Respostas para 9 novas perguntas sobre o evento de arrecadação de fundos de 2022

Há muita logística envolvida em qualquer evento de angariação de fundos, especialmente um online ou híbrido. As organizações sem fins lucrativos naturalmente têm muitas dúvidas sobre como aproveitá-las ao máximo. Por esse motivo, as organizações sem fins lucrativos devem perguntar a suas plataformas de captação de recursos e prestadores de serviços sobre como seus recursos de eventos evoluirão.

Aqui estão algumas das perguntas mais comuns sobre eventos de arrecadação de fundos que recebemos de líderes de organizações sem fins lucrativos como você, além de alguns insights para ajudar no seu processo de tomada de decisão.

1. Como posso criar uma rede interativa e direcionada entre os participantes?

O networking é um grande benefício dos eventos presenciais que simplesmente não eram os mesmos quando os eventos eram 100% virtuais. Felizmente, aprendemos algumas maneiras alternativas de maximizar o envolvimento e criar oportunidades de networking quando um componente virtual é combinado com um evento ao vivo.

4 Passos para Incentivar o Networking

1. Permita que os participantes vejam quem mais está participando e entre em contato e converse com eles (semelhante a um evento presencial).
2. Acompanhe quais interesses e perguntas os participantes compartilham quando chegam e forneça recomendações de outros participantes com a mesma opinião com quem eles podem querer interagir.
3. Crie um lounge de rede de velocidade on-line divertido e casual que permita que os participantes se encontrem e construam relacionamentos. Em uma plataforma como o Classy Live, você pode definir o número de reuniões e a duração da reunião online para que a conversa de todos permaneça fresca e nova.
4. Permita que os participantes criem suas próprias mesas redondas em seu local online para ter discussões cara a cara com um pequeno grupo de pessoas.

2. Como posso transmitir meu conteúdo para mais espectadores?

Uma plataforma de eventos como Classy Live está equipada com transmissão ao vivo nativa, mas também permite transmitir a partir de sua tecnologia preferida. Você pode pesquisar seu público durante a transmissão ao vivo, fazer perguntas ao vivo e incentivar os participantes a conversar entre si ou diretamente com você. Os participantes podem ver o rastreador de atividades para ver as doações ao vivo e podem ver os placares ao vivo das atividades de arrecadação de fundos para incentivar mais doações.

Há também muitas opções de plataforma de transmissão simultânea para organizações sem fins lucrativos usarem quando se trata de transmitir um evento virtual ou híbrido. Facebook Live , Twitch e YouTube Live são apenas algumas das opções mais populares.

Idealmente, sua plataforma de streaming deve permitir que você transmita palestrantes, hospede salas de reunião e acompanhe os participantes à medida que eles entram em seu local virtual. Essas plataformas usam regras semelhantes a uma videoconferência como o Zoom. A maioria oferece a opção de compartilhar sua tela ou reproduzir um vídeo pré-gravado entre o conteúdo ao vivo.

Se você deseja alternar entre conteúdo ao vivo e pré-gravado, recomendamos usar uma ferramenta como Restream ou Streamyard como seu “painel de controle” para alternar entre vídeos e ao vivo. Essa opção oferece mais flexibilidade para adicionar sobreposições de vídeo e agendar o conteúdo do programa.

Transmissão ao vivo de eventos totalmente virtuais vs. híbridos

A transmissão ao vivo de um evento totalmente virtual geralmente ocorre quando você convida palestrantes de qualquer lugar do mundo para participar por meio de uma transmissão ao vivo. No Classy Live, os palestrantes podem se juntar ao backstage digital para praticar antes de ir “ao vivo”.

A transmissão ao vivo de um evento híbrido geralmente ocorre quando você transmite partes de seu evento físico, como uma apresentação, para que os participantes virtuais possam participar sem precisar estar fisicamente lá.

3. Que Equipamento Precisarei Usar?

O objetivo desses eventos é arrecadar dinheiro para sua causa, não gastar todo o orçamento em equipamentos caros. Felizmente, hospedar um evento híbrido não requer automaticamente uma tonelada de equipamentos especiais.

4 peças de equipamento que você vai precisar

• Fones de ouvido : é melhor se todos os alto-falantes usarem fones de ouvido básicos para limitar a chance de distrair o ruído de fundo ou o feedback de áudio.

• Câmera: Uma câmera HD oferece uma qualidade de vídeo melhor, especialmente se você estiver transmitindo de um evento ao vivo. Mesmo que você não compre um, muitas vezes eles podem ser alugados por um dia ou uma semana.
• Microfone: considere comprar um microfone de calibre de podcast para obter áudio de melhor qualidade.
• Programas. O software de transmissão ao vivo pode ser um dos maiores diferenciais. O Classy Live cobrirá a maior parte do básico, mas você também pode integrar um sistema de terceiros como o StreamYard para ser mais criativo com sobreposições e incorporações de vídeo durante a transmissão.

4. Como posso incentivar doações no meu evento?

Minimizar suas despesas é uma coisa, mas como você também maximiza os fundos que pode gerar com esses eventos? Aqui estão algumas das melhores práticas para atrair mais doações durante seu próximo evento online.

5 dicas para obter mais doações para eventos virtuais

1. Lembre a todos o que eles estão dando. Esta mensagem deve ser reforçada através do conteúdo que está sendo compartilhado, incluindo os palestrantes ou vídeos pré-gravados.
2. Permita que os participantes doem de várias maneiras, seja por meio de um apelo direto, como um aumento de remo ou uma necessidade de financiamento, ou por meio de um leilão ao vivo ou silencioso, ou pela venda de mercadorias durante o evento. Isso exige que você capture as informações de pagamento antecipadamente, como faria em um evento pessoal. Disponibilize essas experiências para os apoiadores por meio de seus dispositivos móveis e mensagens de texto para doação .
3. Compartilhe uma tabela de classificação de quanto dinheiro foi arrecadado e quem doou diretamente em seu local virtual ou crie displays digitais para mostrar os totais de progresso da arrecadação de fundos ou uma visualização de termômetro durante seu evento físico. .
4. Se você incluir um leilão silencioso em seu evento online, escolha uma plataforma que atualize os usuários sobre o status de seus lances. Mais importante ainda, um licitante é notificado quando foi superado em um item e tem a oportunidade de adicionar um lance mais alto.
5. Gere recibos automáticos à medida que as doações são dadas ou os itens do leilão são ganhos ou perdidos. Isso serve como uma notificação para os participantes, bem como um registro de seus presentes. Além disso, os participantes podem passar pelo processo de auto-check-out para completar seu presente ou pagar pelo item do leilão.

5. Meu evento híbrido deve ter um moderador?

Incentivamos todos os eventos híbridos a ter um moderador ou vários moderadores, assim como os eventos presenciais têm um organizador (ou organizadores). Um moderador dá ao seu evento uma única face, tanto online quanto pessoalmente, mantém o evento nos trilhos e ajuda a passar de um segmento para o outro.

No Classy Live, os moderadores podem compartilhar um link dos bastidores com qualquer palestrante que estiver no palco. Isso permite que o orador, quaisquer convidados e o moderador se preparem antes de entrar ao vivo. O moderador geralmente é aquele que os leva para a sala ao vivo e apresenta a todos.

As organizações também podem considerar ter alguém para gerenciar as perguntas e respostas durante cada sessão, bem como alguém para facilitar a tecnologia de transmissão ao vivo. É uma boa ideia mapear a execução do show antes do evento e garantir que haja recursos para apoiar os participantes durante todo o programa.

6. Como posso garantir que meu evento seja acessível a todos os convidados?

A acessibilidade é um componente importante de um evento online , mas muitas vezes é esquecido. Estima-se que 15% da população mundial sofre de uma deficiência que pode afetar a forma como navegam online. Esquecer a acessibilidade online seria como negligenciar a inclusão de rampas para deficientes no seu evento presencial. Negligenciar isso pode impedir que certas pessoas participem.

Pergunte à sua plataforma de eventos se eles usam algo como accessiBe para garantir que a plataforma seja compatível com ADA e WCAG . Dessa forma, você pode habilitar o widget de acessibilidade para estar disponível para os participantes.

Melhor acessibilidade do site inclui coisas como:

• Garantir que o contraste da tela ajude as pessoas com deficiência visual
• Verificando o texto alternativo de todas as imagens e fotos online
• Facilitando a navegação nos menus para quem não pode usar o mouse

7. Que nível de personalização devo incluir no meu local de evento online?

Não faltam solicitações de arrecadação de fundos ou eventos online. A melhor maneira de sua organização sem fins lucrativos se destacar e criar uma experiência memorável para os apoiadores é a personalização. As plataformas digitais oferecem a chance de automatizar alguns elementos, mas também leva tempo e reflexão.

Debata com sua equipe algumas maneiras de tornar cada evento uma experiência única. Coloque o toque da sua organização no evento. Deixe sua marca brilhar e torne-a sua. Isso tem sido mais fácil de fazer em eventos presenciais, mas também é possível com angariações de fundos virtuais e híbridas.

Exemplos de personalização de local virtual que seu provedor de eventos pode oferecer incluem:

• Personalize logotipos e banners em toda a experiência virtual
• Carregar plano de fundo personalizado no palco
• Especifique uma cor de destaque para todo o evento
• Renomear rótulos e áreas específicas dentro do produto
• Salve modelos de e-mail comumente usados ​​para reutilização no evento

8. Como devo lidar com a comunicação de acompanhamento após meu evento?

Eventos virtuais vêm e vão, então não deixe seus doadores se esquecerem de você quando o evento terminar. Use alguns desses métodos de comunicação para continuar nutrindo-os em apoiadores leais. Conheça os participantes onde eles estão e você quer/precisa de ferramentas de comunicação que impulsionem a conversão.

Os e-mails são a maneira mais direta e eficaz de se comunicar com os participantes após um evento híbrido de arrecadação de fundos. Use modelos de e-mail em sua plataforma de eventos para obter informações relevantes do evento, como quanto dinheiro foi doado. Aproveite as tags de mesclagem em sua cópia de e-mail para simplesmente clicar e enviar e-mails personalizados e relevantes.

Recomendamos criar modelos de e-mail para diferentes pontos de contato antes, durante e após o evento. Dessa forma, não importa em que estágio você e sua equipe estejam no processo, o evento vem com um plano de comunicação completo.

As mensagens de texto são outro método eficaz para acompanhar os participantes após o evento. Você pode filtrar e agrupar por diferentes tipos de participantes e/ou grupos e enviar SMS para aqueles indivíduos que optaram durante o registro para receber essas notificações.

9. Quais métricas devo acompanhar para avaliar o sucesso do meu evento?

A análise básica de eventos fornece acesso a estatísticas fundamentais sobre seus participantes, sessões, estandes e salas de descanso. Você pode ver quem participou versus quem não participou, quais sessões foram mais atendidas e como diferentes estandes ou salas temáticas foram realizadas.

Há também diferentes visualizações de painel para licitantes, transações e itens de leilão. Todos eles podem ser filtrados, classificados e exportados para produzir quaisquer relatórios que você precisar.

O futuro dos eventos de angariação de fundos

Há dois anos, profissionais e organizações sem fins lucrativos eram novos em eventos virtuais e híbridos. Agora, quase todos nós temos experiência com esses novos métodos de captação de recursos baseados em tecnologia. No entanto, isso não significa que ainda temos muito a aprender.

Há muito mais perguntas a serem respondidas quando se trata do futuro dos eventos de angariação de fundos. Enquanto isso, essas dicas e insights devem ajudar sua organização sem fins lucrativos a levar sua próxima experiência virtual para o próximo nível.