Como os novos aplicativos de trabalho remoto e reuniões virtuais estão transformando a experiência dos funcionários

O trabalho em casa praticamente eliminou as interações sociais informais que permitem que os funcionários se conheçam e compartilhem ideias. E-mails e bate-papos não são a mesma coisa que sair para tomar um café, conversar perto do bebedouro ou esbarrar com alguém no corredor. No entanto, uma nova geração de aplicativos de trabalho remoto e plataformas de reunião virtual pretende corrigir isso.

Criando novos espaços de reunião em um escritório digital

“O fato é que qualquer empresa que se torna bem-sucedida se torna 'distribuída'”, disse Howard Lerman, fundador e CEO da Roam, uma sede baseada em nuvem para funcionários remotos. “Você tem centros de engenharia, pessoas em campo, pessoas em espaços flexíveis, membros remotos da equipe. Qualquer empresa bem-sucedida tem pessoas em qualquer lugar e, francamente, mesmo antes do surgimento do trabalho remoto, o engajamento distribuído já havia sido quebrado.”

O Roam, atualmente em versão beta com cerca de duas dúzias de empresas e clientes de menor porte, permite que os usuários naveguem em uma planta baixa onde cada funcionário tem seu próprio escritório e pode se movimentar e se reunir com seus colegas.

Grandes organizações podem construir vários andares no Roam que se assemelham a um prédio de escritórios, com cada andar atendendo a um departamento ou função diferente. As salas de conferência acomodam mais pessoas para reuniões formais, enquanto um teatro inclui um “palco” para apresentações de vídeo no estilo Zoom.

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Os funcionários têm uma visão panorâmica de quem está em sua mesa, quais funcionários estão se reunindo e o status de usuários individuais. Dessa forma, os membros da equipe podem saber rapidamente se alguém está disponível para uma reunião informal.

“Há reuniões demais”, disse Lerman. “Coisas que deveriam levar cinco minutos para duas pessoas agora estão agendadas para reuniões de zoom de 60 minutos com oito pessoas na próxima semana. Vivemos em um mundo onde nosso fluxo de trabalho suporta a tecnologia, e o que precisamos fazer é fazer o contrário.”

Suporte ao fluxo de trabalho e preferências individuais

Em vez de estruturar o fluxo de trabalho de uma equipe com muitas reuniões formais de grande escala, os aplicativos de trabalho remoto colocam os funcionários no comando, dando-lhes flexibilidade para se reunir brevemente quando necessário.

O tempo médio de reunião em Roam é de oito minutos e meio, de acordo com Lerman. Das cinco horas que o usuário médio gasta em Roam, apenas 80 minutos são gastos em reuniões.

“A maioria dos membros do Roam vê seus tempos gerais de reunião reduzidos em 50% porque você pode simplesmente ir até alguém e encontrá-lo agora, em vez de agendar tudo no futuro”, disse ele.

Os usuários também podem personalizar sua área de trabalho no Roam semelhante a um perfil de mídia social, com fotos de família, livros de que gostam e outras preferências. Existe até uma opção para tocar uma breve música de entrada de três segundos quando um usuário entra ou sai de um espaço de reunião.

Mas é claro que um trabalho sério também deve ser feito. E processos de trabalho importantes precisam se adequar à experiência digital fornecida pelos aplicativos de trabalho remoto.

O Frameable Spaces, um aplicativo de trabalho remoto lançado pela Frameable, também usa uma planta baixa e escritórios pessoais para dar suporte à colaboração. Seus clientes incluem Amazon, Uber, Airbnb e HubSpot, entre outros.

“Em termos de integrações, você escolheu as ferramentas que deseja usar”, disse Adam Riggs, fundador e CEO da Frameable. “De uma perspectiva estratégica, não queremos escolher [integrações].”

Ele acrescentou: “Investimos pesadamente em excelente tecnologia de vídeo para que várias pessoas possam compartilhar a tela ao mesmo tempo”.

Usando o compartilhamento de tela, os membros da equipe podem se conectar individualmente a outras ferramentas críticas de trabalho e, em seguida, mostrar suas telas e compartilhar ideias com os colegas. Outro caso de uso que Riggs apontou foi que o Frameable Spaces poderia ser usado como uma ponte para dois escritórios físicos separados. Dessa forma, uma equipe pode estar em um prédio de escritórios e saber instantaneamente quem está de plantão no outro escritório físico observando os Frameable Spaces - e a equipe no outro local saberia o mesmo sobre a primeira equipe.

A ênfase aqui está no trabalho síncrono, seja fisicamente juntos ou conectados remotamente.

“Sem ser totalmente contra o trabalho assíncrono, acreditamos que o síncrono permite que vários tipos de talentos trabalhem juntos”, disse Riggs. “Não precisa ser 'câmera ligada' o tempo todo, mas é importante ter um fluxo. E-mail e bate-papo por si só não entregam isso.”

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Construindo uma cultura no local de trabalho com eventos virtuais

Aplicativos de trabalho remoto como Roam e Frameable Spaces trazem os colegas de volta a um espaço compartilhado, digitalmente. Eles permitem que os clientes personalizem o layout do escritório para refletir a empresa para a qual os funcionários trabalham, substituindo algumas das necessidades atendidas pelos escritórios físicos, ao mesmo tempo em que tornam o trabalho mais eficiente e flexível para uma nova era de organizações “distribuídas”.

Nenhum dos dois, por design, é imersivo. Em vez disso, o cuidado vai para a experiência de fornecer nuances às interações virtuais.

Por exemplo, no Roam, quando as pessoas vão ao grande teatro para apresentações, elas encontram vários níveis de interação codificados no UX. Primeiro, um usuário pode escolher em qual fileira se sentar na audiência. Uma vez sentados, eles podem conversar com outras pessoas em sua fila, mas não com o resto do teatro, como na preparação para um PowerPoint pessoal. Enquanto isso, apenas aqueles que estão no “palco” podem ser vistos e ouvidos por todos, o que remove grande parte da confusão e do caos das chamadas massivas de zoom multiusuário.

Mas neste admirável mundo novo do trabalho remoto, algumas empresas estão experimentando eventos virtuais imersivos. Party.Space, uma plataforma de metaverso B2B, hospedou um retiro virtual da empresa para o Zapier e um questionário de Halloween para o Google.

O CEO e fundador da Party.Space, Yurii Filipchuk, faz uma distinção clara entre os espaços virtuais de trabalho, que lidam com as ferramentas do Google Docs e gerenciadores de tarefas, e sua própria plataforma, que fornece um espaço virtual para socialização.

“Certamente, qualquer processo de trabalho é sobre eficiência e resultados, mas dificilmente podem ser alcançados sem um componente social”, disse Filipchuk. “Para ser mais produtivo, uma pessoa precisa sentir um vínculo emocional com sua empresa e colegas. E aqui entra o metaverso.”

Ele acrescentou: “As organizações devem criar um ambiente para comunicação social não formal como parte de sua implementação de formato remoto. E, novamente, o metaverso é uma excelente ferramenta para isso, pois você pode hospedar quaisquer festas, encontros e reuniões de que precisar e unir todos os membros de sua equipe globalmente.”

O Party.Space hospeda espaços 3D virtuais totalmente imersivos que também são fáceis de usar e compatíveis com o navegador, para que os usuários não precisem de nenhum hardware adicional para participar. Esses espaços de festa são personalizados para refletir a cultura da empresa e manter os funcionários interessados ​​em um ambiente dinâmico para explorar. Além disso, a gamificação também está incluída, na forma de quizzes temáticos.

O trabalho remoto é potencialmente menos social, com mais distrações, disse Filipchuk. Por causa disso, as empresas precisam intensificar e tornar a experiência de trabalho digital mais envolvente e persistente.

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