Dominando a arte do alcance por e-mail: técnicas avançadas para comunicação eficaz e construção de relacionamento

Os profissionais de marketing usam uma variedade de canais para se conectar com seu público, mas um que é especialmente impactante é o e-mail. Cerca de 50% dos profissionais de marketing que responderam a uma pesquisa Statista de 2022 disseram que tiveram uma taxa de melhoria de duas vezes no retorno sobre o investimento (ROI) de marketing por e-mail.

Além de ter um dos maiores ROIs, a comunicação por e-mail parece mais íntima, permitindo que você conheça mais profundamente seus destinatários.

No entanto, é mais fácil falar do que fazer promover relacionamentos significativos e ter boas conversas por e-mail. É um processo complexo que envolve foco excessivo na qualidade do que você escreve, para quem está escrevendo e na distribuição consistente.

Essas técnicas o ajudarão a se comunicar de maneira eficaz com seus leitores e a construir relacionamentos genuínos por meio de divulgação por e-mail.

Tudo começa com o seu público

Não há como estabelecer uma conexão com alguém se você não entender quem essa pessoa é e como se comunica. A comunicação eficaz e a construção de relacionamentos por meio de e-mail começam com a compreensão de quem recebe seus e-mails e o que eles procuram no conteúdo do e-mail.

Para quem você está enviando e-mails?

Aprender tudo o que puder sobre as pessoas para quem você está enviando e-mails antes de clicar em “enviar” em qualquer e-mail é crucial. Sem essa abordagem, você acaba enviando e-mails genéricos que não agradam a ninguém.

Se você estiver familiarizado com o histórico demográfico, comportamentos de e-mail, preferências de conteúdo e pontos problemáticos da pessoa, poderá criar e-mails que tenham mais chances de serem abertos e engajados.

Por exemplo, se você sabe que um leitor é mais atraído pelo conteúdo visual, você pode incluir um vídeo ou imagens em seu e-mail para inspirar engajamento. Se você não sabia disso, você poderia confiar apenas no conteúdo escrito e ficar confuso sobre o motivo pelo qual o destinatário não está respondendo.

Reúna todos os dados que você possui sobre seus assinantes. Isso significa análises de mídia social, dados de comportamento do seu site, personas do público e qualquer informação em primeira mão que você recebeu daqueles em sua lista de e-mail.

Observe qual é a faixa etária, onde estão localizados, onde trabalham e quaisquer outras informações demográficas. A seguir, analise seus comportamentos de e-mail. Eles usam e-mail com frequência? O que eles estão assinando atualmente? Que tipo de conteúdo é enviado nesses e-mails?

Em seguida, passe para preferências e comportamentos de conteúdo.

Estabeleça suas preferências de conteúdo de e-mail

Os destinatários podem deixar escapar alguns e-mails que não são valiosos para eles. Mas se você continuar enviando coisas com as quais eles não se importam, você acabará na pasta de spam.

Portanto, ao se envolver na pesquisa acima, estabeleça também preferências de conteúdo de e-mail. Por exemplo, eles respondem mais a conteúdos longos ou curtos? Com quais frases de chamariz (CTAs) eles se envolvem? Eles gostam de conteúdo visual? O que os faz clicar nos links?

Ao identificar as preferências de conteúdo de seus leitores, você pode criar o que eles desejam e quase garantir o engajamento.

Compile sua lista organicamente

É muito mais fácil construir relacionamentos reais com pessoas por e-mail quando elas optam por essa comunicação – essencialmente, optando por um relacionamento com você.

Não force sua lista de e-mail às pessoas. E não se atreva a pensar em comprar uma lista de e-mail. Em vez disso, construa o seu organicamente. Você sabe com quem está tentando se conectar. Conheça essas pessoas onde elas estão, seja nas redes sociais ou em sites, e promova a inscrição na sua lista de e-mail.

Fale sobre todas as coisas boas que sua lista de e-mail oferece. Mas não seja agressivo. Deixe as pessoas gravitarem naturalmente para se inscrever.

As pessoas que vieram até você porque quiseram terão maior probabilidade de manter a comunicação com você por e-mail e terão prazer em construir um relacionamento.

Configure seu pacote de tecnologia

Os profissionais de marketing inteligentes têm uma série de ferramentas que usam para garantir que a comunicação com seu público seja perfeita e que seu conteúdo seja divulgado de forma consistente.

A inteligência artificial (IA) e as ferramentas de automação, em particular, podem impactar positivamente os negócios e a forma como você se comunica e se conecta com seus leitores de e-mail.

Por exemplo, o software automatizado de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) pode coletar, organizar e processar dados de destinatários e clientes em um sistema central. Munido desses dados, você pode segmentar seu público de email em grupos menores e criar campanhas de email mais personalizadas.

Você também pode configurar o software para que os e-mails sejam enviados automaticamente aos destinatários com base nas ações que eles realizam ou não.

Como resultado, você envia seus e-mails com mais rapidez e na hora certa, ajudando a desenvolver seu relacionamento com os destinatários. Sua produtividade aumenta e você também economiza tempo.

Continue lendo sobre três outras ferramentas tecnológicas a serem implementadas para agilizar a comunicação eficaz e a construção de relacionamentos por e-mail.

Plataforma de e-mail marketing

O alcance eficaz por e-mail requer muito mais do que uma plataforma de e-mail pública como Yahoo ou Gmail. Esperançosamente, você está configurado com uma plataforma de marketing por e-mail desenvolvida para comunicações e estratégias de e-mail comercial. Se não estiver, você precisa tomar medidas para adquirir um hoje.

Sua plataforma de email marketing é a chave para uma comunicação simplificada com seu público de email. Uma boa plataforma permite que você armazene tudo relacionado ao marketing por email, desde informações do destinatário até modelos de conteúdo e análises. Os recursos de automação e IA também estão integrados nas melhores plataformas.

Para escolher a melhor plataforma de email marketing, considere as funções necessárias para acomodar o número de pessoas que você tem no momento e as funções necessárias à medida que aumenta sua lista.

Por exemplo, talvez você não precise de ferramentas analíticas detalhadas no momento, mas desejará que elas estejam disponíveis quando atingir uma certa quantidade de assinantes. Ou talvez você faça toda a criação de conteúdo de e-mail em outra plataforma, mas eventualmente queira trazer tudo para uma única plataforma.

Determine o que você deseja fazer agora com sua estratégia de divulgação por e-mail e o que deseja fazer no futuro. E então, pesquise plataformas de email marketing que tenham os recursos e funções específicos de que você precisa para atingir seus objetivos.

Ferramentas de análise de dados

Sua capacidade de comunicar e construir relacionamentos por e-mail será prejudicada sem ferramentas de análise de dados. As duas estratégias de campanha de marketing por e-mail mais eficazes são a segmentação de assinantes e a personalização de mensagens, de acordo com uma pesquisa da Hubspot. Você não pode realizar nada disso sem dados.

Você não só precisa compilar informações sobre as pessoas que leem seus e-mails, mas também saber o que funciona e o que não funciona com seus e-mails.

Escolher tecnologia e software que já possuem ferramentas analíticas integradas é sua melhor aposta. Por exemplo, um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) de primeira linha terá ferramentas analíticas integradas que coletam automaticamente dados sobre seus assinantes, organizam e extraem deles insights significativos.

Mas você também tem a opção de instalar ferramentas analíticas de terceiros para monitorar as métricas anexadas à sua estratégia de divulgação por e-mail.

Cíber segurança

Se você ainda não ouviu falar, as violações de dados acontecem constantemente e podem ser devastadoras para uma empresa, causando danos financeiros e uma reputação arruinada. Mais de 6 milhões de registros de dados foram expostos em diversas violações de dados em todo o mundo, somente no primeiro trimestre de 2023.

Você não quer que seus dados de email marketing e público caiam em mãos erradas. Portanto, soluções de segurança cibernética são essenciais em seu conjunto de tecnologia.

Certifique-se de que todos os dispositivos tecnológicos físicos e software que você usa possuam segurança cibernética de alto nível. Isso significa software antivírus, autenticação multifator, uma rede virtual privada e scanners de vulnerabilidade de rede – para começar.

Trabalhe no design e layout de seus e-mails

Acredite ou não, a estrutura e o apelo visual dos seus e-mails fazem a diferença na comunicação inspiradora e na conexão com o leitor.

Se eles conseguirem navegar em seu e-mail de cima para baixo sem interrupção, será mais provável que respondam ao seu e-mail, cliquem em links ou interajam com ele de outra forma.

Vejamos algumas considerações sobre design e layout de e-mail a serem feitas.

Estrutura de e-mail

Como seus e-mails são lidos de cima para baixo? É fácil ir do assunto até a última frase? Os leitores conseguem se concentrar na mensagem? Ou seus olhos estão sendo puxados em várias direções diferentes por causa da desordem?

Você deve adotar um estilo minimalista em sua estrutura de e-mail. Por exemplo, seu título ficaria no topo, depois vem o corpo do seu e-mail, à direita pode haver uma imagem e no final do seu e-mail seu CTA.

Uma estrutura mínima de e-mail garante que os leitores possam ler seus e-mails, digerir o conteúdo e se divertir.

Adicionando cor

Não há nada de errado com um esquema simples de cores em preto e branco para seus e-mails. É encorajado, considerando que palavras pretas sobre fundo branco são fáceis de ler e é isso que você deseja para os destinatários.

Mas se você deseja adicionar cores aos seus e-mails para embelezá-los, o segredo é garantir que a cor não atrapalhe a experiência do e-mail. Por exemplo, você pode usar uma cor específica para os links, para que eles se destaquem enquanto o restante das palavras fica em preto.

Alternativamente, você pode usar cores diferentes para seções do seu e-mail, como o exemplo a seguir de Casper, para ajudar cada seção a se destacar.

Fonte da imagem : realmentegoodemails.com

Para outra opção, você pode incluir gráficos que suportem a mensagem que você está enviando em seus e-mails, como a forma como a captura de tela acima usa o gráfico de nuvem, lua e estrelas para apoiar a linha de assunto.

Um toque de cor é aceitável, desde que não interfira na compreensão do e-mail.

Consistência

Não importa o layout e os elementos de design que você escolher para seus e-mails, eles devem ser consistentes em todos os e-mails enviados. A consistência gera confiança. E com a confiança vem a comunicação e a vontade de construir um relacionamento autêntico.

Um design e layout de e-mail consistentes levam os leitores a saber o que podem esperar de você. Atender continuamente a essas expectativas permitirá que as pessoas saibam que podem confiar em você para boas conversas e conteúdo por e-mail. Eles estarão mais inclinados a continuar abrindo e interagindo com seus e-mails por causa disso.

Isso não significa que você nunca deve misturar as coisas para o caso de ficarem obsoletas - mas você não deve enviar designs radicalmente diferentes a cada novo e-mail.

Crie conteúdo de e-mail de qualidade

O que pode ser mais importante do que o design e layout do seu e-mail é o seu conteúdo. Se as pessoas abrirem seus e-mails e não houver nada que queiram ler, eventualmente pararão de abrir seus e-mails e poderão até marcá-lo como spam.

Portanto, você deve criar conteúdo de e-mail de qualidade que seu público de e-mail sempre deseje.

Estabeleça metas para cada e-mail

Nunca deve haver um momento em que você envie um e-mail só porque sim. Cada e-mail deve ser intencional com um objetivo definitivo associado a ele. Exemplos de metas de e-mail incluem:

• Compartilhando um recurso
• Direcionar tráfego para outro canal de marketing
• Fazendo o leitor executar seu CTA
• Apresentando sua marca e ofertas de negócios
• Obtendo cliques nos links dos e-mails

Ter uma meta para cada e-mail torna você mais intencional no conteúdo que escreve para esse e-mail. Por exemplo, digamos que o objetivo seja apresentar suas ofertas de negócios a um lead. Você falará sobre essas ofertas ao longo do e-mail e, ao mesmo tempo, criará um link para a página do produto do seu site para mostrar o que o torna único. Você também pode encerrar seu e-mail com um CTA que direcione tráfego para um produto específico.

Estabeleça metas para cada e-mail para garantir que você esteja criando conteúdo com intenção.

Crie sempre um assunto envolvente

Você não pode começar a construir relacionamentos com pessoas por e-mail se elas nunca abrirem seus e-mails. É aí que entra em jogo uma linha de assunto atraente. Uma linha de assunto atraente costuma ser o que convence as pessoas a abrir um e-mail. Aqui está um exemplo:

Em primeiro lugar, fique longe de manchetes que iscam cliques. São títulos que chamam a atenção, mas não têm nada a ver com o conteúdo do e-mail. Você pode fazer com que as pessoas abram seu e-mail, mas elas não se envolverão com ele quando descobrirem que não se trata do que diz o assunto. “Ganhe pizza grátis” seria realmente um abridor de e-mail, mas se não houver nada sobre pizza dentro, as pessoas provavelmente irão criticar sua marca.

Sua linha de assunto deve indicar o assunto do e-mail. Deve usar palavras poderosas, que são palavras e frases que evocam uma forte resposta emocional, como “ganhe mais”, “exclusivo”, “proibido” ou “deslumbrante”.

Finalmente, certifique-se de que suas linhas de assunto não sejam muito longas. Atraia seus assinantes com o mínimo de palavras possível.

Mantenha simples

Falando em poucas palavras, o corpo do seu e-mail deve ser simples e sucinto. As pessoas que recebem seus e-mails provavelmente não os lerão se forem longos e extensos, com parágrafos enormes e sem recursos visuais.

Mas o farão se o e-mail for curto, fácil de entender e tiver uma mensagem clara. Mantenha cada e-mail simples e transmita seu ponto de vista com o mínimo de palavras possível.

Personalize seus e-mails

É natural querer enviar um e-mail genérico para as pessoas, especialmente quando você tem muitos e-mails para enviar de uma vez. Mas, infelizmente, isso não proporcionará a conexão que você procura.

Você deve reservar um tempo para personalizar seus e-mails. As pessoas precisam sentir que você sabe o que está acontecendo. Eles precisam sentir que tudo o que você está enviando foi feito especificamente para eles e mais ninguém. Isso os faz se sentir especiais. E isso, por sua vez, os inspira a lhe dar uma chance.

Vá além do primeiro nome ao personalizar seus e-mails. Incorpore detalhes sobre seus interesses e para o que eles estão tentando encontrar uma solução.

Por exemplo, digamos que você esteja enviando um e-mail para alguém pela primeira vez para se apresentar. Cumprimente-os primeiro pelo nome e depois faça uma pergunta sobre um problema que você ouviu que eles estavam tendo com a empresa. Se você pode dizer que uma conexão mútua chamou sua atenção para isso, melhor ainda.

A personalização desempenha um papel significativo na abertura das linhas de comunicação e no estabelecimento de confiança para desenvolver o relacionamento.

Obviamente, quando você envia milhares de e-mails para uma lista completa de assinantes para anunciar um novo produto ou serviço, não é possível personalizar cada um deles. Isso torna importante personalizar o que você puder, onde puder.

Incluir avaliações e depoimentos

Um dos principais objetivos de sua estratégia de divulgação por e-mail é provavelmente aumentar a reputação e o reconhecimento de sua marca. Qual a melhor maneira de fazer isso do que incorporar avaliações, referências e depoimentos em seus e-mails?

Você está tentando desenvolver seu relacionamento com as pessoas da sua lista de e-mail. Mas, novamente, você precisa estabelecer alguma credibilidade e confiança aos olhos deles para que isso aconteça. Mostrar-lhes feedback genuíno dos clientes dá-lhes uma ideia da reputação da sua marca. É mais provável que acreditem em pessoas reais que compartilham relatos autênticos de suas experiências do que em qualquer outra coisa.

Portanto, use depoimentos e avaliações em e-mails quando for apropriado. Por exemplo, você pode incorporar análises de vídeos de mídias sociais em seus e-mails sobre produtos específicos. Alternativamente, você pode capturar depoimentos de seu site e incorporá-los em seus e-mails.

Incorpore conteúdo visual

Haverá momentos em que um simples e-mail composto por todo o conteúdo escrito será a melhor maneira de se comunicar com o destinatário. No entanto, incorporar recursos visuais quando faz sentido é importante.

Como mencionado acima, as pessoas são atraídas pelo conteúdo visual. É preciso menos capacidade intelectual para absorver imagens do que conteúdo escrito. Eles são mais bonitos de se ver também. Adicione conteúdo visual para dividir o conteúdo escrito e adicionar brilho aos seus e-mails.

Lembre-se de que qualquer conteúdo visual que você usar deve apoiar sua mensagem escrita. Mesmo se você estiver usando uma imagem de estoque, certifique-se de que ela corresponda à mensagem que você está transmitindo em seu e-mail. Certifique-se de que ele também esteja formatado corretamente para que carregue e seja exibido corretamente quando o e-mail for aberto.

O tempo é importante na divulgação por e-mail

Você poderia ter o melhor conteúdo de e-mail do mundo, mas não importa se você não estiver enviando seus e-mails na hora certa. Qual é o momento certo depende das pessoas para quem você está enviando seus e-mails.

Por exemplo, se o seu destinatário trabalha das 9h às 17h, enviar um e-mail para ele às 9h não faz sentido. Enviá-lo às 7 da manhã, quando provavelmente estão tomando café da manhã e verificando e-mails, é muito melhor.

Além disso, preste atenção na frequência com que você envia e-mails. Um por dia pode ser irritante para as pessoas, mas dois por semana é mais fácil de absorver.

Consulte a pesquisa que você fez sobre o seu público de e-mail acima para descobrir quando você deve enviar e-mails e com que frequência.

Etapas para criar uma divulgação eficaz por e-mail

Você provavelmente está se perguntando como são todos esses conselhos juntos. Aqui está um guia linear passo a passo para uma divulgação eficaz por e-mail:

1. Sua linha de assunto envolvente vem primeiro, no topo do seu e-mail.
2. Cumprimente o assinante pelo nome para iniciar o e-mail.
3. A primeira linha deve ser uma pergunta ou declaração personalizada (tanto quanto possível, dado o volume que você está enviando) que convença o assinante a ler mais.
4. Vá para o ponto do seu e-mail no corpo.
5. Use parágrafos curtos, no máximo 4 deles.
6. Adicione um gráfico ou cor para aprimorar a mensagem do seu e-mail.
7. Termine seu e-mail com um CTA que diga aos assinantes o que você deseja que eles façam a seguir.

Dominar a arte da divulgação por e-mail é um projeto em andamento. No entanto, isso não significa que você não possa acelerar a comunicação eficaz e a construção de relacionamentos por e-mail. Use as dicas acima para orientá-lo.