequência de contato. Após três a quatro meses de desengajamento, uma campanha de reengajamento pode reconquistá-los. Se o destinatário continuar não se envolvendo com seus e-mails, você deve removê-lo de seu alcance.

Evite anexos

Os anexos de e-mail geralmente causam problemas de capacidade de entrega de e-mail porque aumentam o tamanho do e-mail e enfrentam maior escrutínio de provedores de e-mail em busca de possíveis vírus ou conteúdo mal-intencionado. Se você deseja enviar um arquivo ou conteúdo complementar, recomendamos que você crie uma página de destino para esse conteúdo ou inclua-o em uma postagem de blog com um link em seu e-mail. Ou você pode enviar seu anexo para uma pasta do Google Drive ou Box vinculada ao seu e-mail (basta deixar claro para onde o link levará seus assinantes).

Otimizar imagens de e-mail

O conteúdo com muitas imagens tem maior probabilidade de ser bloqueado por filtros de spam — ou suas imagens podem ser desativadas pelo provedor de e-mail do destinatário. Certifique-se de otimizar suas imagens para um tamanho de arquivo menor e inclua texto alternativo para cada imagem que você incluir. Teste seus e-mails em diferentes provedores de e-mail para garantir que seu e-mail apareça como você deseja. Em geral, você deve buscar uma divisão de 80/20 para sua proporção de texto para imagem.

Segmente suas listas de divulgação

Uma das principais maneiras de evitar filtros de spam é abordar consistentemente seus assinantes com conteúdo altamente personalizado e relevante, adaptado às suas necessidades. Segmente seus assinantes com base em suas informações demográficas e comportamento de compra anterior para abordá-los com e-mails que aprimoram sua experiência e facilitam sua vida.

Garanta que todos os e-mails cheguem às caixas de entrada de seus destinatários

A melhor maneira para os profissionais de marketing por e-mail evitarem os filtros de spam é conhecer profundamente como os filtros de spam funcionam e a melhor maneira de envolver suas comunidades exclusivas - o que é muito mais fácil dizer do que fazer.

Embora elementos específicos de e-mail, como anexos, linhas de assunto e texto do corpo, possam fazer com que seus e-mails sejam confundidos com spam, há outras considerações nos bastidores, como a reputação do remetente, que ditarão em grande parte sua capacidade de alcançar seus assinantes de maneiras significativas.

Para ajudá-lo a melhorar sua capacidade de entrega de e-mail e obter informações e orientações cruciais para sua equipe alcançar mais pessoas e aumentar o engajamento, leia “O guia de 5 minutos para a capacidade de entrega de e-mail”.