O que é uma carta de reconhecimento de doação?

Doadores apaixonados tornam suas iniciativas sem fins lucrativos possíveis. E embora os apoiadores possam não pedir nada em troca, há uma coisa que você sempre pode fornecer aos seus doadores: uma carta de reconhecimento de doação. Hoje, mostraremos como montar um.

As cartas de reconhecimento de doação vão além da confirmação e gratidão - o Internal Revenue Service (IRS) as exige legalmente. Mas não se preocupe - explicaremos tudo o que você precisa saber sobre as cartas de reconhecimento de doação para que seus doadores se sintam apreciados enquanto cumprem suas obrigações legais.

Primeiro, vamos entrar na mesma página sobre o que é uma carta de confirmação de doação antes de entrar em prazos, informações necessárias e práticas recomendadas.

O que é uma carta de reconhecimento de doação?

Entender como obter doações é importante, mas saber como mostrar a seus doadores sua gratidão é vital para o sucesso de sua campanha de arrecadação de fundos. Uma carta de reconhecimento de doação (às vezes chamada de recibo de doação ou carta de agradecimento) é um e-mail ou papel que reconhece uma contribuição de caridade. No mínimo, é um recibo de confirmação para seus doadores reconhecendo que você recebeu a doação.

No entanto, suas cartas de reconhecimento de doação devem fazer mais do que reconhecer presentes de caridade . Aproveite para demonstrar sua gratidão e informar ao doador o valor de sua doação beneficente. Faça com que eles se sintam especiais e vistos.

Nosso último relatório Por que a America Gives descobriu que 48% dos doadores são mais encorajados a repetir uma doação depois que a organização fornece atualizações sobre onde seu dinheiro causa impacto. Suas cartas de reconhecimento de doação são um ótimo lugar para mostrar aos doadores como eles desempenham um papel em seus objetivos e missão maiores. Use histórias, fotos e vídeos para ilustrar o impacto que eles ajudaram a causar.

E embora as doações pontuais sejam ótimas, você quer fazer tudo o que puder para transformar seu doador em um doador recorrente - e sua carta de agradecimento desempenha um papel importante nesse processo.

As cartas de reconhecimento de doação não são apenas para dizer “obrigado”. Seus doadores precisam da documentação ao registrar suas deduções fiscais, e o IRS tem requisitos estritos sobre o que as cartas devem incluir (mais sobre isso mais tarde).

Você também deseja enviar cartas de agradecimento aos seus doadores, independentemente de como eles presentearam sua organização sem fins lucrativos:

• Doações em dinheiro
• Doações online
• bens doados
• Serviços doados
• Cartões de presente
• Doações de ações
• Doações de legado

Você precisa reconhecer cada doação?

Legalmente, não. Você só precisa enviar cartas de reconhecimento aos doadores que deram uma doação de $ 250 ou mais. E cabe a você decidir se deseja reconhecer doação por doação ou com uma única carta de agradecimento de fim de ano que resuma todas as contribuições do doador. Recomendamos o envio de ambos.

Reconhecer cada doação dá a você uma oportunidade adicional de mostrar sua gratidão aos doadores. Também serve como confirmação imediata. Ao mesmo tempo, a carta de agradecimento de fim de ano é uma excelente oportunidade para resumir as doações de seu doador e destacar o que ajudou a realizar. Ter um único documento para enviar para deduções fiscais, em vez de vasculhar suas correspondências ou contas de e-mail para encontrar os recibos individuais, também é útil para os doadores.

Mas e todos os seus outros doadores que doaram menos de $ 250? Você deve enviar cartas de reconhecimento de doação?

Absolutamente.

Ao cumprir um requisito legal, as cartas de reconhecimento também são a oportunidade perfeita para mostrar gratidão aos doadores e confirmar que você recebeu a doação. Cada doação conta, então não deixe nenhuma das boas ações de seus doadores passar despercebida.

Qual o Prazo para Envio dos Reconhecimentos de Doação?

Não há exigência de prazo formal, mas enviar seus reconhecimentos de doação de fim de ano antes de 31 de janeiro do ano seguinte à doação é a melhor prática. Cumprir esse prazo dá a seus doadores tempo adequado para enviar suas declarações de imposto de renda em sua programação.

Quanto às doações individuais, recomendamos o envio de cartas de agradecimento o mais rápido possível. É uma oportunidade imediata para completar o ciclo de feedback e mostrar sua gratidão aos doadores. Mas também permite que eles saibam que você recebeu a doação deles em vez de se perder no ciberespaço.

Embora não haja penalidades para sua organização sem fins lucrativos por não enviar um reconhecimento de doação, isso presta um desserviço aos doadores. Sem esse reconhecimento por escrito, eles não podem reivindicar suas deduções fiscais. Alguns doadores podem não se importar com esse benefício, mas é provável que você perca futuros doadores se não fornecer o reconhecimento de que eles precisam (e merecem).

Por que sua organização sem fins lucrativos deve enviar cartas de reconhecimento

Pense nas cartas de agradecimento como uma parte valiosa de sua estratégia de comunicação. Suas cartas de agradecimento têm o potencial de ser mais impactantes do que qualquer campanha de marketing sem fins lucrativos - desde que você dê a elas o tempo, o amor e o cuidado que essas cartas merecem.

Aqui estão algumas razões pelas quais você deve priorizar cartas de reconhecimento por escrito:

• Motivos legais: cumpra sua obrigação legal de enviar cartas de reconhecimento a indivíduos que fizeram pelo menos $ 250 em doações de caridade durante um ano civil.
• Confirmação: dê tranquilidade aos seus doadores, informando-os de que você recebeu a doação.
• Gratidão: demonstre gratidão a seus doadores e diga a eles o quanto isso significa para sua organização sem fins lucrativos e seus constituintes.
• Impacto: Deixe seus doadores saberem como você usa a contribuição deles e qual o impacto que isso causa em indivíduos e comunidades.
• Lembrete: lembre seus doadores no final do ano de que eles fizeram uma doação, levando-os a pensar em sua organização sem fins lucrativos e a planejar uma possível contribuição novamente.
• Conscientização: Incentive seus doadores a compartilhar a causa que apoiaram com seus amigos e familiares.

Coisas que suas cartas de reconhecimento devem incluir

De acordo com o IRS , uma carta de reconhecimento deve conter o seguinte:

• Nome da sua organização
• Valor da contribuição
• Descrição (não necessariamente o valor) da contribuição não monetária
• Declaração confirmando a não troca de bens/serviços (se aplicável)
• Descrição e estimativa de valor de boa fé dos bens/serviços fornecidos (se aplicável)

Além disso, embora o IRS não exija isso, é útil personalizar sua mensagem com o nome do doador e a data em que você recebeu a contribuição de caridade. Essas informações confirmam a identidade do destinatário e podem ajudar na manutenção de seus registros.

Agora, essas são todas as informações que você é legalmente obrigado a incluir. No entanto, aprender a criar um recibo de doação que priorize a personalização exige mais alguns detalhes. Por exemplo, você pode informar seus doadores sobre como você usou os fundos (ou planeja usá-los) e sobre os próximos eventos de arrecadação de fundos ou oportunidades de voluntariado. Em outras palavras, faça com que suas cartas de reconhecimento sejam mais do que um recibo de doação.

Também recomendamos adicionar um pouco de personalização às suas cartas por meio da segmentação. Seus doadores recorrentes e grandes doadores devem receber uma nota especial de agradecimento por suas doações especiais. Deixe-os saber que você os valoriza por ir além, adicionando um toque exclusivo à sua carta de reconhecimento de doador:

• Observação pessoal: envie ao seu doador uma mensagem personalizada para reconhecer que ele doou por um determinado número de anos ou fez uma doação única considerável.
• Mensagem de um líder: peça a um dos líderes de sua organização sem fins lucrativos que escreva uma mensagem personalizada informando ao doador o quanto suas contribuições significam para a organização.
• Reconhecimento: considere anunciar seus doadores recorrentes ou grandes doadores (com a permissão deles, é claro - e talvez sem os números exatos) por meio de seu boletim informativo por e-mail ou nas mídias sociais.

Exemplos de cartas de reconhecimento de doação

Aqui estão alguns exemplos de cartas de reconhecimento de doação. Eles variam desde o requisito mínimo até algo um pouco mais pessoal. Encontre o que funciona melhor para você.

Você pode copiá-los/colá-los para cumprir sua obrigação legal, mas sugerimos personalizá-los para combinar com a voz da sua marca.

Exemplo 1: Carta de Reconhecimento Individual

Olá [nome do doador],

Obrigado por sua contribuição de $ 500 para [nome da organização sem fins lucrativos] que recebemos em [data de recebimento]. Não fornecemos bens ou serviços em troca de sua contribuição.

Exemplo 2: Carta de Reconhecimento Individual

Olá [nome do doador],

Estamos muito gratos por sua contribuição de $ 250 para [nome da organização sem fins lucrativos] em [data de recebimento]. Como agradecimento, enviamos a você uma camiseta com um valor de mercado estimado em $ 25 em troca de sua contribuição. Esperamos vê-lo (com sua nova camisa) no próximo evento voluntário em [data do evento]. Obrigado novamente por sua generosa doação - não poderíamos ajudar a comunidade sem doadores como você.

Obrigado,

[nome]

Exemplo 3: Carta de Reconhecimento de Fim de Ano

Caro [nome do doador],

Obrigado por apoiar nossa organização no ano passado. Por causa de doadores como você, conseguimos ajudar 500 animais a encontrar novos lares com famílias amorosas. Cada doação conta, e somos gratos por suas contribuições.

Você fez uma contribuição total de US$ 1.000 para [nome da organização sem fins lucrativos] no ano passado e não lhe fornecemos bens ou serviços em troca. Agradecemos sinceramente a sua ajuda e esperamos poder contar com você no próximo ano para nos ajudar a ajudar ainda mais animais locais necessitados.

Inscreva-se para receber nosso boletim informativo por e-mail para se manter atualizado sobre todos os nossos próximos eventos de arrecadação de fundos e voluntários. Por favor, compartilhe com seus amigos e familiares para envolvê-los também.

Obrigado por tudo que você faz!

Com gratidão,

[nome]

Vá além do reconhecimento

Você pode enviar uma carta de agradecimento ao receber uma doação, mas não deixe que isso seja o fim de suas comunicações. Uma chave para reter voluntários sem fins lucrativos é acompanhar mais tarde e deixar seus doadores saberem como você gastou suas contribuições. E se eles optaram por receber seus e-mails, informe-os sobre outras oportunidades de arrecadação de fundos ou voluntariado .

Você também pode informar seus doadores sobre outras maneiras de ajudar sua organização sem fins lucrativos, como se inscrever em um projeto de serviço comunitário ou compartilhar um link em sua conta do LinkedIn.

Por fim, você deseja transformar doações pontuais em relacionamentos duradouros - e sua carta de agradecimento é uma parte importante desse processo. Portanto, evite a tentação de fazer o mínimo, fornecendo um recibo . Vá além para seus doadores - esperamos que eles façam o mesmo por sua organização sem fins lucrativos.

Pense em maneiras únicas de mostrar aos doadores que você se importa. Por exemplo, você pode fazer qualquer um dos seguintes:

• Faça uma ligação telefônica: faça uma ligação para agradecer pessoalmente aos doadores por suas contribuições.
• Escreva uma carta manuscrita: mostre a seus doadores o quanto sua doação significa com uma nota de agradecimento manuscrita.
• Compartilhe uma foto: deixe seus doadores verem quem ou o que eles ajudaram com sua doação.

Automatizar cartas de reconhecimento

Coloque suas cartas de reconhecimento de doação no piloto automático com o software de gerenciamento de doadores online . A plataforma da Classy pode ajudá-lo a automatizar seus agradecimentos, acompanhar o desempenho da campanha, gerenciar apoiadores, editar doações recorrentes e muito mais.

Você sabe quem dá as maiores doações? E quem dá com mais frequência? O Classy Manager pode ajudá-lo a pesquisar, filtrar e segmentar seus apoiadores para criar mensagens mais direcionadas.

Quer ver a plataforma em ação? Solicite uma demonstração para saber como sua organização sem fins lucrativos pode usar o Classy para gerenciar arrecadações de fundos, atrair novos doadores, desbloquear opções intuitivas de pagamento, enviar cartas de reconhecimento e muito mais.