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Dominando e-mails de acompanhamento: um guia completo para pequenas empresas, empreendedores e profissionais de marketing

Publicados: 2023-08-14

Ilustração mostrando o conceito de e-mails de acompanhamento

Então, você enviou um e-mail para um cliente em potencial e não obteve resposta. E agora?

Você pode pensar: “Bem, eles simplesmente não estão interessados”. Mas pode não ser tão simples.

A realidade é que muito poucas pessoas dizem “sim” imediatamente. Muitas vezes, é preciso persistência e e-mails de acompanhamento bem elaborados.

Seu e-mail inicial provavelmente está enterrado em uma caixa de entrada lotada, esquecido na agitação diária. Isso não significa que a pessoa do outro lado não queira o que você está oferecendo. Talvez eles apenas tenham perdido isso. Ou talvez eles estejam esperando por um empurrãozinho.

É aí que entram os e-mails de acompanhamento . No crowdspring, vimos como um acompanhamento amigável e oportuno pode transformar um "talvez mais tarde" em um "sim, por favor!" Não se trata de incomodar as pessoas; trata-se de lembrá-los e mostrar que você se importa com os negócios deles.

Se você é proprietário de uma pequena empresa, empresário ou profissional de marketing, os e-mails de acompanhamento podem parecer estranhos ou desnecessários. Mas confie em nós, os e-mails de acompanhamento são uma arma secreta em sua estratégia de marketing por e-mail. Este guia mostrará por que os e-mails de acompanhamento são necessários, quando enviá-los e o que dizer. É mais fácil do que você pensa e pode ser a chave para expandir seus negócios.

Principais conclusões

Aqui está uma referência rápida para qualquer pequeno empresário, empresário ou profissional de marketing, seja um veterano experiente ou alguém que está entrando no mundo da comunicação empresarial:

  1. E-mails de acompanhamento não são spam. E-mails de acompanhamento adequadamente elaborados são cutucadas profissionais, não aborrecimentos. Eles lembram os destinatários de sua conversa anterior e incentivam uma resposta.
  2. A persistência compensa. Nem todo mundo responde imediatamente. E-mails de acompanhamento oportunos mostram que você é atencioso e sério, incentivando os destinatários a se envolverem.
  3. Clareza de propósito é crucial. Antes de enviar um e-mail de acompanhamento, identifique um objetivo claro. Seja pedindo informações, solicitando uma reunião ou apenas agradecendo, seu destinatário deve saber o que você deseja.
  4. E-mails de acompanhamento ajudam a manter relacionamentos. Os e-mails de acompanhamento permitem que você atualize os contatos, agradeça-os ou atualize-os sobre projetos em andamento, mantendo sua conexão atualizada e engajada.
  5. Personalize a mensagem. Adaptar seu e-mail de acompanhamento ao destinatário e ao contexto torna-o mais pessoal e eficaz. Uma abordagem de tamanho único tem menos probabilidade de sucesso.
  6. Forneça valor em cada e-mail. Quer se trate de informações, suporte ou uma oferta especial, certifique-se de que seus e-mails de acompanhamento forneçam algo de valor ao destinatário.
  7. O tempo é importante. Enviar e-mails de acompanhamento nos intervalos adequados mostra persistência sem ser irritante. O tempo também inclui considerar o fuso horário e o horário de trabalho do destinatário.
  8. Use ferramentas para facilitar. Várias ferramentas de agendamento e rastreamento podem automatizar o processo e fornecer informações sobre o desempenho de seus e-mails de acompanhamento.
  9. Analise e ajuste. Avalie continuamente a eficácia de seus e-mails de acompanhamento. Analisar as taxas de resposta e o feedback ajudará você a melhorar as comunicações futuras.
  10. Pense a longo prazo. E-mails de acompanhamento não são apenas sobre ganhos imediatos. Eles constroem e mantêm relacionamentos de longo prazo, confiança e imagem de marca.

Siga estes princípios e transforme um simples e-mail em uma grande oportunidade de negócio. Para insights específicos, continue lendo.

Benefícios dos e-mails de acompanhamento

Veja como os e-mails de acompanhamento podem ser um divisor de águas para o seu negócio:

  1. Construindo confiança. A comunicação regular promove a confiança e a transparência. Por exemplo, uma empresa de SaaS pode enviar acompanhamentos personalizados, compartilhando atualizações sobre os recursos solicitados pelos clientes, aumentando a confiança na capacidade de resposta da marca. Um encanador local pode enviar um e-mail de acompanhamento após uma visita de serviço, incluindo dicas de manutenção, confiança em seus conhecimentos e atendimento ao cliente.
  2. Melhorando as taxas de conversão. Acompanhamentos oportunos podem transformar interesse em vendas. Uma loja de comércio eletrônico pode enviar um e-mail de acompanhamento oferecendo um desconto por tempo limitado para quem abandona o carrinho, convertendo os navegadores em compradores. Da mesma forma, uma concessionária de carros pode enviar um acompanhamento após um test drive com uma oferta especial de financiamento, aumentando a probabilidade de uma compra.
  3. Segmentando seu público-alvo. Os acompanhamentos ajudam a identificar clientes em potencial sérios a partir de consultas casuais. Uma agência de marketing on-line pode enviar várias sequências de acompanhamento com base nos níveis de engajamento, concentrando recursos em leads de alta intenção, enquanto uma boutique pode enviar e-mails de acompanhamento aos participantes do evento, oferecendo estilos personalizados e identificando clientes fiéis.
  4. Tornar as interações valiosas. Adaptar o conteúdo ou as ofertas às preferências individuais torna as interações significativas. Uma plataforma de streaming pode enviar acompanhamentos personalizados com base nos hábitos de visualização, aprimorando a experiência do usuário, assim como um personal trainer pode acompanhar com planos de condicionamento físico personalizados, tornando a experiência do cliente na academia mais valiosa.
  5. Estabelecendo credibilidade. E-mails de acompanhamento que oferecem insights ou assistência destacam a experiência. Uma startup de tecnologia financeira pode acompanhar com conteúdo informativo sobre gerenciamento de despesas, posicionando-se como um especialista financeiro, enquanto um escritório de advocacia pode enviar e-mails de acompanhamento com dicas legais relacionadas a uma consulta, estabelecendo sua autoridade.
  6. Mantendo sua marca em destaque. O envolvimento regular garante que os clientes em potencial se lembrem da sua marca. Um serviço de caixa de assinatura pode enviar e-mails de acompanhamento destacando os produtos futuros, mantendo viva a empolgação, e um corretor de imóveis pode acompanhar com insights de mercado, mantendo os clientes envolvidos e cientes de seus serviços.
  7. Destacando-se da concorrência. Conteúdo ou ofertas exclusivas diferenciam sua marca. Uma plataforma de educação on-line pode enviar e-mails de acompanhamento com acesso exclusivo a webinars, diferenciando-se dos concorrentes, e um restaurante local pode enviar e-mails de acompanhamento com convites para eventos especiais à mesa do chef, criando uma experiência gastronômica única.
  8. Melhorar a retenção de clientes . Acompanhamentos cuidadosos promovem a lealdade. Uma empresa de software on-line pode enviar e-mails de acompanhamento com tutoriais e dicas, ajudando os clientes a utilizar o produto e garantindo a retenção. Uma loja de animais pode enviar guias de cuidados de acompanhamento após as compras, aumentando a satisfação e repetindo os negócios.
  9. Fornecimento de canais de suporte e feedback. Incentivar o diálogo apoia a melhoria contínua. Um varejista de roupas on-line pode enviar e-mails de acompanhamento solicitando avaliações, usando feedback para melhoria contínua, enquanto uma clínica odontológica pode enviar e-mails de acompanhamento para verificar o bem-estar dos pacientes, demonstrando cuidado e coletando feedback sobre os serviços.
  10. Criação de oportunidades de upselling e cross-selling. Os acompanhamentos podem apresentar produtos complementares ou opções de maior valor. Um varejista de eletrônicos on-line pode enviar acompanhamentos sugerindo acessórios para compras recentes, promovendo vendas cruzadas, e um salão de beleza pode enviar acompanhamentos com ofertas de desconto em tratamentos de beleza relacionados após uma consulta de cabeleireiro, incentivando novas reservas.

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Por que as pessoas não respondem aos e-mails?

Se um e-mail for entregue, é provável que tenha sido visualizado (a menos que tenha ido para a pasta de spam).

Um estudo sobre “Caracterizando e Prevendo o Comportamento de Adiamento de E-mail” revela que o grande volume de e-mails leva as pessoas a “triá-los”. Este método envolve uma varredura rápida e adiando-os para um momento mais conveniente.

Por exemplo, um empresário ocupado pode adiar um e-mail de um novo fornecedor até o fim de semana, quando pode dar a devida atenção. O profissional que trabalha gasta aproximadamente 28% de seu tempo com e-mails e 16% adia responder pelo menos uma vez por dia.

Que tipo de e-mail as pessoas ignoram?

As pessoas tendem a adiar ou ignorar os seguintes tipos de e-mails:

  • E-mails demorados . Aqueles que requerem leitura cuidadosa ou respostas.
  • Identidade do remetente não clara. E-mails de remetentes desconhecidos ou suspeitos.
  • Grandes tamanhos de rosca. E-mails com vários destinatários.
  • Carga de trabalho e contexto do destinatário. O tempo é importante com base em sua programação.
  • E-mails de baixa urgência. Aqueles que não exigem ação imediata.

Como escrever e-mails de acompanhamento eficazes para obter respostas

Apesar de apenas 8,5% dos e-mails de divulgação receberem uma resposta, o esforço de divulgação não termina com o primeiro e-mail. Elaborar os e-mails de acompanhamento certos no momento certo é vital para o sucesso. Aqui está um guia sobre como escrever e-mails de acompanhamento que obtêm respostas:

1. Indique claramente o objetivo do seu e-mail de acompanhamento

Aqui estão exemplos de dez motivos típicos para enviar um e-mail de acompanhamento, com modelos ilustrando cada um:

Informação necessária

Esse tipo de e-mail é usado para coletar informações específicas do destinatário que podem estar ausentes ou confusas. Pode estar relacionado a um determinado produto, serviço ou qualquer outro detalhe necessário para prosseguir com uma tarefa.

Solicitação de reunião

Este e-mail é uma solicitação formal para uma reunião ou conversa. Pode ser para discutir uma possível colaboração, mais envolvimento ou outros assuntos relacionados aos negócios.

Alcançar

A atualização via e-mail pode ser necessária após mudanças ou realizações significativas. É uma forma de se reconectar, mostrar interesse e explorar novas oportunidades de colaboração ou assistência.

Obrigado

Expressar gratidão pode criar um relacionamento positivo com o destinatário. Este e-mail pode ser enviado após uma compra, indicação, avaliação ou qualquer outra forma de colaboração.

Dê uma solução

Oferecer uma solução por e-mail é comum quando se trata de um problema ou necessidade. Apresenta uma abordagem personalizada e pode incluir uma proposta ou uma oferta especial.

Solicitar feedback

Pedir feedback pode ajudar a melhorar produtos ou serviços. Isso mostra que você valoriza a opinião do destinatário e está disposto a melhorar com base na experiência dele.

Ofereça recursos adicionais

Oferecer recursos adicionais pode agregar valor ao destinatário. Isso pode incluir materiais educacionais, guias ou qualquer coisa que aprimore a compreensão ou a experiência deles com seu produto ou serviço.

Envie um lembrete gentil

Um lembrete gentil pode avisar o destinatário sobre uma próxima reunião, uma tarefa incompleta ou qualquer outra ação pendente. É uma maneira educada de refrescar a memória sem ser intrusivo.

Compartilhe uma atualização ou anúncio

Este e-mail compartilha atualizações ou anúncios sobre sua empresa, produtos ou serviços. Ele mantém os destinatários informados sobre os últimos acontecimentos e ofertas.

Estenda uma oferta exclusiva

Estender uma oferta exclusiva é uma forma de recompensar clientes fiéis ou atrair clientes em potencial. Geralmente inclui descontos especiais ou acesso a recursos premium.

2. Use linhas de assunto atraentes

Crie uma linha de assunto clara. Torne-o conciso e relevante. E lembre-se de testar várias linhas de assunto para evitar filtros de spam.

3. Seja breve

Seu e-mail de acompanhamento deve ter de 50 a 125 palavras. Muitas pessoas ignoram e-mails mais longos ou adiam a leitura deles.

Os exemplos incluídos neste artigo podem ser personalizados para suas necessidades específicas, mas lembre-se dessa diretriz.

Menos é mais.

4. Cronometre seu acompanhamento

Aguarde cerca de um a três dias para acompanhamentos regulares, com horários específicos para outras situações.

Aqui estão alguns prazos típicos para enviar e-mails de acompanhamento:

  • 24 horas. Agradecimentos pós-reunião.
  • 48 horas. Após documentação importante.
  • 1 a 2 semanas. Nenhum acompanhamento de resposta.
  • A cada tres meses. Reconectando.

5. Estabeleça o contexto por meio de sua frase introdutória

Frases introdutórias ajudam as pessoas a se lembrarem de interações anteriores. Seja franco sobre por que você está acompanhando.

Aqui estão dez exemplos de linhas introdutórias eficazes que estabelecem um contexto em e-mails de acompanhamento:

  • “Eu me encontrei com você na semana passada em [evento] e discutimos [tópico específico]. Eu queria acompanhar essa conversa.
  • “Um amigo em comum, [nome], sugeriu que eu o contatasse a respeito de [oportunidade específica]. Espero que possamos conversar mais sobre isso.”
  • “Estou entrando em contato sobre o e-mail que enviei sobre [assunto]. Você teve a chance de revisá-lo?”
  • “Falamos recentemente por telefone sobre [produto/serviço]. Estou acompanhando para ver se você tem mais alguma dúvida.
  • “Durante nosso último encontro, você demonstrou interesse em [produto/serviço]. Vamos explorar como podemos fazer isso funcionar para você.”
  • “Percebi que você baixou nosso whitepaper recente sobre [tópico]. Eu adoraria ouvir seus pensamentos e discutir como podemos ajudá-lo.”
  • *”Você assistiu ao nosso webinar sobre [tópico] e gostaria de fornecer algumas informações adicionais que podem ser do seu interesse.”
  • “Li sua postagem recente em [mídia social/fórum] sobre [tópico] e acho que nossos serviços podem atender às suas necessidades.”
  • “Você mencionou em nossa última conversa que enfrentou desafios com [problema específico]. Estive pensando em como podemos ajudar.”
  • “Após a demonstração do nosso produto em [local/evento], você perguntou sobre [recurso específico]. Tenho mais algumas informações para você.

Essas frases introdutórias são eficazes porque fazem referência direta a uma interação ou conexão anterior, lembrando imediatamente o destinatário de quem você é e por que está entrando em contato. Ao estabelecer esse contexto, você torna mais fácil para o destinatário se envolver com o conteúdo do seu e-mail e responder à sua chamada à ação.

6. Forneça valor e incentivo

Compartilhe dicas relevantes, blogs, e-books, etc. Seu e-mail de acompanhamento deve ser relevante e visto como algo de valor. Incentive as pessoas a responder pedindo opiniões ou oferecendo incentivos especiais.

7. Use recursos visuais envolventes

Incluir imagens ou vídeos de alta qualidade relacionados ao seu produto ou serviço pode aumentar o apelo do seu e-mail. Se apropriado e relevante, o conteúdo visual ajuda a transmitir sua mensagem de forma mais eficaz e pode atrair a atenção do destinatário.

8. Ofereça descontos por tempo limitado ou ofertas exclusivas

Se o seu e-mail de acompanhamento pretende vender algo, incentive o cliente em potencial a agir imediatamente, oferecendo um desconto especial ou uma oferta exclusiva. Certifique-se de que a oferta esteja alinhada com seus interesses ou necessidades e especifique o prazo.

9. Forneça soluções claras para os pontos problemáticos

Destaque como seu produto ou serviço pode resolver especificamente os problemas ou desafios que o cliente em potencial enfrenta. Forneça exemplos da vida real ou estudos de caso para tornar seu argumento mais convincente.

10. Faça perguntas abertas

Envolva o destinatário fazendo perguntas abertas relacionadas aos seus negócios ou interesses. Isso pode desencadear uma conversa e torná-los mais propensos a responder. Por exemplo, “Quais desafios você está enfrentando atualmente em seus esforços de marketing?”

11. Compartilhe insights ou notícias do setor

Ofereça valor compartilhando insights, relatórios ou notícias relacionadas ao seu setor. Isso não apenas demonstra sua experiência, mas também fornece informações úteis. Por exemplo, você pode criar um link para um estudo recente ou artigo de notícias sobre o campo deles.

12. Inclua provas sociais e depoimentos

Compartilhe depoimentos, avaliações ou histórias de sucesso de outros clientes, de preferência do mesmo setor ou empresa do destinatário. Isso cria credibilidade e pode inspirar confiança em sua oferta.

13. Conclua com uma frase de chamariz (CTA) clara

Evite grandes pedidos no início; comece com pequenos pedidos. Deixe claros os próximos passos, como sugerir uma data de reunião específica.

Aqui estão 15 exemplos de declarações eficazes de Call-to-Action (CTA) em e-mails de acompanhamento, juntamente com uma explicação de por que cada uma é eficaz:

“Clique aqui para agendar nossa próxima reunião.”

Por que é eficaz: é direto e acionável. Ao fornecer um link para agendar uma reunião, simplifica o processo de resposta para o destinatário.

“Responda com a data e hora de sua preferência.”

Por que é eficaz: incentiva uma resposta rápida e deixa a decisão nas mãos do destinatário, fazendo com que ele se sinta mais no controle.

“Baixe nosso e-book gratuito para saber mais.”

Por que é eficaz: oferece valor adicional e atrai a curiosidade do destinatário ou a necessidade de informações. Também incentiva o envolvimento com outros conteúdos.

“Visite nosso site para explorar nossos produtos mais recentes.”

Por que é eficaz: cria curiosidade e orienta diretamente o destinatário para onde você deseja que ele vá, aumentando o potencial de vendas ou envolvimento.

“Preencha esta breve pesquisa para nos ajudar a atendê-lo melhor.”

Por que é eficaz: enfatiza que a opinião do destinatário é valiosa e que sua contribuição levará a uma experiência mais personalizada.

“Participe do nosso próximo webinar clicando aqui.”

Por que é eficaz: este CTA é específico, oferece valor e cria um senso de comunidade. Também é fácil agir se um link for fornecido.

“Use este código de cupom na finalização da compra para obter um desconto especial.”

Por que é eficaz: oferece valor tangível imediato, incentivando uma compra ou compromisso rápido.

“Conecte-se comigo no LinkedIn para continuar nossa conversa.”

Por que é eficaz: Incentiva um relacionamento mais informal e contínuo, o que pode ser essencial para networking ou construção de parcerias.

“Assine nosso boletim informativo para obter mais insights e atualizações.”

Por que é eficaz: mantém o destinatário envolvido com seu conteúdo ou marca por mais tempo.

“Compartilhe isso com um amigo que possa estar interessado.”

Por que é eficaz: incentiva o marketing boca a boca e estende seu alcance a novos clientes ou clientes em potencial.

“Ligue-me para [número de telefone] para discutir mais.”

Por que é eficaz: é direto e pessoal, mostrando que você está acessível e pronto para se envolver em uma conversa mais profunda.

“Comece seu teste gratuito hoje clicando aqui.”

Por que é eficaz: Incentiva a ação imediata e reduz as barreiras ao oferecer uma experiência gratuita.

"Deixe-me saber se você necessitar de mais ajuda."

Por que é eficaz: Demonstra empatia e disposição para ajudar, fomentando uma relação de confiança.

“Inscreva-se para o nosso próximo evento neste link.”

Por que é eficaz: cria um senso de urgência e oferece um caminho claro para a ação, promovendo a participação em eventos.

“Leia nosso estudo de caso mais recente para ver como podemos ajudá-lo.”

Por que é eficaz: este CTA fornece evidências de seu sucesso e oferece uma visão mais profunda de como seus serviços ou produtos funcionam, promovendo a credibilidade.

Cada um desses CTAs é projetado para solicitar uma ação específica que se alinhe com o objetivo do e-mail. Por serem claros, diretos e oferecer valor, eles tornam mais fácil e atraente para o destinatário dar o próximo passo.

E-mails de acompanhamento são mais do que uma simples ferramenta para fechar negócios; eles constroem e nutrem relacionamentos. Saber como construí-los de forma eficaz garante que você possa envolver clientes em potencial e leads com confiança.