Uploads de dados no Salesforce — e como gerenciá-los

Tenho certeza de que, quer você já conheça o Salesforce há algum tempo ou seja novo no ecossistema Salesforce, você teve que lidar com alguma coleção de dados que alguém queria carregar no Salesforce.

Como administrador veterano, só de pensar nesta situação me dá arrepios.

No entanto, existem ferramentas e processos que você pode usar para facilitar as coisas. Vamos explorar alguns.

O modelo

Se você ainda não viu esse tipo de planilha, provavelmente verá em breve.

Dê uma olhada nesta pequena amostra hipotética de dados incompletos.

Tenho certeza que você pode ver alguns problemas.

• Estamos faltando dados em algumas colunas
• Os campos de país e estado não são padronizados
• Se alguns dos seus campos forem obrigatórios, o upload deste arquivo não funcionará
• Os cabeçalhos podem ou não corresponder aos nomes dos campos no Salesforce, mas deveriam, pois isso facilitará o processo de upload.

Então, deixe-me sugerir esta prática recomendada: forneça um modelo aos seus parceiros de negócios. Esta não é a solução rígida que você espera, mas com certeza ajudará.

Vamos dar uma olhada em como.

Pontos problemáticos do upload de dados

Nomes diferentes para o mesmo campo

Certifique-se de que a linha do cabeçalho tenha os nomes de campo reais que correspondem ao que está no Salesforce. Isso torna muito mais fácil mapear as linhas de cabeçalho para os campos no Salesforce.

Por exemplo, se estiver usando a ferramenta Data Loader do Salesforce, você pode “corresponder automaticamente” aos campos e eles funcionarão. Isso economiza tempo mapeando manualmente cada campo.

Os campos obrigatórios

Se você estiver enviando contatos, por exemplo, e um dos campos obrigatórios for e-mail, você precisa ter certeza de que seu arquivo contém endereços de e-mail em uma coluna chamada “e-mail”.

Caso contrário, você receberá erros ao tentar fazer o upload. Portanto, esta deve ser outra parte do seu modelo de negócio. Para evitar atrasos, forneça algum indicador que permita ao usuário saber quais campos são obrigatórios.

Formatação de estado e país

Se você estiver fazendo o upload de uma conta ou contato (ou de um objeto personalizado com endereços), verifique o objeto para o qual está fazendo o upload e certifique-se de usar o mesmo formato. Se os estados estiverem totalmente escritos, você precisará fazer o mesmo.

Atributos de campo

Eu levaria essa ideia de modelo um passo adiante e adicionaria uma terceira linha. Nesse caso, seu modelo deverá ficar assim:

• Linha de cabeçalho
• Dados de amostra
• Atributos de campo

A linha de atributos do campo deve mostrar o tipo de dados (texto, número, etc.) e o tamanho do campo. A indicação desses atributos no modelo evita erros quando alguém fornece uma coluna com dados muito grandes para o campo no Salesforce.

Ferramentas de upload de dados

Agora que revisamos algumas práticas recomendadas, vamos dar uma olhada nas ferramentas que você pode usar para concluir o upload. À medida que os abordamos, acho que você verá que, ao corrigir esses pontos problemáticos que mencionei acima, as ferramentas se tornam ainda mais fáceis de usar.

Então, vamos começar com as opções “prontas para uso” do Salesforce (Assistente de importação de dados e Carregador de dados). Em seguida, veremos uma solução completa como o DemandTools.

Assistente de importação de dados

O Assistente de importação de dados é encontrado em Configuração no Salesforce. Ele permite importar dados em objetos padrão e personalizados. Você pode importar até 50 mil registros por vez. A interface do usuário é simples e permite configurar parâmetros, mapeamentos de campos e fontes de dados necessários para concluir a importação. Aqui está uma olhada na interface.

Como você pode ver, é necessária alguma correspondência e você precisará fazer upload do arquivo em questão. Na próxima tela, você mapeia seus campos para os campos do Salesforce. Termina com você apertando o botão Iniciar e iniciando a importação.

Carregador de dados do Salesforce

O Data Loader é diferente do Assistente de importação de dados porque não está dentro do Salesforce. É um “aplicativo” que você precisa instalar no seu PC e acessar no seu desktop. Você pode atualizar, inserir, excluir, exportar e fazer upload de dados em um ambiente de produção ou sandbox.

Para ser breve, digamos apenas que se você estiver fazendo uma atualização, as etapas são bastante diretas e a interface é fácil de usar. Você começa escolhendo seu objeto. Em seguida, você carrega seu arquivo. Por fim, você mapeia os campos do Salesforce para as colunas de cabeçalho correspondentes no seu arquivo.

Depois de mais alguns padrões, seu upload acontece. Cabe a você verificar manualmente os registros para ter certeza de que tudo foi carregado corretamente. Você obtém um arquivo de sucesso e erro para poder validar seu upload dessa forma também.

No entanto, o Data Loader não oferece muitos recursos além disso.

DemandTools

Agora, vamos dar uma olhada no Validity DemandTools. Esta é uma solução completa que fornece recursos de inserção, atualização, upsert, exportação e exclusão em esteróides. DemandTools vem com recursos de economia de tempo e limpeza de dados. Os registros importados podem ser comparados com registros existentes do Salesforce emváriosobjetos (em um processo) correspondentes a qualquer campo ou conjunto de campos para garantir uma importação sem duplicatas.

Os administradores também adoram os recursos de “transformar fórmulas” e “adicionar constantes”, pois economizam tempo do administrador na preparação de dados em uma planilha, aplicando formatação predefinida aos valores dos campos durante a importação e permitindo que os usuários definam um valor comum para campos não representados em arquivos de entrada. .

Mas isso mal arranha a superfície.

Aqui estão alguns outros recursos que economizam tempo integrados ao produto para que administradores, profissionais de operações de marketing e operações de vendas tenham o que precisam para gerenciar seus dados:

• Invoque regras de atribuição do Salesforce para gerenciar a propriedade de registros.
• Crie e atribua tarefas a qualquer registro durante a importação.
• Atribua contatos e leads a uma campanha usando a lista de opções da campanha ativa ou o ID da campanha.
• Salve mapeamentos de campos e lógica de correspondência para consistência de importação entre equipes e automação.
• Confie em arquivos de restauração gerados automaticamente para reverter alterações indesejadas.
• Use tipos de arquivo .xlsx e .csv.
• Especifique quais linhas serão processadas em seu arquivo de entrada, por exemplo, comece na linha 50 e termine na linha 200.
• Exporte arquivos reais do Salesforce Content.

A edição DemandTools Free (os recursos variam dos mencionados acima) é uma ótima maneira de usar uma ferramenta de carregamento de dados mais sofisticada a um custo baixo.

Não tenha medo de cargas de dados. Você só precisa entrar lá e assumir o controle dos seus dados, bem como do seu processo. Comece a trabalhar nesses modelos – isso vai ajudar!

Bill Hareé um blogueiro convidado da Validity.Ele é 2x certificado pela Salesforce.Ao longo de seus 10 anos de experiência em aplicações e operações, ele ocupou diversas funções que lhe permitiram ver muitos lados diferentes do mundo Salesforce.