O que é administração de dados e por que é importante para o seu negócio?

As empresas dependem mais do que nunca de dados para melhorar processos, aumentar a receita e tomar decisões estratégicas. Mas com maior dependência vem maior risco.

A má organização dos dados, os dados de baixa qualidade e a falta de segurança dos dados podem contrabalançar as oportunidades que a coleta de dados traz. Além disso, não faz sentido coletar grandes conjuntos de dados se eles não estiverem sendo colocados em ação.

Então, como você garante que seus dados funcionem para você, não contra você?

É aí que entra o gerenciamento de dados.

O que é administração de dados?

A administração de dados é o gerenciamento prático dos dados de uma empresa, desde quando são criados até quando são excluídos. Essa prática torna e mantém os dados acessíveis, utilizáveis ​​e seguros de acordo com as políticas de governança de dados da empresa.

Administração de dados versus governança de dados

A governança de dados refere-se às regras que uma empresa define para si mesma em relação ao acesso, uso e manipulação de seus dados, enquanto a administração de dados supervisiona e impõe a aplicação prática dessas regras. A pessoa responsável por supervisionar e fazer cumprir essas regras é chamada de administrador de dados.

O que é um administrador de dados?

Um administrador de dados garante que todos os dados sejam tratados de acordo com as políticas de governança de dados da empresa. Eles supervisionam e documentam:

• Quais dados são criados ou capturados
• Onde e como esses dados são armazenados
• Quem pode acessar
• Como é usado e manipulado

Eles também:

• Identifique e resolva problemas de qualidade de dados
• Aplicar políticas de dados
• Educar outras pessoas dentro da empresa sobre as melhores práticas de dados
• Identifique maneiras pelas quais uma empresa pode usar seus dados para obter vantagens competitivas

Por causa de suas responsabilidades, os administradores de dados geralmente atuam como intermediários entre a TI e outros departamentos. Eles devem ser tecnicamente qualificados e também precisam ser grandes comunicadores.

As empresas menores geralmente não têm um administrador de dados dedicado. Nesse caso, o gerenciamento de dados geralmente é dividido entre várias pessoas e/ou (parcialmente) terceirizado.

Pelo contrário, empresas maiores podem ter vários administradores de dados. Eles podem ser atribuídos a um tipo específico de dados (administração vertical) ou a uma unidade de negócios ou departamento específico (administração horizontal).

Por que o gerenciamento de dados é importante?

Ficou mais fácil do que nunca para as empresas coletar dados. Essa facilidade vem com tanta responsabilidade quanto oportunidades. Para que os dados sejam úteis, eles precisam ser verificados de qualidade, organizados, analisados, tornados acessíveis e mantidos facilmente consumíveis.

Além de ter um plano de gerenciamento de dados sólido , as empresas precisam manter seus dados seguros. A segurança dos dados é mais importante do que nunca, e não cumprir as leis de dados pode colocar as empresas em sérios problemas.

A administração de dados aborda todas essas considerações e muito mais. Vamos dar uma olhada.

Dados de alta qualidade

Os administradores de dados ficam de olho na linhagem de dados. Eles rastreiam de onde vem cada dado, onde são armazenados e como são usados. Isso permite que eles rastreiem os problemas de dados até o momento em que foram originados, o que pode ser útil quando surgem problemas.

A administração de dados também envolve estabelecer e rastrear métricas de qualidade de dados, validar dados e fazer correções quando necessário, bem como remover possíveis duplicatas.

Todas essas atividades levam a dados de maior qualidade, o que significa que há menos risco de tomada de decisões erradas e erros em toda a empresa, pois todos estão trabalhando com dados melhores.

Os dados de CRM são um bom exemplo de dados que podem se deteriorar rapidamente em termos de qualidade. As pessoas se mudam, se inscrevem com endereços de e-mail que mal usam ou têm contas diferentes com endereços de e-mail diferentes. Uma boa administração de dados identificará esses problemas e os resolverá para que sua equipe de marketing não envie, por exemplo, a mesma campanha de e-mail para o mesmo cliente duas vezes.

Segurança e privacidade de dados

Garantir a qualidade dos dados é uma coisa. Mantê-lo seguro é outra. É raro alguém exigir acesso a todo o banco de dados de uma empresa. Assim, uma das responsabilidades do gerenciamento de dados é controlar o acesso aos dados.

Isso não apenas mantém os dados tão confidenciais quanto possível, mas também limita o risco de os dados serem manipulados incorretamente e corrompidos.

Por fim, os administradores de dados monitoram se todos os procedimentos necessários estão implementados e seguidos para manter os dados dentro da empresa. Dessa forma, eles podem evitar violações de segurança e evitar incidentes em que os dados são roubados ou – menos graves, mas ainda indesejáveis ​​– compartilhados com as pessoas erradas.

Digamos que seu gerente de marketing contrate um especialista freelancer em marketing por e-mail para melhorar seus funis de e-mail. Esse freelancer precisará de acesso aos seus funis de marketing existentes, mas não poderá exportar toda a sua lista de e-mail e todos os dados de lead identificáveis ​​que ela contém.

Conformidade legal

Existem riscos legais envolvidos com a propriedade de dados. Uma boa administração de dados protege contra esses riscos. Os administradores de dados não apenas garantem que sua empresa cumpra todas as leis relevantes relacionadas a dados, como GDPR e CCPA , mas também treinam outras pessoas dentro da empresa para fazer o mesmo.

Além disso, a administração de dados pode ajudar a conduzir conversas sobre conformidade, comunicando-se abertamente com os reguladores sobre práticas e desafios de dados.

Melhores processos e tomada de decisão

Como os administradores de dados têm conhecimento técnico sobre a criação, armazenamento e manipulação de dados e uma compreensão sólida do funcionamento da empresa, eles podem ajudar diferentes departamentos a aproveitar ao máximo os dados disponíveis.

Isso inclui ajudar as equipes a otimizar processos, melhorar fluxos de trabalho e tomar melhores decisões estratégicas. Muitas vezes, os insights obtidos com a administração de dados podem até levar a uma vantagem competitiva à medida que as empresas obtêm um conhecimento mais profundo de seus mercados e públicos-alvo por meio da análise de dados.

Digamos que você administre um negócio SaaS e sua equipe de marketing faça pesquisas regularmente para avaliar o grau de satisfação de seus clientes com os recursos do produto em uma escala de 1 a 10. Essas informações também são muito valiosas para sua equipe de desenvolvimento, pois podem ajudá-los determinar o que priorizar. No entanto, sua equipe de desenvolvimento pode não prestar atenção às pesquisas que seus profissionais de marketing estão realizando.

Nesse caso, um administrador de dados pode construir uma ponte entre os dois departamentos e sugerir que seus desenvolvedores incluam esse novo tipo de dados como parte de seu processo de priorização de tarefas.

Administração de dados, não negociável

A importância do gerenciamento de dados não pode ser superestimada. Essa prática supervisiona todas as maneiras pelas quais os dados são tratados em sua empresa (incluindo seu CRM) e garante que os dados sejam da mais alta qualidade possível.

Isso permite que as empresas evitem erros, otimizem processos, sejam inovadoras e ganhem vantagens competitivas. Também ajuda as empresas a melhorar suas decisões estratégicas, evitar problemas de segurança de dados e permanecer do lado certo da lei.

Independentemente do tamanho da empresa e das divisões de funções, é crucial que a administração de dados não seja apenas uma função, mas um valor da empresa que seja compreendido e apoiado por todos. Gerenciar, monitorar e proteger dados fica muito mais fácil quando todos seguem as melhores práticas.

Proteger a higiene dos dados é um elemento-chave de uma administração de dados bem-sucedida. Para obter um guia passo a passo para limpar seus dados de CRM, confira nosso eBook: “ The Dirt on Data Quality ”.