Serviços de entrega eletrônica, como escolher o certo

Para definir o conceito de “Serviços de Entrega Eletrônica”, é útil consultar o contexto legislativo que o define do ponto de vista regulatório e operacional.

Referimo-nos ao Regulamento Europeu 910/2014 conhecido poreIDAS (Electronic IDentification Authentication and Signature), com as suas atualizações mais recentes, que são o foco deste artigo do nosso blog.

De acordo com o Regulamento eIDAS, os serviços de entrega eletrónica permitem a transmissão eletrónica de dados entre terceiros e fornecem provas relacionadas com o tratamento dos dados transmitidos, incluindo provas de que os dados foram enviados e recebidos, e protegem os dados transmitidos do risco de perda, roubo, dano ou modificação não autorizada.

Cuidado, no entanto, com uma especificação fundamental: o regulamento eIDAS identifica duas formas de serviços de entrega eletrônica:

1) ERDS : serviços de entrega eletrônica registrados

2) QERDS : serviços qualificados de entrega eletrônica registrada

Vamos nos aprofundar nas diferenças entre esses dois tipos de serviços na próxima seção.

Em seguida, veremos o PEC italiano , uma ferramenta cada vez mais difundida e muito utilizada;perguntaremos: como o PEC se encaixa no quadro europeu mais amplo?

E quais são os casos e cenários em que é útil e benéfico usar ERDS ou QERDS ?

Por fim, dedicaremos uma seção final à oportunidade que os serviços de entrega eletrônica abrem para empresas e profissionais, além das obrigações e cumprimentos.

Abordaremos cada passo a passo.

ERDS ou QERDS: quais são as diferenças?

Voltemos ao regulamento eIDAS: os artigos que envolvem os serviços de correio eletrónico registado (ERDS) e os serviços de correio eletrónico qualificado (QERDS) são os artigos 43.º e 44.º.

Não iremos reproduzir o regulamento na íntegra (pode consultá-lo aqui), mas apenas citar os trechos que incidem sobre os requisitos cumpridos pelos serviços de entrega registados eletrónicos qualificados (QERDS) e os requisitos que os distinguem dos ERDS. Em resumo, eles:

(a) são prestados por um ou mais prestadores de serviços de confiança qualificados;

(b) garantir a identificação do remetente com alto nível de segurança;

(c) garantir a identificação do destinatário antes da transmissão dos dados;

(d) proteger o envio e recebimento de dados por uma assinatura eletrônica avançada ou selo eletrônico avançado de um provedor de serviços de confiança qualificado, a fim de excluir a possibilidade de alterações indetectáveis ​​nos dados;

(e) indicar claramente quaisquer alterações nos dados para enviá-los ou recebê-los ao remetente e ao destinatário dos dados;

(f) indicar a data e hora de envio e recebimento e quaisquer alterações nos dados por carimbo de hora eletrônico qualificado.

Em suma, um ponto central para serviços qualificados de entrega eletrônica registrada (QERDS) é a certeza sobre as identidades do remetente e do destinatário e o 'uso conjunto de uma assinatura eletrônica avançada (ou selo eletrônico).

Tudo isso é garantido por um provedor de serviços de confiança qualificado.

Como o PEC se encaixa nesse quadro?

PEC , em primeiro lugar, é uma ferramenta italianaque foi desenvolvida antes da emissão do regulamento eIDAS e que não atende totalmente aos requisitos definidos pela legislação europeia. É uma ferramenta que – por necessidade – terá que passar porum caminho de evolução.

É sobre isso que falaremos na próxima seção.

O caso italiano da PEC

O PEC (Correio Eletrônico Certificado) é uma ferramenta que todos conhecemos e que já faz parte do nosso dia a dia.

De acordo com os últimos dados disponíveis, existem mais de 14 milhões de endereços PEC ativos na Itália (agid.gov.it).

O aumento do uso de PEC tem sido muito acentuado, principalmente nos últimos anos; uma aceleração decisiva nesse sentido ocorreu no período de emergência desencadeado pela pandemia.

Esta aceleração não foi um caso isolado, mas parte de uma tendência que envolveu outras implementações relacionadas com a desmaterialização e digitalização (pense, por exemplo, no caso do SPID).

Além disso, atualmente o PEC também é utilizado como Domicílio Digital (e, lembre-se, a partir de 1º de outubro de 2020, é obrigatório que empresas e profissionais comuniquem seu Domicílio Digital).

Como mencionamos, no entanto, o PEC é exclusivo da Itália. A sua inclusão no contexto dos serviços europeus de entrega eletrónica ainda não é a ideal.

De fato, o PEC carece de muitos dos recursos identificados pelo legislador europeu para serviços de entrega eletrônica certificados e entrega certificada qualificada. Por exemplo, o PEC não permite a identificação do remetente e do destinatário da comunicação, nem exige uma validação de tempo qualificada.

Mais importante ainda, o PEC só é válido na Itália e não na Europa. Além disso, as comunicações via PEC só têm pleno valor jurídico se ocorrerem entre duas caixas postais, ambas caixas postais eletrônicas certificadas.

No entanto, o processo de evolução do PEC (resultando em uma atualização dos padrões ETSI) já começou para que ele possa atender aos requisitos europeus para serviços de entrega eletrônica certificados qualificados.

Esse caminho, claro, não pode ser instantâneo e requer um processo que não esteja imune a questões legislativas e tecnológicas.

(Saiba mais sobre a evolução do PEC e o que costuma ser chamado de “PEC europeu” neste post do nosso blog.)

Agora, além dos cenários futuros, vamos entender os benefícios de aproveitar os sistemas SERC e SERCQ.

Os benefícios de usar ERDS e QERDS

Vamos direto ao ponto.

Os primeiros e mais intuitivos benefícios da utilização dos serviços de entrega eletrônica registrada estão relacionados à segurança e à confiabilidade.

Deste ponto de vista, osfatores legais são fundamentais: as comunicações feitas por meio de serviços de entrega eletrônica constituem valiosas provas a serem utilizadas em caso de litígio. Portanto, representam uma ferramenta útil para obter a rastreabilidade total das comunicações e notificações enviadas,mesmo quando essas comunicações são endereçadas a vários destinatários.

Estamos falando de aspectos extremamente sensíveis que incluem uma série de consequências muito importantes.

Mas isso não é tudo.

Ao contar com empresas especializadas como a Doxee, as comunicações não são apenas entregues por meio de um provedor de serviços de confiança qualificado, mas também podem ser transmitidas por meio de uma ampla variedade de canais.

Não só e-mail registado , mas também SMS registado(com as vantagens de familiaridade dos destinatários, simplicidade e rapidez: tudo com total rastreabilidade das transações por parte do remetente).

Em seguida, existe a ferramentaeDelivery , que permite a entrega e abertura de documentos a serem certificados por meio de emissão de comprovante documental.

Nesse caso, o destinatário recebe um e-mail certificado ou mensagem de texto contendo um link de acesso aos documentos a ele destinados. Essa etapa permite coletar e rastrear a intenção do destinatário de acessar documentos confidenciais por meio de um link personalizado.

E aqui está um tema-chave e que é crucial ter em mente o tempo todo: personalização .

Não apenas obrigações e segurança – as oportunidades dos serviços de entrega eletrônica

Os principais objetivos da introdução de serviços de entrega eletrônica no nível europeu estão nas áreas de segurança e confiabilidade das comunicações, transparência e valor legal em litígio.

Tudo isso é crítico.

Mas podemos ir ainda mais longe e olhar para as oportunidades, que são igualmente decisivas para os negócios.

Esses aspectos têm a ver, em primeiro lugar, com aexperiência do usuário do cliente ;aqui, as palavras-chave são: simplicidade, rapidez e transparência.

Não só isso: há também o vasto problema que tem a ver com coletar, gerenciar e analisar os dados de suas comunicações.

A gestão desta informação é particularmente complexa, pois estamos a falar de informação proveniente de múltiplos canais.

Apoiando-se em ferramentas de Entrega Eletrônica Certificada fornecidas por empresas como a Doxee, é possível gerenciar essa enorme quantidade de processos e dados relacionados de maneira simples e abrangente.

Esses dados, por sua vez, se transformam em um recurso a ser explorado para aprimorar seus processos e refinar cada vez mais o conhecimento de sua base de clientes.

O passo final é este: melhorar o conhecimento dos seus clientes significa ter a capacidade de melhorar continuamente as suas comunicações, tornando-as cada vez mais adaptadas aos destinatários e, assim, cada vez mais eficazes.

Este é o ponto de virada da personalização que mencionamos.

Resumindo: tudo está conectado em um círculo virtuoso. Maior segurança e confiabilidade. Conformidade com as normas europeias cada vez mais definidas. Valor jurídico. Comunicação melhorada (ou melhor, comunicações diferentes). Os benefícios são enormes; e a ótica ganha-ganha, para as empresas e seus clientes.