Como criar uma política de cartão de crédito corporativo eficaz e por que é importante

Uma política de cartão de crédito corporativo protege sua organização, sua segurança financeira e seus funcionários. Mas o que deve incluir uma política de crédito corporativo? Existem práticas recomendadas de política de cartão de crédito corporativo com as quais você pode aprender?

Se você está procurando respostas sobre qualquer assunto relacionado a políticas de crédito corporativo, você está no lugar certo! Abordaremos o seguinte:

• O que é uma política de cartão de crédito corporativo?
• Por que uma política de crédito corporativo é importante?
• Como criar uma política de crédito corporativo?
• Como você supervisiona o uso do cartão de crédito corporativo dos funcionários?
• Como você inicia a política de cartão de crédito da sua empresa?

Pronto para mergulhar? Vamos lá!

O que é uma política de cartão de crédito corporativo?

Uma política de cartão de crédito corporativo é um conjunto de diretrizes que ajuda gerentes e funcionários a entender as regras para o uso adequado de cartões de crédito corporativos. O uso das melhores práticas da política de cartão de crédito corporativo garante tratamento igualitário para todos os funcionários e protege sua organização contra uso indevido e mal-entendidos do cartão de crédito.

Resumindo, se você emitir cartões de crédito corporativos em nome dos funcionários, precisará de uma política de cartão de crédito corporativo para proteger sua organização e seus funcionários. Vá para a próxima seção para saber o porquê.

Por que uma política de cartão de crédito corporativo é importante

Um cartão de crédito corporativo é diferente do cartão do próprio funcionário. A fatura de um cartão de crédito corporativo chega até você (proprietário/gerente) ou um executivo de contabilidade da sua organização. Algumas despesas de funcionários podem ser dedutíveis de impostos e outras despesas que eles poderiam fazer podem não ser para compras que sua empresa está disposta a pagar. Portanto, você precisa ser muito claro sobre o que se qualifica como uma despesa comercial legítima que os funcionários podem usar seus cartões para pagar. Isso forma a base de uma boa política de crédito corporativo.

Existem vários benefícios de ter uma sólida política de cartão de crédito corporativo. Aqui estão alguns:

• Certifique-se de entender: Por que sua empresa oferece cartões corporativos aos funcionários? Normalmente, os cartões corporativos são usados ​​apenas para fins específicos (embora possam variar ligeiramente de acordo com o funcionário ou departamento). As viagens dos funcionários são um exemplo óbvio. Quando seus funcionários viajam a serviço da empresa, eles podem usar seus cartões corporativos para pagar passagens aéreas, transporte terrestre, refeições, hotéis e similares. Os funcionários que trabalham principalmente no escritório podem usar um cartão corporativo para pagar refeições com clientes, assinaturas e suprimentos para as comemorações da equipe. Essas despesas podem vir com limites de gastos ou outras limitações. Independentemente de como você imagina seus funcionários usando seus cartões corporativos, você deve explicitar isso em uma política clara.
• Esboço da elegibilidade: um cartão corporativo deve ser emitido para os funcionários que demonstraram uso de um. Geralmente faz sentido emitir cartões para grupos ou classes de funcionários. Isso pode ser definido pela descrição do cargo, como vendedores, ou responsabilidade, como vendedores que costumam viajar sozinhos. Muitos dos cartões corporativos de hoje também oferecem cartões físicos ou virtuais que podem ser emitidos temporariamente, como quando um funcionário do escritório agenda uma única viagem de negócios ou quando um gerente precisa comprar equipamentos ou suprimentos para um novo projeto.
• Descreva as responsabilidades do titular do cartão: não deixe isso ao acaso. Funcionários com cartões corporativos têm permissão para gastar dinheiro da empresa. Certifique-se de que eles entendam sua política de cartão corporativo e os privilégios e responsabilidades que esses cartões trazem. Isso inclui seguir todas as diretrizes para uso adequado, bem como armazenamento seguro e relatar cartões perdidos ou extraviados.
• Esclareça a propriedade das recompensas: muitos cartões corporativos acumulam “pontos” à medida que são usados, com reembolso em dinheiro ou recompensas de viagem disponíveis com o resgate de pontos. Certifique-se de que os funcionários entendam se eles ou a empresa reivindicarão a propriedade dessas recompensas.
• Explique os requisitos de relatórios: Usar um cartão de crédito corporativo é uma conveniência para os funcionários, substituindo a necessidade de gastar fundos pessoais e aguardar o reembolso. Ainda assim, os gastos via cartão corporativo devem ser rastreados e categorizados. Informe aos funcionários se você deseja que eles coletem e enviem todos os recibos, se eles devem enviar relatórios formais de despesas e, em caso afirmativo, com que frequência eles devem fazer isso.
• Descreva os usos de emergência, se houver: Os cartões corporativos são normalmente usados ​​para despesas comerciais legítimas pré-aprovadas. (Os funcionários provavelmente não precisarão solicitar permissão para cada uso, desde que as despesas se enquadrem nas categorias geralmente aprovadas, como passagens aéreas ou hotéis.) Ocasionalmente, porém, funcionários que viajam a negócios podem se deparar com uma situação incomum, como bagagem perdida ou roubada. ou laptops. Sua política de cartão de crédito corporativo deve especificar quais despesas de emergência são geralmente aceitáveis, incluindo se e como essas despesas devem ser reembolsadas quando o funcionário voltar para casa.
• Defina as consequências do uso indevido: Dar cartões corporativos aos funcionários é um sinal de grande confiança, e você não pode enfatizar isso o suficiente. Quando você emite cartões de crédito corporativos em nome dos funcionários, os titulares dos cartões são responsáveis ​​por gastar adequadamente os fundos da empresa. É importante que você proteja sua organização garantindo que sua política de cartão corporativo também especifique usos inapropriados e quaisquer consequências do uso indevido.

Cobrimos muito nesta seção e você pode estar se perguntando como incluir todos os elementos necessários em sua política de cartão corporativo. Na próxima seção, dividiremos esse processo complexo em etapas simples que você pode seguir para criar uma sólida política de cartão de crédito corporativo para sua organização.

Como criar uma política de cartão de crédito corporativo

Sua empresa precisa de uma política de cartão de crédito corporativo para deixar claro aos funcionários como, por que e onde eles podem usar os cartões de crédito da empresa que você providenciou para emitir em seus nomes. Parece simples, e pode ser, desde que você se esforce para criar um conjunto claro de diretrizes para funcionários que usam um cartão corporativo.

Sua política de cartão de crédito corporativo precisa ser por escrito, e um gerente ou representante de recursos humanos deve analisá-la com os funcionários antes de assiná-la e receber um cartão corporativo.

Aqui estão algumas etapas específicas que você pode usar como exemplo de política de cartão de crédito corporativo:

Etapa 1: Identifique a finalidade dos cartões de crédito corporativos para sua empresa

Embora possa parecer óbvio para você, pode não ser para todos os outros, portanto, reserve um tempo para explicar por que sua empresa emite cartões corporativos para os funcionários. Não há problema em mantê-lo simples.

Passo #2: Definir Funcionários Elegíveis

Você provavelmente não dará um cartão corporativo a todos os funcionários (embora certamente seja bom fazê-lo se isso atender às suas necessidades de negócios!). É melhor explicar exatamente quem você permitirá que use um cartão corporativo e em quais circunstâncias.

Etapa 3: Descrever usos e limites aceitáveis

A maioria dos funcionários provavelmente entenderá automaticamente que os cartões de crédito comerciais são apenas para despesas comerciais legítimas. Para a pequena minoria que não pode, deixe as expectativas bem claras. Além de explicar como os funcionários podem usar seus cartões corporativos, indique claramente o que eles não podem comprar com seus cartões.

Também é uma boa ideia estabelecer quaisquer políticas relativas a despesas de emergência durante a viagem. Os funcionários podem precisar substituir equipamentos pessoais ou técnicos na estrada. Eles precisam de aprovação prévia se a bagagem for perdida antes de uma apresentação importante ou se o laptop for roubado? Se eles precisam pagar por cuidados médicos ou comprar itens pessoais, eles podem? E eles deverão reembolsar a empresa por essas despesas? Pense nas possibilidades e exponha as expectativas.

Etapa 4: explicar os requisitos de relatórios

Um dos benefícios do uso de cartões corporativos é que os funcionários não precisam guardar recibos e enviar relatórios detalhados de despesas para reembolso. Sua empresa também não terá que digitalizar e salvar páginas de recibos, porque você verá todos os gastos em um extrato a cada mês. Mas isso não significa necessariamente que você pode eliminar completamente a trilha de recibos em papel. Se você espera que os funcionários enviem recibos, codifiquem despesas e façam relatórios, informe-os sobre como fazê-lo.

Etapa # 5: Fale sobre os piores cenários

Você espera que tudo corra bem, que os funcionários usem seus cartões com responsabilidade e que nenhuma cobrança indevida apareça. Essa é uma ótima atitude, mas não é uma boa política corporativa. Você precisa discutir alguns problemas comuns que podem surgir com o uso do cartão corporativo e explicar como sua empresa reagirá. O exemplo a seguir não é uma lista exaustiva. Pense em como você antecipa o uso de cartões pelos funcionários e o que pode dar errado. Se você imaginar uma série de possíveis ações disciplinares, declare-as claramente para que ninguém fique surpreso e você não tenha que temer contestações legais.

EXEMPLO: Cada cartão corporativo da [Nome da Empresa] é propriedade da empresa e não pertence ao funcionário que o possui. Os cartões corporativos podem ser revogados em caso de problemas ou uso indevido. Por exemplo, os funcionários devem fazer o possível para manter seus cartões seguros. Usuários não autorizados, incluindo familiares e amigos, não devem ter acesso a cartões corporativos. Em caso de perda ou furto do cartão, o colaborador deve notificar a empresa/tomar as providências para o cancelamento do cartão assim que constatar o extravio. O não envio de relatórios de despesas conforme exigido, o uso não autorizado ou compras inadequadas podem resultar na revogação dos privilégios do cartão corporativo. O acesso dos funcionários aos cartões corporativos terminará quando o funcionário deixar a empresa voluntariamente ou for demitido.

Etapa # 6: Faça com que o funcionário leia e assine a política

Uma política de cartão de crédito corporativo não deve ser como um daqueles “contratos de usuário” que ninguém realmente se preocupa em ler antes de clicar na caixa para confirmar. Isso é importante o suficiente para reservar um tempo para acertar. Peça a cada funcionário que se reúna com um gerente ou representante de recursos humanos. Leia a política em conjunto, discuta-a, encoraje os funcionários a fazerem perguntas quando o esclarecimento for necessário e responda a essas perguntas.

O funcionário e o representante da empresa devem assinar e datar a política, reconhecendo que ela foi lida e compreendida em conjunto. Certifique-se de dar uma cópia ao funcionário antes de colocar o original no arquivo do funcionário.

As 10 melhores práticas da política de cartão de crédito corporativo

Agora que você entende os fundamentos da criação de uma política de crédito corporativo, vamos examinar algumas práticas recomendadas específicas para cartões de crédito corporativos. Essas práticas podem ajudá-lo a garantir que os funcionários usem os cartões adequadamente e que o risco financeiro da sua organização seja o mais baixo possível.

Atenha-se às suas políticas

Depois de implementar as políticas de cartão de crédito corporativo, cumpra-as. Você só enfraquecerá suas políticas se não as aplicar. Lembre-se de que sua política de crédito corporativo deve incluir algumas informações sobre exceções de emergência. Fora isso, todos os funcionários, até mesmo os executivos, precisam cumprir as políticas claras com as quais concordaram antes de receberem seus cartões.

Ajuste as políticas conforme necessário

É inteligente revisar todas as suas políticas e procedimentos de negócios periodicamente, e sua política de crédito corporativo não é exceção. Os hábitos e padrões de gastos de seus funcionários podem mudar à medida que seus negócios mudam. Não cometa o erro de aderir rigidamente a políticas desatualizadas que não atendem mais bem ao seu negócio. E também não ignore ou evite políticas desatualizadas. Reserve um tempo para fazer uma revisão formal e atualizar as políticas de cartão de crédito corporativo conforme necessário.

Atribuir limites de crédito razoáveis ​​e controles de gastos

Cada cartão de funcionário pode ter seu próprio limite, então você não precisa se preocupar com um funcionário desonesto gastando seu saldo de crédito. Esses limites dependerão de como seus funcionários usam seus cartões. Um funcionário que rotineiramente pega a estrada por duas semanas ou mais precisará de um limite de crédito mais alto do que um gerente de escritório que faz compras com pouca frequência. Se estiver usando um cartão corporativo que oferece controle de gastos, você descobrirá que pode facilmente ajustar os limites de crédito em cartões individuais. Você também pode limitar as categorias de despesas, como fornecedores de material de escritório ou apenas renovações de software.

Limitar números de titulares de cartão

Muitas empresas de cartões corporativos prometem um número ilimitado gratuito de cartões de funcionários. Mas quantos de seus funcionários realmente precisarão ter um? Certifique-se de dar cartões a todos os funcionários com uma necessidade legítima e comprovada de um. Outros funcionários podem providenciar o pagamento de despesas infrequentes de outra maneira.

Reavaliar periodicamente

A necessidade dos funcionários de acesso ao crédito e seus requisitos de limite de crédito podem mudar com o tempo. Quando as descrições de trabalho dos funcionários mudarem, ou se eles demonstrarem uma necessidade legítima de um cartão corporativo, esteja disposto a considerar fazer alterações. Afinal, quando os funcionários usam cartões corporativos, fica mais fácil para eles e para a sua empresa. Ninguém se beneficia por ter que rastrear recibos e codificar despesas manualmente.

Permitir Exceções Razoáveis

Sua política de cartão de crédito corporativo deve indicar claramente as consequências do uso inaceitável. Aplique essas consequências de forma equitativa, reservando um pouco de graça para erros honestos. Um funcionário que sempre desrespeita as expectativas é muito diferente daquele que comete um erro honesto ou deslize esporádico. Às vezes, um aviso será uma primeira resposta razoável se for acompanhado de reembolso imediato de despesas inapropriadas.

Aplicar Políticas Uniformemente

Como outras políticas, a política de crédito corporativo de sua empresa deve fornecer clareza, definir expectativas e proteger a organização e seus funcionários contra riscos. Todo o seu trabalho árduo na criação dessa política será desperdiçado se você não cumprir os acordos que estabeleceu e assinou. Salvo indicação em contrário, suas políticas de cartão de crédito corporativo devem ser aplicadas a todos os funcionários que usam um cartão de crédito corporativo.

Torne-se virtual quando possível

Muitas empresas de cartões corporativos emitem cartões virtuais e de uso único que podem ter limites rígidos de uso. Um cartão de uso único pode ser bloqueado para um fornecedor específico, por exemplo. Um cartão virtual pode ter um limite de crédito que permite ao funcionário pagar uma compra específica e uma data de validade que impede o uso adicional.

Elimine as suposições dos limites de gastos

Um cartão de crédito corporativo não é um cheque em branco. Um funcionário pode usar seu cartão para pagar um jantar de bife e lagosta, além de uma boa garrafa de vinho, mas você não precisa acomodar esse apetite excessivo ou pagar pelo jantar. Crie expectativas para despesas diárias, por viagem ou por refeição para evitar esses tipos de cenários. Um bom lugar para começar é com as diárias do governo federal para viajantes federais, que podem ser ajustadas por local para refletir expectativas de gastos razoáveis.

Monitorar despesas

Assim como você examinaria sua fatura de cartão de crédito pessoal, você precisa ficar de olho no saldo do cartão de crédito corporativo e nas cobranças mensais. Alguém em sua empresa precisa assumir a responsabilidade por esta importante etapa. Quem assinará as cobranças mensais de cada funcionário? Quem auditará regularmente a fatura do cartão de crédito em busca de padrões suspeitos e uso não autorizado? É uma responsabilidade importante que deve ser atribuída a alguém com autoridade para lidar com quaisquer problemas que possam surgir.

Introdução à sua política de cartão de crédito corporativo

Agora que você entende o propósito de uma política de cartão de crédito corporativo, vê os benefícios que essa política pode oferecer e entende as etapas envolvidas na criação e implementação de uma política de crédito corporativo, você está pronto para começar!

Se você está apenas começando a explorar como sua empresa pode se beneficiar do uso de cartões de crédito corporativos, pode estar se perguntando qual dos muitos cartões corporativos disponíveis é o mais adequado para sua empresa. Confira nossa lista dos melhores cartões de crédito corporativos para se inspirar ou encontrar uma correspondência.

Esperamos que este post tenha ajudado você no processo de elaboração de uma política de crédito corporativo. Se você gostou do que leu, também pode gostar de alguns de nossos outros recursos de política de negócios. Por exemplo, criamos um guia para criar um orçamento para pequenas empresas, bem como algumas dicas para a integração de novos funcionários.

Como sempre, sinta-se à vontade para navegar no site do Merchant Maverick para todos os tipos de recursos para pequenas empresas que você pode usar.

Perguntas frequentes sobre a política do cartão corporativo