Como escolher um sistema telefônico comercial: um guia completo

Embora a tecnologia tenha nos proporcionado várias ferramentas de comunicação para empresas, ela não conseguiu eliminar a necessidade de telefones em um ambiente corporativo. O canal preferido de atendimento ao cliente continua sendo as ligações telefônicas. Mas, devido ao avanço tecnológico, as empresas agora têm uma variedade de opções para seu sistema telefônico comercial.

Dada a variedade de sistemas telefônicos disponíveis para escolha, determinar o ajuste certo para sua empresa pode parecer assustador. O objetivo deste artigo é fornecer detalhes claros sobre os sistemas acessíveis, seus recursos distintos e fatores a serem considerados ao decidir. Então vamos começar.

Por que atualizar suas comunicações empresariais?

Se você estiver investigando sistemas telefônicos comerciais, provavelmente terá uma empresa e, no momento, há alguma forma de comunicação com os clientes. Possivelmente você e seus colegas usam seus celulares pessoais para trabalhar. Você pode ter estabelecido números de contato específicos para sua empresa, incluindo um telefone fixo comercial; no entanto, permanecem dúvidas sobre a existência de formas mais eficazes de tratamento de chamadas relacionadas com negócios.

Independentemente da base da sua investigação, escolher o sistema certo, adaptado às demandas do seu negócio, será recompensador. As tecnologias de sistema telefônico hoje em dia não são tão caras como antes, são mais confiáveis ​​​​e mais repletas de recursos sofisticados que são superiores aos de tempos passados. Dependendo de como você se comunica com os clientes agora e do sistema telefônico escolhido, aqui estão alguns dos benefícios que você pode obter com uma atualização do sistema telefônico comercial:

• Comunicação centralizada: Depender de telefones celulares individuais ou de linhas fixas desconectadas pode resultar em mal-entendidos no atendimento de chamadas comerciais; um sistema telefônico corporativo dedicado permite direcionar todas as chamadas recebidas de um ponto principal.
• Tratamento de chamadas aprimorado: uma experiência mais tranquila pode ser criada, e as chamadas sempre serão atendidas com funcionalidades como enfileiramento de chamadas, encaminhamento de chamadas e atendentes automatizados em sistemas telefônicos comerciais.
• Escalabilidade e crescimento: O crescimento contínuo para o seu negócio é possível com um sistema telefônico que permite a adição de linhas e ramais adicionais conforme necessário.
• Insights de chamadas: as interações com os clientes podem melhorar significativamente ao longo do tempo usando um sistema telefônico comercial equipado com ferramentas como rastreamento e análise de chamadas para fornecer uma melhor compreensão de suas chamadas.
• Integrações: você tem a capacidade de mesclar os dados coletados de seus sistemas telefônicos comerciais com outras ferramentas usadas em sua empresa – como CRM ou software de suporte técnico – e isso dá aos seus agentes uma visão abrangente dos compromissos do cliente.
• Trabalho remoto e híbrido: sistemas avançados de telefonia empresarial com elementos como aplicativos móveis, filiais virtuais e recursos de softphone facilitam o manuseio de ambientes de trabalho híbridos e remotos.

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Tipos de sistemas telefônicos comerciais

Dependendo de como você os classifica, isso determina o número de sistemas telefônicos existentes. Por aqui, nosso ponto de foco será dividi-los em linhas fixas tradicionais, sistemas VoIP e sistemas telefônicos virtuais.

Telefones Fixos Tradicionais

As companhias telefônicas locais ou regionais normalmente fornecem o que é conhecido como sistemas de linha fixa tradicional. Eles também são reconhecidos como redes telefônicas públicas comutadas (PSTNs). O serviço é prestado à sua empresa por meio de linhas telefônicas de cobre.

Uma central privada (PBX) baseada em suas instalações é essencial para gerenciar um serviço de linha fixa dedicado em sua empresa. O PBX é um hardware que fornece funções como ramais, transferência de chamadas e listas de agenda telefônica para o sistema de telecomunicações. Muitos serviços de telefonia fixa existentes são híbridos usando VoIP ou sistemas telefônicos virtuais.

Confiabilidade e teste de tempo são as vantagens do uso de sistemas fixos. Mas existem múltiplas desvantagens devido ao facto de muitas empresas de telecomunicações estarem a abandonar as linhas fixas tradicionais; em breve esses dispositivos se tornarão obsoletos. As grandes corporações são normalmente as únicas capazes de manter sistemas tradicionais de telefonia fixa de maneira acessível devido ao seu orçamento para hardware e manutenção. Mesmo assim, esses sistemas são frequentemente considerados desatualizados e estão sendo gradualmente substituídos.

Sistemas VoIP

Em vez de usar fios telefônicos de cobre antiquados para linhas fixas, os sistemas telefônicos VoIP dependem da conectividade da empresa com a Internet. Eles também fornecem os mesmos recursos que costumavam estar disponíveis apenas em sistemas caros de PBX fixo, como:

• Atendentes automatizados.
• Filas de chamadas.
• Integração de computadores.

Sua empresa pode pagar por todos esses recursos com sistemas VoIP mais baratos. A única limitação que eles têm é que exigem totalmente uma conexão de Internet confiável e de alta velocidade para desempenho máximo. Os sistemas telefônicos VoIP também vêm em dois tipos.

VoIP local

Tendo sua empresa usando um sistema VoIP local, sua organização hospeda todo o hardware e equipamento do telefone em seu data center corporativo. Isso permite à sua empresa controle total sobre a configuração de telecomunicações, embora acompanhado por um aumento na cobrança inicial e exige funcionários dedicados para cuidar do hardware. Este estilo de instalação VoIP é adequado para empresas que precisam de segurança total para seus dados, a fim de cumprir as obrigações de conformidade e ter uma equipe no local para cuidar do sistema.

VoIP baseado em nuvem

Todo o hardware físico e o serviço de manutenção contínua são feitos pelo provedor do sistema telefônico ao usar VoIP baseado em nuvem. O sistema telefônico é tudo em que sua empresa precisa se concentrar. Com o uso de VoIP baseado em nuvem, até mesmo empresas modestas podem acessar todos os recursos possíveis de um PBX fixo padrão, juntamente com recursos adicionais de VoIP, sem as complicações de manutenção e custos. As empresas simplesmente se conectam ao seu sistema telefônico VoIP usando a Internet.

Sistemas de telefonia virtual

Pequenas empresas e empresas individuais geralmente descobrem que a solução ideal para suas necessidades telefônicas comerciais é um sistema telefônico virtual que também é facilmente acessível. Com um sistema telefônico virtual, as chamadas para o seu número de telefone comercial são roteadas para um software em nuvem que possui todos os recursos dos outros sistemas que abordamos, como:

• Extensões.
• Encaminhamento de chamadas.
• Análise de chamadas.
• Rastreamento de chamadas.

Assim, podemos desviar todas as chamadas recebidas para telefones celulares, telefones fixos ou possivelmente para seu correio de voz, de acordo com suas configurações preferidas. Ao contrário de outros sistemas, os sistemas telefônicos virtuais conectam chamadas usando redes telefônicas existentes e sua adaptabilidade fornece aos trabalhadores remotos o mesmo recurso de acesso que esses sistemas convencionais.

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Fatores a serem considerados ao escolher um sistema telefônico comercial

Ao examinar todos os recursos que vários sistemas telefônicos podem oferecer, é importante considerar alguns fatores além deles, incluindo:

Orçamento

Considere todas as despesas relacionadas à aquisição de um sistema telefônico antes de chegar a uma conclusão. A perspectiva de ter uma configuração de VoIP auto-hospedada pode ser atraente para você por causa do controle operacional que ela oferece ao seu negócio, mas pense no custo inicial substancial, além de despesas contínuas que podem ser maiores do que você gastaria todos os meses.

Escalabilidade

A expansão não é uma tarefa simples para sistemas fixos. Caso a expansão futura faça parte de seus planos, verifique novamente se adicionar novos números de contato e ramais ao sistema telefônico da sua organização representaria alguma dificuldade. Além disso, procure funcionalidades que podem não estar em uso no momento, mas que podem ser necessárias posteriormente para garantir que a solução escolhida possa atender às suas necessidades de negócios futuras.

Suporte técnico

O nível de suporte técnico deve ser um elemento chave na decisão de qualquer solução que você opte. Se você decidir pela escolha de VoIP interno, é essencial ter um sistema de suporte implementado para desafios de hardware e software que sua equipe não está preparada para enfrentar. Se você decidir por um VoIP em nuvem ou uma estrutura de telefone virtual, é importante que o suporte técnico responda rapidamente aos problemas.

Integrações

Muitos sistemas telefônicos atualizados têm a capacidade de integração com outras ferramentas de software que sua empresa utiliza, como seu CRM. Todos os provedores de sistemas telefônicos podem possuir diversos conjuntos integrados ou apresentar acesso API para que sua equipe técnica possa desenvolver os seus próprios. Quando o principal objetivo da revisão do seu sistema telefônico é simplificar os fluxos de tarefas, é crucial confirmar se a solução combina bem com as ferramentas que você usa ativamente.

Como escolher um provedor de sistema telefônico comercial?

Depois de compreender vários elementos exclusivos de um sistema telefônico comercial, juntamente com uma ideia sobre seus tipos, juntamente com habilidades para aplicá-los de acordo com as necessidades de sua empresa; conseqüentemente, há uma aparente demanda por investimento de tempo e energia neste processo. Precisamos começar a procurar um provedor de sistema telefônico agora. Aqui estão algumas dicas para ajudar com isso:

• Provedores de pesquisa: pesquise sites de comparação de software on-line para fornecedores de sistemas telefônicos que fornecem todos os recursos de que você precisa, ao mesmo tempo que ostentam uma reputação louvável e se ajustam ao seu orçamento.
• Solicite avaliações: muitos provedores oferecem avaliações gratuitas ou versões de demonstração que permitirão que você interaja pessoalmente com seus sistemas. Isso apoiará você e sua equipe na avaliação se o utilitário atende a todas as suas necessidades.
• Compare preços e contratos: diferentes fornecedores podem ter custos de estrutura diferentes. Avalie o custo de cada pacote que você está considerando de cada fornecedor. Verifique se todos os recursos essenciais de que sua empresa precisa estão incluídos nos planos que estão sendo comparados para garantir uma avaliação precisa.
• Leia as avaliações e peça recomendações: as principais recomendações podem vir daqueles que você reconhece em sua linha de trabalho. Eles podem ter necessidades semelhantes de um sistema telefônico profissional e podem aconselhar um acordo que seja adequado para você.
• Negocie com o provedor: depois de escolher um provedor de sistema telefônico comercial que atenda às suas necessidades, pechinche o contrato final para garantir o melhor negócio. Os planos prontos para uso podem não ser adequados às suas necessidades e acabar custando mais caro devido a recursos complementares e desnecessários. Freqüentemente, personalizar um plano de acordo com suas necessidades pode proporcionar um negócio melhor.

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Pensamentos finais

Em algum momento, para qualquer empresa, por menor ou maior que seja, surge a necessidade de um sistema telefônico comercial. Isso aprimorará a experiência de sua equipe e clientes, simplificará o gerenciamento de chamadas e aumentará a produtividade. Mas considerando a extensa gama de opções alternativas disponíveis, é essencial não tomar esta decisão levianamente.

É fundamental considerar as necessidades específicas do seu negócio antes de escolher um sistema telefônico. Independentemente de você permanecer fiel a um sistema fixo, selecionar uma configuração VoIP ou optar por um sistema telefônico virtual, todos esses formulários trazem vantagens e desvantagens que podem ajudar seu negócio. Existem muitos provedores de serviços disponíveis para seleção. No entanto, quando você determinar o tipo de acordo necessário para sua empresa; examinar listas de preços, incluindo recursos, bem como avaliações de usuários, pode agilizar a tomada de decisão sobre a aquisição de uma configuração telefônica eficiente que enriquecerá a produtividade, levando a melhores realizações organizacionais.