4 maneiras pelas quais a automação de documentos pode impulsionar seus negócios

Manusear documentos para desenvolver processos de automação de ML é uma tarefa complexa. Não é tão simples quanto clicar em alguns botões do seu computador! Consiste em inúmeras tarefas, cada uma envolvendo várias etapas que geralmente exigem trabalho manual. Isso se aplica a todos os tipos de documentos, incluindo formulários de pedidos, propostas de vendas, memorandos e contratos. Vamos entender o que implica a automação de documentos.

O que é automação de documentos?

A automação de documentos é a aplicação de fluxos de trabalho e sistemas para otimizar tarefas relacionadas a documentos. Essas tarefas podem incluir geração, envio, salvamento, arquivamento e anotação de documentos.

O sistema de automação de documentos pode vir de várias formas - manualmente ou com um aplicativo, plataforma ou software em muitos casos. Por um lado, certas ferramentas podem ter vários recursos para auxiliar em várias tarefas, enquanto os desenvolvedores projetam outras ferramentas para ajudar em uma única tarefa relacionada a documentos. Uma ferramenta de anotação de documento, por exemplo, consistirá principalmente em recursos que permitem inserir facilmente comentários e comentários ou notas em documentos durante a anotação.

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As maneiras pelas quais a automação de documentos pode impulsionar seus negócios

Uma coisa comum entre essas plataformas de rotulagem de dados é que todas elas podem ajudar a impulsionar um negócio, embora de maneiras diferentes. Aqui estão quatro maneiras de automatizar o gerenciamento de documentos que podem ajudar sua empresa:

1. Minimiza a probabilidade de erros humanos

'Erro humano' refere-se a uma ação que um ator realizou sem intenção. Simplificando, é um resultado ou erro indesejado que ocorre devido à imperfeição do ser humano, daí o nome.

Devido à frequência dos erros, algumas pessoas minimizam seu impacto nos negócios. No entanto, você deve ter em mente que é uma das razões para o mau desempenho de uma empresa. De fato, de acordo com um relatório de análise da Marketwire, os erros humanos custaram às empresas do Reino Unido e dos Estados Unidos um total de 37 bilhões de dólares em 2008.

Para dar uma ideia melhor do impacto de erros humanos, abaixo estão alguns exemplos de erros humanos que envolvem especificamente tarefas relacionadas a documentos:

• Quando um funcionário digita informações erradas em um documento , isso pode levar a mal-entendidos que a equipe deve esclarecer. Como resultado, pode levar a tempos de transação mais longos, reduzindo o número de transações por dia.
• Quando um funcionário envia o documento para o endereço de e-mail ou local errado , isso pode resultar em vazamentos de dados. Um vazamento de dados comprometerá a segurança do seu negócio.
• Quando um funcionário exclui acidentalmente o documento , ele precisa processá-lo novamente. Em vez de trabalhar em uma nova tarefa, o funcionário gastará suas horas limitadas na mesma tarefa que poderia ter terminado há muito tempo, reduzindo a produtividade.

Embora o cenário seja diferente, tudo isso aponta para um fato: os erros humanos reduzem os principais indicadores de desempenho ou KPIs, e isso pode ser ruim para os negócios. Infelizmente, não é possível eliminar completamente a probabilidade de erros humanos. Afinal, 'errar é humano', mas é exatamente isso que você deve buscar. Em vez de depender de humanos, você pode confiar em sistemas.

Um sistema de automação de documentos ou fluxo de trabalho elimina a necessidade de entrada humana, permitindo que você reduza drasticamente ou até mesmo elimine a probabilidade de qualquer tipo de erro humano.

2. A automação pode maximizar a segurança dos documentos

O ciclo de vida do documento representa as diferentes etapas pelas quais um documento deve passar desde sua criação até o eventual descarte ou, em alguns casos, “arquivamento”. O ciclo de vida pode variar de um documento para outro, mas deve consistir nas cinco etapas a seguir:

Geração de Documentos

Isso também é conhecido como criação de documento, que é quando o sistema cria o arquivo no computador. O documento geralmente começa como uma cópia do modelo.

Montagem de documento

É quando o sistema reúne os dados ou entradas necessárias, como nomes, datas e números, para transformar a cópia do modelo em um documento único.

Armazenamento de documentos

É quando o sistema transfere o documento concluído para um destinatário, como um cliente ou cliente. Ele também move o documento para armazenamento seguro, normalmente armazenamento em nuvem em um servidor seguro ou um local de armazenamento dentro do próprio sistema.

Gerenciamento de documento

Isso envolve a organização de um grande número de documentos para garantir que o usuário possa encontrar facilmente os documentos que procura no sistema, conforme necessário.

Arquivamento de documentos

O arquivamento ou descarte de documentos é a etapa em que você deve decidir se vai descartar o documento completamente ou simplesmente arquivá-lo. Esta etapa é opcional e só é necessária se o documento não for mais necessário e/ou se sua existência puder causar problemas.

Não importa quão eficiente seja seu fluxo de trabalho, sempre haverá uma lacuna entre cada uma dessas etapas. Por exemplo, haverá um intervalo entre o momento em que você cria o documento e o momento em que o transfere para um local de armazenamento seguro. E essa lacuna pode servir como uma oportunidade para hackers entrarem em seu sistema e roubarem o documento, especificamente seus dados. Os especialistas chamam essa técnica de interceptação de dados, onde o hacker intercepta os dados durante a transmissão.

É uma técnica eficaz principalmente porque os dados são mais vulneráveis ​​durante a transmissão, a menos que tenham algum tipo de criptografia de dados. Isso é essencialmente o que a automação de documentos oferece.

Rapidez e segurança são duas das principais características dos sistemas de automação de documentos. Eles podem passar pelos cinco estágios do ciclo de vida do documento sem dar aos cibercriminosos tempo para roubar seus dados. A maioria das plataformas também possui tecnologia de criptografia em caso de violação de dados, basicamente garantindo que seus documentos e os dados que eles contêm permaneçam seguros e protegidos.

Como um único ataque cibernético pode custar a uma pequena empresa até US$ 38.000, impedir que eles ocorram pode ajudar muito a sua empresa, pois pode minimizar possíveis perdas.

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3. Aumenta o moral, a satisfação e a produtividade dos funcionários

O manuseio de documentos é um trabalho repetitivo e demorado. Você precisa preencher dezenas de campos, copiar e colar informações da empresa, verificar se há erros, entre outras coisas. Embora não seja imediatamente perceptível, o fluxo de trabalho monótono que o manuseio de documentos requer acabará diminuindo o moral, a satisfação e, no final, a produtividade dos funcionários.

Você pode atribuir esse fato a muitos fatores, mas isso acontece principalmente porque eles não sentem uma sensação de realização pelo que fazem para viver. Isso é especialmente verdadeiro para trabalhadores de escritório. A automação de documentos permite que você elimine essas tarefas repetitivas quando começar a confiar em uma plataforma automatizada para tarefas relacionadas a documentos. Isso pode levar a dois benefícios principais.

Para começar, permite que você faça melhor uso dos talentos e habilidades de seus funcionários, o que, por sua vez, aumenta a lucratividade. Em segundo lugar, é mais provável que eles tenham uma sensação de realização, pois não estão envolvidos em atividades que nem todos podem fazer, maximizando sua produtividade.

Estudos também mostram que o uso de software, sistemas ou qualquer outra tecnologia para operações comerciais pode atrair talentos com experiência em tecnologia que podem servir como um grande trunfo para sua empresa.

4. A automação de documentos economiza seu tempo

A frase "tempo é dinheiro" se aplica a muitas situações, mas é duplamente verdadeira quando se trata de administrar um negócio. O tempo é um fator que contribui para a receita de uma empresa.

Pegue uma empresa de pintura, por exemplo. Mesmo que você tenha mil clientes, não é possível ganhar milhões de dólares sozinho da noite para o dia. Isso porque, assim como o dinheiro, seu tempo é limitado.

É por isso que os empresários contratam funcionários. É uma excelente maneira de estender o tempo que a empresa pode gastar para gerar receita. No entanto, existem outras maneiras de estender seu tempo. Em particular, você pode encontrar maneiras de minimizar o tempo necessário para realizar determinadas tarefas.

Usando o exemplo anterior de uma empresa de pintura, em vez de escrever orçamentos manualmente, o proprietário pode usar um aplicativo de orçamento. Pode custar dinheiro, mas pode transformar uma tarefa de 10 minutos em uma tarefa de 1 minuto, dando ao proprietário mais tempo para gastar em outros assuntos. Essa é uma das principais ideias por trás da automação de documentos, transformar tarefas demoradas em rápidas.

Exemplos:

Abaixo estão alguns exemplos de como um sistema de automação de documentos pode economizar seu tempo:

• Ele pode inserir as informações da sua empresa quando necessário.
• Ele pode colocar a data atual nos campos apropriados.
• Ele pode verificar erros de gramática e ortografia (ideal para documentos legais).
• Ele pode procurar inconsistências entre diferentes tipos de dados (ou seja, ao calcular o custo total de produtos e serviços prestados em cotações ou estimativas).

Por mais óbvio que seja um benefício, as pessoas tendem a minimizar a importância de economizar tempo em um negócio. Mas é importante lembrar que as ferramentas de automação podem economizar milhões de dólares para uma empresa ao economizar tempo. Não há razão para não acreditar que a automação de documentos pode fazer o mesmo. Afinal, é uma ferramenta de automação e uma das mais úteis nisso.

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Pensamentos finais

É inegável que a automação de documentos é uma tecnologia extremamente útil para um negócio. Mas, assim como a maioria dos sistemas, ele vem com seus desafios. Para começar, não é fácil de implementar, pois requer habilidades e tecnologias específicas para se estabelecer adequadamente. Além disso, pode levar vários dias ou até semanas para configurar completamente. No entanto, depois de fazer isso, os benefícios que você pode colher são incomparáveis ​​a esses desafios. Em suma, é definitivamente um investimento que vale a pena.

Referências

1. Centro Internacional para Comércio e Desenvolvimento Sustentável. “Por que você deve considerar o custo do erro humano.” https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/.
2. Jackson, Nancy Mann. “Eliminar o trabalho repetitivo pode aumentar a produtividade.” Automatic Data Processing, Inc., 18 de julho de 2018. https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/eliminating-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx.
3. Savani, Fenil. “Interceptação e roubo de dados: 7 métodos para proteger seus dados.” Tech Arbiters, 7 de setembro de 2021. https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/.
4. Vértice. “As empresas americanas estão economizando mais de US$ 10 milhões por ano, apenas automatizando esses processos.” 10 de maio de 2021. https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/.